Förstå importverktyget

Importera för att lägga till objekt – såsom kontakter, företag, affärer, tjänster och aktiviteter – till HubSpot. Genom att ladda upp ett kalkylblad och mappa dess kolumner till HubSpot-egenskaper kan du skapa nya poster, uppdatera befintliga och definiera relationer mellan dem. Granska importprocessen och terminologin nedan för att säkerställa att dina data är korrekt formaterade innan du laddar upp din fil.

Om du är ny på HubSpot och vill migrera dina befintliga CRM-data till HubSpots CRM kan du begära en datamigrering från HubSpots Replatforming-team.

Ordlista

• CRM-objekt: information om dina kunder och affärsprocesser, såsom kontakter, företag, affärer och ärenden. Vid import är ett objekt den typ av dataset som du importerar till HubSpot.

• Post: en enskild instans av ett objekt (t.ex. är ”Neal Caffrey” en kontaktpost). I en enskild objektimportfil representerar varje rad i din fil en objektpost. Om du importerar flera objekt i en fil representerar varje rad poster som är associerade med varandra.

• Aktivitet: en interaktion som kan kopplas till poster, till exempel ett e-postmeddelande som skickats till en kontakt eller en anteckning som loggats på en biljettpost. För importverktyget inkluderar stödda aktiviteter samtal, e-postmeddelanden, möten, anteckningar och uppgifter.
• Egenskap: ett fält som skapats för att lagra information om dina poster och aktiviteter. Vid en import matchas egenskaperna med kolumnrubrikerna i din fil.

I följande exempel är objektet som importeras kontakter. Varje rad representerar en kontaktpost och varje informationskolumn representerar en kontaktegenskap (förnamn, efternamn, e-postadress).

Objekt och aktiviteter som stöds

Följande är de typer av importer som du kan genomföra och de objekt och aktiviteter som stöds för varje typ.

Import av ett enskilt objekt eller en enskild aktivitet

Du kan importera för att skapa och/eller uppdatera ett objekt eller en aktivitet åt gången. Vid import av ett enskilt objekt:

• Du kan skapa och/eller uppdatera kontakter, företag, affärer, ärenden, möten, kurser, listningar, tjänster, samtal, produkter, projekt, order, kundvagnar, prenumerationer och anpassade objektposter.

• Du kan skapa, men inte uppdatera, uppgifter.

Import av flera objekt och aktiviteter

Du kan importera för att skapa, uppdatera och/eller koppla ihop flera objekt och aktiviteter samtidigt. Du kan importera flera objekt och aktiviteter i en fil, eller två objekt/ett objekt och en aktivitet i två separata filer. När du använder två separata filer måste filerna innehålla en gemensam kolumn.

Vid import av flera objekt:

• Du kan skapa och/eller uppdatera kontakter, företag, affärer, biljetter, möten, kurser, listningar, tjänster, samtal, order, projekt, kundvagnar och anpassade objektposter.
• Du kan skapa och/eller uppdatera radposter, men de måste vara associerade med affärer.
• Du kan skapa, men inte uppdatera, e-postmeddelanden, möten, anteckningar och uppgifter. E-postmeddelanden, möten och anteckningar måste vara kopplade till ett objekt.

Exempel: använd två filer för att importera två objekt

Du har två filer från olika databaser som du vill importera till HubSpot, en innehåller kontakter och en innehåller affärer. Båda har en kolumnmed namnet Affär, som matchar den associerade kontakten i kontaktfilen. Under importen använder duAffärens namn som den gemensamma kolumnen och den unika nyckeln för kontaktfilen. Detta gör att kolumnen kan fylla i egenskapen Affärens namn samtidigt som affärerna kopplas till kontakter i HubSpot.

Andra typer av importer

Du kan också komma åt importprocessen för andra verktyg från importsidan, men dessa följer andra steg än import av objekt eller aktiviteter.

• Import av kalkylblad för avregistrering
• Import av anpassade händelser
• Import av dataset

Konfigurera importfiler

Innan du laddar upp en fil till importverktyget är det viktigt att konfigurera dina filer korrekt för att säkerställa att data läggs till korrekt i ditt konto. Följande avsnitt innehåller viktiga begrepp och krav för att konfigurera dina filer korrekt.

För färdiga exempel på filer, se den här artikeln.

Krav

Se artikeln Konfigurera dina importfiler för tekniska begränsningar och allmänna krav.

Unika identifierare

En unik identifierare är ett egenskapsvärde som HubSpot använder för att känna igen varje post som unik. Vid en import behöver du en unik identifierare för att uppdatera poster, undvika att skapa dubbletter (t.ex. två poster för ”Tom Smith”) och för att koppla poster till varandra (t.ex. importera ”Tom Smith” och koppla honom till hans företag ”Smith Inc.”). För kontakter och företag rekommenderas att du använder deras respektive unika identifierare vid import (e-post,företagets domännamn).

De unika identifierare som kan användas vid import är:

• E-post: kontaktens e-postadress. Detta krävs vid import av kontakter för att undvika dubbletter eller för att koppla kontakter till ett annat objekt. Om du inte har kontaktens e-postadress, använd post-ID för att uppdatera och koppla befintliga kontaktposter.

