Limiter l'accès à vos actifs HubSpot

Vous pouvez limiter l'accès au contenu, aux données et à d'autres éléments afin que seuls les équipes et les utilisateurs appropriés puissent les consulter et les modifier. Cela peut s'avérer utile si vous souhaitez séparer vos actifs par département ou par équipe. Il aide également vos utilisateurs à rester concentrés et organisés. 

Les actifs dont vous pouvez limiter l'accès dépendent de votre abonnement à HubSpot :

Définir les autorisations par défaut (CMS Hub et Marketing Hub Entreprise uniquement)

Par défaut, les éléments créés sont accessibles à tous les utilisateurs disposant des autorisations adéquates. Cependant, vous pouvez choisir d'autoriser uniquement des équipes ou des utilisateurs spécifiques à créer ou à modifier ces éléments. Dans les paramètres de votre compte, vous pouvez automatiquement limiter l'accès aux actifs nouvellement créés afin que seuls le créateur de l'actif et son équipe puissent les visualiser et les modifier.

Limiter l'accès à de nouveaux actifs :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur l'onglet Équipes.
• Cliquez pour activer l'interrupteur Activer pour limiter l'accès aux nouveaux contenus .

Comment limiter l'accès

L'accès aux outils peut être limité en suivant les étapes ci-dessous. Pour les tableaux de bord, les vues du CRM et les préférences d'abonnement par e-mail, passez à la section spécifique ci-dessous.

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers l'outil dont vous souhaitez limiter l'accès.
• Pour affecter un actif, survolez l'actif à affecter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Manage Access (Gérer l'accès) .
• Pour affecter des actifs en bloc, cochez les cases en regard de la ressource que vous souhaitez affecter, puis cliquez sur Gérer l'accès.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Disponible pour tous ou Sélectionner les utilisateurs et les équipes qui peuvent modifier. 
• Pour attribuer le contenu à des équipes ou à des utilisateurs, cliquez sur l'onglet Équipes ou Utilisateurs, puis cochez la case en regard des équipes et des utilisateurs que vous souhaitez attribuer.
  
  
• Cliquez sur Enregistrer. 

L'actif ne sera désormais visible que par les utilisateurs et les équipessélectionnés.

Pour les outils qui ne sont pas concernés par les instructions ci-dessus, vous trouverez des instructions spécifiques ci-dessous.

Instructions spécifiques aux outils

Fiches d'informations du CRM

Par défaut, les utilisateurs peuvent consulter et modifier tous les contacts, entreprises, transactions et tickets. Vous pouvez modifier les autorisations d'un utilisateur afin qu'il puisse consulter et modifier uniquement ses fiches d'informations ou celles de son équipe.

Pour limiter l'accès de vos utilisateurs aux enregistrements CRM :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur le nom de l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
• Dans l'onglet CRM, cliquez sur Accès à l'objet pour développer la section.
  • Cliquez sur les menus déroulants situés à côté des autorisations Voir, Modifier et Supprimer pour un type d'enregistrement spécifique.
  • Sélectionnez Tout, Équipe uniquement, Propriétaire uniquement ou Aucun.

• Pour modifier les personnes autorisées à communiquer avec une fiche d'informations, cliquez sur Outils CRM pour développer la section.
  • Cliquez sur le menu déroulant à côté de Communiquer.
  • Sélectionnez Tout, Équipe uniquement, Propriétaire uniquement ou Aucun.

• Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Les autorisations mises à jour prendront effet après la reconnexion des utilisateurs. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur.

Vues du CRM

Vous ne pouvez pas limiter l'accès aux vues standard, mais les vues CRM personnalisées peuvent être configurées pour être visibles uniquement par vous, par votre équipe ou par tout le monde. 

Pour limiter l'accès à une vue CRM :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Tous les filtres enregistrés.
• Passez le curseur de la souris sur le nom du filtre, puis cliquez sur Options. Dans le menu déroulant, sélectionnez Gérer le partage.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez si vous souhaitez que le filtre soit visible par vous, par votre équipe ou par tous.
• Cliquez sur Enregistrer.

