Limitare l'accesso alle risorse di HubSpot

Gestisci l'accesso a contenuti, dati e altro ancora in modo che solo i team e gli utenti autorizzati possano visualizzarli e modificarli. Ciò può essere utile se desideri mantenere le tue risorse separate per reparto o team. Aiuta inoltre i tuoi utenti a rimanere concentrati e organizzati.

Le risorse a cui puoi limitare l'accesso dipendono dal tuo abbonamento HubSpot:

Prima di iniziare

Prima di configurare l'accesso ai tuoi contenuti e alle tue risorse, tieni presente quanto segue:

• Anche se l'accesso a risorse specifiche è stato limitato a determinati team o utenti, i Super amministratorihanno comunque la possibilità di visualizzarle.
• Le risorse, come modelli, sequenze, documenti e playbook, possono essere visualizzate solo dai super amministratori e dai team e dagli utenti che dispongono dell'accesso. Per visualizzare più dei primi cinque documenti o modelli in un account, è necessario disporre di unalicenzaSales Hub oService Hubassegnata.
• A Contenuto o abbonamento Marketing Hub È necessario un abbonamento Enterprise per limitare l'accesso ai post e alle pagine del blog da parte dei team.
• In genere, se un utente dispone delle autorizzazioni Limita l'accesso per team , ma fa parte di un team che non ha un team figlio, l'opzione di assegnazione ai team non verrà visualizzata.
• Le risorse che non sono elencate nella tabella sopra riportata non possono avere un accesso limitato al momento.
• Se limiti l'accesso a uno strumento per un utente, ma hai l'autorizzazione Limita accesso per team(solo Enterprise), l'utente continuerà ad avere accesso allo strumento se il suo team ha accesso. Scopri come modificare le autorizzazioni degli utenti.

Imposta le autorizzazioni predefinite per i contenuti di marketing

Per impostazione predefinita, le risorse di marketing appena create sono accessibili a tutti gli utenti con autorizzazioni per la risorsa. Tuttavia, potresti voler consentire solo a utenti o team specifici di creare o modificare le risorse.

Nelle impostazioni dell'account, puoi limitare automaticamente l'accesso alle risorse di marketing appena create in modo che solo il creatore della risorsa e il suo team possano visualizzarle e modificarle. Ciò non si applica ad altri tipi di risorse, come i file e le cartelle nello strumento file. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suUtenti e team.
3. Fai clic sulla schedaTeam.
4. Fai clic per attivare l'opzione Limita l'accesso ai nuovi contenuti.

Come limitare l'accesso

È possibile limitare l'accesso agli strumenti seguendo i passaggi riportati di seguito. Per le dashboard, le visualizzazioni CRM e le preferenze di iscrizione alle e-mail, fare riferimento alla sezione specifica dello strumento riportata di seguito.

1. Nel tuo account HubSpot, vai allo strumento a cui desideri limitare l'accesso.
2. Per assegnare una risorsa, passa con il mouse sulla risorsa che desideri assegnare, quindi fai clic sul menua discesa Azionie selezionaGestisci accesso. 
3. Per assegnare risorse in blocco, seleziona lecaselle di controlloaccanto alla risorsa che desideri assegnare, quindi clicca su Gestisci accesso o Assegna utenti e team.
   

4. Nella finestra di dialogo, seleziona Disponibile a tutti o Seleziona utenti e team che possono modificare. 
5. Per assegnare il contenuto a team o utenti, fai clic sulla schedaTeam o Utenti, quindi fai clic sullacasella di controllo accantoai team e agli utenti che desideri assegnare.
6. Fai clic suSalva. La risorsa sarà ora visibile solo agli utenti e ai team selezionati. 
   
   

Istruzioni specifiche per lo strumento

Record CRM

Per impostazione predefinita, gli utenti possono visualizzare e modificare tutti i contatti, le aziende, le trattative e i ticket. È possibile modificare le autorizzazioni di un utente in modo che possa visualizzare e modificare solo i record di sua proprietà o del suo team.

