Limiter l'accès à vos actifs HubSpot

Vous pouvez limiter l'accès au contenu, aux données et à d'autres éléments afin que seuls les équipes et les utilisateurs appropriés puissent les consulter et les modifier. Cela peut s'avérer utile si vous souhaitez séparer vos actifs par département ou par équipe. Il aide également vos utilisateurs à rester concentrés et organisés. 

Les actifs dont vous pouvez limiter l'accès dépendent de votre abonnement à HubSpot :

Définir les autorisations par défaut (CMS Hub et Marketing Hub Entreprise uniquement)

Par défaut, les éléments créés sont accessibles à tous les utilisateurs disposant des autorisations adéquates. Cependant, vous pouvez choisir d'autoriser uniquement des équipes ou des utilisateurs spécifiques à créer ou à modifier ces éléments. Dans les paramètres de votre compte, vous pouvez automatiquement limiter l'accès aux actifs nouvellement créés afin que seuls le créateur de l'actif et son équipe puissent les visualiser et les modifier.

Limiter l'accès à de nouveaux actifs :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Users & Teams.
• Cliquez sur l'onglet Teams.
• Cliquez pour activer l'interrupteur . Activez l'interrupteur pour limiter l'accès aux nouveaux contenus.

Comment limiter l'accès

L'accès aux outils peut être limité en suivant les étapes ci-dessous. Pour les tableaux de bord, les vues du CRM et les préférences d'abonnement par e-mail, passez à la section spécifique ci-dessous.

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers l'outil dont vous souhaitez limiter l'accès à.
• Pour affecter un actif, survolez l'actif que vous souhaitez affecter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Gérer l'accès. 
• Pour affecter des actifs en bloc, cochez les cases  en regard de l'actif que vous souhaitez affecter, puis cliquez sur Gérer l'accès.
  
  

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Disponible pour tous ou Sélectionnez les utilisateurs et les équipes qui peuvent modifier. 
• Pour attribuer le contenu à des équipes ou à des utilisateurs, cliquez sur l'onglet Équipes ou Utilisateurs, puis cochez la case  en regard des équipes et des utilisateurs que vous souhaitez attribuer.
• Cliquez sur Enregistrer. L'actif ne sera désormais visible que par les utilisateurs et les équipes sélectionnés. Pour les outils qui ne suivent pas les instructions ci-dessus, vous trouverez ci-dessous les instructions spécifiques à l'outil. 
   
  
  

Instructions spécifiques à l'outil

Enregistrements CRM

Par défaut, les utilisateurs peuvent consulter et modifier tous les contacts, entreprises, transactions et tickets. Vous pouvez modifier les autorisations d'un utilisateur afin qu'il puisse consulter et modifier uniquement ses fiches d'informations ou celles de son équipe.

Pour limiter l'accès de vos utilisateurs aux enregistrements CRM :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur le nom de l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
• Dans l'onglet CRM, cliquez sur Accès à l'objet pour développer la section.
  • Cliquez sur les menus déroulants situés à côté des autorisations Voir, Modifier et Supprimer pour un type d'enregistrement spécifique.
  • Sélectionnez Tout, Équipe uniquement, Propriétaire uniquement ou Aucun.

• Pour modifier les personnes autorisées à communiquer avec une fiche d'informations, cliquez sur Outils CRM pour développer la section.
  • Cliquez sur le menu déroulant à côté de Communiquer.
  • Sélectionnez Tout, Équipe uniquement, Propriétaire uniquement ou Aucun.

• Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Les autorisations mises à jour prendront effet après la reconnexion des utilisateurs. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur.

Vues du CRM

Vous ne pouvez pas limiter l'accès aux vues standard, mais les vues CRM personnalisées peuvent être configurées pour être visibles uniquement par vous, par votre équipe ou par tout le monde. 

Pour limiter l'accès à une vue CRM :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Tous les filtres enregistrés.
• Passez le curseur de la souris sur le nom du filtre, puis cliquez sur Options. Dans le menu déroulant, sélectionnez Gérer le partage.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez si vous souhaitez que le filtre soit visible par vous, par votre équipe ou par tous.
• Cliquez sur Enregistrer.