Boîte de réception des conversations

Une fois que vous avez créé une boîte de réception, vous pouvez modifier les utilisateurs et équipes qui pourront la consulter en modifiant les paramètres de gestion d'équipe. Apprenez à gérer les utilisateurs de votre boîte de réception.

Tableaux de bord

Les propriétaires de tableaux de bord peuvent définir les équipes autorisées à consulter et modifier les tableaux de bord personnalisés.

Pour attribuer l'accès aux tableaux de bord :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Tableaux de bord.
• Au-dessus des rapports du tableau de bord, cliquez sur lelien Assigned , puis sur Edit access.
  
  
• Dans le panneau de droite, sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer l'accès.
  • Pour autoriser le propriétaire du tableau de bord à le consulter uniquement, sélectionnez la case d'option Privé pour le propriétaire. Puis, cliquez sur Enregistrer.
  • Pour permettre à tous les utilisateurs d'accéder au tableau de bord, sélectionnez le bouton radio Tout le monde, puis sélectionnez le bouton radio Visualiser et modifier ou Afficher uniquement. Puis, cliquez sur Enregistrer.
  • Pour permettre à des équipes et utilisateurs spécifiques uniquement d'accéder au tableau de bord :
    • Sélectionner le bouton radio Uniquement les utilisateurs et équipes spécifiques.
    • Sélectionnez le bouton radio Visualiser et modifier ou Afficher uniquement.
    • Cliquez sur Suivant.
    • Sélectionnez les cases à cocher à côté des équipes et utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder l'accès.
    • Cliquez sur Enregistrer.

Pipelines de transactions et de tickets

Les super administrateurs peuvent décider des utilisateurs et des équipes qui ont accès à des pipelines de transactions et de tickets spécifiques. Pour chaque pipeline, vous pouvez autoriser tous les utilisateurs du compte à y accéder ou limiter l'accès à des utilisateurs et équipes spécifiques.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions ou Objets > Tickets.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Dans la section Sélectionner un pipeline, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un pipeline à modifier.
• Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Gérer l'accès.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Privé pour moi, Disponible pour tout le monde ou Sélectionnez les utilisateurs et les équipes qui peuvent modifier.
• Si vous sélectionnez des utilisateurs ou des équipes spécifiques, dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'utilisateur ou de l'équipe que vous souhaitez autoriser à accéder au pipeline.
• Pour supprimer l'accès au pipeline, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'utilisateur ou de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

Le fait de donner explicitement à un utilisateur ou à une équipe l'accès à un pipeline en limitera l'accès à tous les autres. Si un utilisateur n'a pas la permission d'afficher le pipeline :

• Les pipelines restreints seront grisés dans le compte HubSpot sur l'ordinateur de bureau et l' application mobile.
• Les utilisateurs restreints peuvent consulter une fiche d'informations de transaction ou de ticket spécifique si un utilisateur pouvant accéder au pipeline leur en envoie un lien direct.
• Ils peuvent visualiser les enregistrements des pipelines restreints dans les rapports.
• Ils peuvent visualiser les fiches d'informations des pipelines restreints en tant qu'associations sur les fiches d'informations.
• Ils peuvent rechercher des fiches d'informations dans le pipeline.
• Ils ne pourront pas créer de nouvelles fiches d'informations dans le pipeline. 

Documents, guides, séquences et modèles commerciaux

Après avoir créé un document, un guide, une séquence ou un modèle, vous pouvez définir son niveau d'accès : réservé au propriétaire, partagé avec tous ou partagé avec des utilisateurs et des équipes spécifiques. 

Apprenez à limiter l'accès au contenu des ventes.

Domaines

Par défaut, les utilisateurs disposant de l'autorisation Ajouter et modifier des domaines peuvent consulter et modifier tous les domaines, et publier du contenu sur tous les domaines. Pour limiter les utilisateurs qui peuvent modifier ou publier du contenu dans des domaines particuliers, découvrez comment attribuer des autorisations de publication de domaine aux équipes.

