HubSpotの通話ツールを使用すると、ブラウザーまたは電話機からコンタクトを呼び出し、コンタクトのタイムラインのコールをHubspotに記録することができます。
電話番号を管理
通話用の電話番号を登録する
電話をかける前に、HubSpotで電話番号を登録して確認する。このプロセスはユーザーに固有のものであり、2人以上のユーザーがアカウントで同じ番号を使用できますが、各ユーザーが電話番号を個別に登録する必要があります。電話番号を登録する前に、お客様の国がコールでサポートされていることを確認してください。
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- 任意のコンタクトの 名前をクリックしてください。
- 左側のパネルで、コールアイコンをクリックします。
- ［電話番号を追加］をクリックして電話番号を登録します。
- ダイアログボックスに、電話番号と内線番号 (該当する場合) を入力します。次に [登録] をクリックします。
追加した電話番号にアクセスできることを確認するために、電話がかかってきます。認証コードの入力を求められたら、画面に表示されている認証コードを入力します。
これが完了すると、確認メッセージが表示されます。ダイアログボックスで、［コンタクトに戻る］をクリックします。これで、HubSpot の通話ツールを使用して電話をかけることができます。
追加の数値を追加するには、次の手順を実行します。
- コールアイコンを再度クリックします。
- ［発信者］ ドロップダウンメニューをクリックし、［新しい電話番号を追加］ を選択します。
既定の電話番号を設定する
コール用に追加の電話番号を登録した場合、最初に追加したものが自動的に既定の電話番号になります。既定の電話番号を変更するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで［セールス］ > ［電話］に移動します。
- ［電話番号］ セクションで、既定として設定する電話番号の横にある star をクリックします。
電話番号を削除する
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで［セールス］ > ［電話］に移動します。
- [電話番号] セクションで、削除する電話番号の横にある [削除] をクリックします。削除した番号は、コールに選択できなくなります。
HubSpotコールを再接続する
1 か月前にコールを有効にしていて、新しい番号を登録していないか、過去 7 日間にコールを行っていない場合、アカウントで通話ツールが無効になります。この場合、通知センターで通知を受け取ります。電話をかけるか番号を再登録するよう最初に通知を受けてから、7日間の猶予があります。
通話ツールが無効になっている場合は、電話をかける前に再度有効にする必要があります。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで［セールス］ > ［電話］に移動します。
- ［コールを有効化」 をクリックします。
電話をかける
電話、またはブラウザーからHubSpotとのコールを行うことができます。
ご注意ください：モバイルアプリの HubSpot Sales Calling (VoIP) で電話をかけるオプションは使用できなくなりました。HubSpot モバイルアプリから行われたコールは、携帯電話プロバイダーを通じて行われます。モバイルアプリからのコールの変更についてもっと詳しく学びます。
HubSpotアカウントのコール時間（分数）はサブスクリプションによって異なります。制限に達するまで残り100分以内になると、アカウントにアラートが表示されます。通話中に上限に到達した場合、その通話は完了できますが、その月はそれ以上の通話を行うことができません。通話時間は毎月初日にリセットされます。
電話機またはブラウザから電話をかける
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- 任意のコンタクトの 名前をクリックしてください。
- 左側のパネルで、コールアイコンをクリックします。
- ダイアログボックスで、[コール]ドロップダウンメニューをクリックして電話番号を選択します。既定では、コールツールは電話番号プロパティーに保存されている電話番号を使用します。モバイル電話番号など、コンタクトの電話番号が別のプロパティーに保存されている場合、そのプロパティーを選択できます。[+別の電話プロパティーを追加]をクリックして、既存のプロパティーをこのリストに追加することができます。
ご注意ください：発信先または発信元が米国以外のコールでサポートされている国の場合、電話番号に国コードを含める必要があります。この場合、電話番号の形式には「+」が含まれることも、含まれないこともあります。HubSpot は、コンタクトの[電話番号] プロパティーに設定されている番号にもダイヤルします。コンタクトの [電話番号] プロパティーに値が設定されていない場合は、電話番号を追加する方法をご確認ください。
- ダイアログボックスで、[発信者]ドロップダウンメニューをクリックして電話番号を選択します。
- ドロップダウンメニューをクリックして、［電話機からコール］または［ブラウザーからコール］ を選択します。
- ［電話機からコール］を選択した場合、自動システムから電話がかかってきて、コンタクトに電話がつなげられます。