Boîte de réception des conversations

Après avoir créé une boîte de réception, vous pouvez modifier les utilisateurs et les équipes qui peuvent la consulter en modifiant les paramètres de gestion de l'équipe. Apprenez à gérer les utilisateurs de votre boîte de réception.

Tableaux de bord

Les propriétaires de tableaux de bord peuvent définir les équipes autorisées à consulter et modifier les tableaux de bord personnalisés.

Pour attribuer l'accès aux tableaux de bord :

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Reports > Dashboards.
• Au-dessus des rapports du tableau de bord, cliquez sur le lien Assigned  , puis sur Edit access.
  
  
• Dans le panneau de droite, sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer un accès.
  • Pour que seul le propriétaire du tableau de bord puisse voir le tableau de bord, sélectionnez le bouton radio Privé au propriétaire . Puis, cliquez sur Enregistrer.
  • Pour permettre à tous les utilisateurs d'accéder au tableau de bord, sélectionnez le bouton radio Everyone  , puis sélectionnez le bouton radio View and edit  ou le bouton radio View only . Puis, cliquez sur Enregistrer.
  • Pour permettre à des équipes et à des utilisateurs spécifiques d'accéder au tableau de bord :
    • Sélectionnez le bouton radio Only specific users and teams .
    • Sélectionnez le bouton radio Voir et modifier  ou le bouton radio Voir uniquement .
    • Cliquez sur Next.
    • Cochez les cases  à côté des équipes et des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer un accès.
    • Cliquez sur Enregistrer.

Pipelines de transactions et de tickets

Les super administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et les équipes qui ont accès à des pipelines de transactions et de tickets spécifiques. Pour chaque pipeline, vous pouvez autoriser tous les utilisateurs du compte à y accéder ou limiter l'accès à des utilisateurs et équipes spécifiques.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions ou Objets > Tickets.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Dans la section Select a pipeline , cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un pipeline à modifier.
• Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Gérer l'accès.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Privé pour moi, Disponible pour tout le monde ou Sélectionnez les utilisateurs et les équipes qui peuvent modifier.
• Si vous sélectionnez des utilisateurs ou des équipes spécifiques, dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'utilisateur ou de l'équipe que vous souhaitez autoriser à accéder au pipeline.
• Pour supprimer l'accès au pipeline, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'utilisateur ou de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

Le fait de donner explicitement à un utilisateur ou à une équipe l'accès à un pipeline en limitera l'accès à tous les autres. Si un utilisateur n'a pas l'autorisation de visualiser le pipeline :

• Les pipelines restreints seront grisés dans le compte HubSpot sur l'ordinateur de bureau et l'application mobile.
• Les utilisateurs restreints peuvent consulter une fiche d'informations de transaction ou de ticket spécifique si un utilisateur pouvant accéder au pipeline leur en envoie un lien direct.
• Ils peuvent visualiser les enregistrements des pipelines restreints dans les rapports.
• Ils peuvent visualiser les fiches d'informations des pipelines restreints en tant qu'associations sur les fiches d'informations.
• Ils peuvent rechercher des fiches d'informations dans le pipeline.
• Ils ne pourront pas créer de nouvelles fiches d'informations dans le pipeline. 

Documents, playbooks, séquences et modèles de vente

Après avoir créé un document, un Guide conversationnel, une séquence ou un modèle, vous pouvez définir le niveau d'accès : privé pour le propriétaire, partagé avec tout le monde ou partagé avec des utilisateurs et des équipes spécifiques. 

Apprenez comment limiter l'accès au contenu des ventes. 

Domaines

Par défaut, les utilisateurs disposant de l'autorisation Ajouter et modifier des domaines peuvent consulter et modifier tous les domaines, et publier du contenu sur tous les domaines. Pour limiter les utilisateurs qui peuvent modifier ou publier du contenu dans des domaines particuliers, apprenez à attribuer des autorisations de publication de domaine aux équipes.

Comptes sociaux

Seuls les super administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et les équipes qui ont accès à des comptes sociaux spécifiques. Le fait de donner explicitement à un utilisateur ou à une équipe l'accès à un compte social en limitera l'accès à tous les autres. Les utilisateurs ou les équipes qui n'y ont pas accès ne peuvent pas consulter ou gérer les messages de ce compte dans l'outil social. 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Marketing > Réseaux sociaux.
• Dans l'onglet Comptes, sous la colonne Accès au compte , cliquez sur Seulement moi, Tout le monde, ou [nombre d'équipes et d'utilisateurs].
  

