De geschiedenis van de accountactiviteiten bekijken en exporteren

 Gebruik auditlogboeken om een overzicht van gebruikersacties in een HubSpot-account te bekijken, te filteren en te exporteren. Dit helpt bij het oplossen van onverwachte wijzigingen en het monitoren van beveiligingsgerelateerde activiteiten. Ontdek welke gegevens uit auditlogboeken beschikbaar zijn op basis van je abonnement.

Een gecentraliseerd auditlogboek bekijken, filteren en exporteren

In het gecentraliseerde auditlogboek kunt u gebruikersacties in uw account bekijken. Het logboek registreert alleen acties die door HubSpot-gebruikers zijn uitgevoerd. Wijzigingen aan eigenschappen die niet door een gebruiker zijn aangebracht (bijvoorbeeld het indienen van een formulier), worden niet weergegeven in het auditlogboek. Om een gecentraliseerd logboek van accountactiviteiten op uw pagina ‘Auditlogboeken’ te bekijken, te filteren en te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel onderAccountbeheer opAuditlogboeken.
3. Om een door AI gegenereerd overzicht van acties in je HubSpot-account te bekijken met behulp van Breeze, de AI van HubSpot, klik je rechtsboven op 'Samenvatten'.
4. Ga naar een van de drie weergaven:
   
   • Alle logboeken: alle logboekcategorieën van de afgelopen 30 dagen.
   • Inloggeschiedenis: alle inlogs van de afgelopen 30 dagen (inclusief inlogs via de mobiele app).

   Let op: wanneer gebruikers inloggen op de mobiele app, blijven ze 30 dagen ingelogd, zodat ze niet elke keer opnieuw hoeven in te loggen wanneer ze de app gebruiken. Het auditlogboek registreert niet elke keer dat de app door de gebruiker wordt geopend, maar wel elke aanmelding.

   • Beveiligingsactiviteit: alle beveiligingsactiviteiten van de afgelopen 30 dagen.
5. Om de filters in elk tabblad aan te passen, klikt u op een van de onderstaande filters en selecteert u uw filteropties:
   
   • Categorie: gebruikers met een Starter- of Professional-account kunnen filteren op ‘Inloggen ’ of ‘Beveiligingsactiviteit’. Gebruikers met een Enterprise -account kunnen filteren op aanvullende categorieën, waaronder ‘Goedkeuring’, ‘Inhoud’, ‘Workflows’ en meer. Ontdek welke gegevens beschikbaar zijn op basis van uw abonnement.

4. • Subcategorie: filter op een subcategorie. Als u bijvoorbeeld ‘Inloggen’ hebt geselecteerd, kunt u filteren op ‘Inloggen mislukt’ of ‘Inloggen geslaagd’. Omdit filter te gebruiken, moet u eerst een categorie- n selecteren. 
   • Actie: filter op actietype. U kunt bijvoorbeeld alleen op verwijderacties filteren. 

   Let op: wanneer u filtert op de actie ‘Bekijken’, hebben de weergegeven gebeurtenissen betrekking op het bekijken van zeer gevoelige eigenschapswaarden.

   • Gewijzigd door: filter op de gebruikers of teams die de acties hebben uitgevoerd. 
   • Datum: filter op de periode waarin de actie plaatsvond. 
5. Klik op de knop'Weergaveongedaan maken ' om uw wijzigingen ongedaan te maken.
6. Klik op de knop'Kloon weergave' om de weergave te klonen.
7. Klik op het pictogram'Save' (Opslaan ) om de weergave op te slaan.
   
   
8. Om uw weergaven te beheren, klikt u op' ' in het vervolgkeuzemenu'Meer'en selecteert u een van de volgende opties:
   • Hernoemen: geefde weergaveeen nieuwe naam.
   • Verwijderen: verwijderde weergave.
   • Delen beheren: kies ervoor om de weergave privé te houden of met iedereen te delen.
   • Alle weergaven beheren: beheeruw bestaande weergaven en maak nieuwe weergaven aan.
9. Klik op Rapport exporteren om de huidige weergave te exporteren. Controleer de exportgegevens in het dialoogvenster en klik opExporteren om te bevestigen. Het rapport wordt per e-mail naar u verzonden en is beschikbaar in uw meldingen.
   
10. Klik op een willekeurige rij in de tabel om meer details te bekijken.

• • Gebruikers met eenStarter- ofProfessional- abonnement kunnen in het rechterpaneel meer details bekijken, zoals:
    • Land, regio en IP-adres van de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht.
    • Inlogtype.
    • Informatie over de user-agent.
  • Gebruikers in een account met eenEnterprise -abonnement kunnen: 
    • Extra metagegevens bekijken op het tabblad Details. Klik onderaan het paneel op Meer informatie bekijken om het deel van het CRM te bekijken waar de gebruikersactie plaatsvond.

