HubSpotアセットをパーティション分割する

HubSpotを通じてさまざまなアセットをパーティション分割することにより、適切なチームとユーザーのみがそれらを閲覧したり編集したりできるようにすることができます。これは、アセットを部署別やチーム別に分離し、秩序だった方法でユーザーに注意が向けられるようにするのに役立ちます。 

注：スーパー管理者と、チームによるパーティション化の権限を付与されたユーザーは、パーティション分割したすべてのアセットを表示できます。

アセットパーティション化の動画シリーズを見るには、HubSpotアカデミーのアセットパーティション化のレッスンを確認してください。

パーティション分割できるアセットは、利用しているHubSpotサブスクリプションに応じて異なります。

既定のパーティション化の動作を設定する

既定では、新しく作成されたアセットは、そのアセットについての権限を付与されたすべてのユーザーからアクセスできます。しかし、アセットの作成または編集を、特定のユーザーまたはチームのみに許可することが望ましい場合があるかもしれません。アカウント設定で、新しく作成されるアセットへのアクセスを自動的に制限し、アセットの作成者、そのチーム、その親チームのいずれかのみが、それらを表示したり編集したりできるようにすることができます。

新しいアセットを自動的にパーティション分割するには、次の手順を実行します。

• HubSpotのアカウントで、メイン ナビゲーション バーの設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］を開きます。
• ［チーム］タブをクリックします。
• ［新規コンテンツを作成者とそのチームに制限］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。

パーティション分割の一般的な手順

ほとんどのツールでは、以下の手順に従ってパーティション分割できます。ダッシュボード、CRMビュー、およびEメールサブスクリプションの設定の場合、下にあるツール固有のセクションまでスキップしてください。

• HubSpotアカウントで、パーティション分割するツールに移動します。
• 1つのアセットを割り当てるには、割り当てるアセットの上にカーソルを置いて［続き］ドロップダウンメニューをクリックし、［ユーザーおよびチームを割り当て］を選択します。
• アセットを一括で割り当てるには、割り当てるアセットの横にあるチェックボックスを選択してオンにし、［チームおよびチームを割り当て］をクリックします。

• ダイアログボックスで、チーム名またはコンタクト名の横にあるチェックボックスをオンにして、このコンテンツへのアクセス権を付与します。階層的なチームを使用していて、子チームにコンテンツを割り当てた場合、その親チームには自動的にそのコンテンツへのアクセス権が付与されます。
• 他のユーザーにコンテンツを割り当てるには、［ユーザー］タブをクリックします。ユーザーを選択できるのは、コンテンツが少なくとも1つのチームに割り当てられている場合のみです。
  
  
• ［保存］をクリックします。 

アセットは、選択されたユーザーとチームに対して（また該当する場合にはその親チームに対して）のみ表示されます。

上記の手順に従わないツールについては、下のツール固有の手順をご覧ください。

ツール固有の手順

CRMレコード

既定では、ユーザーはすべてのコンタクト、会社、取引、チケットを表示して編集できます。ユーザーの権限を調整することにより、それらのユーザーが表示したり編集したりできる対象を、それらのユーザーまたはそのチームが所有するレコードのみとすることができます。

ユーザーのCRMレコードをパーティション分割するには、次の手順を実行します。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］を開きます。
• 編集するユーザーの名前をクリックします。
• コンタクトと会社をパーティション分割するには、［コンタクト］タブで［表示］、［コミュニケーション］、［編集］の権限の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。次に、［チームのみ］または［担当者のみ］を選択します。
  
  
• 取引をパーティション分割するには、［セールス］タブをクリックし、［表示］と［編集］の権限の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。次に、［チームのみ］または［担当者のみ］を選択します。
  
  
• チケットをパーティション分割するには、［サービス］タブをクリックし、［表示］と［編集］の権限の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。次に、［チームのみ］または［担当者のみ］を選択します。
  
  
• 編集内容を保存するため、［保存］をクリックします。

更新された権限は、ユーザーがログアウトしてから再びログインした後に有効になります。ユーザー権限について詳細をご確認ください。

CRMビュー

標準ビューをパーティション分割することはできませんが、カスタムCRMビューを、自分にのみ、自分のチームにのみ、またはすべての人に表示されるように設定することができます。 

CRMビューをパーティション分割するには、次の手順を実行します。

• HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットのダッシュボードに移動します。
• 左側のサイドバーで、［すべての保存済みフィルター］をクリックします。
• フィルター名の上にカーソルを置き、［オプション］をクリックします。ドロップダウンメニューで［共有を管理］を選択します。
• ダイアログボックスで、フィルターを自分のみに表示されるようにするか、自分のチームのみに表示されるようにするか、それともすべての人に表示されるようにするかを選択します。
• ［保存］をクリックします。

コミュニケーションの受信トレイ

受信トレイの作成後、チーム管理の設定を編集することにより、どのユーザーとチームがそれを表示できるかを編集することができます。受信ボックスのユーザーを管理する方法について詳細をご確認ください。

