Registrare le risposte alle e-mail nel CRM

Nota: la dimensione massima dei file per la registrazione degli allegati per le e-mail in uscita e in entrata è di 50 MB. Questo vale per le risposte inviate alle e-mail one-to-one e per le e-mail in entrata inviate a un'e-mail del team nella casella di posta delle conversazioni.

Se il server di posta elettronica esegue un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in entrata inviate all'indirizzo e-mail del team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery abilitato, gli allegati potrebbero non essere registrati.

Requisiti per la registrazione di una risposta

Le risposte alle e-mail vengono registrate automaticamente nella timeline del contatto se è stata collegata l'e-mail personale e se è vero quanto segue e se è vero quanto segue:

• L'e-mail originale è stata inviata tramite il CRM o dal client di posta elettronica personale collegato con l'estensione o il componente aggiuntivo per le e-mail di vendita installato e la casella di controlloRegistra selezionata.

• L'e-mail originale non è stata inviata a un indirizzo e-mail o a un dominio elencati nell'elencoMai registrare.
• L'indirizzo e-mail personale è ancora connesso quando viene ricevuta la risposta.
• La risposta viene inviata a un indirizzo e-mail personale collegato dall'utente che ha originariamente avviato la discussione.
• Il mittente della risposta è un contatto esistente in HubSpot.

Le risposte alle e-mail vengono registrate nella timeline del record del contatto nel CRM. È quindi possibile navigare nel record del contatto del destinatario o in uno dei record associati per visualizzare l'e-mail registrata.

Se si collega un indirizzo e-mail del team a HubSpot, è possibile visualizzare, gestire e rispondere alle e-mail in arrivo nella casella di posta delle conversazioni.

Nota bene: se si collega a HubSpot un account di posta elettronica personale, le e-mail inviate da tale account possono essere registrate solo utilizzando il proprio indirizzo di inoltro, che può quindi essere rivisto nel record associato.

Le risposte non vengono registrate come previsto

Se le risposte non vengono registrate come previsto, scopri alcuni dei motivi più comuni per cui ciò accade. In alcuni casi, se la risposta non viene registrata, è possibile inoltrarla alla timeline del record nel CRM.

Nuove e-mail in arrivo

Le e-mail in arrivo inviate all'e-mail personale collegata non vengono registrate in HubSpot se non soddisfano i requisiti per la registrazione.

Se un non contatto invia una nuova e-mail che non fa parte di un thread esistente, questa e-mail non verrà registrata in HubSpot e non verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si risponde a questa e-mail e si seleziona la casella di controllo Registra o si include l'indirizzo BCC, la risposta in uscita verrà registrata ma l'e-mail originale del non contatto non apparirà comunque in HubSpot. Le risposte successive a questa discussione verranno registrate finché la vostra e-mail personale sarà connessa.

Email inviate da non-contatti o alias email

Se una risposta proviene da un indirizzo e-mail non associato a un contatto esistente, la risposta non verrà registrata. Ad esempio, se si invia un'e-mail a contacts@domain.com, ma il contatto risponde utilizzando contacts-alias@domain.com, la risposta non verrà registrata. È possibile inoltrare la risposta al CRM utilizzando l'indirizzo di inoltro e quindi unire i due record di contatto.

E-mail inviate da un indirizzo e-mail del team

Se un thread di e-mail inizia con l'e-mail del team nella casella di posta delle conversazioni, non è possibile passare all'utilizzo dell'indirizzo e-mail personale collegato a metà thread. Le risposte non continueranno a essere registrate in HubSpot perché si creerà un nuovo thread che HubSpot non può rilevare.

Risposte alle e-mail dopo aver cambiato provider di posta in arrivo

Se si cambia provider di posta in arrivo mentre sono ancora attive discussioni che utilizzano l'indirizzo e-mail precedente, le risposte alle e-mail smetteranno di essere registrate in HubSpot. Inoltre, se si utilizzano sequenze, i contatti attualmente iscritti a una sequenza non verranno automaticamente disiscritti perché HubSpot non è più in grado di rilevare le risposte. Ricollegare la casella di posta elettronica utilizzando il provider corretto per registrare correttamente le risposte.

Per saperne di più su come ricollegare la casella di posta elettronica dopo aver cambiato provider di posta elettronica, consultare questo articolo.

Collegare l'e-mail personale utilizzando un provider di posta elettronica errato

Assicuratevi di collegare l'e-mail personale utilizzando il tipo di provider e-mail corretto. Il provider di posta elettronica è il servizio che consente di inviare e ricevere e-mail. I provider di posta elettronica più comuni sono Gmail e Office 365.

Confermate il provider con cui è ospitato il vostro indirizzo e-mail, quindi seguite le istruzioni per connettervi a HubSpot con quel provider. Potete chiedere alla vostra risorsa IT o usare MxToolbox per cercare il provider di servizi e-mail del vostro dominio. Se non ci si connette con il provider corretto, le e-mail non verranno registrate.

Risoluzione dei problemi di registrazione delle risposte

Se soddisfate i requisiti per la registrazione delle risposte e la vostra risposta non rientra in una delle situazioni sopra elencate, scoprite come chiedere aiuto a HubSpot. Prima di contattare HubSpot, è consigliabile avere un esempio di record di contatto in cui la risposta non è stata registrata come previsto e le intestazioni delle e-mail ricevute nell'account di posta elettronica. Scoprite come raccogliere le intestazioni delle e-mail da alcuni provider di posta elettronica comuni o collaborate con la vostra risorsa IT per recuperare le intestazioni.