• Företagets domännamn: företagets webbplatsdomän (t.ex. exempel.com). Detta krävs vid import av företag för att undvika dubbletter eller för att koppla företag till ett annat objekt. Om du inte har företagets domännamn, använd post-ID för att uppdatera och koppla befintliga företagsposter.
• Posterings-ID: ett unikt egenskapsvärde som HubSpot tilldelar varje post. Om du exporterar befintliga poster från HubSpot kommer varje post att ha ett post-ID. Detta är den unika standardidentifieraren för affärer, ärenden, möten, kurser, listningar, tjänster, aktiviteter och anpassade objekt, men kan också användas som unik identifierare för kontakter och företag om du inte har e-postadresser eller företagsdomännamn. Om post-ID ingår i din import kommer det att ersätta alla andra unika identifierare.
• Anpassad egenskap som kräver unika värden: om du har skapat en egenskap som kräver unika värden kan du använda egenskapen som en unik identifierare i dina importfiler. Detta stöds för kontakter, företag, affärer, biljetter, möten, kurser, listningar, tjänster och anpassade objekt.

För kontakter och företag rekommenderas att du använder deras respektive unika identifierare vid import (e-post,företagsdomännamn). Detta gör det möjligt att upprätthålla datakvaliteten.

Exempel: användpost-ID för

att

uppdatera befintliga affärer

Du vill uppdatera flera egenskaper för alla befintliga affärer i din pipeline. Exportera dessa affärer och inkludera endast de egenskaper du vill redigera samt post-ID. Gör önskade uppdateringar i kalkylbladet och lämna kolumnenför post-ID oförändrad. Importera affären och användpost-ID som unik identifierare i kartläggningskolumnerna i processen.

Associeringar

Du kan också importera för att associera poster med varandra och lägga till associationsetiketter för att ange relationen mellan posterna. Detta inkluderar korsobjektassociationer som affär till kontakt eller sammaobjektassociationer som kontakt till kontakt.

Läs mer om hur du inkluderar associationer på rätt sätt i dina importfiler.

Exempel: importera en sammaobjektassociation för en kontakt

Ditt företag spårar relationer mellan chefer och enskilda medarbetare (IC) med hjälp av kontaktobjektet. Cheferna finns redan i HubSpot. Konfigurera en enda importfil så att den innehåller den primära e-postadressen för båda kontakterna i separata kolumner (t.ex. Hanterae-post, IC-e-post). Värdet för chefens e-postadress ska matcha det som redan finns i HubSpot. Starta en kontaktimport, välj alternativet för att skapa samma objektassociationer, konfigurera resten av detaljerna och slutför importen. Du kan också använda anpassade associationsetiketter för att märka relationen.

Mappningsguide

På sidan Mappa kolumner i din fil till [objekt]egenskaper mappar HubSpot kolumnerna i din fil till det valda objektets egenskaper baserat på rubriken, rubrikspråket och egenskapsnamnet.

I avsnittet Mappningsguide klickar du på ikonen för att expandera och granskar sedan följande:

• Egenskaper: de egenskaper som krävs för att skapa och/eller uppdatera objektet. Om din fil saknar någon av de egenskaper som behövs för att uppnå målet med din import (t.ex. om du valde att uppdatera befintliga affärer men inte inkluderade en kolumn för post-ID), måste du korrigera din importfil genom att göra något av följande:
  •  Korrigera kalkylbladet och starta om importen.
  • I kolumnen Mappad klickar du på [x] fel som ska åtgärdas under importprocessen. Läs mer om hantering av fel under mappning. 
• Fel: antalet fel som hittats i upp till 1 000 rader. Om din fil är större än så kan det hända att felen inte visas i kortet Mappningsguide.

Mappa kolumner till egenskaper

När du har laddat upp din fil till importverktyget finns det ett steg i importprocessen där du uppmanas att matcha kolumnrubrikerna i din fil med HubSpot-egenskaper. Korrekt mappning säkerställer att dina data hamnar på rätt plats (dvs. rätt objekt och rätt egenskap) när de läggs till i HubSpot.

För en kontaktfil skulle du till exempel mappa kolumnen Förnamntill kontaktegenskapen Förnamn.

För en fil som associerar flera objekt väljer du motsvarande objekt och egenskap för varje kolumn.

• • Kolumnrubrik från filen: namnet på rubriken från din importfil.
  • Förhandsgranskningsinformation: förhandsgranskning av de tre första raderna från kalkylbladet för kolumnen.
  • Mappad: visar status för kolumnmappningen till HubSpot-egenskapen. Klicka på rullgardinsmenynAlla mappade statusar för att visa statustyperna och sortera tabellen efter dem. Om vissa fel upptäcks visas en utropsteckenikon . Klicka på [x] fel för att ta reda på hur du kan lösa dem.
  • Importera som: rullgardinsmeny för att välja [objekt]egenskaperna (t.ex.uppgiftsegenskaper) som du importerar eller alternativet att inte importera kolumnen.
  • HubSpot-egenskap: rullgardinsmenyn för att välja den HubSpot-egenskap som ska mappas till kolumnen.
  • Hantera befintliga värden: kryssrutan för att skriva över befintliga värden för posten i CRM. För att filtrera mappningssidan efter mappningsstatus eller objekt klickar du på rullgardinsmenyerna och väljer den status eller det objekt du vill visa. 

Importfel

Om din import innehåller fel under mappningsprocessen kan du hantera vissa fel för att korrigera data innan de läggs till i ditt konto. Om det finns fel efter en import kan du granska och felsöka felen för att lägga till eller uppdatera berörda data.

Ytterligare sätt att uppdatera data i HubSpot

• För kontakter och företag kan du aktivera inställningen för att automatiskt skapa och koppla företag till kontakter baserat på kontaktens e-postdomän. Om du har kontakter med e-postdomäner som skiljer sig från deras företags domäner, eller om du importerar andra objekt, följer du instruktionerna för att koppla dina poster via import.
• Om du har data i ett annat system och vill ställa in en tvåvägssynkronisering kan du läsa om hur du ansluter och använder HubSpot-datasynkronisering.