Cobrar pagamentos recorrentes com subscrições

Quando configura um link de pagamento ou orçamento para recolher pagamentos recorrentes usando os pagamentos do HubSpot, o HubSpot acompanha estes pagamentos recorrentes através de um registo de subscrição no CRM. E como o HubSpot factura automaticamente o comprador com base no calendário definido no link de pagamento ou orçamento, não é necessário criar links de pagamento separados para cobrar pagamentos regulares.

Neste artigo, saiba mais sobre:

• Como funcionam as subscrições
• As formas como pode ver, editar ou cancelar subscrições
• Como activar as mensagens electrónicas de aviso de pagamento
• Trabalhar com subscrições noutras ferramentas da HubSpot. 

Como funcionam as subscrições

Quando um comprador usa um link de pagamento ou orçamento para comprar um item de linha com uma frequência de cobrança regular (também conhecido como item de linha recorrente), o HubSpot cria uma assinatura para cobrar automaticamente o comprador na frequência especificada. Isto significa que não precisa de criar várias ligações de pagamento para cobrar a um comprador por produtos ou serviços que são renovados regularmente.

Quando um comprador compra um item recorrente, acontece o seguinte:

• Você e o comprador receberão uma notificação de pagamento para o primeiro pagamento da subscrição. 
  
  

  Recibo do comprador	Recibo do comerciante

• O HubSpot criará um registo de subscrição para acompanhar os pagamentos recorrentes. O registo de subscrição será automaticamente associado ao contacto que corresponde ao endereço de correio electrónico apresentado durante o checkout. Também será automaticamente associado à empresa, ao negócio e ao registo de pagamento associados ao contacto.
  • As partidas individuais com a mesma frequência de facturação, condições de facturação, data de início da facturação e número de pagamentos são controladas no mesmo registo de subscrição, uma vez que podem ser facturadas em conjunto.
  • As partidas individuais com diferentes frequências de facturação, condições de facturação, datas de início de facturação e número de pagamentos são controladas em registos de subscrição separados. Por exemplo, se uma ligação de pagamento incluir duas partidas individuais recorrentes, uma mensal e outra anual, serão criados dois registos de subscrição. Da mesma forma, se uma ligação de pagamento contiver duas partidas individuais recorrentes com condições de facturação diferentes, serão criados dois registos de subscrição.
  • Se um pagamento recorrente for efectuado através de ACH, será criado um registo de subscrição assim que o pagamento ACH for autorizado e enviado, mesmo que o pagamento ainda esteja pendente.

Observação: o HubSpot não criará registros de assinatura para itens recorrentes quando Stripe for o método de pagamento selecionado.

• Quando chegar a próxima data de vencimento do pagamento, o HubSpot cobra automaticamente o comprador usando o método de pagamento com o qual ele comprou originalmente. Se o cliente precisar de actualizar este método de pagamento, pode enviar-lhe uma ligação para o actualizar.
• Para cada cobrança, o HubSpot enviará um recibo por e-mail ao comprador e as propriedades do registo de subscrição no HubSpot serão actualizadas. Também pode activar e-mails de lembrete para notificar o comprador 14 dias antes do próximo pagamento da subscrição. 
• O HubSpot enviará notificações por e-mail aos administradores da conta quando um pagamento de subscrição for efectuado ou falhar. Pode desativar estas notificações nas definições de notificação do seu .

Ver subscrições

Pode visualizar as subscrições a partir da página de índice da subscrição ou a partir dos registos de contacto, empresa, negócio e pagamento associados a uma subscrição. Em qualquer um dos locais, pode verificar o estado de uma subscrição, editar a subscrição, ou enviar ao comprador uma ligação para atualizar o seu método de pagamento.

Ver as subscrições na página de índice de subscrições

Utilize a página de índice de subscrições para ver todas as subscrições, criar e utilizar vistas guardadas para filtrar subscrições por critérios específicos. Para visualizar a página de índice, navegue para Vendas > Pagamentos > Assinaturas.

• A página de índice das subscrições inclui duas vistas predefinidas, às quais pode aceder clicando nos separadores Unpaid e Scheduled acima da tabela. Estas vistas filtram as subscrições com base na propriedade Status. Saiba mais sobre os estados da subscrição .
• Utilize os menus pendentes Estado e Data de vencimento do próximo pagamento para filtrar rapidamente todas as subscrições por esses atributos. Ou clique em Filtros avançados para definir critérios de filtragem adicionais.
• Para guardar uma vista para utilização futura, clique em Guardar vista no canto superior direito da tabela. Pode criar até 50 vistas.
• Para ver os detalhes completos de uma subscrição ou editar a subscrição, clique no nome da subscrição .

Saiba mais sobre visualizar e filtrar registos na página de índice.

Visualizar subscrições em registos CRM associados

Para visualizar uma assinatura a partir de um dos seus registos associados:

• Acesse os registros:
  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Pagamentos > Pagamentos.
• Clique no nome do registo associado à assinatura.
• Na barra lateral direita, navegue até ao cartão Subscriptions para ver o estado da subscrição e a data de início.

