สร้างและตอบกลับตั๋วในศูนย์ช่วยเหลือ

ใช้ฝ่ายช่วยเหลือเพื่อนำทางระหว่างตั๋วที่มีอยู่และสร้างตั๋วใหม่โดยไม่ต้องออกจากพื้นที่ทำงานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนในบัญชีของคุณสามารถสร้างตอบกลับและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับตั๋วช่วยเหลือเพื่อจัดการปัญหาของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตามค่าเริ่มต้น Ticket จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติผ่านทุกช่องทางที่เชื่อมต่อกับฝ่ายช่วยเหลือตัวอย่างเช่นหากคุณเชื่อมต่อที่อยู่อีเมลของทีม (เช่น support@mycompany.com) กับฝ่ายช่วยเหลืออีเมลใดๆที่ส่งไปยังที่อยู่นั้นจะสร้างตั๋วโดยอัตโนมัตินอกจากนี้หากคุณส่งอีเมลจากบันทึกโดยใช้อีเมลที่เชื่อมต่อกับแผนกช่วยเหลือตั๋วจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อช่องทางต่างๆกับฝ่ายช่วยเหลือ

โปรดทราบ: เฉพาะผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ที่มีที่นั่ง Service Hub เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงฟีเจอร์ทั้งหมดในฝ่ายช่วยเหลือได้ ผู้ใช้ที่มี การเข้าถึงบริการหรือ การขาย ยัง สามารถดูและทำงานร่วมกันภายในพื้นที่ทำงานของแผนกช่วยเหลือได้ แต่จะไม่มีสิทธิเข้าถึงมุมมองเริ่มต้นการตั้งค่าฝ่ายช่วยเหลือและการปรับแต่งทั้งหมด ผู้ใช้สามารถดูตั๋วในศูนย์ช่วยเหลือที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น เรียนรู้วิธีจำกัดการเข้าถึงตั๋วสำหรับผู้ใช้ของคุณ 

สร้างตั๋วในศูนย์ช่วยเหลือ

วิธีสร้าง Ticket ด้วยตนเอง:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ พื้นที่ทำงาน > ฝ่ายช่วยเหลือ
• ในพื้นที่ทำงานของแผนกช่วยเหลือให้คลิกปุ่มสร้างตั๋วที่ด้านล่างซ้าย 
• ในแผงด้านขวาให้ป้อนรายละเอียดตั๋วของคุณ หากคุณต้องการปรับแต่งคุณสมบัติที่ปรากฏที่นี่ให้คลิกแก้ไขแบบฟอร์มนี้ที่ด้านบนของแผง ฟิลด์ต่อไปนี้จะต้องเป็นค่าเริ่มต้น:
  
  • ชื่อตั๋ว: ระบุคำอธิบายสำหรับตั๋วนี้
  • Pipeline: กำหนด Ticket นี้ให้กับ Ticket เฉพาะที่คุณสร้างขึ้น
  • สถานะตั๋ว: เลือกขั้นตอนตั๋วเฉพาะจากไปป์ไลน์ที่คุณเลือก
• หากต้องการเชื่อมโยงบริษัทหรือผู้ติดต่อกับตั๋วให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของบริษัทและผู้ติดต่อจากนั้นค้นหาบริษัทหรือผู้ติดต่อ เรียนรู้วิธีเชื่อมโยงบริษัทที่เกี่ยวข้องหรือกิจกรรมการติดต่อกับตั๋ว

ตอบตั๋วในแผนกช่วยเหลือ

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ พื้นที่ทำงาน > ฝ่ายช่วยเหลือ
• คลิกตั๋วเพื่อดูการสนทนาที่เกี่ยวข้อง ในแถบด้านขวาให้ใช้ข้อมูลตามบริบทเกี่ยวกับตั๋วที่เกี่ยวข้องผู้ติดต่อและการสนทนาที่ผ่านมาเพื่อแจ้งคำตอบของคุณต่อข้อซักถามของผู้ติดต่อ
• ตามค่าเริ่มต้นการตอบกลับของคุณจะเป็นการตอบกลับข้อความล่าสุดในชุดข้อความ หากต้องการตอบกลับข้อความใดข้อความหนึ่งให้คลิกไอคอนการตอบกลับที่ด้านบนขวาของข้อความ

• ใช้ตัวแก้ไขการตอบกลับเพื่อตอบกลับอีเมลข้อความ แชทการส่งแบบฟอร์มหรือโทรศัพท์เข้ามา:
  • หากต้องการขยายตัวแก้ไขการตอบกลับในขณะที่พิมพ์คำตอบของคุณให้คลิกและลากตัวแก้ไขการตอบกลับหรือคลิกenlarge ขยายเพื่อเปิดในหน้าต่างป๊อปอัป

