Boîtes de réception HubSpot connectées | Foire aux questions

Trouvez des réponses et des informations générales concernant la connexion de votre compte de messagerie à HubSpot. Une boîte de réception connectée est nécessaire pour envoyer des E-mails par l'intermédiaire du CRM et utiliser certaines fonctionnalités de Sales Hub et Service Hub . 

À quoi sert la connexion d'une boîte de réception à HubSpot ?

Après avoir connecté votre compte de messagerie à HubSpot, utilisez votre adresse e-mail professionnelle individuelle pour envoyer des e-mails individuels depuis le CRM, suivre et enregistrer les e-mails, envoyer des e-mails séquentiels et installez HubSpot Sales pour accéder aux outils de vente dans votre boîte de réception.

Comment les e-mails et les pièces jointes sont-ils traités pour les boîtes de réception connectées d'Office 365 et d'Exchange Online ?

HubSpot suit et enregistre vos E-mails différemment en fonction du type de boîte de réception que vous connectez. 

Comment les pièces jointes sont-elles traitées par HubSpot ?

Par défaut, les pièces jointes seront enregistrées dans l'enregistrement associé dans le CRM, à condition que la taille totale de l'e-mail soit inférieure à 50 Mo. Pour désactiver l'enregistrement des pièces jointes, suivez les instructions figurant dans cet article.

Est-il possible de connecter ma boîte de réception à HubSpot via POP3 ?

Non. HubSpot permet uniquement aux utilisateurs de connecter leurs boîtes de réception à HubSpot via IMAP. POP3 et IMAP sont deux méthodes utilisées pour accéder à votre e-mail à partir d'un serveur.

POP3

POP3 télécharge l’e-mail sur votre appareil. Lorsqu'un e-mail est envoyé à votre adresse e-mail, il est stocké sur votre serveur de messagerie. Lorsque vous ouvrez votre client de messagerie, celui-ci télécharge l’e-mail sur votre appareil. Une fois téléchargé sur votre appareil, celui-ci est supprimé du serveur de messagerie et uniquement stocké localement sur votre appareil.

Par exemple, si votre messagerie est configurée via POP3 et que vous ouvrez votre e-mail sur votre appareil mobile, les e-mails seront téléchargés à cet endroit. Si vous vérifiez votre e-mail sur un ordinateur, il n'y a pas d'e-mails à afficher car ils ont déjà été téléchargés dans votre téléphone mobile.

IMAP

IMAP permet d'accéder à leurs e-mails sur plusieurs appareils. Si vous accédez à votre e-mail via IMAP, l’e-mail initial est conservé sur le serveur de messagerie et une copie locale est téléchargée sur votre appareil. Ainsi, vous pouvez accéder à tous vos e-mails sur n’importe quel appareil, à tout moment.

HubSpot doit pouvoir accéder à l'e-mail à tout moment. Pour cette raison, votre e-mail doit toujours être disponible sur votre serveur de messagerie afin que HubSpot puisse le voir. La connexion via IMAP permet cela ; POP3 ne le fait pas.

Si vous consultez les paramètres de votre client de messagerie et que vous vous rendez compte que vous êtes configuré via POP3, vous devrez consulter votre équipe informatique pour passer au IMAP. Une fois que c'est fait, vous devriez voir les serveurs IMAP/SMTP et les ports dans les paramètres de votre client e-mail à saisir dans HubSpot pour se connecter.

Comment HubSpot trouve-t-il les e-mails et les réponses à enregistrer une fois la boîte de réception connectée ?

Une fois votre boîte de réception connectée, votre compte HubSpot accède aux informations concernant vos e-mails, notamment l’adresse d’envoi que vous utilisez, les adresses e-mail des destinataires, ainsi que les sujets et les corps des e-mails. Les e-mails entre des contacts et des utilisateurs ayant des e-mails connectés sont enregistrés dans le CRM en fonction des règles d’enregistrement des e-mails de contact de votre compte.

Quelles informations sont enregistrées dans le CRM ?

Lorsque vous enregistrez un e-mail dans la fiche d'informations d'un contact dans le CRM ou que vous recevez une réponse par e-mail de sa part, HubSpot CRM stocke l'adresse e-mail, le nom, le sujet et le corps de l'e-mail de ce contact, afin que l'e-mail puisse être affiché dans sa fiche d'informations. L'e-mail est stocké et affiché comme si vous aviez BCC ou transféré cet e-mail dans le CRM. Les pièces jointes envoyées en dehors du CRM seront stockées dans la section Pièces jointes de la fiche d’informations d’un contact.

Que fait le CRM de HubSpot du corps des e-mails envoyés par le biais du CRM ?

Le CRM HubSpot n'utilise jamais que le texte de vos e-mails pour afficher les e-mails sur la fiche de contact du destinataire dans votre CRM. HubSpot ne partage en aucun cas ces informations avec des personnes extérieures à votre équipe, ni ne les vend, ni ne participe à une collecte anonyme de corps d'e-mails pour analyse.

Comment HubSpot gère-t-il la sécurité des boîtes de réception connectées ?

HubSpot met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles lorsqu'il les transmet ou les stocke. Par exemple, HubSpot crypte les données lors de leur échange avec votre ordinateur et utilise des mesures de sécurité de pointe pour empêcher tout accès non autorisé ou involontaire à notre réseau. Découvrez-en davantage sur la façon dont HubSpot protège vos données sur la page de sécurité de HubSpot.

