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Connected Email

使用HubSpot Sales Chrome擴充版追蹤和記錄電子郵件

上次更新時間: 一月 20, 2023

套用至:

所有產品和版本

使用HubSpot Sales Chrome擴充版的追蹤和記功能來監控和保存聯絡人與電子郵件的關係。 啟用追蹤功能後,聯絡人打開電子郵件時,你可以接收即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的聯絡人的記錄,以保留過去所有溝通的記錄,供您的團隊參考。

你可以查看已開啟的電子郵件,然後點擊活動供稿中的資訊;已記錄的電子郵件會儲存至個別聯絡人記錄及其相關記錄

請注意:如果你已在帳戶中啟用通用資料保護法規(GDPR)功能,你的法務團隊是決定公司如何使用電子郵件記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充設定,以刪除特定訊息或特定聯絡人和電子郵件網域的此功能。 此外,只能追蹤電子郵件開啟的聯絡人,其聯絡人擁有指定的資料處理法律依據。 了解更多關於啟用GDPR設定時的電郵追蹤

開始
之前,請注意已追蹤的電子郵件與已記錄的電子郵件之間的差異:

  • 追蹤:當聯絡人打開你的電子郵件時, 使用追蹤功能來監控。 若要追蹤電子郵件, HubSpot會在電子郵件發送後,將 一像素追蹤影像插入其中。 當聯絡人打開追蹤的電子郵件時,你會在桌面上收到即時通知。 擁有指定 銷售中心 付費座位的 用戶也可以追蹤收件人點擊電子郵件中的連結的時間。 免費使用者無法追蹤點擊次數。HubSpot記錄追蹤的電子郵件開啟和點擊活動供稿及記錄時間線。 選擇「追蹤」核取方塊不會將電子郵件的副本記錄到HubSpot的記錄中。 

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  • 日誌: 使用日誌功能將電子郵件的副本記錄到HubSpot中的記錄。 電子郵件中包含的任何附件也會記錄到聯絡人的記錄中。 記錄您的電子郵件,以記錄過去的溝通。 登錄的電子郵件不會讓您深入了解開放或點擊的資訊。

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您可以發送既追蹤又記錄的電子郵件。 這樣您就可以在HubSpot中收到未開啟的通知以及電子郵件溝通記錄。 您還可以為擴展程序 設定記錄和追蹤預設值

追蹤電子郵件

若要透過Gmail發送追蹤的電子郵件,請按照以下步驟操作:

  • 登入您的Gmail帳戶。
  • 撰寫新電子郵件。輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
  • 選擇 航道取方塊。
  • 按一下 傳送
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查看追蹤的電子郵件狀態

在聯絡人打開電子郵件之前,電子郵件主題行和收件人會在HubSpot的活動供稿中顯示為 已發送activity-feed-sent-email-activity

收件人打開電子郵件

後,您會在桌面上收到即時彈出通知。 返回活動資訊或Chrome拓展資訊時,您會看到標記為 開啟的電郵資訊。 點擊聯絡人名稱 下方的下 拉式選單,查看收件人何時打開電子郵件。 您還會看到聯絡人的活動紀錄。 activity-feed-open-email-notification

您還可以查看聯絡人如何透過Chrome擴展程序與您追蹤的電子郵件進行聯絡。 若要透過Chrome擴展程序存取活動資訊,請按一下Chrome瀏覽器右上角的 HubSpot圖示飛輪activity-feed-chrome-extension-sent-email

進一步了解電郵追蹤銷售通知的運作方式,以及如何停用追蹤功能

啟用GDPR設定的追蹤

如果您在帳戶中啟用了GDPR功能, HubSpot只能追蹤聯絡人的電子郵件在聯絡人有指定的資料處理法律依據時才會開啟。 在Gmail中撰寫電子郵件時,「追蹤取方塊會以灰色顯示聯絡人的追蹤不符合資格。

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如果沒有法律依據處理 尚未聯絡的資料或電子郵件收件人,我們將不會追蹤電子郵件開啟以尋找聯絡人。 在向多個收件人發送電子郵件時,電子郵件會以匿名方式追蹤開啟。

你可以透過更新聯絡人的法律依據來處理聯絡人的資料屬性,來變更聯絡人的追蹤資格。

登錄郵箱

若要登錄電子郵件並將新聯絡人新增至您的HubSpot CRM帳戶,您發送電子郵件的電子郵件地址必須為以下其中一個:

您可以在HubSpot帳戶設定中指定永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 您也可以在 Chrome擴設定中新增這些電子郵件地址和網域

請注意:超過50 MB的電子郵件不會登入您的HubSpot帳戶。 附件數達到此限制。你的電子郵件仍會成功傳送至聯絡人,但你將不會看到記錄到聯絡人記錄的電子郵件。

若要從Gmail發送已記錄的電子郵件:

  • 登入您的Gmail帳戶。
  • 撰寫新電子郵件。輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。 如果收件人的電子郵件地址已與CRM中的聯絡人記錄相關聯,則「收件人」欄位中其電子郵件地址旁邊會顯示HubSpot輪圖示。 
  • 選擇 記錄取方塊。
  • 預設情況下, Chrome擴展程序會自動選擇聯絡人的前三項相關交易或工單記錄,以記錄電子郵件。 如果在「抄送」欄位中包含任何收件人,記錄的關聯物件也會自動選擇。 若要明確選擇登入電郵的記錄,請按照以下步驟操作:
    • 按一下[日]核取方塊旁的下拉式選單
    • 選擇並清除您要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊
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    • 如果您將電子郵件發送給CRM中未聯絡到的收件人,則會建立新的聯絡人記錄。 編輯關聯時,您會看到聯絡人的電子郵件。 如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄,請清除核取方 塊。 僅瞭解如何將電子郵件記錄到現有聯絡人記錄

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  • 按一下 傳送

您可以自訂您的電子郵件自動登入Chrome擴充設定中的關聯記錄。 如果你使用市場推廣聯絡人,系統會將已登記電子郵件建立的新聯絡人設為非市場推廣聯絡人。

請注意: 如果透過已記錄的電子郵件建立了新的聯絡人,只要沒有分配之前的擁有者,傳送電子郵件的HubSpot用戶就會自動被分配為聯絡人擁有者。 

查看HubSpot中已登錄的郵件

使用擴展程序記錄到HubSpot的電子郵件將自動關聯到傳送電子郵件前指定的記錄。 若要在HubSpot中查看已記錄的電子郵件:

  • 您的聯絡人、公司或交易
  • 按一下記錄 的名稱
  • 在時間線上,找到已記錄的電子郵件。 在電子郵件中,您可以執行以下操作:
    1. 相關記錄:按一下以編輯相關記錄。
    2. PIN :點擊以將電子郵件固定在聯絡時間線的頂部。
    3. 刪除:點擊以從時間線中刪除電子郵件活動。
    4. 詳細資訊點擊以查看有關電子郵件發送的特定資訊。
    5. 展開: 按一下以查看電子郵件的完整內容。 如果正在進行電子郵件對話,請點擊檢視紀錄以查看紀錄中的所有電子郵件。
    6. 附件:點擊以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。
    7. 回覆:點擊 回覆 ,從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。 Logged-email-contact-record

請注意:若要 從HubSpot 發送電子郵件回覆,並將收到的回覆記錄 到HubSpot ,您必須有 連線的收件匣

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