• • หากคุณต้องการผู้รับเพิ่มเติม CC หรือ BCC ให้เพิ่มผู้รับเพิ่มเติมในฟิลด์ถึงหรือแก้ไขที่อยู่อีเมลจากคลิกเมนู verticalMenu verticalMenuด้านบนขวาเพื่อขยายตัวเลือกการแก้ไข คุณสามารถคลิกลdownถัดจากชื่อจากเพื่อสลับไปมาระหว่างที่อยู่จากช่องอีเมลของทีมที่เชื่อมต่อของคุณ

• • ป้อนคำตอบโดยใช้แถบเครื่องมือที่ด้านล่างซ้ายเพื่อเพิ่มการจัดรูปแบบข้อความที่สมบูรณ์ (เช่นตัวหนาตัวเอียงฯลฯ) คุณยังสามารถคลิกแทรกและเลือกตัวเลือกเพื่อแนบเนื้อหาจากเครื่องมืออื่นใน HubSpot รวมถึง:
    • บทความฐานความรู้
    • ตัวอย่าง
    • วิดีโอ
    • การประชุม
    • เอกสาร
    • ใบเสนอราคา
    • เทมเพลต

• หากผู้เข้าชมที่คุณตอบกลับในการสนทนาของคุณไม่รู้จักในตอนแรกและพวกเขาให้ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขาแก่คุณในภายหลังคุณสามารถเชื่อมโยงพวกเขากับผู้ติดต่อได้:
• ค้นหาหนึ่งในข้อความที่ผู้เข้าชมส่งและคลิกไอคอนแว่นขยายการsearch

• ในแผงด้านขวาให้คลิกแท็บสร้างใหม่เพื่อสร้างผู้ติดต่อใหม่หรือคลิกแท็บเพิ่มที่มีอยู่เพื่อเชื่อมโยงผู้เข้าชมกับผู้ติดต่อที่มีอยู่ สิ่งนี้จะเชื่อมโยงตั๋วของพวกเขาและการสนทนาของคุณกับพวกเขาด้วย ที่ด้านล่างของแผงควบคุมให้คลิกบันทึก

• หากต้องการส่งการตอบกลับให้คลิก ส่ง นอกจากนี้คุณยังสามารถตอบกลับและอัปเดตสถานะตั๋วได้ในการกระทำเดียว:

  • ที่ด้านล่างขวาให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากปุ่มส่งและเลือกสถานะ Ticket สถานะ Ticket ของไปป์ไลน์ปัจจุบันของ Ticket จะแสดงที่นี่ 
  • หากสถานะตั๋วที่เลือกเป็นไปตามเงื่อนไขคุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนคุณสมบัติที่จำเป็น
  • เมื่อคุณเลือกตัวเลือกแล้วอีเมลจะถูกส่งและสถานะตั๋วจะได้รับการอัปเดต

  โปรดทราบ: หากคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าระบบอัตโนมัติสำหรับ Ticket ขั้นตอนการทำงานเปลี่ยนสถานะ Ticket เมื่อส่งอีเมลไปยังลูกค้าจะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันไม่ให้สถานะ Ticket ย้อนกลับ

แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการสนทนา

ใช้แท็บความคิดเห็นเพื่อแจ้งให้สมาชิกทีมคนอื่นทราบถึงการสนทนาผู้ติดต่อจะไม่เห็นความคิดเห็นนี้

สำหรับตั๋วที่สร้างขึ้นจากการโทรเข้ามาแท็บความคิดเห็นจะปรากฏเฉพาะเมื่อมีการร่างหรือส่งอีเมลขาออกเท่านั้น

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ พื้นที่ทำงาน > ฝ่ายช่วยเหลือ
• คลิกตั๋วเพื่อดูการสนทนาที่เกี่ยวข้องพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับบันทึกที่เกี่ยวข้อง (เช่นรายชื่อติดต่อบริษัทและข้อเสนอ) 
• ในตัวแก้ไขการตอบกลับให้คลิกแท็บแสดงความคิดเห็น 
• พิมพ์ @ และชื่อสมาชิกในทีมของคุณจากนั้นป้อนข้อความของคุณ
  • ใช้ไอคอนที่ด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขอีเมลเพื่อแก้ไขสไตล์ข้อความแทรกลิงก์หรืออัปโหลดไฟล์
  • หากต้องการเพิ่มเอกสาร ข้อมูลโค้ด ลิงก์การประชุม บทความฐานความรู้ ใบเสนอราคาหรือวิดีโอในการตอบกลับให้คลิก แทรก
• คลิกเพิ่มความคิดเห็นระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกทีมพร้อมลิงก์ไปยังการสนทนา

จัดการตั๋วในแผนกช่วยเหลือ 

หลังจากสร้างและตอบปัญหาของลูกค้าในศูนย์ช่วยเหลือแล้วคุณสามารถแก้ไขติดตามแยกรวมย้ายหรือลบตั๋วของคุณได้วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกิจกรรมตั๋วล่าสุดและจัดระเบียบรายการตั๋วอยู่เสมอดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการตั๋วได้ที่ฝ่ายช่วยเหลือ