ワークフロー設定を管理する

ワークフロー設定を行って、アクションを実行するタイミングやワークフローパフォーマンス関連の通知を管理し、コンタクトが選択したワークフローに登録されたときに他のワークフローから登録解除されるかどうかを指定します。ワークフローの作成について詳細をご確認ください。

タイミング 

タイミング設定を使用して、ワークフローでアクションを実行するタイミングまたは実行しないタイミングを指定します。デフォルトでは、ワークフローアクションは登録されたレコードがアクションに到達すると直ちに実行されます。

この設定はワークフローの登録には影響せず、登録した後のアクションにのみ影響します。ワークフローの登録で問題が発生した場合は、ワークフロー登録の一般的な問題のトラブルシューティング方法をご覧ください。 

注：HubSpotアカウントにタイムゾーンが設定されていない場合、ワークフローのタイミング設定はデフォルトでEST（東部標準時）になります。アカウントのタイムゾーンのカスタマイズの詳細をご確認ください。

ワークフローのタイミング設定を構成するには、次の手順に従います。 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• 左上の［設定］をクリックします。
• 右側のパネルの ［タイミング］セクションで、次のように設定します。
  • 特定の時間にのみアクションを実行：アカウントのタイムゾーンに基づいて、レコードでワークフローアクションを実行できるタイミングを指定します。 

    • 再スケジュールされたアクションのタイミングは、登録されたレコードがワークフローアクションに到達するタイミングによって決まります。

      • 指定された日以外かつ指定された時間外にレコードがアクションに到達した場合：ワークフローは、次に利用可能な日の中で、最も早い利用可能な時間にアクションを再スケジュールします。
      • 指定された日以外だが、指定された実行時間内にレコードがアクションに到達した場合：ワークフローは、次に利用可能な日の同じ時間にアクションを再スケジュールします。これは、ワークフローで［特定の日付にアクションを実行しない］設定に一時停止日が追加されている場合にも適用されます。

• • • ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。例えば、次の利用可能な時間が午前9:00の場合、アクションは午前9:00～9:15の間に再スケジュールされます。
    • 遅延とif/then分岐は再スケジュールされませんが、次の場合はアクションが再スケジュールされます。例えば、取引ベースのワークフローが、月曜日から木曜日まで、午前9:00から午後5:00の間にのみアクションを実行するように設定されているとします。取引で木曜日に2日間の遅延が開始された場合は、土曜日に遅延が終了します。次のアクションは月曜日の午前9:00～9:15の間に再スケジュールされます。

• • Don't run actions on specific date（特定の日付にアクションを実行しない）：特定の日付にアクションが実行されないようにするためにワークフローを一時停止します。また、毎年一時停止する日付を設定することもできます。それらの日付では、レコードがアクションに到達した時点で、次に利用可能な日付になるまでアクションが一時停止します。一時停止の日付を使用する場合は、次の点に注意してください。

    • 一時停止日では、アクションを再スケジュールする際に、その他の日付設定が考慮されます。例えば、月曜から水曜までの午前9時から午後5時までの時間帯でのみワークフローでアクションが実行されるように設定されているとします。水曜日に有効になる一時停止日を追加した場合、その水曜日にスケジュールされた全てのアクションは次の月曜日の午前9時に移動されます。
    • 一時停止日にもレコードは登録され、遅延やif／then分岐に入ります。遅延やif／then分岐を終了すると、代わりに次のアクションで一時停止します。 
  • ワークフローを自動的にオフにするようにスケジュールする: 特定の日時後にワークフローがオフになるようにスケジュールします。ワークフローの無効化の詳細をご確認ください。

パフォーマンス通知（Enterpriseのみ）

ワークフローエディターで通知を設定する前に、ユーザー通知がオンになっていることを確認してください。

Enterpriseアカウントのスーパー管理者は、他のユーザーのデフォルトの通知設定を定義することができますが、個々のユーザーによる設定がデフォルトの設定よりも優先されます。 HubSpotでユーザー通知を設定する方法の詳細をご確認ください。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［通知］に移動します。
• 上部にある［Eメール］タブをクリックします。
• ［Eメール］セクションで、スイッチをクリックしてオンに切り替えると、Eメール通知を受信トレイで受け取ることができます。
• 下にスクロールし、［ワークフロー］セクションをクリックして展開します。
• 該当する通知タイプの横にあるチェックボックスをオンにします。
   

