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匯入記錄和活動

上次更新時間: 二月 2, 2023

套用至:

所有產品和版本

若要批量新增或更新資料,您可以將檔案匯入HubSpot。 您可以匯入記錄,例如聯絡人和公司,或活動,例如發送給聯絡人的電子郵件或進行中交易的會議。

以下是您可以完成的匯入類型,以及支援的物件和活動:

  • 單一物件或活動匯入:匯入以建立和/或更新一個物件或活動。 在單個物件匯入中:
    • 您可以建立和/或更新聯絡人、公司、交易、工單、產品和自訂物件記錄。
    • 您可以創建但不能更新呼叫和任務。
  • 多個物件和活動匯入:匯入以建立、更新和/或關聯多個物件和活動。 您可以在一個檔案中匯入多個物件和活動,或在兩個獨立檔案中匯入兩個物件/一個物件和一個活動。 在多個物件匯入時:
    • 您可以建立和/或更新聯絡人、公司、交易、工單和自訂物件記錄。
    • 您可以建立但不能更新線上項目、電話、電子郵件、會議、筆記和任務。 行項目必須與交易相關聯,電子郵件、會議和筆記必須與對象相關聯。

您可以按照以下針對所有匯入的說明進行操作,但有些步驟僅適用於某些匯入類型(例如,在多個物件匯入中關聯記錄的步驟)。 如需更多指引,請查看匯入檔案要求。

匯入前

開始匯入之前:

  • 進一步了解物件、記錄、屬性,以及如何在HubSpot中管理您的CRM資料庫
  • 設定您的匯入檔案,並確認您已擁有所有必填欄位。 正確設置您的文件可以幫助您避免匯入錯誤或不正確的數據被添加到您的CRM。 您可以參考示例匯入檔案來幫助您開始使用。
  • 您可以考慮其他建立、同步或關聯記錄的方法:
    • 對於聯絡人和公司,您可以開啟設定,根據聯絡人的電子郵件網域,自動建立公司與聯絡人的關聯。 如果您與電子郵件網域的聯繫人與其公司的網域不同,或者如果您正在匯入其他物品,請按照指示通過匯入關聯您的記錄。
    • 如果您在其他系統中擁有數據,並希望設定雙向同步,請了解如何連接和使用HubSpot數據同步,而不是匯入。

匯入記錄和活動

設定檔案後,即可匯入HubSpot :

  • 按一下任何物件索引頁面右上角的「入」,或存取匯入設定:
    • 了解更多
    • 在左側邊欄選單中,導航到匯入和匯出
    • 按一下「前往匯入」。
  • 在「匯」頁面上,按一下開始匯入
  • 從電腦中選擇「檔案」,然後按一下「下一步」。
  • 根據匯入的類型,選擇檔案和物件/活動的數量:
    • 單一物件或活動匯入:
      • 選擇一個檔案,然後按一下下一步
      • 選擇一個物件,然後按一下下一步
      • 選擇匯入檔案中的件或活動。 呼叫和任務是唯一可以自行匯入的活動。
    • 在一個檔案中匯入多個物件或活動:
      • 選擇一個檔案,然後按一下下一步
      • 選擇多個物件,然後按一下下一步
      • 選擇匯入檔案中的物件和 活動,然後按一下下一步
    • 兩個檔案中匯入 多個物件或活動:
      • 選擇具有關聯的多個檔案,然後按一下下一步
      • 選擇兩個物件件和活動,然後按一下下一步

select-import-type

  • 對於每個物件或活動,按一下選擇檔案,然後選擇匯入檔案
  • 按一下選擇如何為每個物件/活動匯入[物件/活動]下拉式選單,然後選擇如何匯入資料(測試版) :
choose-how-to-import
    • 建立和更新[記錄/活動] :匯入將建立新的記錄和活動,以及識別和更新現有的記錄。 若要建立新的記錄或活動,您的檔案必須包含該物件/活動所需的屬性。 若要更新現有記錄,您的檔案必須包含唯一的識別碼。
    • 僅創建新[記錄/活動] :匯入將創建新記錄和活動。
    • 匯入檔案中的現有記錄將被忽略。 若要建立新的記錄或活動,您的檔案必須包含該物件/活動所需的屬性。
    • 僅更新現有的[記錄/活動] :匯入將僅更新現有的記錄。 匯入檔案中的新記錄或活動將被忽略。 若要更新現有記錄,您的檔案必須包含唯一的識別碼

