建立和管理收據

在HubSpot中建立發票，以透過Stripe付款處理或HubSpot付款收取數位付款，或追蹤在HubSpot之外進行的付款。 本設定指南說明如何為帳戶設定收據，包括如何自訂前綴、新增稅務資訊和設定訂閱收據。 您也可以查看HubSpot的預設收據屬性。

你可以在不設定付款處理器的情況下建立和完成收據，並繼續手動收取款項。 但是，如果你想接受線上付款，則需要設定Stripe付款處理（適用於所有訂閱）或HubSpot付款（僅限Starter 、Professional或Enterprise ）。

請注意：一旦您使用連接的Stripe帳戶使用Stripe付款處理進行交易，目前無法連接其他Stripe帳戶，也無法設置HubSpot Payments。 同樣，一旦您使用HubSpot Payments進行交易，目前無法從HubSpot Payments轉移到Stripe付款處理。 如果你尚未完成交易，但想切換帳戶，請聯絡客戶服務。

建立收據

擁有收據物件權限的超級管理員和使用者可以直接從聯絡人、公司、交易或報價記錄，或從收據索引頁面建立收據。 您也可以從已發佈的報價單建立發票，將報價單的詳細資訊複製到新的發票中。

請注意：如果您使用HubSpot付款，如果您的帳戶預設貨幣設為美元，則可以建立發票。 如果你沒有設定付款處理器，或已將Stripe設定為付款處理器，你可以在此處列出預設貨幣，以建立發票。

若要從索引頁面建立收據，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下右上角的「建立收據」。

若要從客服案件、公司或交易記錄建立收據，請按照以下步驟操作：

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
• 按一下記錄的名稱。
• 在右側邊欄的「收據」部分，按一下「新增」，然後選擇「建立收據」。 在交易上，若要使用交易資訊（包括相關行項目）建立發票，請按一下「將交易轉換為發票」。

• 若要將現有發票與記錄關聯，請按一下「新增」，然後選取「新增現有發票」。

若要根據已發佈的報價建立發票，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
• 將遊標移至報價單名稱，按一下「操作」，然後選取「轉換為發票」。 這將使用報價單的資訊建立新的發票。

然後，系統會帶你前往收據編輯器，以設定收據詳情。

請注意：在預設情況下，建立發票時，它會使用標準化的發票前綴，後跟一個依序增加的數字（例如， INV-1001 ，然後INV-1002 ）。 您可以在設定中更新收據的前綴和起始數量。

設定收據帳單

在發票編輯器的「收單方」部分，首先設定發票的相關記錄、付款條件等。

• 每張發票必須與至少一個聯絡人相關聯。 若要將收據與客服案件建立關聯，請按照以下步驟操作：
  • 按一下「新增聯絡人」。
  • 在右側面板中，搜尋現有聯絡人或建立新聯絡人。
  • 按一下「下一步」，然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
  • 按一下儲存。 
• 每張發票都可以與一家公司相關聯。 若要將收據與公司關聯：
  • 按一下「新增公司」。
  • 在右側面板中，搜尋現有公司或建立新公司。
  • 按一下「下一步」，然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
  • 按一下儲存。
• 若要在收據中新增帳單地址，請按照以下步驟操作：
  • 點擊「帳單地址 」下方的「編輯」。
  • 在右側面板中輸入地址資訊。
  • 按一下套用。
• 根據預設，收據日期將設定為當天。 若要更新，請按一下「收據日期」欄位，然後使用日期選擇器選擇新日期。
• 根據預設，發票付款將於發票收據時到期。 如要選擇不同的付款條款，請點擊「付款條款」下拉式選單，然後選擇付款條款。 「截止日期」欄位會自動更新，以符合所選條款。
• 若要將訂單編號新增至發票，請在訂單編號欄位中輸入編號。

新增明細項目

在行項目部分，新增買家將購買的項目。

• 如果你使用Stripe付款處理，你可以使用「貨幣」下拉式選單設定收據的貨幣。 進一步了解Stripe付款處理支援的貨幣。
  
  
• 若要從產品庫新增現有產品（僅限專 業版或企業版） ：
  
  • 從產品庫中按一下「選擇」。
  • 在右側面板中，選取買家將購買的產品旁邊的核取方塊。然後按一下「新增」。

• 若要為收據建立自訂項目，請按照以下步驟操作：
  • 按一下「建立自訂行項目」。
  • 在右側面板中，設定行項目詳細資訊，然後按一下「儲存」。 “名稱”和“單價”字段爲必填字段。
  • 儲存行項目後，您可以在行項目編輯器中更新其詳細資訊，包括增加數量和設定單位折扣（貨幣或基於百分比）。
• 新增明細項目後，你可以在「摘要」部分查看小計金額，包括套用的折扣。

