上次更新時間： 四月 25, 2023
使用HubSpot Sales Chrome擴充功能的「追蹤和記錄」功能來監控並記錄您的聯絡人與電子郵件的互動。 啟用追蹤功能後，您可以在聯絡人開啟電子郵件時收到即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的聯絡人記錄中，以保留所有過去通信的記錄，供團隊參考。
您可以查看開啟的電子郵件，然後點擊活動供稿中的資訊；記錄的電子郵件會儲存到個人聯絡記錄及其相關記錄中。
請注意：如果您已在帳戶中啟用《一般資料保護規範》(GDPR)功能，則您的法律團隊是確定貴公司如何使用電子郵件記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充功能設定，以刪除特定訊息或特定聯絡人和電子郵件網域的此功能。 此外，電子郵件開啟只能追蹤具有指定數據處理法律依據的聯繫人。 進一步了解啟用GDPR設定時的電子郵件追蹤。
您可以在本文中了解跟蹤和記錄之間的區別。
配置預設日誌和軌道設定
超級管理員可以更新預設行為，以便追蹤、記錄和關聯帳戶中所有用戶的電子郵件。
若要設定這些預設值，請按照以下步驟操作：
- 了解更多
- 在左側邊欄選單中，瀏覽至「物件」>「活動」。
- 按一下電子郵件記錄與追蹤標籤。
- 在「電子郵件日誌和追蹤設定」下，透過選取或清除相關核取方塊，設定如何在HubSpot中記錄電子郵件：
- 為所有使用者套用預設記錄設定：開啟此設定後，您可以按一下以開啟或關閉預設記錄所有電子郵件，以設定帳戶中的所有使用者是否預設記錄電子郵件。
- 為所有使用者套用預設關聯：開啟此設定後，您可以按一下下拉式選單，然後選擇要與記錄的電子郵件關聯的預設記錄類型。
- 為所有使用者套用預設追蹤設定：如果您已選取「允許所有使用者追蹤電子郵件」，並查看開啟的收件人，然後按一下他們的電子郵件核取方塊，您可以開啟此設定以設定是否預設會追蹤帳戶中所有用戶的所有電子郵件。
追蹤電子郵件
若要從Gmail發送追蹤的電子郵件，請按照以下步驟操作：
- 登入您的Gmail帳戶。
- 撰寫新電郵。 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
- 選取追蹤核取方塊。
- 按一下傳送。
查看追蹤的電子郵件狀態
在您的聯絡人打開電子郵件之前，電子郵件主題行和收件人將顯示在HubSpot的活動提要中。 
收件人打開電子郵件
後，您會在桌面上收到 即時彈出通知。 當您返回活動供稿或Chrome擴充功能供稿時，您會看到標記為「開啟」的電子郵件資訊。 按一下聯 絡人姓名下方的下拉式選單，查看收件人何時開啟您的電子郵件。 您還將看到列出的聯絡人活動的歷史記錄。
您還可以查看您的聯絡人如何使用Chrome擴充功能追蹤的電子郵件。 若要從Chrome擴充功能存取活動供稿，請按一下Chrome瀏覽器右上角的HubSpot鏈輪圖示。 
進一步了解電子郵件追蹤和銷售通知的運作方式，以及如何停用追蹤功能。
啟用GDPR設定後的追蹤
如果您已在帳戶中啟用GDPR功能， HubSpot只能追蹤聯絡人的電子郵件開啟，當該聯絡人有指定的資料處理法律依據時。 在Gmail中撰寫電子郵件時，「追蹤」核取方塊會變成灰色，表示聯絡人不符合追蹤資格。
沒有法律依據處理數據的聯繫人或尚未聯繫的電子郵件收件人將不會跟蹤開啟的電子郵件。 當向多個收件人發送電子郵件時，開啟的電子郵件將被匿名追蹤。
您可以更新聯絡人的 法律依據以處理聯絡人的資料 屬性，以變更聯絡人的追蹤資格。日志郵件
若要記錄電子郵件並將新聯絡人新增至您的HubSpot CRM帳戶，您發送電子郵件的電子郵件地址必須為以下其中之一：
- 您帳戶中的使用者。
- 您已連接的電子郵件地址之一。
- 電子郵件用戶端中的別名（在連線的Gmail收件匣中已設定的別名，或已新增至「個人資料與偏好設定」的別名）。
您可以在HubSpot帳戶設定中指定您永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者，您可以在Chrome擴充功能設定中新增這些電子郵件地址和網域。
請注意：大於50 MB的電子郵件不會記錄到您的HubSpot帳戶。 附件數爲此限制。 您的電子郵件仍將成功傳送給聯絡人，但您不會看到電子郵件記錄到他們的記錄中。
若要從Gmail發送記錄的電子郵件，請按照以下步驟操作：
- 登入您的Gmail帳戶。
- 撰寫新電郵。 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。 如果收件人的電子郵件地址已經與CRM中的聯絡人記錄相關聯，則HubSpot鏈輪圖示將顯示在收件人欄位中其電子郵件地址旁 邊的一行。
- 選取記錄核取方塊。
- 預設情況下， Chrome擴充功能會自動選擇聯絡人的前三個相關交易或工單記錄，以記錄電子郵件。 如果在「抄送」欄位中包含任何收件人，記錄的關聯物件也會自動選取。 若要明確選擇電子郵件將記錄到哪些記錄：
- 按一下「記錄」核取方塊旁的下拉式選單 。
- 選取並清除您要記錄電子郵件的記錄旁邊的復選框。
-
- 如果您要將電子郵件發送給CRM中沒有聯絡人的收件人，系統會建立新的聯絡紀錄。 編輯關聯時，您會看到聯絡人的電子郵件列表。 如果您不希望電子郵件登錄到新的聯絡人記錄，請清除核取方塊。 了解如何僅將電子郵件記錄到現有的聯絡記錄。
- 按一下傳送。
您可以在Chrome擴充功能設定中自訂電子郵件會自動記錄的相關記錄。 如果您使用的是行銷聯絡人，則通過記錄的電子郵件創建的新聯絡人將被設置為非行銷。
請注意：如果透過記錄的電子郵件建立新聯絡人，只要沒有指派以前的擁有者，發送電子郵件的HubSpot用戶將自動被指派為聯絡人擁有者。
在HubSpot中查看登錄的郵件
使用擴充功能登錄到HubSpot的電子郵件將自動關聯到您發送電子郵件之前指定的記錄。 若要在HubSpot中查看記錄的電子郵件，請按照以下步驟操作：
- 在您的HubSpot帳戶中，前往您的聯絡人、公司或優惠。
- 按一下紀錄的名稱。
- 在時間軸上，找到記錄的電子郵件。 從電子郵件中，您可以執行以下操作：
- 相關記錄：按一下以編輯相關記錄。
- PIN ：如果是聯絡時間軸，請按一下將電子郵件固定在頂部。
- 刪除：按一下從時間軸中刪除電子郵件活動。
- 詳情：點擊查看有關電子郵件發送的具體信息。
- 展開：點擊以查看電子郵件的完整正文。 如果正在進行電子郵件對話，請點擊「查看紀錄」以查看紀錄中的所有電子郵件。
- 附件：按一下以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。
- 回覆：按一下回覆，從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。