請注意: 論您選擇如何匯入資料,都無法透過匯入來更新活動。

  • 如果您以非預設語言匯入資料,請按一下檔案下拉式選單 中選擇列標題的語言,然後選擇該語言。 選擇正確的語言可讓HubSpot更好地將欄位標題與現有的預設屬性相匹配。 如果您選擇的語言沒有匹配項目, HubSpot會搜尋要匹配的英文房源。
  • 按一下下一步
  • 如果您要匯入並關聯兩個檔案中的多個物件,請指明兩個檔案中包含的欄位:
    • 按一下「檔案」下拉式選單中的「公用欄位標題」,然後選擇公用欄位的名稱
    • 按一下哪個物件是?下拉式選單的唯一鍵,然後選擇屬性應匯入的物件。 例如,如果您要匯入聯絡人和公司,並使用公司名稱作為常用欄位,請選擇「公司」將此資料上傳到公司記錄。
  • 按一下下一步
  • 在「將檔案中的列映射到[物件/活動]屬性」畫面上, HubSpot會根據標題、標題語言和屬性名稱,將檔案中的列映射到所選物件或活動的屬性。 如果您已匯入兩個檔案,則每個物件或活動都會有一個映射頁面。
  • Mapping Guide (BETA)顯示建立和/或更新物件或活動所需的屬性。 如果您的檔案缺少完成匯入目標所需的任何屬性(例如,您選擇更新現有交易,但沒有包含記錄ID列) ,您應該修復匯入檔案並重新啟動匯入以避免錯誤。
  • 在「預覽資訊」列中,會顯示電子表格前三行的預覽。
    • 如果在列的前100行中沒有檢測到錯誤,則在“映射”列中將有一個成功 勾選標記
    • 如果在列的前100行中檢測到某些錯誤,則在映射列中將有一個感嘆警告 圖示。 將遊標懸停在圖示上以查看錯誤,然後按一下「修復匯入錯誤以了解如何解決錯誤。

mapping-page-comparison

  • 如果任何欄位被映射到錯誤的物件或活動的屬性,請按一下「匯入為」欄位中的下拉式選單,然後選擇正確的[物件/活動]屬性。

mapping-page-activities-import

  • 如果任何欄位未映射到現有屬性,請按一下HubSpot屬性 欄位的下拉式選單。 在下拉菜單中,您可以執行以下操作之一:
    • 若要將欄位映射到現有屬性,請搜尋並選擇現有屬性
    • 若要設定新的自訂屬性(僅限物件) ,請按一下「建立新屬性」,然後在右側面板中設定屬性。 列中的數據將映射到此新的自訂屬性。
  • 若要跳過從單一行匯入資料,請按一下「匯入為」中的下拉式選單,然後選擇「不匯入列」。 若要跳過從所有未映射欄位匯入資料,請選取右下角的「不匯入未映射欄位中的資料」核取方塊。
  • 如果您要匯入和關聯多個物件,請匯入關聯標籤(僅限 業版和企業版) :
    • 按一下「匯入為 」欄中的下拉式選單,然後選擇「關聯」標籤。 匯入新的關聯標籤不會覆寫現有的關聯標籤。 匯入的標籤將作為額外的關聯標籤添加到記錄中。 了解如何手動從記錄中移除關聯標籤。
    • 匯入兩個物件時, HubSpot屬性欄會自動填充您要匯入的物件的物件關係(例如Contact和Company )。 如果要匯入多於兩個物件,請選擇兩個物件,其關聯標籤描述了兩個件的關係。

