建立和管理收據

在HubSpot中建立發票，以透過HubSpot付款工具收取數位付款，或追蹤在HubSpot以外完成的付款。 若要開始使用收據，請查看設定指南。 您也可以查看HubSpot的預設收據屬性。

請注意：所有使用Quickbooks整合功能的帳戶均可使用收據功能。 若要手動建立HubSpot發票，您需要使用已設定付款工具的Starter、Professional或Enterprise帳戶。

在下方瞭解如何建立發票以傳送給買家，並在建立後進行管理。

建立收據

擁有收據物件權限的超級管理員和使用者可以直接從聯絡人、公司、交易或報價記錄，或從收據索引頁面建立收據。 您也可以從已發佈的報價單建立發票，將報價單的詳細資訊複製到新的發票中。

請注意：只有在帳戶的預設貨幣設定為美元時，才能建立收據。

若要從索引頁面建立收據，請按照以下步驟操作：

• 在HubSpot帳戶中，前往「銷售」>「收據」。
• 按一下右上角的「建立收據」。

若要從客服案件、公司或交易記錄建立收據，請按照以下步驟操作：

• 前往你的紀錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「連絡人」>「公司」。
  • 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「交易」。
• 按一下要建立發票的記錄名稱。
• 在右側邊欄中，找到「收據」部分，然後按一下「新增」。
  
  
• 在下拉式選單中選取「建立收據」。 除了從CRM記錄建立發票外，您還可以在下拉式選單中選擇以下其中一項：
  
  • 新增現有發票：將現有發票與記錄關聯。

• • 將交易轉換為發票（僅限交易） ：使用交易資訊建立發票，包括相關的行項目。

若要根據已發佈的報價建立發票，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「報價」。
• 將滑鼠遊標懸停在報價名稱上，然後按一下「操作」下拉式選單，然後選取「將報價轉換為發票」。 這將使用報價單的資訊建立新的發票。

然後，系統會帶你前往收據編輯器，以設定收據詳情。

請注意：在預設情況下，建立發票時，它會使用標準化的發票前綴，後跟一個依序增加的數字（例如， INV-1001 ，然後INV-1002 ）。 您可以在設定中更新收據的前綴和起始數量。

設定收據帳單

在發票編輯器的「收單方」部分，首先設定發票的相關記錄、付款條件等。

• 每張發票必須與至少一個聯絡人相關聯。 若要將收據與客服案件建立關聯，請按照以下步驟操作：
  • 按一下「新增聯絡人」。
  • 在右側面板中，搜尋現有聯絡人或建立新聯絡人。
  • 按一下「下一步」，然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
  • 按一下儲存。 
• 每張發票都可以與一家公司相關聯。 若要將收據與公司關聯：
  • 按一下「新增公司」。
  • 在右側面板中，搜尋現有公司或建立新公司。
  • 按一下「下一步」，然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
  • 按一下儲存。
• 若要在收據中新增帳單地址，請按照以下步驟操作：
  • 點擊「帳單地址 」下方的「編輯」。
  • 在右側面板中輸入地址資訊。
  • 按一下套用。
• 根據預設，收據日期將設定為當天。 若要更新，請按一下「收據日期」欄位，然後使用日期選擇器選擇新日期。
• 根據預設，發票付款將於發票收據時到期。 如要選擇不同的付款條款，請點擊「付款條款」下拉式選單，然後選擇付款條款。 「截止日期」欄位會自動更新，以符合所選條款。
• 若要將訂單編號新增至發票，請在訂單編號欄位中輸入編號。

新增明細項目

在行項目部分，新增買家將購買的項目。

• 若要從產品庫新增現有產品（僅限專 業版或企業版） ：
  
  • 從產品庫中按一下「選擇」。
  • 在右側面板中，選取買家將購買的產品旁邊的核取方塊。然後按一下「新增」。

• 若要為收據建立自訂項目，請按照以下步驟操作：
  • 按一下「建立自訂行項目」。
  • 在右側面板中，設定您的行項目詳細資訊。 “名稱”和“單價”字段爲必填字段。然後按一下「儲存」。
  • 儲存行項目後，您可以在行項目編輯器中更新其詳細資訊，包括增加數量和設定單位折扣（以美元或百分比為基礎）。
• 新增明細項目後，你可以在「摘要」部分查看小計金額，包括套用的折扣。