• Dans le panneau de droite, sélectionnez Privé pour moi, Disponible pour tout le monde ou Sélectionnez les utilisateurs et les équipes qui peuvent modifier. Seuls les clients ayant un Marketing Hub Entreprise peuvent limiter l'accès des utilisateurs et des équipes. 
  • Si vous sélectionnez des utilisateurs ou des équipes spécifiques, dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'utilisateur ou de l'équipe.
  • Pour supprimer l'accès depuis un compte, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'utilisateur ou de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

E-mails

Vous pouvez attribuer un accès à la modification des e-mails marketing spécifiques à des utilisateurs individuels ou à des équipes à partir du tableau de bord des e-mails en suivant les instructions générales ci-dessus.

Les e-mails attribués à une équipe ne peuvent être modifiés que par les utilisateurs de cette équipe. Les e-mails non attribués seront accessibles à tous les utilisateurs et équipes dotés d'une autorisation utilisateur relative aux e-mails.

Si un utilisateur de votre compte HubSpot n'a pas accès à la modification d'un e-mail spécifique, il peut demander à pouvoir y accéder en suivant les étapes ci-dessous :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
• Cliquez sur le nom de l'e-mail auquel vous souhaitez accéder.
• Dans l'angle supérieur droit, placez le curseur de la souris sur le bouton Réviser et envoyer, puis cliquez sur Demander la mise à jour des autorisations.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un administrateur de votre équipe.
• Vous pouvez également saisir un message pour expliquer pourquoi vous avez besoin de modifier l'accès à l'e-mail.
• Cliquez sur Envoyer la demande.
• L'approbateur que vous avez sélectionné sera informé que vous avez demandé l'accès à l'e-mail. Vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation une fois que l'approbateur y aura autorisé l'accès.

Fichiers 

Gérez l'accès à vos dossiers et sous-dossiers dans l'outil de gestion des fichiers afin de contrôler quelles équipes peuvent consulter ou modifier le dossier et les fichiers associés. Vous pouvez également autoriser toutes les équipes à accéder à un dossier principal, mais restreindre l'accès à un sous-dossier.

Vous ne pouvez pas configurer les paramètres d'accès aux dossiers sur les dossiers système générés par HubSpot. Pour restreindre l'accès à un dossier :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Fichiers et modèles > Fichiers.

• Survolez un dossier et cliquez sur Actions > Gérer l'accès. 
  
  

• Dans le panneau de droite, configurez l'accès à votre dossier : 
  • Disponible pour tous : tous les utilisateurs peuvent voir et modifier le dossier et les fichiers associés. 
  • Sélectionner les équipes qui peuvent modifier : seules les équipes sélectionnées peuvent modifier le dossier et les fichiers associés.
    • Cochez la case à côté des équipes auxquelles vous souhaitez accorder l'accès. 
    • Pour supprimer l'accès d'une équipe, décochez la case  à côté du nom de l'utilisateur ou de l'équipe, ou cliquez sur le X  dans la section Qui a accès. 
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

Propriétés

Super admins peut limiter l'accès à une propriété afin que seuls des utilisateurs et des équipes spécifiques puissent modifier la propriété sur les enregistrements. Une propriété limitée sera toujours visible par tous les utilisateurs.

Les utilisateurs et les équipes qui n'y ont pas accès verront le message Vous n'avez pas les autorisations nécessaires pour modifier la valeur de ce champ lorsqu'ils survoleront la propriété sur un enregistrement. Découvrez comment limiter l'accès à la modification despropriétés.

Barres latérales des fiches d'informations

Vous pouvez personnaliser les barres latérales qui apparaissent sur les fiches d'informations des contacts, des entreprises, des transactions et des tickets afin de proposer différentes vues selon les équipes. Découvrez comment personnaliser les barres latérales des fiches d'informations pour des équipes spécifiques.