Per limitare l'accesso ai record CRM per i tuoi utenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai suUtenti e team.
3. Passa con il mouse sul nome dell'utente che desideri modificare. Quindi, fai clic su Modifica autorizzazioni.
4. Nel menu laterale sinistro, clicca per espandere CRM > Oggetti CRM. 
5. Nella schedaCRM, fai clic su [Oggetto] per espandere la sezione.
   • Fai clic sui menu a discesa accanto alle autorizzazioniVisualizza,Modifica ed Eliminaper un tipo di record specifico.
   • Seleziona Tutti i contatti, Contatti del loro team o Contatti. Quando configuri le autorizzazioni Modifica o Elimina , puoi anche selezionare Nessuna. 

6. Per modificare chi può comunicare con un record, nel menu della barra laterale sinistra, clicca su CRM > Strumenti CRM. 
   • Fare clic sul menu a discesaaccanto a Comunicare.
   • Seleziona Tutti i record, Record di proprietà del proprio team,Record di proprietà oNessuno.
7. Dopo aver aggiornato le autorizzazioni, in alto a destra, clicca su Salva.

Nota: gli utenti dovranno disconnettersi dall'account e riconnettersi affinché le modifiche alle autorizzazioni abbiano effetto. Ulteriori informazioni sulle autorizzazioni degli utenti

Visualizzazioni CRM

Non è possibile limitare l'accesso alle visualizzazioni standard, ma le visualizzazioni CRM personalizzate possono essere impostate in modo da essere visibili solo a te, al tuo team o a tutti.

Per limitare l'accesso a una visualizzazione CRM personalizzata:

1. Passa ai tuoi record(ad esempio,CRM>Contatti).
2. Nella parte superiore, fai clic su Tutte le visualizzazioni.
3. Passa con il mouse sulnome dellavista, quindi fai clic su Opzioni. Nel menu a discesa, selezionaGestisci condivisione.
4. Nella finestra di dialogo, selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Privata: la vista sarà visibile solo a te.
   • Il mio team: la vista sarà visibile solo agli utenti del tuo team. 
   • Tutti: la vista sarà visibile a tutti gli utenti del tuo account HubSpot.
5. Fai clic suSalva.

Posta in arrivo delle conversazioni

Dopo aver creato una posta in arrivo, puoi modificare quali utenti e team possono visualizzarla modificando le impostazioni di accesso alla tua posta in arrivo. Scopri come gestire gli utenti della tua posta in arrivo. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Posta in arrivo e Helpdesk > Posta in arrivo.
3. Passa con il mouse sulla casella di posta che desideri gestire e clicca su Modifica. 
4. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Accesso . 
5. Nella sezione Accesso , seleziona Disponibile a tutti o Seleziona utenti e team che possono modificare.  

Dashboard

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Dashboard.
2. In alto a destra, clicca sull'[accesso] assegnato .
   

3. Nel pannello di destra, seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Limitato solo ai super amministratori e al proprietario: consenti solo ai super amministratori e al proprietario del dashboard di visualizzare il dashboard.
   • Privato per il proprietario: consenti solo al proprietario del dashboard di visualizzarlo.
   • Consenti a tutti di visualizzare e modificare: consenti a tutti gli utenti di visualizzare e modificare la dashboard. 
   • Consenti a tutti di visualizzare: consenti a tutti gli utenti di visualizzare la dashboard.
   • Assegna team e utenti (soloEnterprise): consenti solo a team e utenti specifici di accedere alla dashboard.
4. Fare clic suSalva.

Pipeline di oggetti

I super amministratoripossono gestire quali utenti e team hanno accesso a pipeline specifiche. Per ogni pipeline, i super amministratori possono concedere l'accesso a tutti gli utenti dell'account o limitare l'accesso a singoli utenti e team.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti, quindi selezional'oggetto con la pipeline per cui desideri gestire l'accesso.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Pipeline.
4. Nella sezione Seleziona una pipeline , fai clic sul menu a discesa e seleziona una pipeline da modificare.
5. Fai clic su Azioni, quindi seleziona Gestisci accesso.
6. Nel pannello di destra, seleziona Privato per me, Disponibile a tutti o Seleziona utenti e team che possono modificare.

Concedere esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a una pipeline limiterà l'accesso a tutti gli altri. Se un utente non ha il permesso di visualizzare la pipeline:

• Le pipeline con restrizioni saranno disattivate nell'account HubSpot su desktop e nell'app mobile.
• Potrà visualizzare un record specifico se riceve un link diretto da un utente con accesso alla pipeline.
• Potrà visualizzare i record delle pipeline con restrizioni nei report.
• Potrà visualizzare i record delle pipeline con restrizioni come associazioni sui record.
• Potrà cercare record all'interno della pipeline.
• Non potranno creare nuovi record all'interno della pipeline. 

