È possibile rivedere le registrazioni effettuate tramite lo strumento di chiamata di HubSpot, utilizzando l 'integrazione di HubSpot con Zoom o utilizzando un provider di chiamate di terze parti integrato con HubSpot.
Se siete utenti con una postazione Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata, potete usare Conversione Intelligence (CI) per trascrivere e analizzare le registrazioni. Questo vi permette di allenare il vostro team in modo più efficace e di ottenere preziose informazioni sui clienti dalle registrazioni e dalle trascrizioni.
Nota bene:
- Qualsiasi utente che registra le chiamate effettuate da HubSpot può rivedere la registrazione della chiamata e fare coaching. Solo le registrazioni effettuate da utenti con postazioni Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnate saranno trascritte automaticamente.
- I messaggi vocali dei numeri collegati a un'area di lavoro condivisa, come la casella di posta o l'help desk, non saranno trascritti.
Se utilizzate l'app mobile di HubSpot, scoprite come rivedere le registrazioni mentre siete in viaggio.
Prima di iniziare
Attenzione: HubSpot supporta solo un gruppo selezionato di fornitori di chiamate di terze parti. Per saperne di più sui fornitori di chiamate supportati nell'App Marketplace di HubSpot.
Record
Per accedere alla registrazione e aggiungere note.
- Fare clic sul titolo della chiamata.
- Per avviare la registrazione, fare clic su playerPlay Play a sinistra della schermata di revisione. È anche possibile utilizzare i controlli per playerFastForward saltare o playerRewind riavvolgere. Se si sta rivedendo una registrazione su cloud Zoom, è anche possibile riprodurre, mettere in pausa o andare avanti.
- In basso, fare clic su Note, quindi su Aggiungi note per aggiungere note alla chiamata. Per inviare una notifica a un altro membro del team, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Immetterela nota, quindi fare clic su Salva. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile aggiungere commenti in linea.
- Per generare un riepilogo della chiamata generato dall'intelligenza artificiale, fare clic su Riassumi questa chiamata (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise). Questo campo non è modificabile. Per aggiungere ulteriori informazioni, utilizzare la casella di testo Note in basso.
- Se si desidera chiedere a Copilot ulteriori informazioni sulla chiamata, fare clic su Fai una domanda.
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- Per fornire un feedback sul riepilogo, fare clic sull'icona thumbsUp pollice su o thumbsDown pollice giù.
- Per copiare il riepilogo, fare clic sull'icona Copia messaggio.
- Per nascondere il riepilogo, fare clic su Chiudi.
Nota bene: per utilizzare i riepiloghi delle chiamate di Breeze, è necessario attivare Copilot e la registrazione delle chiamate nel proprio account.
- Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, sulla destra fare clic sulle schede Insights, Stats e Transcript per visualizzare i termini tracciati, le statistiche delle chiamate e la trascrizione delle stesse. È possibile visualizzare i termini tracciati solo se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Enterprise e se un super amministratore ha aggiunto i termini tracciati.
Condividere le registrazioni o aggiungere le registrazioni alle playlist
È possibile condividere le registrazioni con i membri del team o aggiungere registrazioni a
playlist di coaching per aiutare ad allenare le ripetizioni.
- Per condividere il record:
- Fare clic sul pulsante share Condividi in alto a destra.
- Fare clic sul menu a discesa Invia e-mail a per aggiungere i membri del team con cui condividere la registrazione.
- Digitare un messaggio nella casella di testo.
- Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
- Fare clic su Condividi o Copia link. Se si dispone di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, è possibile condividere anche estratti specifici della trascrizione.
Nota bene: gli utenti che hanno l'autorizzazione a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire una chiara messa a fuoco e una direzione.
- Per aggiungere un record a una playlist:
- Fare clic su + Aggiungi alla playlist.
- Fare clic sul menu a discesa Seleziona playlist per aggiungere la registrazione a diverse playlist.
- Digitare una descrizione nella casella di testo.
- Utilizzare le maniglie di riproduzione o le caselle di testo Inizio e Fine per regolare la porzione di registrazione che si desidera condividere.
- Fare clic su Aggiungi.
Esaminare i termini tracciati(Sales Hub o Service Hub Enterprise)
È possibile creare termini tracciati per andare alle parti della trascrizione in cui il termine è menzionato.