Rapports

Il existe plusieurs façons de limiter l'accès aux rapports :

• Si un rapport n'a pas été ajouté à un tableau de bord, vous pouvez en limiter l'accès individuellement à partir de l'outil Rapports.
• Vous pouvez diviser un tableau de bord des rapports en attribuant un accès au tableau de bord.

Vous ne pouvez pas limiter l'accès aux rapports qui se trouvent dans la section des outils d'analyseou aux vues d'analyse personnalisées.

Limites d'accès aux listes (bêta)

Les super administrateurs peuvent définir quelles équipes ont accès à quelles listes en suivant les instructions générales de ci-dessus. 

Lorsque vous attribuez l'accès à une liste ou activez le paramètre d'attribution par défaut, tenez compte des éléments suivants :

• Les listes à accès limité ne peuvent être vues et sélectionnées que par le créateur de la liste et les équipes assignées. Tous les autres utilisateurs ne pourront pas voir ou sélectionner la liste. Cela s'applique à tous les outils, tels que les e-mails marketing, les workflows et les rapports.
• En plus des filtres de liste, un contact n'apparaîtra dans une liste à accès limité que s'il répond à l'un des critères suivants :
  
  • Le contact appartient à un utilisateur de l'équipe attribuée.

• • Une propriété d'utilisateur HubSpot personnalisée sur l'enregistrement de contact est définie sur un utilisateur de l'équipe assignée.

• Si un utilisateur change d'équipe, il ne pourra plus accéder aux listes qu'il pouvait consulter auparavant, à moins que sa nouvelle équipe n'ait accès aux mêmes listes.

Abonnements e-mail (BÊTA)

En limitant l'accès à vos groupes de préférences pour les e-mails, vous pouvez contrôler quelles équipes peuvent utiliser quels types d'abonnement et quels bureaux dans les e-mails de marketing. Lorsqu'un groupe de préférences pour les e-mails est limité à une équipe, seule cette équipe pourra sélectionner le groupe de préférences lors de la rédaction d'un e-mail.

Pour attribuer un groupe de préférences à une équipe :

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Marketing > E-mail.
  
• Sous Preference groups, cliquez sur le groupe de préférences que vous souhaitez modifier.
  
• Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Editer.
  
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Teams (Optional), puis sélectionnez les équipes  auxquelles vous souhaitez affecter le groupe.
  
• Cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus sur pour limiter l'accès à vos abonnements d'e-mail.

Workflows

Des workflows peuvent être attribués à une équipe spécifique depuis le tableau de bord des workflows en suivant les instructions générales ci-dessus.

Les workflows attribués à une équipe peuvent uniquement être consultés et modifiés par les utilisateurs faisant partie de cette équipe. Tout workflow qui n'est pas attribué sera accessible à tous les utilisateurs et équipes disposant de l'autorisation d'utilisateur workflows.

Campagnes

Vous pouvez limiter l'accès à vos campagnes de marketing pour permettre à certaines équipes de gérer les détails de la campagne et de modifier les actifs qui y sont associés. 

Pour attribuer l'accès d'une campagne à une équipe :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Campagnes.
• Passez le curseur de la souris sur une campagne que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et cliquez sur Gérer l'accès.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Disponible pour tout le monde ou Sélectionner les équipes qui peuvent modifier.
• Dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'équipe que vous souhaitez autoriser à accéder à la campagne.
• Pour supprimer l'accès à la campagne, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.

Publicités

Après avoir connecté les comptes publicitaires Google, Facebook ou LinkedIn à HubSpot, vous pouvez les attribuer aux utilisateurs et aux équipes spécifiques.

Pour attribuer l'accès d'un compte publicitaire :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Marketing > Publicités.
• Passez le curseur de la souris sur le compte publicitaire dont vous souhaitez modifier l'accès, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Gérer l'accès.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Disponible pour tout le monde ou Sélectionner les équipes qui peuvent modifier.
• Dans la barre de recherche, recherchez et sélectionnez la case à cocher à gauche du nom de l'équipe que vous souhaitez autoriser à accéder au compte publicitaire.
• Pour supprimer l'accès à la campagne, désélectionnez la case cocher à côté du nom de l'équipe, ou cliquez sur le X dans la section Qui a accès.
• En bas du panneau, cliquez sur Enregistrer.