Documenti, playbook, sequenze e modelli di vendita

Gestisci il livello di accesso ai tuoi documenti, playbook, sequenze o modelli. Puoi renderli privati per il proprietario, condivisi con tutti o condivisi con utenti e team specifici. 

Scopri come limitare l'accesso ai contenuti di vendita. 

Domini

Per impostazione predefinita, gli utenti con l'autorizzazione Impostazioni dominio possono visualizzare e modificare tutti i domini, nonché pubblicare contenuti su tutti i domini. Puoi anche limitare quali utenti possono modificare o pubblicare contenuti su domini particolari.

Scopri come assegnare le autorizzazioni di pubblicazione dei domini ai team.

Account social

Quando si limita l'accesso agli account social, tenere presente quanto segue:

• Se più utenti sono collegati a un account social, solo i super amministratori possono gestire quali utenti e team hanno accesso a tale account social.
• Se c'è un solo utente connesso all'account social, sia i Super amministratori che l'utente che ha connesso l'account potranno gestire l'accesso a tale account.

Concedere esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a un account social limiterà l'accesso a tutti gli altri. Gli utenti o i team senza accesso non possono visualizzare o gestire i post di quell'account nello strumento social. Scopri di più sulla gestione della pubblicazione sui social e dell'accesso agli account dei tuoi utenti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suMarketing > Social.
3. Nella schedaAccount, nella colonna Accesso all'account, fai clic su Solo io, Tutti o [numero di team e utenti].

4. Nel pannello di destra, seleziona Privato per me, Disponibile a tutti o Seleziona utenti e team che possono modificare. Solo i clienti con un abbonamento Marketing Hub abbonamentoEnterprisepossono limitare l'accesso da parte di utenti e team. 
5. • Se stai selezionando utenti o team specifici, nella barra di ricerca cerca e seleziona la casella di controllo a sinistra dell'utente o del team.
   • Per rimuovere l'accesso da un account, deseleziona la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team oppure fai clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
6. Nella parte inferiore del pannello, fai clic su Salva.

Email

Assegna l'accesso di modifica a e-mail di marketing specifiche a singoli utenti o team dalla dashboard delle e-mail utilizzando le istruzioni generali. Le e-mail assegnate a un team possono essere modificate solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi e-mail non assegnata sarà accessibile a tutti gli utenti e i team con l'autorizzazione utente e-mail.

Se un utente del tuo account HubSpot non ha accesso alla modifica di una specifica e-mail, può richiederne l'accesso seguendo i passaggi riportati di seguito:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
2. Clicca sulnome dell'e-mail a cui desideri accedere per modificarla.
3. In alto a destra, passa con il mouse sul pulsanteRivedi e invia, quindi clicca suRichiedi aggiornamento autorizzazione.
4. Nella finestra di dialogo, clicca sul menu a tendina Approvatore e seleziona un amministratore del tuo team.
5. Facoltativamente, puoi inserire unmessaggio per spiegare perché hai bisogno dell'accesso di modifica all'e-mail.
6. Fai clic suInvia richiesta. L'approvatore selezionato riceverà una notifica della tua richiesta di accesso all'e-mail. Riceverai quindi un'e-mail di conferma dopo che l'approvatore avrà concesso l'accesso.

File 

Gestisci l'accesso a singoli file, cartelle e sottocartelle nello strumento file per controllare ulteriormente quali utenti o team possono visualizzarli o modificarli.

Quando configuri l'accesso ai file, puoi consentire a tutti gli utenti o team di accedere a una cartella principale, ma limitare l'accesso a una sottocartella. Non è possibileconfigurare le impostazioni di accesso alle cartelle sulle cartelle di sistema generate da HubSpot.

Per limitare l'accesso ai tuoi file o cartelle:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.
2. Passa con il mouse su un file ouna cartellae clicca suAzioni. Quindi, selezionaGestisci accesso. 