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  • 如果您正在更新現有記錄,或希望在關聯記錄時避免重複,請確保已映射正確的唯一識別碼(例如,記錄ID、電子郵件、公司網域名稱或唯一值屬性) :
    • 記錄ID :按一下「匯入為」欄中的下拉式選單,然後選擇「記錄ID」,若要匯入多個物件,請選擇「記錄ID」- [物件]以取得正確的物件。 如果檔案中的行不包含記錄ID的值,則會建立新記錄。

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    • 自訂唯一值屬性(僅限優惠、工單和自訂物件測試版) :如果您已建立需要唯一值的屬性,請在HubSpot屬性欄中將該欄映射到該屬性。 如果您要匯入多個唯一值屬性,則可以在完成匯入之前,在「詳細資料」頁面上選擇要用作識別碼的屬性。
    • 電子郵件(僅限聯絡人)或公司網域名稱(僅限公司) :將列映射到HubSpot屬性列中的相應屬性。 使用這些識別碼屬性時還有其他選項:
      • 若要防止匯入覆蓋記錄的各個屬性,如果不想更新具有該屬性現有值的記錄,請選取不覆蓋現有值核取方塊。
      • 若要防止匯入覆蓋匯入中包含的所有屬性,請選取表格頂部的核取方塊。 選中此核取方塊後,匯入不會為任何具有該值的記錄更新該屬性。 任何新的記錄或現有的記錄,如果沒有值,該屬性將被更新。

請注意:以下情況是使用唯一識別碼時的例外情況: 

  • 將行項目與現有產品關聯時,產品沒有記錄ID。 相反,對於明細項目檔案,請在「匯入為」列中選擇「明細項目屬性」,並在「HubSpot」屬性列中選擇「產 品ID」。
  • 如果您使用現有聯絡人的次要電子郵件作為其唯一識別碼,只要您不在檔案中包含「記錄ID」欄,次要電子郵件就不會取代主要電子郵件。 如果您在檔案中同時包含次要電子郵件和記錄ID ,則次要電子郵件將在匯入時取代主要電子郵件。
  • 映射所有欄位或設定為「不匯入欄位」後,按一下「下一步」。 如果您已匯入兩個檔案,請映射第二個物件或活動的屬性,然後按一下「下一步」。
  • 輸入您的匯入詳情:
    • 輸入輸入名稱
    • 如果您的檔案包含多個獨特的價值屬性(僅限優惠、門票、自訂物件測試版) ,請按一下要使用的屬性來尋找現有的[物件]下拉式選單,然後選擇要用來更新或刪除重複記錄的性。
    • 如果您要匯入聯絡人:
      • 若要自動建立已匯入聯絡人的清單,請從此匯入核取方塊中選取建立聯絡人清單。 即使您匯入只是為了將現有聯絡人新增到清單(即具有電子郵件記錄ID值但沒有新屬性值的文件) ,記錄仍會包含在匯入歷史表和個別匯入摘要中的 更新記錄中。
      • 若要同意聯絡人希望收到您的回覆,且您的匯入檔案不包含已購買清單,請選取核取方塊。 進一步了解HubSpot的可接受使用政策。
      • 如果您已在帳戶中啟用《一般資料保護規例》(GDPR)功能,請按一下「設定處理聯絡人資料的法律依據」下拉式選單,然後選擇合法的處理依據。
    • 如果要匯入具有日期屬性的檔案,請按一下日期格式下拉式選單,然後確認電子表格中的日期值的格式。
    • 如果您要匯入包含數字屬性的檔案,請按一下數字格式下拉式選單,然後確認要使用哪個國家的數字格式作為資料。
  • 設定匯入選項後,按一下「完成匯入」。

匯入後,您可以查看每個物件的索引頁面上的新和更新的記錄,任務索引頁面的新任務或記錄上的新活動。 如果您的匯入包含錯誤,請了解如何解決匯入錯誤。 您還可以檢視、分析以前匯入的資料並完成操作,包括建立清單、檢視或刪除匯入的記錄。

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