Registrare le risposte alle e-mail nel CRM

Le risposte a un messaggio e-mail inviato dalla vostra e-mail personale collegata verranno automaticamente registrate nel record del contatto nel vostro CRM. Questo include le e-mail one-to-one inviate dal record nel CRM o utilizzando l'estensione o l'add-in per le e-mail di HubSpot Sales. Se si riceve una risposta a un'e-mail che non è stata precedentemente registrata, o una nuova e-mail da un contatto, è possibile registrarla in HubSpot manualmente utilizzando il proprio indirizzo di inoltro.

Per limitare l'accesso alle e-mail protocollate, imparate a modificare le autorizzazioni per le e-mail protocollate.

Attenzione: la dimensione massima del file per la registrazione degli allegati per le e-mail in uscita e in entrata è di 50 MB. Questo vale per le risposte inviate alle e-mail one-to-one e per le e-mail in entrata inviate a un'e-mail del team nella casella di posta delle conversazioni.

Se il vostro server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in arrivo inviate all'indirizzo e-mail del vostro team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery abilitato, gli allegati potrebbero non essere registrati.

Requisiti per la registrazione di una risposta

Le risposte alle e-mail saranno registrate automaticamente nella timeline del contatto se è stata collegata l'e-mail personale e se è vero quanto segue:

• L'e-mail originale è stata inviata tramite il CRM o dal client di posta elettronica personale collegato con l'estensione o il componente aggiuntivo per le e-mail di vendita installato e la casella di controlloRegistra selezionata.

• L'e-mail originale non è stata inviata a un indirizzo e-mail o a un dominio elencati nell'elencoMai registrare.
• L'indirizzo e-mail personale è ancora connesso quando viene ricevuta la risposta.
• La risposta viene inviata a un'e-mail personale collegata da un utente attivo.
• La risposta ha lo stesso oggetto dell'e-mail originale.

Le risposte alle e-mail vengono registrate nella timeline del record del contatto nel CRM. È quindi possibile navigare nel record del contatto del destinatario o in uno dei record associati per visualizzare l'e-mail registrata.

Se si riceve una risposta da un indirizzo e-mail diverso dal mittente originale, la risposta verrà registrata nel record di contatto esistente associato al thread dell'e-mail. Non verranno creati nuovi record di contatto.

Se si collega un indirizzo e-mail del team a HubSpot, è possibile visualizzare, gestire e rispondere alle e-mail in arrivo nella casella di posta delle conversazioni.

Nota bene: se si collega un account di posta elettronica personale a HubSpot, le e-mail inviate da tale account possono essere registrate solo utilizzando il proprio indirizzo di inoltro, che può quindi essere rivisto nel record associato.

Le risposte non vengono registrate come previsto

Se le risposte non vengono registrate come previsto, scopri alcuni dei motivi più comuni per cui ciò accade. In alcuni casi, se la risposta non viene registrata, è possibile inoltrarla alla timeline del record nel CRM.

Nuove e-mail in arrivo

Le e-mail in arrivo inviate all'e-mail personale collegata non vengono registrate in HubSpot se non soddisfano i requisiti per la registrazione.

Se un contatto invia una nuova e-mail che non fa parte di un thread esistente, questa e-mail non verrà registrata in HubSpot e per i non contatti non verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si risponde a questa e-mail e si seleziona la casella di controllo Registra o si include l'indirizzo BCC, la risposta in uscita verrà registrata ma l'e-mail originale del contatto non apparirà comunque in HubSpot. Le risposte successive a questa discussione verranno registrate finché la vostra e-mail personale sarà collegata.

Risposte con un oggetto diverso

Se un contatto risponde a un'e-mail ma cambia l'oggetto, l'e-mail non sarà più considerata un'e-mail nel thread esistente e non verrà registrata.

Email inviate da un indirizzo email del team

Se un thread di e-mail inizia con l'e-mail del team nella casella di posta delle conversazioni, non è possibile passare all'utilizzo dell'indirizzo e-mail personale collegato a metà thread. Le risposte non continueranno a essere registrate in HubSpot perché si creerà una nuova discussione che HubSpot non può rilevare.

Risposte alle e-mail dopo aver cambiato provider di posta in arrivo

Se si cambia provider di posta in arrivo mentre sono ancora attive discussioni che utilizzano l'indirizzo e-mail precedente, le risposte alle e-mail smetteranno di essere registrate in HubSpot. Inoltre, se si utilizzano le sequenze, i contatti attualmente iscritti a una sequenza non verranno automaticamente disiscritti perché HubSpot non è più in grado di rilevare le risposte. Ricollegare la casella di posta elettronica utilizzando il provider corretto per registrare correttamente le risposte.

Per saperne di più su come ricollegare la casella di posta elettronica dopo aver cambiato provider di posta elettronica, consultare questo articolo.

Collegare l'e-mail personale utilizzando un provider errato

Assicuratevi di collegare l'e-mail personale utilizzando il tipo di provider e-mail corretto. Il provider di posta elettronica è il servizio che consente di inviare e ricevere e-mail. I provider di posta elettronica più comuni sono Gmail e Office 365.

Confermate il provider con cui è ospitato il vostro indirizzo e-mail, quindi seguite le istruzioni per connettervi a HubSpot con quel provider. Se non siete sicuri del provider di posta elettronica con cui è ospitato il vostro indirizzo e-mail, consultate il vostro amministratore IT. Se non ci si connette con il provider corretto, le e-mail non verranno registrate.

Risoluzione dei problemi di registrazione delle risposte

Se soddisfate i requisiti per la registrazione delle risposte e la vostra risposta non rientra in una delle situazioni sopra elencate, scoprite come chiedere aiuto a HubSpot. Prima di contattare HubSpot, è consigliabile avere un esempio di record di contatto in cui la risposta non è stata registrata come previsto e le intestazioni delle e-mail ricevute nel proprio account di posta elettronica. Scoprite come raccogliere le intestazioni delle e-mail da alcuni provider di posta elettronica comuni o collaborate con la vostra risorsa IT per recuperare le intestazioni.