新增評論

如果您想在發票上為買家新增任何備註，可以將其新增至「備註」欄位。 您可以使用文字欄位底部的文字選項來設定文字格式、新增超連結或插入片段。 您可以在收據設定中新增預設評論，該評論將顯示在每張收據上。

設定帳單選項（僅適用於Starter、Professional和Enterprise ）

在「帳單」部分，選擇是否要接受線上付款，設定買家可以使用的付款選項，並選擇是否收集帳單和送貨地址資訊。 線上付款設定是從付款結帳設定繼承而來。

• 如要接受網上付款，請切換結帳開關。 如果結帳開關已關閉，以下選項將無法使用。
  • 勾選您想接受的付款方式旁的核取方塊（例如信用卡或簽帳金融卡或銀行轉帳付款，例如ACH ）。
  • 若要在結帳時收集帳單地址資訊，請選取「收集信用卡購買的帳單地址」核取方塊。
  • 若要在結帳時收集郵寄地址資訊，請選取「收集郵寄地址」核取方塊。 當買家輸入運送資料時，他們只能從你在付款設定中設定的國家/地區中選擇。
  • 若要允許顧客在付款時輸入自訂金額，請選取「允許顧客支付少於餘額的金額」核取方塊。 如果您想將手動或現有的付款記錄為部分付款，可以在發票索引頁面進行操作。 自訂付款金額必須小於應付總餘額。
    
    

    請注意：如果您的帳戶中沒有設定HubSpot Payments或Stripe作為付款處理器，您可以在記錄手動付款時接受部分付款，而無需開啟特定設定。

進階設定

在「進階設定」部分，你可以自訂收據的語言和地區設定，以及收據網址。 若要存取進階設定，請按一下進階設定。

• 根據預設，頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。 如要更新為其他語言，請點擊「語言」 下拉式選單，然後選擇一種語言。
• 根據預設，日期和地址格式將使用美國格式。 若要將此格式更新為其他格式，請按一下「地區設定」下拉式選單，然後選擇地區設定。
• 若要使用任何已連結的網域設定自訂收據網址，請按一下「網域」下拉式選單，然後選取一個網域。 你也可以透過在「內容別名」欄位中輸入值，在網址末尾輸入自訂別名。 收據網址的預覽會顯示在網址欄位下方。
• 如果你已在帳戶中設定稅務編號，並希望將其包含在收據中，請勾選相應的稅務編號核取方塊。

儲存並完成

在建立收據期間，你可以隨時按一下左上角的「儲存」，將收據儲存為草稿。 你可以隨時返回草擬的收據頁面進行編輯或刪除。 您也可以按一下右上角的「預覽」，查看發票會如何顯示給買家。

如果您已準備好完成發票，以便將其發送給買家：

• 在右上角，按一下「完成」。 收據一經確定，便無法編輯或刪除。

• 在對話方塊中，檢閱免責聲明，然後按一下「完成」。

發送

完成發票後，將出現一個對話框，其中包含通過電子郵件將發票發送給買家的選項。

• 首先，請設定您的電子郵件地址欄位：
  • 「收件人」欄位會自動填寫與發票相關的第一位聯絡人的電子郵件地址。 若要變更此地址，請按一下下拉式選單，然後選擇聯絡人。 您也可以輸入新的電子郵件地址， HubSpot會在傳送後自動為他們建立聯絡人記錄。
  • 「抄送」欄位會自動填寫建立時與發票相關聯的任何其他聯絡人的地址。 若要新增更多地址至此欄位，請點擊下拉式選單、選取聯絡人，或輸入自訂電子郵件地址。
  • 「寄件者」欄位會自動填寫你已連結的電郵地址，但你可以從連結至帳戶的任何電郵地址中選擇。
    • 您選擇的電子郵件地址將成為未來發送發票的預設地址，但可以在每次發送之前進行更改。
    • 對此電子郵件的回覆將發送至寄 件人地址。 如果您選擇用於連結收件匣的電子郵件地址，包括共用團隊電子郵件收件匣，您可以在HubSpot的對話收件匣中管理後續追蹤。 
• 按一下「傳送發票」。
• 若要改為手動撰寫一對一電子郵件，並附上發票連結，請按一下手動撰寫電子郵件。

然後，買家將收到一封包含發票詳情的電子郵件，以及在瀏覽器中查看發票的連結。

您也可以稍後從發票索引頁面傳送發票，在那裡您也可以管理現有的發票。 在下方進一步了解如何管理和分享收據。

管理收據

建立發票後，您可以從發票索引頁面管理發票，類似於管理其他CRM記錄。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側面板中，您可以使用「所有者」欄位設定發票所有者、檢視其屬性、檢視已付款項以及管理發票的關聯。