• Para mais informações, passe o rato sobre a subscrição e clique em Preview.

• No painel direito, reveja os detalhes da subscrição e edite a subscrição conforme necessário. 

Estados de subscrição

Abaixo, saiba mais sobre o significado de cada subscrição:

• Activo: todos os pagamentos programados foram processados com sucesso.
• Não pago: o pagamento programado para o ciclo de facturação actual falhou. Será enviado um e-mail ao comprador solicitando que actualize as suas informações de pagamento. Saiba mais sobre como lidar com pagamentos de subscrição falhados.
• Cancelada: a assinatura foi cancelada antes do termo. Os compradores não serão cobrados por subscrições canceladas.
• Expirado: o comprador foi cobrado de acordo com o prazo de facturação inicial e não se esperam mais encargos. Os compradores não serão cobrados por subscrições expiradas.
• Programado: a facturação da subscrição foi adiada para começar no futuro, como mostra a propriedade Start date. 

Editar uma subscrição

Se precisar de atualizar uma subscrição existente, tal como os seus itens de linha, a data de vencimento do próximo pagamento, o método de pagamento e o contacto associado:

• Na sua conta da HubSpot, navegue para Sales > Payments > Subscriptions. 
• Na página de índice da subscrição, clique no nome  da subscrição.
• No painel direito, clique em Acções no canto superior direito e, em seguida, seleccione uma das seguintes opções:
  • Editar a subscrição: editar os itens da lista da subscrição, incluindo o preço, a quantidade e os descontos.
  • Actualizar método de pagamento: actualizar o método de pagamento utilizado para a facturação da assinatura.
  • Editar data de pagamento seguinte: agendar a data de vencimento do pagamento seguinte para outra data.
    
    
  • Pode também deslocar-se para a secção Contactos da subscrição e, em seguida, clicar em + Adicionar para atualizar o contacto associado.

Em alternativa, pode aceder ao painel lateral da subscrição a partir de qualquer um dos seus registos CRM associados. 

Cancelar uma assinatura

Se um comprador pedir para cancelar a sua subscrição, pode cancelar a subscrição através do registo de subscrição no HubSpot. A assinatura será cancelada imediatamente e o cliente deixará de ser cobrado. Pode esperar para cancelar até ao fim do prazo de facturação, ou cancelar a subscrição e emitir um reembolso para os dias de serviço não utilizados. Se cancelar uma subscrição que tenha um pagamento ACH pendente, o pagamento pendente não será automaticamente cancelado e reembolsado, pelo que também terá de emitir um reembolso para esse pagamento pendente.

Atenção: se não tiver uma política de reembolso, recomenda-se o cancelamento mais próximo da data de facturação.

• Na sua conta da HubSpot, navegue para Sales > Payments > Subscriptions.

• Na página de índice da subscrição, clique no nome  da subscrição.
• Na parte superior direita do painel, clicar no menu suspenso Acções e depois seleccionar Cancelar subscrição.
• Na caixa de diálogo, seleccione a caixa de verificação " I understand the customer won't be charged again ".
• Clique em Cancelar subscrição.

O cliente receberá um e-mail de cancelamento da subscrição.

Se cancelou a assinatura antes do fim do prazo de facturação, aprenda a emitir um reembolso a partir do seu painel de pagamentos. Também pode criar um fluxo de trabalho baseado na subscrição para enviar uma notificação à sua equipa quando o próximo pagamento de um cliente estiver previsto, para lembrá-los de cancelar a subscrição.

Ligar os emails de lembrete de pagamento

Pode enviar um email de lembrete de pagamento aos seus compradores 14 dias antes do vencimento do seu próximo pagamento de subscrição.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Pagamentos.
• Clique no separador Notificações.
• Clique para activar o Lembrete de pagamento que se aproxima .

• Clique em Salvar.

Seguindo em frente, um lembrete por e-mail será enviado a um comprador antes do seu próximo pagamento. Também pode utilizar fluxos de trabalho para enviar notificações para um próximo pagamento de subscrição.

Utilização de subscrições noutras ferramentas HubSpot

Pode utilizar dados de subscrição noutras ferramentas HubSpot, incluindo fluxos de trabalho, listas, e relatórios.

• Criar fluxos de trabalho baseados em subscrição para automatizar acções baseadas em informação de subscrição. Por exemplo, envie uma notificação interna à sua equipa quando o estado de uma assinatura estiver vencido, ou actualize automaticamente o proprietário da assinatura. Saiba mais sobre os activadores de inscrição de assinaturas.
• Rastrear receitas recorrentes na ferramenta de análise de subscrições, ou criar um relatório personalizado com base em dados de subscrição. Ao criar um relatório personalizado, certifique-se de seleccionar Assinaturas como fonte de dados, ou o objecto único se criar um relatório personalizado de objecto único.
  
• Segmentar os seus contactos ou empresas em listas baseadas em propriedades de subscrição. Por exemplo, criar uma lista de contactos com uma data de fim de subscrição conhecida, depois enviar um e-mail para a lista de contactos encorajando-os a renovar.