ワークフロー通知の設定

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、左上の［設定］をクリックします。
• 右側のパネルの［パフォーマンス］セクションで、次の設定を行います。
  • このワークフローが要確認の場合に通知を受け取る：ワークフローのステータスが［要確認］に変更されるたびにユーザーとチームに通知します。
    • このワークフローで初めて問題が発生したときに通知されます。
    • 問題が確認されると、ステータスが［確認済み］に変わります。
    • 新しい問題が発生した場合、またはすでに確認済みの問題が再び発生すると、ステータスが［要確認］に戻り、通知が再びトリガーされます。

• • 登録率に変化があった場合に通知を受け取る：ワークフローの登録が指定されたしきい値を超えて増減するたびにユーザーとチームに通知します。Breeze Intelligenceを使用してこのしきい値を決定することも、通知をトリガーする増加率または減少率を手動で設定することもできます。 
    • Breeze Intelligenceを使用：HubSpotのAIであるBreezeを使用して、登録率の異常な変化を自動的に検出します。
      • Breeze Intelligenceは、毎日の登録率を過去1か月間の登録パターンと比較します。登録率の異常な急降下や急増によって、Eメール通知がトリガーされます。
      • この設定を使用する場合、ユーザーがしきい値を設定する必要はありません。 
    • 手動の範囲を使用：Eメール通知をトリガーする増加率または減少率を手動で設定します。このオプションを選択する場合は、次のように設定します。 
      • 数を確認:登録数を毎週確認するか毎日確認するかを選択します。 
        • ［Weekly（週次）］:ワークフローの前週比の登録率が指定した割合で増減した場合、毎週金曜日の午前10時に内部Eメール通知を確認して送信します。 
        • ［Daily（日次）］:ワークフローの毎日の登録率が指定した割合で増減した場合、毎日午前10時に内部Eメール通知を確認して送信します。 
      • ［Increased at least（次以上増加）］：登録数が増加した場合にこの通知をトリガーするパーセントを入力します。
        • 登録率がこのパーセントより増加すると、ワークフローのEメール通知が送信されます。
        • このオプションを空白のままにすると、ワークフローの登録数が増加しても通知Eメールはトリガーされません。 
      • ［Decreased by at least（次以上減少）］：登録数が減少した場合にこの通知をトリガーするパーセントを入力します。 
        • 登録率がこのパーセントより減少すると、ワークフローのEメール通知が送信されます。
        • このオプションを空白のままにすると、ワークフローの登録数が減少しても通知Eメールはトリガーされません。 

• • 通知受信者：［このワークフローが要確認の場合に通知を受け取る］または［登録率に変化があった場合に通知を受け取る］オプションがオンになっている場合に、このフィールドが表示されます。対応する通知を個々のユーザーに送信するか、特定のチームに送信するかを選択できます。 

    • ［これらのユーザーに送信］:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のユーザーを選択します。個々のユーザーがこのEメールを受信するには、ユーザーの設定でワークフローEメール通知が有効になっている必要があります。 
    • ［これらのチームに送信］:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーがこのEメールを受信するには、チームの設定でワークフローEメール通知が有効になっている必要があります。
  • それぞれの分岐とエンドポイントのコンバージョンを比較（ベータ版）：ワークフローのコンバージョンおよびパフォーマンス測定指標のトラッキングを開始する場合にこの設定を有効にします。ワークフローのコンバージョンおよびパフォーマンスデータの確認の詳細をご覧ください。
    
     

接続

コンタクトベースのワークフローでは、コンタクトが選択したワークフローに登録されたときに他のワークフローから登録解除されるかどうかを指定できます。この設定は登録時にのみ適用され、今後他のワークフローからコンタクトが登録解除される ことはありません 。デフォルトでは、この設定はオフになっています。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。

• ワークフローの名前をクリックします。
• 左上の［設定］をクリックします。
• 右側のパネルの［接続］セクションで、［このワークフローに登録されたときに他のワークフローからコンタクトの登録を解除］切り替えスイッチをオンにします。次に、コンタクトが登録を解除するワークフローを選択します。
  • ［他の全てのワークフローから登録を解除する］：コンタクトは登録時に他の全てのワークフローから削除されます。 
  • ［特定のワークフローから登録を解除する］：コンタクトは登録時に、指定されたワークフローから削除されます。 
    • ワークフローを選択するには、 ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを削除するワークフローの横にあるチェックボックスをオンにします。 
    • この設定からワークフローを削除するには、ワークフロー名の横にある［x］アイコンをクリックします。