Registrare le risposte alle e-mail nel CRM

Le risposte a un messaggio e-mail inviato dall'e-mail personale collegata verranno automaticamente registrate nel record del contatto nel CRM. Questo include le e-mail one-to-one inviate dal record nel CRM o utilizzando l'estensione o l'add-in per le e-mail di HubSpot Sales. Se si riceve una risposta a un'e-mail non registrata in precedenza o una nuova e-mail da un contatto, è possibile registrarla manualmente in HubSpot utilizzando l'indirizzo di inoltro.

Per limitare l'accesso alle e-mail protocollate, imparare a modificare le autorizzazioni per le e-mail protocollate.

Attenzione: la dimensione massima dei file per la registrazione degli allegati per le e-mail in uscita e in entrata è di 50 MB. Questo vale per le risposte inviate alle e-mail one-to-one e per le e-mail in arrivo del team nella Posta in arrivo delle conversazioni.

Se il vostro server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in entrata inviate all'indirizzo e-mail del team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery abilitato, gli allegati potrebbero non essere registrati.

Requisiti per una risposta al log

Le risposte alle e-mail saranno registrate automaticamente sulla cronologia del contatto se è stata collegata l'e-mail personale e se è vero quanto segue:

• L'e-mail originale è stata inviata tramite il CRM o dal client di posta elettronica personale collegato con l'estensione o il componente aggiuntivo per le e-mail di vendita rata e la casella di controlloLog selezionata.

• L'e-mail originale non è stata inviata a un indirizzo e-mail o a un dominio elencati nell'elencoNever Log.
• L'indirizzo e-mail personale è ancora connesso quando viene ricevuta la risposta.
• La risposta è stata inviata a un'e-mail personale collegata da un utente attivo.
• La risposta ha lo stesso oggetto dell'e-mail originale.

Le risposte alle e-mail verranno registrate nella cronologia del record del contatto nel CRM. È quindi possibile navigare nel record del contatto del destinatario o in uno dei record associati per visualizzare l'e-mail registrata.

Se si riceve una risposta da un indirizzo e-mail diverso dal mittente originale, la risposta verrà registrata nel record del contatto esistente associato al thread e-mail. Non verranno creati nuovi record del contatto.

Se si collega un indirizzo e-mail del team a HubSpot, è possibile visualizzare, gestire e rispondere alle e-mail in arrivo nella Posta in arrivo delle conversazioni.

Attenzione: se si collega un account di posta elettronica personale a HubSpot, le e-mail inviate da tale account possono essere registrate solo utilizzando l'indirizzo di inoltro, che può essere esaminato nel record associato.

Le risposte non vengono registrate come previsto

Se la risposta non viene registrata come previsto, è bene saperne di più su alcuni dei motivi più comuni per cui ciò si verifica. In alcuni casi, se la risposta non è stata registrata, è possibile inoltrarla alla cronologia dei record nel CRM.

Nuove e-mail in arrivo

Le e-mail in arrivo inviate all'e-mail personale collegata non verranno registrate in HubSpot se non soddisfano i requisiti per la registrazione.

Se un contatto invia una nuova e-mail che non fa parte di un thread esistente, questa e-mail non verrà registrata in HubSpot e per i non contatti non verrà creato un nuovo record del contatto. Quando si risponde a questa e-mail e si seleziona la casella di controllo Registra o si include l'indirizzo BCC, la risposta in uscita verrà registrata ma l'e-mail originale del contatto non apparirà comunque in HubSpot. Le risposte successive a questa discussione verranno registrate finché la vostra e-mail personale sarà collegata.

Risposte con un oggetto diverso

Se un contatto risponde a un'e-mail ma cambia l'oggetto, l'e-mail non sarà più considerata un'e-mail nel thread esistente e non verrà registrata.

Risposte alle e-mail dopo aver cambiato fornitore di posta in arrivo

Se cambiate provider di posta in arrivo mentre avete ancora delle discussioni attive che utilizzano l'indirizzo e-mail precedente, le risposte alle e-mail smetteranno di essere registrate in HubSpot. Inoltre, se si utilizzano sequenze, i contatti attualmente iscritti a una sequenza non verranno automaticamente disiscritti perché HubSpot non è più in grado di rilevare le risposte. Ricollegare la casella di posta elettronica utilizzando il provider corretto per registrare correttamente le risposte.

Per saperne di più su come ricollegare la casella di posta elettronica dopo aver cambiato provider, consultate questo articolo.

Collegare l'e-mail personale utilizzando un provider di posta elettronica sbagliato

Assicuratevi di collegare la vostra e-mail personale utilizzando il tipo di provider e-mail corretto. Il provider di posta elettronica è il servizio che consente di inviare e ricevere e-mail. I provider di posta elettronica più comuni includono Gmail e Office 365.

Confermate il provider di posta elettronica con cui è ospitato il vostro indirizzo e-mail, quindi seguite le istruzioni per connettervi a HubSpot con quel provider. Se non si è sicuri del provider di posta elettronica con cui è ospitato l'indirizzo e-mail, verificare con l'amministratore IT. Se non ci si connette con il provider corretto, le e-mail non verranno registrate.

Risoluzione dei problemi di registrazione delle risposte

Se soddisfate i requisiti per la registrazione delle risposte e la vostra risposta non rientra in una delle situazioni sopra elencate, scoprite come chiedere aiuto a HubSpot. Prima di contattare HubSpot, è consigliabile avere un esempio di record del contatto in cui la risposta non è stata registrata come previsto e le intestazioni delle e-mail ricevute nel proprio account di posta elettronica. Scoprite come raccogliere le intestazioni delle e-mail da alcuni provider di posta elettronica comuni o collaborate con la vostra risorsa IT per recuperare le intestazioni.