Nota bene: per aggiungere o modificare i termini tracciati è necessario essere un super amministratore.
- Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Approfondimenti per visualizzare i termini tracciati.
- Per modificare i termini tracciati, fare clic su Modifica.
- Nel pannello destro, è possibile fare clic su + Aggiungi categoria per aggiungere categorie per i termini tracciati.
- Per aggiungere un termine tracciato a una categoria, fare clic su + Aggiungi termine tracciato, quindi digitare il termine tracciato nella casella di testo.
- In fondo al pannello di destra, fare clic su Salva.
Aggiungere altoparlanti per le chiamate e visualizzare le statistiche delle chiamate(Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise)
È possibile esaminare le statistiche delle chiamate collegando i record del contatto dei partecipanti alla chiamata.
- Per collegare i partecipanti alle chiamate ai record, fare clic su Partecipanti nella parte superiore. Nel pannello di destra, fare clic sul pulsante link accanto al relatore nella sezione Destinatario della chiamata. Nella barra di ricerca, digitare il nome del contatto. Se non esiste un record, fare clic su + Aggiungi contatto per creare un record del contatto. Quindi, fare clic su Collega. Per scollegare un contatto, fare nuovamente clic sul pulsante link per interrompere il collegamento.
Nota bene: HubSpot abbina automaticamente i nomi degli interlocutori alle chiamate a due parti trascritte effettuate con Zoom Basic o Pro. La corrispondenza manuale dei nomi degli interlocutori non è disponibile per le chiamate effettuate con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, poiché queste trascrizioni sono fornite da Zoom e non da HubSpot.
- Per accedere alle informazioni di contatto del destinatario della chiamata, nel pannello di destra fare clic sul nome del contatto per accedere al relativo record del contatto.
- Dopo aver aggiunto gli altoparlanti, nel pannello di destra fare clic sulla scheda Annunci per esaminare le statistiche delle chiamate.
- Tempo di conversazione del proprietario della chiamata: la percentuale di tempo in cui il proprietario della chiamata parla.
- Velocità di conversazione: il numero di parole al minuto del proprietario della chiamata.
- Monologo più lungo: il tempo di parola più lungo del proprietario della chiamata.
- Storia del cliente più lunga: il tempo più lungo in cui un cliente parla.
- Interattività: la quantità di interazione durante la chiamata.
- Pazienza: la quantità di pause tra i partecipanti.
Rivedere le trascrizioni e aggiungere commenti in linea(Sales Hub Professional o Enterprise)
Quando si esaminano le trascrizioni, è possibile aggiungere commenti in linea o condividere un link a una parte specifica della trascrizione. Le Conversazioni possono rispondere facilmente ai commenti, mantenendo le conversazioni focalizzate e assicurando che tutte le informazioni rilevanti siano in un unico posto.
Nota bene: la trascrizione automatica è disponibile per le lingue predefinite di HubSpot per la creazione di contenuti. HubSpot trascriverà la registrazione nella lingua selezionata nelle impostazioni dell'account. Per saperne di più sull'offerta linguistica di HubSpot.
- Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Trascrizione per visualizzare la trascrizione della chiamata. Utilizzare la barra di ricerca per cercare parole chiave specifiche. I risultati restituiranno qualsiasi parte della trascrizione in cui è stata utilizzata la parola chiave.
- Per inviare una notifica a un altro membro del team o aggiungere un commento con data e ora, procedere come segue:
- Fare clic sulla scheda Commenti sotto la riproduzione della registrazione. Nella casella di testo, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Inserire il commento, quindi fare clic su Salva.
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- Per aggiungere un timestamp:
- Sotto la casella di testo, digitare l'ora e poi fare clic sulla casella di testo per applicare l'ora. Nella scheda Trascrizione sulla destra, si passa a quella parte della trascrizione.
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- Nella trascrizione, passate il mouse sulla parte dell'estratto della trascrizione a cui volete aggiungere un commento. Fare clic sul pulsante comments Comment. Nella scheda Commenti sotto la riproduzione del record, si aprirà una casella di testo con la data e l'ora corrette.
- Fare clic su Commento.