• • Om verwijderde records te herstellen, gaat u in de categorie 'CRM-objecten' naar de actie 'Verwijderen' en:
    • Klik in de tabel op het verwijderlogboek.
    • Klik in het rechterpaneel op [recordtype] herstellen.
    • Klik in het dialoogvenster op ‘Herstellen’. Een record kan alleen binnen 90 dagen na verwijdering worden hersteld. 

• • Als de gebruiker een export heeft uitgevoerd, kunt u het geëxporteerde bestand downloaden. Klik in de tabel op het logboek 'Exporteren ' en klik vervolgens in het rechterpaneel op 'Geëxporteerd bestand downloaden'. 

• • Schrijf op het tabbladOpmerkingen eenopmerking in het tekstvak. Om een collega te taggen en hem of haar een melding te sturen, typ je @ gevolgd door zijn of haar naam.
    • Klik op ‘Reageren’ onder de opmerking om een reactiethread te starten. Om de reactiethread te verlaten, klik je bovenaan het paneel op‘Terug naar alle opmerkingen ’.
    • Klik op de drie puntjesbij je opmerking om deze te bewerken, te verwijderen of een link naar je opmerking te kopiëren.
    • Klik op hetvinkje om een opmerking alsafgehandeld te markeren.

• • • Om reacties te filteren, klik je op het vervolgkeuzemenu‘Reacties ’ en selecteer je‘Open reacties’,‘Alle reacties’ of‘Afgesloten reacties’.

11. Om het volledige auditlogboek of een auditlogboek op basis van de geselecteerde filters te exporteren, klikt u op ‘Rapport exporteren’. Klik vervolgens op‘Exporteren’.

Het tabblad 'Gebruikersanalyses' bekijken

Om gebruikersanalyses te bekijken vanaf je pagina 'Auditlogboeken':

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel, onder'Gegevensbeheer', op'Auditlogboeken'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Analyseren '.
4. Op het tabblad'Analyseren ':
   • Bovenaan ziet u een overzicht van het totale aantal dagelijkse aanmeldingen, het totale aantal dagelijkse verwijderingen, het totale aantal dagelijkse exporten en het totale aantal dagelijkse rapporten. Klikop 'Details bekijken' om naar een gecentraliseerd auditlogboek voor die specifieke actie te gaan.

• • Onder het overzicht kunt u grafieken bekijken van gebruikersactiviteit per categorie, actie, inlogtrend en CRM-record. U kunt elke sectie ook filteren door op de vervolgkeuzemenu's naast elke optie te klikken. Klikop 'Gefilterde records bekijken' om naar een gecentraliseerd auditlogboek voor die specifieke actie te gaan.

Meldingen voor auditlogboekgebeurtenissen instellen

Superbeheerderskunnen auditlogboekmeldingen voor hun account instellen. Zodra deze zijn ingeschakeld, ontvangt u meldingen via e-mail wanneer de betreffende gebeurtenis plaatsvindt. Om meldingen voor auditlogboekgebeurtenissen in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel, onder'Uw voorkeuren', op'Meldingen'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Meldingen'.
4. Scroll naar beneden en klikop Auditlogboeken.
5. Stel uw meldingen in:
   • Schakel het selectievakje 'Meerdere exporten ' in om een melding te ontvangen wanneer er op een dag een groot aantal exporten wordt geregistreerd.
   • Schakel het selectievakje 'Beheerdersrechten verwijderd' in om een melding te ontvangen wanneer de beheerdersrechten van een gebruiker worden ingetrokken.

Toegangsgeschiedenis van HubSpot-medewerkers

Overzicht van de toegangsgeschiedenis van HubSpot-medewerkers

Standaard hebben HubSpot-medewerkers beperkte toegang tot uw HubSpot-account. Hierdoor kunnen medewerkers, zoals uw accountmanager en supportspecialisten, u helpen met uw account.

Superbeheerders in een Enterprise-account kunnen via het auditlogboek zien welke acties HubSpot-medewerkers hebben uitgevoerd terwijl ze waren ingelogd op uw account.

Superbeheerders in Starter-, Professional- of Enterprise-accounts kunnen zien wanneer HubSpot-medewerkers zich bij uw account hebben aangemeld door de aanmeldingen van de afgelopen 90 dagen te exporteren. Elke export bevat tijdstempels voor elke aanmelding van een medewerker en de afdeling waar de medewerker bij HubSpot werkt.