管理草擬發票 

• 編輯：繼續設定收據。
• 刪除：刪除發票草稿。 
• 複製：使用相同的詳細資料建立新的發票。
  
  

管理已確定的收據

對於已確定的收據，你可以按一下右上角的「操作」下拉式選單，以存取以下選項：

• 檢視收據：在單獨的瀏覽器分頁中開啟收據。
• 複製連結：複製發票網址以傳送給買家。
• 發送：透過電子郵件發送發票。 進一步了解如何傳送收據電郵。
• 下載：下載發票的PDF檔。
• 記錄付款：透過建立新的付款記錄或套用現有的付款記錄，手動將發票標記為已付款。 選擇此選項後：
  • 若要建立新的付款紀錄，請填寫右側邊欄的付款詳細資訊 欄位，然後按一下「記錄付款」。 查看收據詳情時，款項會顯示在「付款」下方。
  • 若要將現有付款方式套用至收據，請在右側欄中按一下套用現有分頁。 然後，按與付款相關的付款金額、身分證件或聯絡電郵地址搜尋付款紀錄。 選擇付款方式，然後按一下「套用付款方式」。 查看收據詳情時，款項會顯示在「付款」下方。

請注意：手動將收據標記為已付款時，客服案件不會自動收到收據。 如果需要電子明細，您可以從付款索引頁面將電子明細傳送給客服案件。

• • 若要刪除付款，請按照以下步驟操作：
    • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
    • 按一下收據名稱。

• • • 在右側邊欄的「付款」部分，點擊「查看相關付款」。 
    • 按一下付款金額。
    • 按一下右上角的「操作」下拉式選單，然後按一下「刪除」。
    • 按一下刪除記錄以確認。

• 無效：將收據標記為無效。 將收據標記為無效後，你便無法再收取款項或作廢收據。 此操作無法復原。
  • 如果已根據發票進行線上付款，即使已發出退款，也無法撤銷發票。
  • 如果已根據發票記錄手動付款，則必須先刪除付款，然後才能作廢發票。
• 複製：使用相同的詳細資料建立新的發票。

篩選和匯出收據

• 按一下左上角的「進階篩選條件」。
• 在右側面板中，按一下+新增篩選條件以設定新的篩選條件。
• 搜尋並選取要篩選的旅居，然後設定篩選條件。
• 如要選擇其他旅居，請按一下「 AND」或「OR」。 進一步了解如何設定篩選條件和儲存檢視。
  
  
• 若要編輯表格中顯示的欄，請按一下表格右上角的編輯欄。
• 按一下表格右上角的「匯出」以匯出所有發票，或勾選要匯出的發票旁的核取方塊，然後按一下「匯出」。 深入瞭解如何匯出記錄。

發送發票

建立發票後，您可以透過直接連結或電子郵件分享，或在CRM記錄和對話收件匣中撰寫訊息時插入發票。

若要透過電子郵件傳送發票，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側邊欄中，按一下操作，然後選取傳送。
• 在對話方塊中，設定電子郵件地址欄位，然後按一下傳送發票。

您也可以手動傳送附有收據連結的電子郵件，或在訊息中插入連結。

請注意：如果您透過手寫電子郵件或插入連結發送發票，上次發送日期屬性將不會更新。 深入瞭解收據屬性。

若要手動傳送一對一電子郵件，並附上收據連結，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側邊欄中，按一下操作，然後選取傳送。
• 在對話方塊中，按一下手動撰寫電子郵件。 然後，系統會將您重新導向至與發票相關的交易記錄，您可以在其中撰寫電子郵件。 收據的連結將自動包含在電子郵件正文中。
• 撰寫電子郵件後，按一下「傳送」。

若要分享收據的直接連結，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側邊欄中，按一下操作，然後選擇複製連結。

• 然後，您可以將連結插入偏好的訊息平臺，買家可以按一下連結，在建立發票時設定的網址查看發票。 

若要在對話收件匣中的一對一電子郵件或訊息中插入收據，請按照以下步驟操作：

• 在訊息編輯器中，按一下「插入」，然後選取「發票」。
• 選取收據或按一下「管理」，即可前往收據索引頁面。

選擇發票後，系統會使用發票號碼將超連結新增至訊息。

請注意：目前， HubSpot建立的帳戶整合（如Quickbooks Online和Xero ）不支援從HubSpot同步發票。 不過，您可以匯出發票記錄，並將其上傳到您的會計系統。 你可以填寫此表格，訂閱收據整合功能的最新消息，例如收據同步功能。