- Fare clic sul pulsante Rispondi sotto uno dei commenti per iniziare una discussione. Dopo aver scritto la risposta, fare clic su Rispondi.
- Per condividere una parte specifica della trascrizione, passare il mouse sull'estratto della trascrizione e fare clic sul pulsante share Share. Nella finestra di dialogo, utilizzare le maniglie lungo la traccia dell'oratore o digitare l'ora di inizio e di fine per modificare la lunghezza del clip di registrazione. Se si desidera condividere l'intera registrazione, assicurarsi che le maniglie lungo la traccia dell'altoparlante siano all'inizio e alla fine della registrazione.
Nota bene: gli utenti che hanno l'autorizzazione a visualizzare un clip di registrazione possono anche ascoltare l'intera registrazione. L'intento del clip è quello di fornire una chiara messa a fuoco e una direzione.
Sincronizzazione delle registrazioni Zoom
Se si dispone di un account Zoom Business o Enterprise, è possibile sincronizzare le registrazioni cloud di Zoom per rivederle in HubSpot. Una volta attivata la registrazione cloud nell'account Zoom, le registrazioni appariranno nella cronologia del record associato. Se siete utenti con una postazioneSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata, Conversione Intelligence trascriverà le registrazioni cloud di Zoom e anche queste trascrizioni verranno sincronizzate sulla timeline della registrazione.
Si prega di notare:
- Le registrazioni nel cloud non verranno sincronizzate con il record del contatto se non è stato fornito un indirizzo e-mail per il partecipante alla riunione in Zoom. Questo può accadere se si disattiva l'impostazioneSolo gli utenti autenticati possono partecipare alle riunioni in Zoom.
- Le registrazioni effettuate da un utente gratuito non saranno automaticamente trascritte e importate in HubSpot.
Per impostare la registrazione dello Zoom utilizzando Conversione Intelligence:
- Abilitare la registrazione nel cloud in Zoom. Assicuratevi che la casella di controllo Trascrizioni audio sia selezionata, in modo da ricevere in HubSpot le trascrizioni delle registrazioni di Zoom.
- Selezionate la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni nelle impostazioni dell'integrazione Zoom. Selezionando la casella di controllo Sincronizza dati da registrazioni e trascrizioni, tutte le nuove registrazioni e trascrizioni verranno automaticamente sincronizzate con HubSpot sia per le riunioni che per i webinar. Per eliminare la registrazione di una chiamata, è possibile farlo dalla pagina Indice della chiamata.
Nota bene:
- Tutte le registrazioni di Riunioni e webinar verranno sincronizzate automaticamente con HubSpot e saranno visibili a tutti gli utenti del vostro account HubSpot in base alle autorizzazioni di accesso dell'Oggetto ai contatti. Per saperne di più sui permessi degli utenti in HubSpot.
- Le leggi e le normative in materia di record e trascrizione sono complesse, pertanto è necessario collaborare con il proprio team legale per capire come tali leggi si riferiscono a queste funzioni. L'utente è responsabile di determinare e garantire la conformità alle leggi che lo riguardano. Per saperne di più sulle funzioni di Chiamata HubSpot.
- Per assegnare le registrazioni agli utenti del vostro account HubSpot, assicuratevi che questi colleghino i loro account Zoom. Le attività di coinvolgimento nelle registrazioni vengono assegnate a un utente dell'account HubSpot se il suo indirizzo e-mail corrisponde a quello di un utente Zoom presente alla chiamata.
Associare le registrazioni ad altri record
Per impostazione predefinita, IA HubSpot associa automaticamente le registrazioni all'azienda principale associata ai partecipanti alla chiamata.
È anche possibile associare una registrazione ad altri record di contatto, azienda, trattativa, ticket o riunione nel CRM. La registrazione apparirà nella cronologia del record associato, in modo da poter accedere ai dettagli della registrazione per un maggiore contesto.
- Fare clic sul titolo della chiamata.
- In alto, fare clic su Associazioni.
- Per aggiungere un'associazione, nel pannello di destra fare clic su + Aggiungi accanto a una delle schede Contatto, Azienda, Trattativa, Ticket o Riunione.
I record associati appariranno anche nella pagina Indice della chiamata. Se i record associati non appaiono nella tabella, modificare le colonne della tabella.