ダッシュボード

ダッシュボード所有者は、どのチームにカスタムダッシュボードへの表示アクセス権および編集アクセス権を付与するかを設定できます。

ダッシュボードへのアクセス権を割り当てるには、次の手順を実行します。

• HubSpotアカウントで、［レポート］>［ダッシュボード］の順に進みます。
• ダッシュボードレポートの上で、割り当て済みのリンクをクリックし、［編集アクセス権］をクリックします。
  
  
• 右側のパネルで、アクセス権を割り当てる先のユーザーを選択します。
  • ダッシュボード担当者だけがダッシュボードを表示できるようにするには、［担当者のみ］ラジオボタンを選択します。［保存］をクリックします。
  • すべてのユーザーがダッシュボードにアクセスできるようにするには、［全員］ラジオボタンを選択した後、［表示および編集］ラジオボタンまたは［表示のみ］ラジオボタンを選択します。［保存］をクリックします。
  • 特定のチームとユーザーのみがダッシュボードにアクセスできるようにするには、次の手順を実行します。
    • ［特定のユーザーとチームのみ］ラジオボタンを選択します。
    • ［表示および編集］ラジオボタンまたは［表示のみ］ラジオボタンを選択します。
    • ［次へ］をクリックします。
    • アクセス権を割り当てる先のチームおよびユーザーの横にあるチェックボックスを選択してオンにします。
    • ［保存］をクリックします。

ドキュメント、プレイブック、シーケンス、およびセールステンプレート

ドキュメント、プレイブック、シーケンス、またはテンプレートの作成後、アクセスのレベルを、担当者のプライベート、すべての人と共有、特定のユーザーおよびチームと共有、のいずれかに設定することかできます。

セールスコンテンツへのアクセスをパーティション分割する方法についての詳細をご確認ください。

ドメイン

既定では、「ドメインを追加して編集」のユーザー権限を付与されたユーザーは、すべてのドメインを表示および編集したり、すべてのドメインに対してコンテンツを公開したりすることができます。コンテンツを編集または公開できるユーザーを、特定のドメインに制限するには、チームにドメイン公開権限を割り当てる方法について詳細をご確認ください。

レコードのサイドバー

コンタクト、会社、取引、およびチケットのレコードに表示されるサイドバーをカスタマイズして、チームごとに異なるビューになるようにすることができます。特定のチーム用のレコードサイドバーをパーソナライズする方法について詳細をご確認ください。

リストのパーティション分割（ベータ版）

スーパー管理者は、上記の一般的な手順を使用することにより、どのチームがどのリストを表示可能かを設定できます。 

リストへのアクセス権を割り当てたり、既定の割り当て設定を有効にしたりする際には、次の点に注意してください。

• パーティション分割リストを表示したり選択したりできるのは、リスト作成者、割り当てられたチーム、および割り当てられたチームの親チームのみです。他のすべてのユーザーは、そのリストを表示することも選択することもできません。これは、マーケティングEメール、ワークフロー、レポートなどのすべてのツールに適用されます。
• リストフィルターに加えて、次の条件を満たしている場合にのみ、パーティション化されたリストにコンタクトが表示されます。
  
  • 割り当てられたチームのユーザーがそのコンタクトを所有している。

• • コンタクトレコードのカスタムHubSpotユーザープロパティーが、割り当てられたチームのユーザーに設定されている。

• ユーザーが別のチームに移動すると、新しいチームにも同じリストへのアクセス権があるというのでない限り、以前にアクセスしたり表示したりできていたリストにアクセスできなくなります。

Eメールサブスクリプション（ベータ版）

Eメール設定グループのセグメント化機能を使用することにより、マーケティングEメールの中で、どのチームがどのサブスクリプションタイプおよびオフィス所在地を使用できるかを制御できます。Eメール設定グループがチームにセグメント化されると、そのチームだけがEメール作成時に設定グループを選択できるようになります。

設定グループをチームに割り当てるには、次の手順を実行します。

• HubSpotのアカウントから、［マーケティング］>［Eメール］に移動します。
  
• ［設定グループ］の下で、編集する設定グループをクリックします。
  
• ［アクション］をクリックし、［編集］を選択します。
  
• 右側のパネルで［チーム（任意）］ドロップダウンメニューをクリックし、グループを割り当てる先のチームを選択します。
  
• ［保存］をクリックします。

Eメールサブスクリプションのパーティション分割について詳細をご確認ください。

ワークフロー（ベータ版）

ワークフローは、上記の一般的な手順を使用することにより、ワークフローダッシュボードから特定のチームに割り当てることができます。

チームに割り当てられたワークフローは、そのチームのユーザーによってのみ表示および編集できます。割り当てられていないワークフローは、ワークフローユーザー権限を付与されたすべてのユーザーおよびチームからアクセスできます。