Comptes sociaux

Seuls les super-administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et les équipes qui ont accès à des comptes sociaux spécifiques. Le fait de donner explicitement à un utilisateur ou à une équipe l'accès à un compte social en limitera l'accès à tous les autres. Les utilisateurs ou les équipes qui n'ont pas d'accès ne peuvent pas voir ou gérer les messages de ce compte dans l'outil Réseaux sociaux.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Marketing > Réseaux sociaux.
• Dans l'onglet Comptes, sous la colonne Accès au compte, cliquez sur Moi uniquement, Tout le monde ou [nombre d'équipes et d'utilisateurs].
  

• Dans le panneau de droite, sélectionnez Privé pour moi, Disponible pour tout le monde ou Sélectionnez les utilisateurs et les équipes qui peuvent modifier. Seuls les clients ayant un Marketing Hub Entreprise peuvent limiter l'accès des utilisateurs et des équipes. 
  • Si vous sélectionnez des utilisateurs ou des équipes spécifiques, dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'utilisateur ou de l'équipe.
  • Pour supprimer l'accès depuis un compte, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'utilisateur ou de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

E-mails

Vous pouvez attribuer un accès à la modification des e-mails marketing spécifiques à des utilisateurs individuels ou à des équipes à partir du tableau de bord des e-mails en suivant les instructions générales ci-dessus.

Les e-mails attribués à une équipe ne peuvent être modifiés que par les utilisateurs de cette équipe. Les e-mails non attribués seront accessibles à tous les utilisateurs et équipes dotés d'une autorisation utilisateur relative aux e-mails.

Si un utilisateur de votre compte HubSpot n'a pas accès à la modification d'un e-mail spécifique, il peut demander à pouvoir y accéder en suivant les étapes ci-dessous :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• Cliquez sur le nom de l'e-mail auquel vous souhaitez accéder.
• Dans l'angle supérieur droit, placez le curseur de la souris sur le bouton Réviser et envoyer, puis cliquez sur Demander la mise à jour des autorisations.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un administrateur de votre équipe.
• Vous pouvez également saisir un message pour expliquer pourquoi vous avez besoin de modifier l'accès à l'e-mail.
• Cliquez sur Envoyer la demande.
• L'approbateur que vous avez sélectionné sera informé que vous avez demandé l'accès à l'e-mail. Vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation une fois que l'approbateur y aura autorisé l'accès.

Fichiers

Gérez l'accès à vos dossiers et sous-dossiers dans l'outil fichiers pour contrôler les équipes qui peuvent voir ou modifier le dossier et les fichiers associés. Vous pouvez également autoriser toutes les équipes à accéder à un dossier principal, mais restreindre l'accès à un sous-dossier. Pour restreindre l'accès à un dossier :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Fichiers et modèles > Fichiers.

• Passez la souris sur un dossier et cliquez sur Actions > Gérer l'accès.  
  
  

• Dans le panneau de droite, configurez l'accès à vos dossiers :
  • Disponible pour tous : tous les utilisateurs peuvent voir et modifier le dossier et les fichiers associés.
  • Sélectionner les équipes qui peuvent modifier : seules les équipes sélectionnées peuvent modifier le dossier et les fichiers associés.
    • Cochezla case en regard des équipes auxquelles vous voulez accorder l'accès.
    • Pour retirer l'accès à une équipe, décochez la case à côté du nom de l'utilisateur ou de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Save.

Propriétés

Lessuper administrateurs peuvent limiter l'accès à une propriété de sorte que seuls des utilisateurs et des équipes spécifiques puissent modifier la propriété sur les enregistrements. Une propriété limitée sera toujours visible par tous les utilisateurs.

Les utilisateurs et les équipes non autorisés recevront le message Vous n'êtes pas autorisé à modifier la valeur de ce champ. lorsqu'ils passeront le curseur de la souris sur la propriété d'une fiche d'informations.

 

Découvrez comment limiter l'accès à la modification despropriétés.

Barres latérales des fiches d'informations

Vous pouvez personnaliser les barres latérales qui apparaissent sur les fiches d'informations des contacts, des entreprises, des transactions et des tickets afin de proposer différentes vues selon les équipes. Découvrez comment personnaliser les barres latérales des fiches d'informations pour des équipes spécifiques.

