CRMにEメールの返信を記録する

接続しているユーザー個人のEメールから送信されたEメールの記録は、自動的にCRMのコンタクトレコードにログを残します。これには、CRMに追加したレコードから送信した1対1のEメールや、HubSpot SalesのEメール拡張機能またはアドインを使用して送信したものも含まれます。ログに記録されていないEメールの返信を受け取ったり、送信先コンタクトから新規Eメールを受け取ったりした場合は、転送用メールアドレスを使ってHubSpotに手動でログを残すことができます。

記録されたEメールへのアクセスを制限するには、記録済みEメールに対する権限の編集方法をご確認ください。 

注：送信Eメールと受信Eメールのロギング添付ファイルの最大ファイルサイズは50MBです。これは、1対1のEメールに送信された返信や、コミュニケーション受信トレイのチームEメールに送信された受信メールに適用されます。

Eメールサーバーでセキュリティーソフトウェアが実行されており、Eメールを受信するとこのソフトウェアが添付ファイルをスキャンする場合、HubSpotはEメール返信に含まれている添付ファイル、またはチームの共有アドレス宛ての受信Eメールに含まれている添付ファイルを記録できない可能性があります。例えば、Office 365サーバーで動的配信が有効な状態でAdvanced Threat Protectionが実行されている場合、添付ファイルは記録されない可能性があります。 

返信を記録するための要件

Eメールの返信は、ユーザー個人のEメールを接続していて、フォローしない（No）場合、コンタクトのタイムラインに自動的に記録されます：

• 元のメールは、CRMを通して送信されたか、セールスEメールの拡張機能またはアドインがインストールされ、ログチェックボックスが選択された状態で、ユーザー個人のEメールクライアントから送信されたものです。

• 元のメールは 「ログに記録しない」リストに記載されているEメールアドレスまたはドメインに送信されたものではありません。
• 返信を受信したときに個人用Eメールアドレスがまだ接続されている。
• アクティブなユーザーによって接続されている個人用Eメールアドレス宛てに、返信が送信された。
• 返信の件名が、元のEメールの件名と同じで変更されていない。

Eメールの返信はCRMにあるコンタクトのレコードタイムラインに記録されます。その後、受信者のコンタクトレコードまたは関連付けされているレコードのいずれかに移動して、、Eメールのログを残すことができます。

元の送信者とは異なるEメールアドレスから返信を受け取った場合、その返信はEメールのスレッドに関連付けられている既存のコンタクトレコードに記録されます。新規コンタクトレコードは作成されません。

チームのEメールアドレス をHubSpotに接続すると、 コミュニケーション受信トレイ で受信メールの表示、管理、返信ができます。

注：ユーザー個人のEメールアカウントをHubSpotに接続した場合、そのアカウントから送信されたEメールは転送先Eメールアドレスを使ってのみログに記録され、関連レコードで確認できます。

返信が想定通りに記録されない

返信が想定通りに記録されない場合、この問題が発生する一般的な原因について、詳細をご確認ください。場合によっては、返信がログインされなかった場合、CRMに記録されたレコードタイムラインに。

新しい受信Eメール

接続された個人用Eメールに送信された着信Eメールが記録の要件を満たしていない場合、それらはHubSpotに記録されません。

既存のスレッドに含まれていないEメールがコンタクトから送信された場合、そのEメールはHubSpotに記録されません。また、新しいコンタクトレコードも作成されません。このEメールに返信し、ログチェックボックスを選択するか、BCCアドレスを含めると、返信はログに残りますが、コンタクトの元のEメールはHubSpotには表示されません。これ以降のこのスレッドへの返信は、個人用Eメールが接続されている限り記録されます。

件名が異なる返信

コンタクトがEメールに返信しても、件名が変更されている場合は、既存のスレッドでEメールと見なされなくなるため、ログに記録されません。

受信トレイプロバイダーの変更後にEメールに返信する

過去のEメールアドレスを使用するアクティブなスレッドがまだ存在している間に受信トレイプロバイダーを変更した場合は、Eメール返信がHubSpotへの記録を停止します。さらに、シーケンスを使用している場合、シーケンスに現在登録されているコンタクトは自動的に登録解除されません。これは、HubSpotが返信を検出できなくなるためです。受信トレイに正しいプロバイダーを使用して再接続し、返信を正常に記録してください。

受信トレイのプロバイダーをスイッチした後の再接続については、この記事で詳しく説明しています。

間違ったEメールプロバイダーを使用して接続された個人用Eメール

正しいEメールプロバイダーのタイプを使用して個人用Eメールが接続されていることを確認してください。Eメールプロバイダーは、Eメールの送受信を可能にするサービスです。広く知られたEメールプロバイダーには、GmailやOffice 365などがあります。

ご使用のEメールアドレスがどのEメールプロバイダーでホスティングされているかを確認し、該当するプロバイダー用のHubSpot接続手順に従ってください。EメールアドレスがどのEメールプロバイダーでホスティングされているのか不明な場合は、IT管理者に確認してください。正しいプロバイダーを使用して接続していない場合は、Eメールがログに記録されません。

返信の記録についてのトラブルシューティング

返信ロギングの要件を満たしている場合、返信が上記の状況に当てはまらない場合、 HubSpotからサポートを受ける方法をご覧ください。お問い合わせの前に、返信が想定通りに記録されなかったコンタクトレコードの例、およびご利用のEメールアカウントで受信した返信のEメールヘッダーを事前に用意しておくことをお勧めします。一般的なEメールプロバイダーからEメールヘッダーを収集する方法、またはIT担当者と連携してヘッダーを取得する方法について、詳細をご確認ください。