- ［電話機からコール］を選択した場合、自動システムから電話がかかってきて、コンタクトに電話がつなげられます。
注：[電話からコール] オプションを使用する場合、2 回の発信が行われます。1 回目は記録を設定するための最初の電話機への発信、2 回目は実際のコールを行うための 2 つ目の電話機への発信です。このため、使用されたコールの分数が 2 倍になります。
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- ［ブラウザーからコール］を選択した場合、コンピュータ音声を使用してコールを行い、ポップアップウィンドウが表示されます。
- 受信者の発信者IDには、［発信者］ドロップダウンメニューで選択した電話番号が表示されます。コールが接続されたら、ポップアップウィンドウで、内線番号の入力、コールの録音、自分のコールのミュート、メモの記入を行うことができます。
- 内線番号を入力するには、右上の［キーパッド］をクリックして、内線番号を入力します。
- コールを録音するには、右上の［録音］をクリックします。当事者の同意を要件としている国では、通話の録音は自動的に有効にされます。それ以外のすべての地域で録音を有効にするには、通話の相手から同意を得る必要があります。この場合、[録音]をクリックした後、アラートが届きます。コールを録音しているコンタクトに通知した上で、[通知済み]をクリックします。
注：通話中に録音を停止すると、通話の録音はまったく保存されません。通話の録音が保存されない理由について詳細をご確認ください。
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- コール中に自分をミュートするには、右上の［ミュート］をクリックします。
- コールに関するメモをテキストボックスに追加します。ツールバーを使用してテキストを整え、リンク、画像、添付ファイルを追加します。
- コールを終了するには［切断］をクリックします。
- 通話が終了した時点で、追加のコメントを追加し、[成果を選択] ドロップダウンを使用してコールの成果を選択できます。
- カスタマイズされたコールとミーティングタイプを有効にしている場合（Sales Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ）、［コールタイプを選択］ドロップダウンメニューをクリックしてコールタイプを選択できます。
- [コールを保存] をクリックして、コンタクトのタイムラインでコールを保存します。
サードパーティー通話プロバイダーを HubSpot に接続した場合に、第三者プロバイダーを使用して電話をかける方法を学習します。
レコードタイムラインでコールを表示
コールを保存すると、コールがコンタクトのタイムラインに表示されます。
- コールに関連付けられているレコードを編集するには、[関連付け]ドロップダウンメニューをクリックします。
- コンタクトタイムラインの上部にアクティビティをピン留めするには、［ピン］をクリックします。
- すべての関連記録のタイムラインからコールを削除するには、［削除］をクリックします。
- コールの成果を編集するには、［成果］の下にあるドロップダウンメニューをクリックします。
- コールタイプを編集するには、［タイプ］の下にあるドロップダウンメニューをクリックします。
- コールの詳細を表示するには、［詳細］ドロップダウンメニューをクリックします。
割り当てられたSales Hub Enterprise または Service Hub Enterpriseシート をお使いの場合、コールが保存された後で、コンタクトのタイムラインで通話の書き起こしにアクセスできます。通話が録音されていなければ通話の書き起こしにはアクセスできません。書き起こしは、添付ファイルとしてコンタクトのタイムラインに表示されます。
- [コールの記録] をクリックして、通話の書き起こしを開きます。
- [コールの記録] パネルで [タスクを作成] をクリックして、コール中の通話内容に基づいてフォローアップタスクを作成します。[タスクを作成] パネルに追加のタスク詳細を入力し、[作成] をクリックします。
タスクを作成するオプションが表示されるようにするには、コール中に次の単語を使用する必要があります：send、provide、deliver、share、schedule、arrange、organize、plan、add、set up、reach out、call、meet、contact、confirm、validate、approve、accept、authorize、sign、check、get back to you。フォローアップタスクの提案を作成するには、これらの言葉を let me、I will、または why don't I と組み合わせて使用する必要があります。
ご注意ください：通話の書き起こしが表示されるまで、最大で通話時間と同じ時間がかかる場合があります。通話時間が長いと、書き起こしにかかる時間も長くなります。通話の書き起こしには Google のサービスを使用しており、現在のところ、英語でしか利用できません。
HubSpot は書き起こしの品質に応じて、それぞれの書き起こしに Good、Fair、または Poor のラベルを付けます。品質を決定する基準は、書き起こしに含まれる単語のうち、正しいと思われる単語の数です。