新增評論

或者，如果您想在發票上為買家添加任何備註，您可以將其添加到「備註」部分。 您可以使用文字欄位底部的文字選項來進一步設定文字格式、新增超連結或插入片段。

設定收費選項

在「帳單」部分，設定買家可使用的付款選項，以及是否要收集帳單和送貨地址資訊。 這些設定是從你的付款結帳設定繼承而來。

• 若要設定允許的付款方式，請勾選信用卡或簽帳金融卡和ACH (銀行轉帳)旁的核取方塊。
• 若要在結帳時收集帳單地址資訊，請選取「收集信用卡購買的帳單地址」核取方塊。
• 若要在結帳時收集郵寄地址資訊，請選取「收集郵寄地址」核取方塊。 當買家輸入運送資料時，他們只能從你在付款設定中設定的國家/地區中選擇。

進階設定

在「進階設定」部分，你可以自訂收據的語言和地區設定，以及收據網址。 若要存取進階設定，請按一下進階設定。

• 根據預設，頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。 如要更新為其他語言，請點擊「語言」 下拉式選單，然後選擇一種語言。
• 根據預設，日期和地址格式將使用美國格式。 若要將此格式更新為其他格式，請按一下「地區設定」下拉式選單，然後選擇地區設定。
• 若要使用任何已連結的網域設定自訂收據網址，請按一下「網域」下拉式選單，然後選取一個網域。 你也可以透過在「內容別名」欄位中輸入值，在網址末尾輸入自訂別名。 收據網址的預覽會顯示在網址欄位下方。

儲存並完成

在建立收據期間，你可以隨時按一下左上角的「儲存」，將收據儲存為草稿。 你可以隨時返回草擬的收據頁面進行編輯或刪除。 您也可以按一下右上角的「預覽」，查看發票會如何顯示給買家。

如果您已準備好完成發票，以便將其發送給買家：

• 在右上角，按一下「完成」。 收據一經確定，便無法編輯或刪除。

• 在對話方塊中，檢閱免責聲明，然後按一下「完成」。
• 在下一個對話方塊中，您可以選擇將發票發送給買家的方法，或返回發票索引頁面：
  • 複製：複製收據的網址。
  • 撰寫附有發票的電子郵件：使用包含發票連結的草擬一對一電子郵件，瀏覽至相關聯絡人、公司或交易記錄。
  • 關閉：返回發票索引頁面。
    
    

您也可以稍後從發票索引頁面傳送發票，在那裡您也可以管理現有的發票。

管理收據

建立發票後，您可以從發票索引頁面管理發票，類似於管理其他CRM記錄。

• 在HubSpot帳戶中，前往「銷售」>「收據」。
• 按一下收據名稱。
• 在右側面板中，您可以使用「所有者」欄位設定發票所有者、檢視其屬性，以及管理發票的關聯。
  • 對於已草擬的收據，你可以按一下右上角的「操作」下拉式選單，以存取以下選項：
    • 編輯：繼續設定收據。
    • 刪除：刪除收據草稿。若要檢視收據的詳細資訊，請按一下收據名稱，然後在右側面板中檢視其詳細資訊。
    • 複製：使用相同的詳細資料建立新的發票。
      
      
  • 對於已確定的收據，你可以按一下右上角的「操作」下拉式選單，以存取以下選項：
    • 複製連結：複製發票網址以傳送給買家。
    • 傳送：如果客服案件與發票相關聯，請選擇此選項導覽至客服案件記錄，以傳送一對一電子郵件，其中包含發票連結。
    • 下載：下載發票的PDF檔。
    • 標記為已付款：將發票標記為已付款，並設定付款日期。 將收據標記為已付款後，你便無法再收取款項或作廢收據。 此操作無法復原。 
    • 無效：將收據標記為無效。 將收據標記為無效後，你便無法再收取款項或作廢收據。 此操作無法復原。
    • 複製：使用相同的詳細資料建立新的發票。
      
      
• 若要按特定發票屬性篩選索引頁面 ：
  • 按一下左上角的「進階篩選條件」。
  • 在右側面板中，按一下+新增篩選條件以設定新的篩選條件。
  • 搜尋並選擇要篩選的屬性，然後設定篩選條件，然後按一下套用篩選條件。
  • 若要設定多個篩選條件，請按一下「AND」或「OR」，具體取決於您想要分組的方式。 進一步了解如何設定篩選條件和儲存檢視。
    
    
• 若要匯出發票，請按一下表格右上角的「匯出」。 深入瞭解如何匯出記錄。
• 若要編輯表格中顯示的欄，請按一下表格右上角的編輯欄。

管理收據設定

您可以在發票設定中變更發票前綴和起始號碼。 變更這些設定不會更新現有的收據，只會更新新的收據。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。
• 根據預設，發票以前綴INV開頭。 若要變更此設定，請按一下編輯前綴。 然後，在對話方塊中輸入新的前綴，然後按一下儲存前綴。 前綴最多可為8個字元。
• 根據預設，起始發票號碼為1001。 若要變更此設定，請按一下「更新發票編號的起點」。 然後，在對話方塊中輸入新的起始點數字，然後按一下更新起始點。