สร้างและตอบกลับตั๋วในศูนย์ช่วยเหลือ

ใช้ฝ่ายช่วยเหลือเพื่อนำทางระหว่างตั๋วที่มีอยู่และสร้างตั๋วใหม่โดยไม่ต้องออกจากพื้นที่ทำงาน เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนในบัญชีของคุณสามารถสร้างตอบกลับและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับตั๋วช่วยเหลือเพื่อจัดการปัญหาของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือบัญชียังสามารถตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นสำหรับทีมเมื่อตอบกลับตั๋วในแผนกช่วยเหลือได้อีกด้วย

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการสร้างตั๋วอัตโนมัติในแผนกช่วยเหลือ

• ตามค่าเริ่มต้น Ticket จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากช่องที่เชื่อมต่อกับฝ่ายช่วยเหลือ ตัวอย่างเช่นหากคุณเชื่อมต่อช่องแบบฟอร์มกับศูนย์ช่วยเหลือตั๋วจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับการส่งแบบฟอร์มใดๆ
• อีเมลแบบตัวต่อตัวที่ส่งจากที่อยู่อีเมลที่เชื่อมต่อกับฝ่ายช่วยเหลือจะสร้างตั๋วใหม่ด้วย อย่างไรก็ตามหากคุณส่งอีเมลแบบตัวต่อตัวจากภายในตั๋วที่มีอยู่ระบบจะเพิ่มการตอบกลับไปยังชุดข้อความของตั๋วนั้นและจะไม่สร้างตั๋วใหม่
• เพื่อป้องกันการทำซ้ำ Ticket จะไม่ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากแชทบอทตามกฎที่เชื่อมต่อกับศูนย์ช่วยเหลือ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง Ticket จากแชทบอทตามกฎ

สร้างตั๋วในศูนย์ช่วยเหลือ

สร้างตั๋วด้วยตนเองหรือโดยการส่งอีเมลขาออก (เบต้า) 

สร้าง Ticket ด้วยตนเอง 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. ในพื้นที่ทำงานของแผนกช่วยเหลือให้คลิกปุ่ม + สร้างตั๋วที่ด้านบนซ้าย
3. ในแผงด้านขวาให้ป้อนรายละเอียดตั๋วของคุณ หากคุณต้องการปรับแต่งคุณสมบัติที่ปรากฏที่นี่ให้คลิกแก้ไขแบบฟอร์มนี้ที่ด้านบนของแผง ฟิลด์ต่อไปนี้จะต้องเป็นค่าเริ่มต้น:
   
   • ชื่อตั๋ว: ระบุคำอธิบายสำหรับตั๋วนี้
   • Pipeline: กำหนด Ticket นี้ให้กับ Pipeline เฉพาะที่คุณสร้างขึ้น
   • สถานะตั๋ว: เลือกขั้นตอนตั๋วเฉพาะจากไปป์ไลน์ที่คุณเลือก
4. หากต้องการเชื่อมโยงบริษัทหรือผู้ติดต่อกับตั๋วให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของบริษัทและผู้ติดต่อจากนั้นค้นหาบริษัทหรือผู้ติดต่อ เรียนรู้วิธีเชื่อมโยงบริษัทที่เกี่ยวข้องหรือกิจกรรมการติดต่อกับตั๋ว
5. เมื่อคุณสร้างตั๋วด้วยตนเองการสนทนาจะไม่เชื่อมโยงกับตั๋วโดยอัตโนมัติ
   • หากต้องการสร้างการสนทนาให้คลิกเพิ่มผู้ติดต่อ
   • เมื่อคุณเชื่อมโยงผู้ติดต่อใหม่หรือที่มีอยู่แล้วเครื่องมือแก้ไขการตอบกลับจะปรากฏขึ้นและคุณสามารถเริ่มเขียนข้อความถึงผู้ติดต่อได้

สร้าง Ticket โดยการส่งอีเมล 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. ในพื้นที่ทำงานของแผนกช่วยเหลือให้คลิกไอคอน + ที่ด้านบนซ้าย จากนั้นคลิกส่งอีเมล 
3. ในกล่องป๊อปอัปให้ป้อนที่อยู่อีเมล หัวเรื่อง และข้อความของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งอีเมลแบบตัวต่อตัว 
4. คลิกส่งและสร้างตั๋ว 

คุณสมบัติตั๋วเช่นไปป์ไลน์สถานะและเจ้าของตั๋วจะถูกสร้างขึ้นโดยเครื่องมือ HubSpot หากเปิดการตั้งค่าเครื่องมือและฟีเจอร์ของ AI รุ่นใหม่ AI จะใช้เนื้อหาข้อความเพื่อสร้างรายละเอียด Ticket

