HubSpot コールツールを使用すると、HubSpot でコンタクトにリーチすることができます。ブラウザーや電話機を使って直接連絡し、コールを録音できます。コールが終わると、すべてが自動的に HubSpot CRM または Salesforce に記録されます。
ご注意ください：モバイルアプリの HubSpot Sales Calling (VoIP) で電話をかけるオプションは使用できなくなりました。HubSpot モバイルアプリから行われたコールは、携帯電話プロバイダーを通じて行われます。モバイルアプリからのコールの変更についてもっと詳しく学びます。
コール用の電話番号を登録する
コールを開始するには、HubSpot に電話番号を追加して、確認する必要があります。HubSpot でのコール用の電話番号登録プロセスは、それぞれのユーザーに固有のものです。2 人以上のユーザーがアカウントで同じ番号を使用できますが、各ユーザーの電話番号を個別に登録する必要があります。電話番号を登録する前に、お客様の国がコールでサポートされていることを確認してください。
電話番号を追加する
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- コンタクトの名前をクリックします。
- コンタクトレコードで[コール]タブをクリックします。
- [電話をかける]をクリックして電話番号を登録します。
- 下部に表示されるウィンドウで、[電話番号を追加]をクリックします。
- ダイアログボックスに、電話番号と内線番号 (該当する場合) を入力します。次に [登録] をクリックします。
電話番号を確認する
追加した電話番号にアクセスできることを確認するために、電話がかかってきます。認証コードの入力を求められたら、画面に表示されている認証コードを入力します。
これが完了すると、確認メッセージが表示されます。これで、HubSpot の通話ツールを使用して電話をかけることができます。
電話をかける
固定電話や携帯電話などの実際の電話機を使用して、あるいはブラウザーから、電話をかけることができます。
注：発信先または発信元が米国以外のコールでサポートされている国の場合、電話番号に国コードを含める必要があります。この場合、電話番号の形式には「+」が含まれることも、含まれないこともあります。HubSpot は、コンタクトの[電話番号] プロパティーに設定されている番号にもダイヤルします。コンタクトの [電話番号] プロパティーに値が設定されていない場合は、電話番号を追加する方法をご確認ください。
電話機から電話をかける
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- コンタクトの名前をクリックします。
- コンタクトレコードで[コール]タブをクリックします。
- [電話をかける]をクリックします。
- ダイアログボックスで、[コール]ドロップダウンメニューをクリックして電話番号を選択します。既定では、コールツールは電話番号プロパティーに保存されている電話番号を使用します。モバイル電話番号など、コンタクトの電話番号が別のプロパティーに保存されている場合、そのプロパティーを選択できます。[+別の電話プロパティーを追加]をクリックして、既存のプロパティーをこのリストに追加することができます。
- ダイアログボックスで、[発信者]ドロップダウンメニューをクリックして電話番号を選択します。
- [電話からコール]をクリックします。オプションが[ブラウザからコール]に設定されている場合は、ドロップダウンメニューをクリックして[電話からコール]を選択します。
- 次に、自動システムから電話がかかってきて、コンタクトに電話がつなげられます。受信者の発信者 ID には、[発信者]ドロップダウンメニューで選択した電話番号が表示されます。
注：[電話からコール] オプションを使用する場合、2 回の発信が行われます。1 回目は記録を設定するための最初の電話機への発信、2 回目は実際のコールを行うための 2 つ目の電話機への発信です。このため、使用されたコールの分数が 2 倍になります。
ブラウザーから電話をかける
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- コンタクトの名前をクリックします。
- コンタクトレコードで[コール]タブをクリックします。
- ダイアログボックスで、[コール]ドロップダウンメニューをクリックして電話番号を選択します。既定では、コールツールは電話番号プロパティーに保存されている電話番号を使用します。モバイル電話番号など、コンタクトの電話番号が別のプロパティーに保存されている場合、そのプロパティーを選択できます。[+別の電話プロパティーを追加]をクリックして、既存のプロパティーをこのリストに追加することができます。
- ダイアログボックスで、発信する電話番号を変更するには、[発信者]ドロップダウンメニューをクリックして電話番号を選択します。
- [ブラウザーからコール]をクリック。オプションが[電話からコール]に設定されている場合は、ドロップダウンメニューをクリックして[電話からコール]を選択します。
- 受信者の発信者 ID には、[発信者]ドロップダウンメニューで選択した電話番号が表示されます。
- 拡張を入力するには、ポップアップボックス右上のキーパッドアイコンをクリックします。
コールとコメントを記録する
- 電話がつながったら、ポップアップボックスで[録音]をクリックして通話を録音します。コール中にコメントを入力することもできます。
- 当事者の同意を要件としている国では、通話の録音は自動的に有効にされます。それ以外のすべての地域で録音を有効にするには、通話の相手から同意を得る必要があります。この場合、[録音]をクリックした後、アラートが届きます。コールを録音しているコンタクトに通知した上で、[通知済み]をクリックします。
- 通話が終了した時点で、追加のコメントを追加し、[成果を選択] ドロップダウンを使用してコールの成果を選択できます。
- カスタマイズされたコールとミーティングタイプを有効にしている場合は、[コールタイプを選択] ドロップダウンメニューを使用してコールタイプを選択できます。
- [コールを保存] をクリックして、コンタクトのタイムラインでコールを保存します。
注：通話中に録音を停止すると、通話の録音はまったく保存されません。通話の録音が保存されない理由について詳細をご確認ください。
- コールに関連付けられているレコードを編集するには、[関連付け]ドロップダウンメニューをクリックします。
- コンタクトタイムラインの上部にアクティビティをピン留めするには、[ピン]をクリックします。
- すべての関連記録のタイムラインからコールを削除するには、[削除]をクリックします。