Combien de temps les données d'e-mails sont-elles conservées dans HubSpot ?

• Les E-mails envoyés à l'aide de l'outil de séquences sont stockés indéfiniment à moins que votre compte HubSpot ne soit supprimé.
• Les E-mails envoyés à partir de la chronologie des contacts sont conservés à moins que l'engagement correspondant ou votre compte HubSpot ne soit supprimé, auquel cas ils peuvent être conservés jusqu'à 90 jours avant d'être purgés.
• Les e-mails reçus dans un compte de messagerie connecté et enregistrés dans la chronologie du contact seront conservés jusqu’à ce que l’engagement correspondant ou votre compte HubSpot soient supprimés. Auquel cas ils seront conservés pendant 90 jours au maximum avant d’être purgés.
• Tous les corps des e-mails de tous les comptes de messagerie connectés, qu’ils apparaissent ou non sur la chronologie d’un contact, sont stockés pendant 7 jours avant d’être automatiquement purgés.
• Toutes les métadonnées d’e-mails de tous les comptes de messagerie connectés, qu’elles apparaissent ou non sur la chronologie des contacts, sont stockées jusqu’à 60 jours pour toutes les boîtes de réception connectées avant d’être automatiquement supprimées.
  • Ces métadonnées sont stockées à des fins de triage lors de la prise de contact avec le service d'assistance et comprennent des informations dans les en-têtes des e-mails.
  • Les métadonnées ne pas comprennent le corps de l'e-mail (par exemple, les pièces jointes, le texte brut et/ou la section HTML de l'e-mail).

Pourquoi l'e-mail envoyé depuis ma boîte de réception met-il du temps à apparaître dans le CRM ?

Si vous utilisez Microsoft Outlook ou Exchange, des problèmes de performance peuvent survenir lors de la synchronisation de dossiers contenant plus de 100 000 éléments. Pour résoudre ce problème, consultez la documentation de Microsoft pour obtenir des recommandations. 

Pourquoi l'e-mail envoyé depuis le CRM n'apparait-il pas dans le dossier Envoyés dans ma boîte de réception ?

Après avoir connecté votre compte de messagerie à HubSpot via IMAP, les e-mails que vous envoyez depuis une fiche d’informations de contact, d’entreprise ou de transaction dans HubSpot peuvent ne pas s’afficher dans votre dossier Messages envoyés.

Lorsqu'un e-mail est envoyé via le CRM, les données de l'e-mail sont effectivement transférées de HubSpot à votre fournisseur de messagerie. Votre fournisseur de messagerie envoie ensuite l'e-mail au destinataire via ses serveurs SMTP.

Si la boîte de réception que vous avez connectée à l’aide du protocole IMAP prend en charge des boîtes de réception spéciales, telles que les boîtes de réception pour les brouillons de messages ou les messages envoyés, HubSpot copiera le message dans le dossier avec l’attribut Envoyé . Si la boîte aux lettres ne prend pas en charge les boîtes aux lettres à usage spécial, HubSpot copiera le message dans le premier dossier qu'il peut trouver et qui contient sent dans le libellé.

Pourquoi mon compte de messagerie a-t-il été déconnecté ?

Si vous recevez une notification indiquant que votre compte de messagerie a été déconnecté, vous avez peut-être rencontré un problème avec votre fournisseur de messagerie et devrez reconnecter votre compte de messagerie. Les problèmes courants qui provoquent cette déconnexion sont les suivants :

• L'accès a été refusé à l'application HubSpot.
• la modification de votre mot de passe pour le compte de messagerie. Cela déconnectera également tous les calendriers que vous avez connectés à HubSpot et vous ne pourrez plus réserver de réunions via vos pages de planification tant que vous n’aurez pas reconnecté votre compte de messagerie.

Selon le type de compte de messagerie que vous avez connecté, il peut y avoir d’autres raisons pour lesquelles il a été déconnecté :

• Office 365: votre boîte aux lettres a subi une migration.
• IMAP : votre serveur IMAP n'était pas disponible pendant une période prolongée ou le serveur a refusé la connexion à HubSpot. En savoir plus sur pour dépanner les erreurs de connexion IMAP.
• Exchange : votre serveur Exchange n'était pas disponible pendant une période prolongée ou le serveur a refusé la connexion à HubSpot. En savoir plus sur le dépannage des erreurs de connexion Exchange.
• Gmail: vous avez révoqué l'accès à l'application HubSpot dans Centre de sécurité Google.

Pourquoi des e-mails sans rapport les uns avec les autres s'affichent-ils dans le même fil de discussion ?

Si vous constatez la présence d'e-mails sans rapport les uns avec les autres dans le même fil de discussion, c'est peut-être dû à la façon dont vous rédigez de nouveaux e-mails. Lorsque vous écrivez un nouvel e-mail à un nouveau contact, si vous cliquez sur le transfert d'un e-mail envoyé, que vous supprimez le texte transféré en haut, puis que vous modifiez le destinataire de l'e-mail avant de l'envoyer, ces e-mails apparaîtront dans le même fil de discussion. En effet, les autres e-mails font référence à l'e-mail original et s'enchaînent donc.

Même si les étapes précises peuvent différer d'un client de messagerie à l'autre, il n'est pas recommandé de cliquer sur les boutons de réponse ou de transfert pour envoyer un nouvel e-mail, mais plutôt d'utiliser l'outil Modèles pour envoyer rapidement des e-mails prêts à l'emploi à différents contacts.