ミーティングの予約を受け取る

更新日時 March 14, 2018

ミーティングの設定が完了し、いよいよ最初の予約を受ける準備が整いました。ここでは、ミーティングのリンクの共有方法とプロスペクト側での処理について、順を追ってご紹介します。

カスタマイズしたミーティングリンクを共有する

プロスペクトに個別のミーティングリンクを送信することで、ミーティングの時間を予約してもらうことができます。ミーティングリンクを送信するには、ミーティングにカーソルを合わせて、右側の[Copy link(リンクをコピー)]をクリックします。また、訪問者がミーティングを予約するためのフォームをウェブページに埋め込むこともできます。その場合、[More(その他)][Embed(埋め込み)]をクリックして、ページにコードを貼り付けます(Sales StarterおよびProfessionalのみ


プロスペクトはミーティングの時間を15分、30分、60分の中から選択でき、それぞれの時間のミーティングのリンクが事前設定されています。また、リンクはコピーしたり、カスタマイズしたリンクを埋め込むこともできます。

ミーティングリンクの一般的な使用例をご紹介します。

また、HubSpot Sales Chrome拡張機能、Office 365アドオン、Outlookプラグインを使用して、ミーティングリンクをEメールに埋め込むこともできます。 

  • HubSpot Sales Chrome拡張機能を使用して、Gmailにて新規メールを作成し、受信者を宛先欄に追加します。[Meetings(ミーティング)]をクリックして、メール受信者に送信するミーティングリンクを選択します。

  • Office 365アドオンを使用して、Outlookにて新規メールを作成し、受信者を宛先欄に追加します。Outlookリボン(または、ウェブアプリを使用している場合は、右下のHubSpotアイコン)の[Sales Tools(Salesツール)]をクリックして、サイドバーメニューのMeetings(ミーティング)を選択します。

  • Outlookプラグインを使用して、Outlookにて新規メールを作成し、受信者を宛先欄に追加します。Outlookリボンの[Sales Tools(Salesツール)]をクリックし、[Meetings(ミーティング)]にカーソルを合わせて、ミーティングを選択します。

プロスペクトによるミーティングの予約

プロスペクトがミーティングリンクをクリックすると、ミーティングの日時(および、複数の時間オプションを設定している場合は時間の長さ)を選択できます。ミーティングの時間の長さを事前設定する場合は、上記のいずれかの時間設定のリンクを設定します。

ミーティング日時の設定が完了すると、予約の確定画面が表示されます。他の入力項目や質問などを追加している場合(Sales StarterおよびProfessionalのみ)、プロスペクトはこの画面にてそれらの項目に入力する必要があります。日付、言語、カスタムフォーム質問などミーティングの設定について詳しくは、こちらをご覧ください。

同様に、ウェブサイトのページにミーティングリンクを埋め込んでいる場合、Sales StarterおよびProfessionalのみ、そのページの訪問者はミーティングの日時を選択することができます。

予約確定画面にて、氏名などの情報と追加設定されている入力項目や質問に入力して、予約を確定します。

ミーティングの予約が入ると、予約時間とコンタクトの氏名が記載された通知メールが届きます。また、CRMでコンタクトをクリックして確認したり、連携している既定の個人カレンダーで予定イベントを確認することもできます(追加で連携しているカレンダーには、ミーティングの予定は追加されません)。また、プロスペクトにもミーティングの詳細が記載されている招待メールが届きます。

:CRMのコンタクトレコードでミーティング内容に変更をおこなった場合、その変更についてはコンタクトに通知されません。カレンダーイベントにてミーティング内容を更新すると、その旨がコンタクトに送信されます。

ミーティング依頼ページ

連携しているカレンダーにアクセスできなくなった場合、たとえ他のカレンダーにアクセスできるとしても、プロスペクトはあなたとのミーティングを予約することはできません。このような場合、ミーティングリンクをクリックするとミーティングの依頼ページに移動し、そこでミーティングを依頼できます。そして、カレンダーが接続されていないためミーティングを予約できないことを知らせるメールが届きます。

連携しているカレンダーにアクセスできなくなった場合、HubSpot Salesアカウントの[Sales Tools(Salesツール)] > [Meetings(ミーティング)]のミーティングリンク一覧ページに警告が表示されます。

また、アクセスできなくなったカレンダーは、ミーティング設定のカレンダー連携ページにて赤字で表示されます。このページを確認するには、HubSpot Salesアカウントで、[Settings(設定)]をクリックし、左側のサイドバーメニューにて、[Sales] > [Meetings(ミーティング)]を選択して、[Calendar Integration(カレンダー連携)]タブをクリックします。

連携しているカレンダーへアクセスできない状況が発生した場合、カレンダーの横にあるXをクリックして、ミーティング設定のカレンダー連携ページからそのカレンダーを削除するか、またはカレンダーの管理者に連絡して、再度アクセスできるように依頼してください。再びアクセスできるようになったら、ミーティング設定のこのカレンダー連携ページを再度開き、ページを更新します。

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