De volgende afdelingen kunnen in uw export voorkomen:

• Engineering: leden van het software-engineeringteam van HubSpot. Engineers kunnen je account openen om bugs of onverwacht gedrag in de HubSpot-app te onderzoeken.
• Accountbeheer: leden van uw accountbeheerteam. Accountmanagers kunnen inloggen op uw account om u te helpen tijdens strategische gesprekken of om uw voortgang en succes met HubSpot te controleren.
• Services: leden van het Services-team van HubSpot, zoals technische consultants, onboarding-specialisten en managers voor sitemigratie. Medewerkers van Services kunnen toegang krijgen tot uw account om u te helpen of om de status te controleren van de diensten die u hebt aangeschaft.
• Klantenservice: leden van het technische ondersteuningsteam van HubSpot. De klantenservice kan toegang krijgen tot uw account om te helpen bij het oplossen van bugs of om leden van uw team wegwijs te maken in het HubSpot-product.
• Verkoop: leden van het verkoopteam van HubSpot. Het verkoopteam kan toegang krijgen tot uw account tijdens een productdemonstratie, of om te bepalen hoe ze u kunnen helpen het maximale uit uw gebruik van HubSpot te halen.
• Product/gebruikerservaring: leden van de product- en UX-teams van HubSpot. Product- en UX-teams kunnen toegang krijgen tot uw account om op te volgen welke feedback of vragen u hebt ingediend over de functionaliteit van HubSpot.

Medewerkers van HubSpot uit andere afdelingen kunnen af en toe inloggen en acties uitvoeren in uw account om redenen die hierboven niet zijn vermeld. Als u vragen hebt over de informatie die u in uw export ziet, kunt u contact opnemen met de HubSpot-ondersteuning.

Lees hoe u de toegang van HubSpot-medewerkers tot uw account kunt intrekken.

De toegangsgeschiedenis van HubSpot-medewerkers exporteren

Om de toegangsgeschiedenis van HubSpot-medewerkers te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel onderAccountbeheer opBeveiliging.
3. Scroll onder het tabblad ‘Inloggen’ naar beneden en klik opde pijl naar rechts naast‘Toegang toestaan’om het gedeelte uit te vouwen.
4. Klik op 'Toegangsgeschiedenis van medewerkers downloaden'. Als je 'Toegangsgeschiedenis van medewerkers downloaden' niet ziet, klik dan op'Inloginstellingen voor de portal configureren'. Nadat je je inloginstellingen hebt geconfigureerd, wordt de optie beschikbaar.
5. Klik op 'Exporteren' in het dialoogvenster.
6. Het CSV-bestand wordt u per e-mail toegestuurd en is beschikbaar in uw meldingen.

Gegevens in het gecentraliseerde auditlogboek

Het gecentraliseerde logboek bevat gegevens over het aanmaken, verwijderen en bijwerken van gebruikersacties. Welke gegevens u kunt inzien, is afhankelijk van het abonnement dat u gebruikt.

Gebruik de onderstaande tabel om te zien welke gegevens voor u beschikbaar zijn.

Geschiedenis

beveiligingsactiviteiten

• Het toevoegen, verwijderen of verplicht stellen van Single Sign-On (SSO) of tweefactorauthenticatie (2FA).
• Acceptatietests importeren.
• Het exporteren van contactpersonen of gebruikers.
• Het toevoegen, verwijderen of zich voordoen als gebruikers en beheerders.
• Beheerdersrechten toevoegen of verwijderen.
• Gebruikers deactiveren of opnieuw activeren.
• In- of uitschakelen van instellingen voor e-mailtracking en het loggen van bijlagen.
• E-mailontvangers toevoegen aan of verwijderen uit de lijst 'Nooit loggen'.
• Een contactpersoondefinitief verwijderen.
• Integraties installeren.
• Handmatige registratie-e-mails of e-mails voor het opnieuw instellen van wachtwoorden versturen.
• Een betaalaccount aanmaken en gegevens bijwerken, accountwijzigingen doorvoeren of onboardinglinks voor betalingen versturen.
•  Het aanmaken, synchroniseren of verwijderen van sandboxes.

Voor elke gebruikersactie toont de export:

• Het tijdstip van de actie.
• Het type actie.
• Het e-mailadres van de gebruiker.
• De ID van het betreffende object.
• De geschatte locatie.
• Een link naar de URL waar de actie in het account is uitgevoerd.