3. Nel pannello di destra, configura l'accesso ai tuoi file o cartelle: 
   • Privato per me: limita l'accesso solo al tuo account utente.
   • Disponibile a tutti:tutti gli utenti possono visualizzare e modificare il file o la cartella. 
   • Seleziona utenti e team che possono accedere: solo gli utenti selezionati possono modificare il file o la cartella. Se disponi di un abbonamento Professional o Enterprise, puoi anche limitare l'accesso in base ai team assegnati. Ulteriori informazioni sulla gestione dei team.
     • Seleziona lacasella di controllo accanto agli utenti o ai team a cui desideri concedere l'accesso. 
     • Per rimuovere l'accesso da un team, deseleziona lacasella di controllo accantoal nome dell'utente o del team oppure fai clic sullaXnella sezioneChi ha accesso.
4. Nella parte inferiore del pannello, fai clic suSalva.

Proprietà

I super amministratoripossono limitare l'accesso a una proprietà in modo che solo utenti e team specifici possano modificarla nei record. Una proprietà limitata sarà comunque visibile a tutti gli utenti.

Gli utenti e i team a cui non è stato concesso l'accesso vedranno il messaggioNon disponi delle autorizzazioni per modificare il valore di questo campo quando passano con il mouse sulla proprietà in un record. Scopri come limitare l'accesso alla modifica delle proprietà.

Barre laterali dei record

Puoi personalizzare le barre laterali che appaiono nei record di contatti, aziende, deal e ticket in modo che team diversi abbiano viste diverse. Scopri come personalizzare le barre laterali dei record per team specifici.

Report

Esistono diversi modi per limitare l'accesso ai report:

• Se un report non è stato aggiunto a un dashboard, è possibile limitarne l'accesso individualmente dallo strumento dei report.
• Se un report è stato aggiunto a una dashboard, è possibile limitare l'accesso alla dashboard assegnando l'accesso alla dashboard.

Non è possibile limitare l'accesso ai report presenti nella sezione degli strumenti di analisi o alle singole visualizzazioni di analisi personalizzate.

Segmenti

I super amministratoripossono impostare quali team hanno visibilità su quali segmenti modificando l'accesso ai segmenti. È inoltre possibile gestire ulteriormente l'accesso assegnando segmenti e limitando i record in base alla proprietà dei record.

Flussi di lavoro

Assegna i flussi di lavoro a un team specifico dalla dashboard dei flussi di lavoro utilizzando le istruzioni generali.

I flussi di lavoro assegnati a un team possono essere visualizzati e modificati solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi flusso di lavoro non assegnato sarà accessibile a tutti gli utenti e i team conl'autorizzazione utente dei flussi di lavoro.

Campagne

Limita l'accesso alle tue campagne di marketing per consentire a determinati team di gestire i dettagli della campagna e modificare le risorse ad essa associate. 

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Marketing > Campagne.
2. Passa con il mouse su una campagna di cui desideri modificare l'accesso, quindi fai clic sul menu a discesaAzioni e seleziona Gestisci accesso.
3. Nel pannello di destra, selezionaDisponibile a tutti oSeleziona i team che possono modificare.
4. Nella barra di ricerca, cerca e seleziona lacasella di controllo a sinistra del nome del team a cui desideri concedere l'accesso alla campagna.
5. Per rimuovere l'accesso alla campagna, deseleziona lacasella di controllo accanto al nome del team o fai clic sullaX nellasezione Chi ha accesso.
6. Nella parte inferiore del pannello, clicca suSalva.

Pubblicità

Dopo aver collegato gli account pubblicitari Google, Facebook o LinkedIn a HubSpot, puoi assegnarli a utenti e team specifici.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai suMarketing >Annunci.
3. Passa con il mouse su un account pubblicitario di cui desideri modificare l'accesso, quindi fai clic sul menu a discesa Azioni. Seleziona Gestisci accesso.
4. Nel pannello di destra, selezionaDisponibile a tutti oSeleziona i team che possono modificare.
5. Nella barra di ricerca, cerca e seleziona lacasella di controllo a sinistra del nome del team a cui desideri concedere l'accesso all'account pubblicitario.
6. Per rimuovere l'accesso alla campagna, deseleziona lacasella di controllo accanto al nome del team o fai clic sullaX nellasezione Chi ha accesso.
7. Nella parte inferiore del pannello, fai clic suSalva.