Vidensbase

Upload og del dokumenter

Skrevet af HubSpot Support | Jun 28, 2023 1:01:48 PM

Med dokumentværktøjet kan du opbygge et bibliotek med indhold, som hele dit team kan uploade og dele dokumenter med dine kontakter.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sørge for fuldt ud at forstå, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

  • For at uploade og dele dokumenter skal du have adgang til Sales.
  • Hvis du vil uploade, se og dele mere end de første fem dokumenter, der er føjet til en konto, skal du opfylde et af følgende kriterier:
  • For at generere dokumentbeskrivelser skal du slå AI-indstillinger til.

Forstå begrænsninger og overvejelser

  • Da dokumenter deles offentligt, bør dokumentværktøjet ikke bruges til at sende følsomme eller fortrolige oplysninger.
  • Når du opretter et link, der kan deles, bliver dokumentet offentligt tilgængeligt på internettet. Fornavn, efternavn og e-mailadresse på den HubSpot-bruger, der deler dokumentet, vil blive vist i øverste højre hjørne af det delte dokument.
  • Sporing anvendes automatisk, når du deler et dokument, undtagen når du tilføjer et dokumentlink til en e-mailskabelon. I så fald skal du markere afkrydsningsfeltet Require email to view documentfor at spore visninger.

Tilføj et dokument

  1. Klik på Upload dokument øverst til højre.
  2. Vælg importkilden for din fil. Dit filformat skal være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx.

Når dokumentet er uploadet, vises det i dit dokument-dashboard.

Nødvendig oplysning: Hvis du bruger HubSpots dokumentværktøj, gemmes filer, som du uploader ved hjælp af dette værktøj, af HubSpot og deles med andre brugere på din HubSpot-konto.

Generer en dokumentbeskrivelse

  1. Klik på navnet på det dokument, du vil oprette en beskrivelse til.
  2. Klik øverst på Add it now with Breeze breezeSingleStar.
  3. Klik på ikonet breezeSingleStar Breeze nederst til højre i dialogboksen. Når beskrivelsen er genereret, kan du redigere den efter behov.

  1. Klik på Gem.

Del et dokument med kontakter

Del dokumenter med kontakter via et link, der kan deles, eller i en e-mailskabelon. HubSpot anvender automatisk sporing, når du deler et dokument, så den bruger, der har delt linket, får en meddelelse, når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kræve, at modtagerne indtaster deres e-mailadresse, før de kan se dokumentet.

Vær opmærksom på dette:

  • Hvis du sender et link, der kan deles, via en tredjeparts messaging-tjeneste som LinkedIn, kan hver afsendelse tælle som en visning.
  • Fra den 13. november 2024, når du tilføjer et dokument, vil det blive hostet på hubspotdocuments.com. Eksisterende URL'er, der er oprettet før denne dato, vil automatisk blive omdirigeret til det nye domæne.

Opret et link, der kan deles

  1. Hold musen over dokumentnavnet, klik på Handlinger, og vælg derefter Opret link. Eller klik på dokumentets navn, og klik derefter på Opret link øverst til højre.
  2. I dialogboksen skal du indtaste modtagerens e-mailadresse i feltet Hvem sender du dette til?
  3. Mulighederne for at spore modtagerens visninger af dokumentet afhænger af dokumentets indstillinger for databeskyttelse:
    • Hvis dokumentets Slå databeskyttelse til er slået fra, skal du slå Kræv e-mailadressefor at se dokumentet til for at spore deres visninger.
    • Hvis dokumentets Turn on data privacy toggle er slået til, skal modtageren indtaste sin e-mailadresse og bekræfte, at han/hun giver samtykke til at blive kontaktet, før han/hun kan se dokumentet.
  1. Klik på Opret link.

  1. Klik på Copy for at kopiere dokumentlinket, eller klik på Compose email for at sende en e-mail med dokumentlinket fra kontaktpersonens post.
Når links genereres, forkortes de automatisk til en hubs.ly-URL, da brugerdefinerede domænelinks ikke understøttes på nuværende tidspunkt. Du kan også e-maile et dokumentlink fra din indbakke ved hjælp af HubSpot Sales Chrome-udvidelsen, HubSpot Sales Outlook desktop add-in eller HubSpot Sales Office 365 add-in.

Tilføj et dokument til en e-mail-skabelon


  2. Klik på navnet på en skabelon. Eller opret en ny skabelon.
  3. Klik på rullemenuen Indsæt nederst i skabeloneditoren, og vælg derefter Dokument.
    • Klik på rullemenuen Dokument , og vælg et dokument, der skal tilføjes.
    • I feltet Linkvisningstekst skal du indtaste den tekst, der skal vises for dokumentlinket.
    • For at spore, hvem der ser dokumentet, skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv e-mail for at se dokumentet.
    • Hvis du vil vise en forhåndsvisning af dit dokument i e-mailens brødtekst, skal du markere afkrydsningsfeltet Include link preview.

