Ultimo aggiornamento: agosto 30, 2023
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Le fatture HubSpot consentono al vostro team di inviare fatture direttamente da HubSpot, di tenere traccia dei vostri crediti e di essere pagati utilizzando i pagamenti HubSpot. Utilizzando le fatture, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori dei pagamenti HubSpot. Inoltre, contengono il numero di fattura, che può essere richiesto da alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.
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| Checkout della fattura dell'acquirente | Registrazione della fattura interna |
Nota bene: le funzioni di fatturazione sono disponibili in tutti gli account che utilizzano l'integrazione con Quickbooks. Per creare manualmente le fatture di HubSpot, è necessario disporre di un account Starter, Professional o Enterprise con lo strumento di pagamento configurato.
Di seguito vi spieghiamo come configurarvi per iniziare a riscuotere i pagamenti con le fatture HubSpot.
Impostare le autorizzazioni per le fatture
Per controllare quali utenti di HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scoprite come modificare i permessi degli utenti esistenti o come impostare i permessi quando si aggiungono nuovi utenti.
Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di fatturazione per impostazione predefinita.
Aggiungere un logo al proprio brand kit HubSpot
Le fatture di HubSpot inseriscono automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del marchio HubSpot.
Per visualizzare il logo attuale o assegnarne uno nuovo:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull' icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Impostazioni predefinite dell'account.
- Fare clic sulla scheda Branding .
- Fare clic sul kit del marchio che si desidera modificare.
Nota bene:
- Le fatture non rispecchieranno i colori del marchio impostati nelle impostazioni predefinite del marchio.
- L'aggiornamento del logo non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo le fatture attualmente in fase di stesura e quelle finalizzate in futuro.
Impostare le opzioni di pagamento predefinite
Nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. Le forme di pagamento accettate sono la carta di credito o di debito e l'ACH (bonifico bancario). È anche possibile personalizzare questo aspetto su ogni fattura durante la creazione.
Per aggiornare le impostazioni di pagamento predefinite:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull' icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Pagamenti.
- Fare clic sulla scheda Cassa .
Personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura
Per evitare che i numeri di fattura di HubSpot si sovrappongano ai numeri di fattura del sistema contabile, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.
Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il proprio team di contabilità per assicurarsi che le modifiche funzionino con i sistemi attuali.
Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull' icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Fatture.
Collegare il proprio dominio a HubSpot
Per impostazione predefinita, le fatture di HubSpot sono ospitate sul dominio principale collegato al vostro account HubSpot. Quando si crea una fattura, è possibile selezionare uno dei domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per l'hosting delle fatture (ad esempio billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.
Creare e inviare la prima fattura
A seconda del flusso di lavoro preferito, è possibile creare le fatture in diversi modi:
- Dalla pagina di indice delle fatture, navigando su Vendite > Fatture.
- Dal record di un contatto, di un'azienda o di un affare.
- Convertendo un preventivo pubblicato e copiando i dettagli del preventivo nella fattura.
La creazione di una fattura da un accordo o da un preventivo comporta l'inserimento automatico dei contatti, dell'azienda e delle voci associate. È anche possibile aggiungere o rimuovere manualmente i contatti e la società associati, insieme alle voci di riga, agli sconti, alle imposte e alle spese durante la creazione della fattura. Dopo aver impostato i termini di pagamento della fattura ed eventuali commenti opzionali per l'acquirente, è possibile visualizzare l'anteprima della fattura e finalizzarla. Una volta finalizzata, alla fattura viene assegnato un numero di fattura e non può più essere modificata.
Dopo aver creato una fattura, è possibile inviarla manualmente agli acquirenti.
Rivedere e gestire le fatture
Per rivedere e gestire le fatture, si può accedere alla pagina di indice delle fatture. In questa pagina, HubSpot offre una serie di viste salvate per organizzare le fatture. Queste viste salvate vi aiuteranno a capire
- quali fatture sono in ritardo.
- quante fatture sono in ritardo e quanto sono in ritardo.
- quali fatture sono in scadenza nel mese.
- quali fatture sono state pagate.
Utilizzando queste visualizzazioni salvate per identificare le fatture che necessitano di attenzione, è possibile utilizzare le attività di HubSpot per rimanere organizzati o automatizzare l'invio di informazioni agli acquirenti con le sequenze di HubSpot o i flussi di lavoro basati sulle fatture. È inoltre possibile personalizzare ulteriormente la pagina di indice delle fatture utilizzando i filtri per creare le proprie viste salvate. Per saperne di più sulle proprietà predefinite delle fatture di HubSpot.
Per approfondire l'analisi delle fatture, scoprite come creare report personalizzati con il costruttore di report personalizzati di HubSpot.
Inviare le fatture al sistema di contabilità
Attualmente, le integrazioni di account costruiti da HubSpot, come Quickbooks Online e Xero, non supportano la sincronizzazione delle fatture da HubSpot. Tuttavia, è possibile esportare i record delle fatture e caricarli nel proprio sistema contabile.
È possibile iscriversi agli aggiornamenti sulle nuove funzionalità di integrazione delle fatture, come la sincronizzazione delle fatture, compilando questo modulo.