ตอบตั๋วในแผนกช่วยเหลือ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. คลิกตั๋วเพื่อดูการสนทนาที่เกี่ยวข้อง
3. ในแถบด้านข้างขวาให้ดูรายละเอียดเกี่ยวกับบันทึกที่เกี่ยวข้อง (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทและดีล) หากต้องการดูไทม์ไลน์กิจกรรมตั๋วให้คลิกแท็บประวัติ แท็บนี้จะแสดงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมถึงเวลาที่สร้าง Ticket การเปลี่ยนแปลงสถานะขั้นตอนการทำงานหรือการลงทะเบียนรายการการผสานและอื่นๆ หากต้องการแก้ไขแท็บที่แสดงบนแถบด้านข้างขวาให้ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับแต่งแถบด้านข้างขวาในฝ่ายช่วยเหลือ 
4. ตามค่าเริ่มต้นการตอบกลับของคุณจะเป็นการตอบกลับข้อความล่าสุดในชุดข้อความ หากต้องการตอบกลับข้อความใดข้อความหนึ่งให้วางเมาส์เหนือข้อความนั้นคลิกไอคอนการตอบกลับที่ด้านบนขวาของข้อความ

4. ใช้ตัวแก้ไขการตอบกลับเพื่อตอบกลับอีเมลข้อความแชทการส่งแบบฟอร์มหรือโทรศัพท์เข้ามา:
   • หากต้องการขยายตัวแก้ไขการตอบกลับในขณะที่พิมพ์คำตอบของคุณให้คลิกและลากตัวแก้ไขการตอบกลับหรือคลิกenlarge ขยายเพื่อเปิดในหน้าต่างป๊อปอัป

• • หากคุณต้องการผู้รับเพิ่มเติม CC หรือ BCC ให้เพิ่มผู้รับเพิ่มเติมในฟิลด์ถึงหรือแก้ไขที่อยู่อีเมลจากคลิกเมนู verticalMenu verticalMenuด้านบนขวาเพื่อขยายตัวเลือกการแก้ไข
  • คุณสามารถคลิกลูกdown ดรอปดาวน์ถัดจากชื่อจากเพื่อสลับไปมาระหว่างที่อยู่จากช่องอีเมลของทีมที่เชื่อมต่อ นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นเพื่อตอบกลับตั๋วจากในแผนกช่วยเหลือได้อีกด้วย

• • ป้อนคำตอบโดยใช้แถบเครื่องมือที่ด้านล่างซ้ายเพื่อเพิ่มการจัดรูปแบบข้อความที่สมบูรณ์ (เช่นตัวหนาตัวเอียงฯลฯ) หากต้องการเพิ่มข้อความที่เชื่อมโยงหลายมิติให้คลิกไอคอน linkก์หรือคัดลอกแล้ววางข้อความที่เชื่อมโยงหลายมิติลงในข้อความของคุณโดยตรง คุณยังสามารถคลิกแทรกและเลือกตัวเลือกเพื่อแนบเนื้อหาจากเครื่องมืออื่นใน HubSpot รวมถึง:
    • บทความฐานความรู้
    • ตัวอย่าง
    • วิดีโอ
    • การประชุม
    • เอกสาร
    • ใบเสนอราคา
    • เทมเพลต

5. ข้อความที่ไม่ได้ส่งที่คุณเริ่มพิมพ์จะถูกบันทึกเป็นฉบับร่างโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถออกตั๋วและกลับมาในภายหลังหรือเข้าถึงผ่านมุมมองแบบร่างในแผงด้านซ้ายโดยไม่สูญเสียความคืบหน้าของคุณ ผู้ใช้ที่สร้างแบบร่างจะมองเห็นได้เท่านั้น

6. หากผู้เข้าชมที่คุณตอบกลับไม่รู้จักแต่ระบุชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขาในภายหลังคุณสามารถเชื่อมโยงพวกเขากับผู้ติดต่อได้:
   • ค้นหาข้อความที่ผู้เข้าชมส่งและคลิกไอคอนแว่นขยายการsearch
   • ในแผงด้านขวาให้คลิกแท็บสร้างใหม่เพื่อสร้างผู้ติดต่อใหม่หรือคลิกแท็บเพิ่มที่มีอยู่เพื่อเชื่อมโยงผู้เข้าชมกับผู้ติดต่อที่มีอยู่ สิ่งนี้จะเชื่อมโยงตั๋วของพวกเขาและการสนทนาของคุณกับพวกเขาด้วย ที่ด้านล่างของแผงควบคุมให้คลิกบันทึก