  1. Klik på Indsæt.

Lær, hvordan du indsætter et dokument i en e-mailskabelon, når du tilmelder dine kontakter til en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot åbninger af dokumenter?

Når du deler et dokument, forbinder HubSpot den første dokumentåbning med kontaktens e-mailadresse. Der indstilles en cookie i kontaktens browser, og hvis de ser et andet dokument, der er delt fra din konto, behøver de ikke at indtaste deres e-mailadresse. Yderligere kontakter, der åbner dokumentlinket, skal indtaste deres e-mailadresse, medmindre de tidligere har set et dokument, der er delt fra din konto. Når indstillingen Kræv e-mailadresse for at se dokument er slået fra, vil alle kontakter, der ser dokumentlinket, ikke blive identificeret, medmindre de tidligere har indtastet deres e-mailadresse for at se et andet dokument, der er delt fra den samme konto.

Administrer dine dokumenter

  • Øverst til venstre kan du bruge søgefeltet til at finde et dokument efter navn eller filtrere efter dokumentets ejer ved hjælp af rullemenuen Ejer .
  • Hvis du vil organisere dine dokumenter i en mappe, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de dokumenter, der skal flyttes, og derefter klikke på Flyt til mappe øverst i tabellen. Vælg mappenavnet i dialogboksen, og klik derefter på Flyt.
  • Hvis du vil ændre, hvem dokumentet deles med, så kun bestemte brugere kan se og bruge dokumentet, skal du holde musen over dokumentet og klikke på Handlinger og derefter vælge Administrer deling. Læs mere om at dele adgang til salgsindhold med dine brugere og teams.

Se og rediger dine dokumenter

For at redigere et individuelt dokument eller for at se detaljer om et dokument:

  1. Klik på dokumentets navn.

På siden med dokumentoplysninger:

  • Klik på blyantsikonet på editn for at redigere dokumentets titel. Indtast en ny titel, og klik derefter på Gem.
  • For at redigere dokumentbeskrivelsen skal du klikke på blyantikonet editn til højre for beskrivelsen. Rediger beskrivelsen i dialogboksen, og klik derefter på Gem.
  • Under dokumentets titel og beskrivelse kan du bruge knappen Slå databeskyttelse til for at slå indstillingerne for databeskyttelse og samtykke for et bestemt dokument til eller fra. Overholdelse af den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og andre love om beskyttelse af personlige oplysninger indebærer nogle ændringer af dine dokumenter, før du deler dem med dine kontakter:

Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig råd om overholdelse af reglerne i din specifikke situation.

    • Hvis du har slået indstillingerne for databeskyttelse til på din konto, er knappen Slå databeskyttelse til som standard slået til for hvert dokument, men den kan slås fra på individuel basis. Når denne indstilling er slået til, skal dine kontakter give samtykke til kommunikation og databehandling. Når du deler et dokument, vises sproget fra dine indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger og samtykke, og du bliver bedt om at give samtykke til din abonnementstype for en-til-en-kommunikation. Privatlivs- og samtykketeksten vises på seerens browsersprog, men hvis HubSpot ikke kan registrere browsersproget, vises teksten på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger.
    • Standardabonnementstypen i dokumenter er "en-til-en"-kommunikation. Dette er en intern abonnementstype i din HubSpot-konto. Denne standardabonnementstype kan opdateres i dine privatlivs- og samtykkeindstillinger og vil gælde for nyoprettede dokumenter.

Bemærk: Hvis du har uploadet dokumenter, før du slog indstillingerne for databeskyttelse til, skal du manuelt slå indstillingen for databeskyttelse og samtykke til ved at slå knappen til.

  • Under indstillingen for databeskyttelse kan du gennemgå data for dokumentets samlede antal oprettede links, besøgende og visninger.
  • I tabellen Besøgende kan du se de kontakter, der har set dit dokument. Hold musen over deres navn, og klik på Detaljer for at se specifikke oplysninger om deres interaktion med dokumentet.
  • Sådan erstatter du dokumentet:
    • Klik på Re-upload øverst til højre.
    • Klik på Bekræft i dialogboksen Opdatering af det eksisterende dokument kan medføre uoverensstemmelser i visningsdata.
    • Vælg importkilden for din fil. Dit filformat skal være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du tidligere har sendt et link til dokumentet før genindlæsningen, opdateres linket, så det viser det nye indhold.
  • Hvis du vil se en forhåndsvisning, downloade eller slette dit dokument, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og derefter vælge Forhåndsvisning, Download eller Slet.
  • Du kan tilpasse brandingen af dit salgsdokument i dine kontoindstillinger. Se, hvordan du redigerer firmalogoet, firmaoplysningerne og de standardfarver, der vises på dit dokument.
Se hele indlægget