CRMにEメールの返信を記録する

注：送信Eメールと受信Eメールのロギング添付ファイルの最大ファイルサイズは50MBです。これは、1対1のEメールに送信された返信とコミュニケーションの受信トレイ内のチームメールに送信された受信Eメールに適用されます。

Eメールサーバーでセキュリティーソフトウェアが実行されており、Eメールを受信するとこのソフトウェアが添付ファイルをスキャンする場合、HubSpotはEメール返信に含まれている添付ファイル、またはチームの共有アドレス宛ての受信Eメールに含まれている添付ファイルを記録できない可能性があります。例えばOffice 365サーバーで動的配信が有効な状態でAdvanced Threat Protectionが実行されている場合、添付ファイルは記録されない可能性があります。

返信を記録するための要件

Eメールへの返信はコンタクトのタイムラインに自動的に記録されます。これは、個人用Eメールが接続されていて、かつ以下の条件を満たす場合です。

• 元のEメールがCRMから送信されたか、または、営業Eメール拡張機能またはアドインがインストールされていて、かつ［記録］チェックボックスがオンにされた状態で接続された個人用Eメールクライアントから送信された。

• 元のEメールが［ログに記録しない］リストに登録されているEメールアドレスまたはドメイン宛てに送信されていない。
• 返信を受信したときに個人用Eメールアドレスがまだ接続されている。
• 最初にスレッドを開始したユーザーが接続した個人用Eメールに返信が送信される。
• 返信の送信者がHubSpotの既存のコンタクトである。

Eメールの返信は、CRMの中でコンタクトのレコードタイムラインに記録されます。その後、受信者のコンタクトレコードまたは関連レコードの1つに移動して、記録されたEメールを表示できます。

チームの共有EメールアドレスをHubSpotに接続すると、コミュニケーションの受信トレイで受信Eメールを閲覧、管理、返信できます。

注：個人用EメールアカウントをHubSpotに接続すると、そのアカウントから送信されたEメールは転送先Eメールアドレスを使用して記録することのみ可能です。記録されたEメールは関連レコードで確認できます。

返信が想定通りに記録されない

返信が想定通りに記録されない場合、この問題が発生する一般的な原因について、詳細をご確認ください。場合によっては、返信が記録されない場合、CRMのレコードタイムラインに転送することができます。

新しい受信Eメール

接続された個人用Eメールに送信された着信Eメールが記録の要件を満たしていない場合、それらはHubSpotに記録されません。

コンタクト以外から既存のスレッドに含まれていないEメールが送信される場合、このEメールはHubSpotに記録されず、新しいコンタクトレコードは作成されません。このEメールに返信するときに、［ログ］チェックボックスをオンにするかまたはBCCアドレスを追加すると、送信される返信は記録されますが、コンタクト以外の元のEメールはHubSpotに表示されません。これ以降のこのスレッドへの返信は、個人用Eメールが接続されている限り記録されます。

非コンタクトまたはEメールエイリアスから送信されたEメール

返信が既存のコンタクトに関連付けられてはいないEメールアドレスから来たものである場合、その返信はログに記録されません。例えば、contacts@domain.comに送信したEメールに対して、コンタクトがcontacts-alias@domain.comを使用して返信する場合、返信はログに記録されません。転送アドレスを使用して返信をCRMに転送した上で、2つのコンタクトレコードをマージすることができます。

チームの共有Eメールアドレスから送信されたEメール

Eメールスレッドがコミュニケーション受信トレイ内でチームの共有アドレスによって開始された場合、スレッドの途中で接続済みの個人用Eメールアドレスを使用するように切り替えることはできません。こうすることによって作成された新しいスレッドは、HubSpotで検出できないため、返信がログに記録されなくなります。

受信トレイプロバイダーの変更後にEメールに返信する

過去のEメールアドレスを使用するアクティブなスレッドがまだ存在している間に受信トレイプロバイダーを変更した場合は、Eメール返信がHubSpotへの記録を停止します。さらに、シーケンスを使用している場合、シーケンスに現在登録されているコンタクトは自動的に登録解除されません。これは、HubSpotが返信を検出できなくなるためです。返信を正常に記録するには、正しいプロバイダーを使用して受信トレイを再接続する必要があります。

受信トレイプロバイダーを変更した後の再接続の詳細は、こちらの記事で確認してください。

間違ったEメールプロバイダーを使用して接続された個人用Eメール

正しいEメールプロバイダーのタイプを使用して個人用Eメールが接続されていることを確認してください。Eメールプロバイダーは、Eメールの送受信を可能にするサービスです。広く知られたEメールプロバイダーには、GmailやOffice 365などがあります。

ご使用のEメールアドレスがどのEメールプロバイダーでホスティングされているかを確認し、該当するプロバイダー用のHubSpot接続手順に従ってください。ITリソースに問い合わせるか、またはMxToolboxを使用してEメールドメインのEメール サービス プロバイダーを検索することができます。正しいプロバイダーを使用して接続していない場合は、Eメールがログに記録されません。

返信の記録についてのトラブルシューティング

返信記録の要件を満たしているものの、返信が上記のどの状況にも該当しない場合、HubSpotからのヘルプを受ける方法について、詳細をご確認ください。お問い合わせの前に、返信が想定通りに記録されなかったコンタクトレコードの例、およびご利用のEメールアカウントで受信した返信のEメールヘッダーを事前に用意しておくことをお勧めします。一般的なEメールプロバイダーからEメールヘッダーを収集する方法、またはIT担当者と連携してヘッダーを取得する方法について、詳細をご確認ください。