Rapports

Il existe plusieurs façons de limiter l'accès aux rapports :

• Si un rapport n'a pas été ajouté à un tableau de bord, vous pouvez en limiter l'accès individuellement à partir de l'outil Rapports.
• Vous pouvez diviser un tableau de bord des rapports en attribuant un accès au tableau de bord.

Vous ne pouvez pas limiter l'accès aux rapports qui se trouvent dans la section des outils d'analyse ou aux vues d'analyse personnalisées.

Limites d'accès aux listes (bêta)

Lessuper administrateurs peuvent définir quelles équipes ont accès à quelles listes en suivant les instructions générales ci-dessus. 

Lorsque vous attribuez l'accès à une liste ou activez le paramètre d'attribution par défaut, tenez compte des éléments suivants :

• Les listes à accès limité ne peuvent être vues et sélectionnées que par le créateur de la liste et les équipes assignées. Tous les autres utilisateurs ne pourront pas voir ou sélectionner la liste. Cela s'applique à tous les outils, tels que les e-mails marketing, les workflows et les rapports.
• En plus des filtres de liste, un contact n'apparaîtra dans une liste à accès limité que s'il répond à l'un des critères suivants :
  
  • Le contact appartient à un utilisateur de l'équipe attribuée.

• • Une propriété utilisateur HubSpot personnalisée dans la fiche d'informations de contact est définie sur un utilisateur de l'équipe attribuée.

• Si un utilisateur est transféré dans une autre équipe, il ne pourra plus consulter et accéder aux listes auxquelles il avait auparavant accès, sauf si sa nouvelle équipe a accès aux mêmes listes.

Abonnements e-mail (BÊTA)

En limitant l'accès à vos groupes de préférences pour les e-mails, vous pouvez contrôler quelles équipes peuvent utiliser quels types d'abonnement et quels bureaux dans les e-mails de marketing. Lorsqu'un groupe de préférences pour les e-mails est limité à une équipe, seule cette équipe pourra sélectionner le groupe de préférences lors de la rédaction d'un e-mail.

Pour attribuer un groupe de préférences à une équipe :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
  
• Sous Groupes de préférences, cliquez sur le groupe de préférences que vous souhaitez modifier.
  
• Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier.
  
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Équipes (facultatif), puis sélectionnez les équipes auxquelles vous souhaitez attribuer le groupe.
  
• Cliquez sur Enregistrer.

Découvrez-en davantage sur la limitation de l'accès à vos abonnements d'e-mail.

Workflows

Des workflows peuvent être attribués à une équipe spécifique depuis le tableau de bord des workflows en suivant les instructions générales ci-dessus.

Les workflows attribués à une équipe peuvent uniquement être consultés et modifiés par les utilisateurs faisant partie de cette équipe. Les workflows non attribués seront accessibles à tous les utilisateurs et équipes dotés d'une autorisation utilisateur relative aux workflows.

Campagnes

Vous pouvez limiter l'accès à vos campagnes de marketing pour permettre à certaines équipes de gérer les détails de la campagne et de modifier les actifs qui y sont associés. 

Pour attribuer l'accès d'une campagne à une équipe :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Campagnes.
• Passez le curseur de la souris sur une campagne que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et cliquez sur Gérer l'accès.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Disponible pour tout le monde ou Sélectionner les équipes qui peuvent modifier.
• Dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'équipe que vous souhaitez autoriser à accéder à la campagne.
• Pour supprimer l'accès à la campagne, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

Publicités

Après avoir connecté les comptes publicitaires Google, Facebook ou LinkedIn à HubSpot, vous pouvez les attribuer aux utilisateurs et aux équipes spécifiques.

Pour attribuer l'accès d'un compte publicitaire :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Marketing > Publicités.
• Passez le curseur de la souris sur le compte publicitaire dont vous souhaitez modifier l'accès, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Gérer l'accès.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Disponible pour tout le monde ou Sélectionner les équipes qui peuvent modifier.
• Dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'équipe que vous souhaitez autoriser à accéder au compte publicitaire.
• Pour supprimer l'accès à la campagne, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.