更新日時 2021年 9月 17日
コミュニケーション受信トレイでフォームへの送信を受信するには、受信トレイでフォームをチャネルとして接続します。すべてのHubSpotフォームはコミュニケーションの受信トレイに接続できます。訪問者がフォームを送信すると、Eメールに返信するような形で、受信トレイに届いた問い合わせに回答することができます。訪問者リクエストに対応するチケットを作成することもできます。
コミュニケーションの受信トレイにフォームを接続した後、「Service Hub Professional」または「Enterprise」ユーザーの方は、ナレッジベースにフォームを追加することができます。これにより、訪問者が必要としている回答をあなたのドキュメントから見つけることができなかった場合に、あなたのチームに連絡できるようになります。
注：コミュニケーション受信トレイでフォーム送信に応答するには、接続されているチーム共有Eメールを持っているか、またはHubSpotフォールバックEメールアドレスが有効になっている必要があります。
フォームを接続する
- HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］ > ［受信トレイ］の順に進みます。
- 左下の［受信トレイ設定］をクリックし、次に［チャネル］を選択します。
- ［チャネルを接続］をクリックします。
- ［フォーム］をクリックします。
- ［既存のフォームを接続する］または［新規フォームを作成する］を選択します。
- 右下の［次へ］をクリックします。
既存のフォームを接続する
既存のフォームのルーティングルールと関連付けられているチケットのプロパティーをカスタマイズします。
- ［フォームを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、既存のフォーム
を選択します。 - ［次へ］をクリックします。
- 既定では、受信した送信は、チームがトリアージするために割り当て解除されます。コミュニケーションを特定のユーザーとチームメンバーにルーティングする場合は、［自動的にコミュニケーションを割り当て］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
注：自動ルーティングルールを設定できるのは、「Sales Hub」または「Service Hub」有料シートが割り当てられたユーザーだけです。受信メッセージは、「Sales Hub」または「Service Hub」有料シートが割り当てられたユーザーにのみ、自動でルーティングされます。有料シートへのアクセス権を持っていないユーザーをルーティングルールに含めることはできません。
- ［着信コミュニケーションを自動的に割り当て］ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
- 特定のユーザーおよびチーム：受信した送信を、選択したユーザーまたはチームにルーティングします。［特定のユーザーおよびチーム］ドロップダウンメニューから、ユーザーまたはチーム名を選択します。
- コンタクト所有者：受信した送信をコンタクトの所有者にルーティングします。コンタクトには、レコードに割り当てられている所有者が存在し、Cookieでトラッキングする必要があります。所有者がオフラインの場合、メッセージはEメールで訪問者の所有者に送信されます。
- 毎回のフォームの送信時にチケットを自動作成することをお勧めします。チケットのプロパティーをカスタマイズするには、［チケットを編集］をクリックします。
- 右のパネルでは、ドロップダウンメニューを使ってプロパティを編集します。
- デフォルトでは、受信箱で自動割り当てルールを設定している場合、チケットの所有者は会話の所有者と同じになります。チケットの所有者を変更するには、「チケットの所有者」のドロップダウンメニューをクリックし、別のオプションを選択します。
- 「Save」をクリックします。
- フォームのセットアップを完了するには、右下の［保存］をクリックします。
フォームエディターから直接フォームを接続することもできます。フォームエディターの左側のパネルの［チケットのプロパティー］セクションで、［自動チケット作成］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。これにより既定のチケットフィールドがフォームに追加されるので、フォームを送信するたびにチケットが自動的に作成されます。
新規フォームを作成する
フォームエディターに移動します。フォームをセットアップしてカスタマイズすることができます。
- フォームエディターの上部で、鉛筆アイコンをクリックし、フォーム名を編集します。
- フォームフィールドとフォームオプションを設定する。
- 既定では、このフォームに対する送信があるとチケットが作成されます。表示されるフォームフィールドを編集します。次のフィールドは自動的に含められます。
- 姓
- 名
- Eメール
- 問題（チケット名）
- 詳細（チケットの説明）
- チケットパイプライン（非表示フィールド、hs_pipelineとして表示）
- チケットステータス（非表示フィールド、hs_pipeline_stageとして表示）
注：チケットパイプラインとチケットステータスのフィールドは非表示のプロパティーであり、フォームエディターの中にも公開中のサポートフォームにも表示されません。チケットのパイプラインまたはステータスは、フォーム設定で既定のチケットプロパティーを編集する際に編集できます。
- ［フォームを更新］をクリックします。
- 既定では、受信した送信は、チームがトリアージするために割り当て解除されます。コミュニケーションを特定のユーザーとチームメンバーにルーティングする場合は、［自動的にコミュニケーションを割り当て］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
- チケットのパイプラインとステージを含む既定のチケットプロパティーを編集するには、［受信したコミュニケーションをサポートチケットとして扱う］の設定の横にある［チケットを編集］をクリックします。
- 右のパネルでは、ドロップダウンメニューを使ってプロパティを編集します。
- デフォルトでは、受信箱で自動割り当てルールを設定している場合、チケットの所有者は会話の所有者と同じになります。チケットの所有者を変更するには、「チケットの所有者」のドロップダウンメニューをクリックし、別のオプションを選択します。
- 「Save」をクリックします。
- 受信トレイへのフォームの接続を完了するには、右下の［保存］をクリックします。
訪問者がフォームを送信すると、送信が受信トレイに表示され、顧客の問い合わせに応答することができます。
接続済みフォームを管理および編集する
フォームを受信トレイに接続すると、フォームフィールドまたはルーティングルールを編集するか、別のフォームを受信トレイに接続できます。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、［受信トレイ］>［受信トレイ］に移動します。
- アカウントに複数の受信トレイが設定されている場合は、［現在のビュー］ドロップダウンメニューをクリックし、変更を加える対象の受信トレイを選択します。
- この受信トレイに接続されているチャネルのリスト（接続済みフォームを含む）が表示されます。接続済みフォームのルーティングルールまたはチケットプロパティーを編集するには、フォームの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。
- 自動的にコミュニケーションを割り当て：フォームの送信を特定のチームメンバーに自動的に割り当てるには、このスイッチをクリックしてオンに切り替えます。ここでこれらのルーティングルールについて参照してください。
- 受信したコミュニケーションをサポートチケットとして扱う：これは既定でオンになっています。
- チケットのプロパティーの既定値を編集するには、［チケットを編集］をクリックします。これにはチケットパイプラインとチケットステージが含まれます。
- 自動チケット作成をオフにするには、フォームエディターに移動します。左側のパネルの［チケットのプロパティー］セクションで［自動チケット作成］スイッチをクリックしてオフに切り替えます。
- フォームのフィールドまたはオプションを編集するには、フォームの上にカーソルを置いて［オプション］ドロップダウンメニューをクリックし、［フォームを管理］を選択します。
- フォームを削除するには、フォームの上にカーソルを置いて［オプション］ドロップダウンメニューをクリックし、［削除］を選択します。
- サポートフォームを無効にして、受信トレイに送信が送信されないようにするには、［ステータス］スイッチをオフにします。
- 別のフォームを接続する場合は、右上の［チャネルを接続］をクリックします。