7. หากต้องการส่งการตอบกลับให้คลิก ส่ง นอกจากนี้คุณยังสามารถตอบกลับและอัปเดตสถานะตั๋วได้ในการกระทำเดียว:

   • ที่ด้านล่างขวาให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากปุ่มส่งและเลือกสถานะ Ticket สถานะ Ticket ของไปป์ไลน์ปัจจุบันของ Ticket จะแสดงที่นี่
   • หากสถานะตั๋วที่เลือกเป็นไปตามเงื่อนไขคุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนคุณสมบัติที่จำเป็น
   • เมื่อคุณเลือกตัวเลือกแล้วอีเมลจะถูกส่งและสถานะตั๋วจะได้รับการอัปเดต

   โปรดทราบ: หากคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าระบบอัตโนมัติสำหรับ Ticket ขั้นตอนการทำงานเปลี่ยนสถานะ Ticket เมื่อส่งอีเมลไปยังลูกค้าจะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันไม่ให้สถานะ Ticket ย้อนกลับ

แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการสนทนา

ใช้แท็บความคิดเห็นเพื่อแจ้งให้สมาชิกทีมคนอื่นทราบถึงการสนทนา ผู้ติดต่อจะไม่เห็นความคิดเห็นนี้ สำหรับตั๋วที่สร้างขึ้นจากการโทรเข้ามาแท็บความคิดเห็นจะปรากฏเฉพาะเมื่อมีการร่างหรือส่งอีเมลขาออกเท่านั้น

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. คลิกตั๋วเพื่อดูการสนทนาที่เกี่ยวข้องพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับบันทึกที่เกี่ยวข้อง (เช่นรายชื่อติดต่อบริษัทและข้อเสนอ)
3. ในตัวแก้ไขการตอบกลับให้คลิกแท็บแสดงความคิดเห็น
4. พิมพ์ @ และชื่อสมาชิกในทีมของคุณจากนั้นป้อนข้อความของคุณ
   • ใช้ไอคอนด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขอีเมลเพื่อแก้ไขสไตล์ข้อความแทรกลิงก์หรืออัปโหลดไฟล์
   • หากต้องการเพิ่มเอกสาร ข้อมูลโค้ด ลิงก์การประชุม บทความฐานความรู้ ใบเสนอราคาหรือวิดีโอในการตอบกลับให้คลิก แทรก
5. คลิกเพิ่มความคิดเห็นระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกทีมพร้อมลิงก์ไปยังการสนทนา

อัพเดทสถานะตั๋ว

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. คลิกตั๋วเพื่อดูการสนทนาที่เกี่ยวข้อง
3. ในแถบด้านข้างขวาให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสถานะตั๋วและเลือกสถานะ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าสถานะตั๋วและไปป์ไลน์

จบไลฟ์แชทและเปิดตั๋วไว้ (เบต้า)

หากคุณเลือกเข้าร่วมการปิดแชทและเปิดตั๋วไว้ในศูนย์ช่วยเหลือคุณสามารถจบการแชทสดในขณะที่เปิดตั๋วที่เกี่ยวข้องไว้ได้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถติดตามผลแบบออฟไลน์ผ่านทางอีเมลหรือโทรได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องการสนทนาแบบออฟไลน์เพื่อตรวจสอบปัญหาหรือรวบรวมข้อมูลจากทีมอื่น 

โปรดทราบ: เมื่อการแชทสิ้นสุดลงจะไม่สามารถเปิดใหม่ได้ 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. คลิกที่ตั๋วเพื่อดูการสนทนาที่เกี่ยวข้อง
3. ในเครื่องมือแก้ไขการตอบกลับให้คลิกจบการแชท
   
   
4. หากไม่มีอีเมลที่เชื่อมโยงกับผู้เข้าชมกล่องป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นคลิกสิ้นสุดการแชทเพื่อยืนยัน

ในตัวแก้ไขการตอบกลับช่องทางเริ่มต้นจะเปลี่ยนจากแชทสด เป็นอีเมล

จัดการตั๋วในแผนกช่วยเหลือ

หลังจากสร้างและตอบปัญหาของลูกค้าในศูนย์ช่วยเหลือแล้วคุณสามารถแก้ไขติดตามแยกรวมย้ายหรือลบตั๋วของคุณได้ วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกิจกรรมตั๋วล่าสุดและจัดระเบียบรายการตั๋วอยู่เสมอ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการตั๋วได้ที่ฝ่ายช่วยเหลือ