- コールの成果を編集するには、[成果]の下にあるドロップダウンメニューをクリックします。
- コールタイプを編集するには、[タイプ]ドロップダウンメニューをクリックします。
- コールの詳細を表示するには、[詳細]ドロップダウンメニューをクリックします。
通話の書き起こしを表示する (Sales Hub Enterprise および Service Hub Enterprise のみ)
Sales Hub Enterprise または Service Hub Enterprise をお使いの場合、コールが保存された後で、コンタクトのタイムラインで通話の書き起こしにアクセスできます。通話が録音されていなければ通話の書き起こしにはアクセスできません。書き起こしは、添付ファイルとしてコンタクトのタイムラインに表示されます。
- [コールの記録] をクリックして、通話の書き起こしを開きます。
- [コールの記録] パネルで [タスクを作成] をクリックして、コール中の通話内容に基づいてフォローアップタスクを作成します。[タスクを作成] パネルに追加のタスク詳細を入力し、[作成] をクリックします。
タスクを作成するオプションが表示されるようにするには、コール中に次の単語を使用する必要があります：send、provide、deliver、share、schedule、arrange、organize、plan、add、set up、reach out、call、meet、contact、confirm、validate、approve、accept、authorize、sign、check、get back to you。フォローアップタスクの提案を作成するには、これらの言葉を let me、I will、または why don't I と組み合わせて使用する必要があります。
注：通話の書き起こしが表示されるまで、最大で通話時間と同じ時間がかかる場合があります。通話時間が長いと、書き起こしにかかる時間も長くなります。通話の書き起こしには Google のサービスを使用しており、現在のところ、英語でしか利用できません。
HubSpot は書き起こしの品質に応じて、それぞれの書き起こしに Good、Fair、または Poor のラベルを付けます。品質を決定する基準は、書き起こしに含まれる単語のうち、正しいと思われる単語の数です。
コール用に登録されている電話番号を管理する
追加の電話番号を登録する
複数の電話番号を使用してコンタクトに電話をかける必場合は、それらの電話番号のそれぞれをコール用に登録する必要があります。
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- コンタクトの名前をクリックします。
- コンタクトレコードで、[コール] タブをクリックします。
- [発信者] ドロップダウンメニューをクリックし、[新しい電話番号を追加] を選択します。
既定の電話番号を設定する
コール用に追加の電話番号を登録した場合、最初に追加したものが自動的に既定の電話番号になります。既定の電話番号を変更するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで [セールス] > [電話] に移動します。
- [電話番号] セクションで、既定として設定する電話番号の横にある star をクリックします。
電話番号を削除する
[電話番号] セクションで、削除する電話番号の横にある [削除] をクリックします。削除した番号は、コールに選択できなくなります。
HubSpot コールをもう一度有効にする
1 か月前にコールを有効にしていて、新しい番号を登録していないか、過去 7 日間にコールを行っていない場合、アカウントで通話ツールが無効になります。この場合、通知センターで通知を受け取ります。電話をかけるか番号を再登録するよう最初に通知を受けてから、7 日間の猶予があります。
通話ツールが無効になっている場合は、電話をかける前に再度有効にする必要があります。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで [セールス] > [電話] に移動します。
- [電話を有効化] をクリックします。
プロバイダーに依存しないコールを使用する(ベータ版)
HubSpot のコール API を使用して、ユーザー独自のコール機能を HubSpot 内に直接統合できるようになりました。現在のところ、HubSpot のコール API を使用して統合できるコール機能には Aircall があります。この機能を使用するには、割り当てられた Sales Hub または Service Hub が支払い済みのシートを所有し、有効な Aircall アカウントを所有している必要があります。この機能は現在のところベータ版です。
注：この機能は既存の Aircall 統合と連動しますが、Aircall デスクトップアプリから電話をかける必要がなくなります。Enterprise 以外のユーザーでも、HubSpot との Aircall 統合を使用できます。この場合も、Aircall デスクトップアプリから電話をかける必要があります。
独自のコール機能を統合する場合は、HubSpot アカウントに割り当てられた分数を使用できなくなります。Aircall アカウントを HubSpot に統合すると、すべての有料ユーザーが既定でプロバイダーに依存しないコールを使用することになります。Aircall 統合を使用している間は、HubSpot のネイティブコールサービスプロバイダーとの接続が使用できなくなります。ただし、アカウントに無料ユーザーが含まれる場合、こうしたユーザーは引き続き HubSpot から電話をかけるために HubSpot のネイティブコールサービスを使用することになります。
- HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- 任意のコンタクトの 名前をクリックしてください。
- コンタクトレコードで、[コール]タブをクリックします。
- [ブラウザーからコール]をクリック。
- Aircall アプリウィンドウで、緑色の電話 ボタンをクリックして、コールを開始します。
- コール中に、以下の操作を行うことができます。
- [コメントを追加] フィールドにコメントを入力する。
- コールをミュートする。
- コールを保留にする。
- キーパッドで内線番号を入力する。
- コールを転送する。
- 別のコールを開始する。
- コールを終了するには、赤い電話アイコン をクリックします。
- [保存して終了] をクリックして、コールをコンタクトのタイムラインに保存します。
注： コールの書き起こしは、現在のところ Aircall を使用して行ったコールでは使用できません。