Contacts

Stel uw importbestanden in

Laatst bijgewerkt: oktober 26, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Formatteer uw importgegevens correct op uw computer om eventuele fouten bij het importeren van objecten naar HubSpot te voorkomen. Als u ze eenmaal hebt ingesteld, leert u hoe u deze bestanden kunt importeren

.

Vereisten voor alle importbestanden

  • Het importbestand moet .csv, .xlsx of .xls zijn.
  • Het importbestand mag slechts één vel hebben.
  • Het importbestand moet minder dan 250.000 rijen en 1.000 kolommen bevatten.
  • Het importbestand moet kleiner zijn dan 150MB.
  • Neem een kopregel op in je dossier.
    • Elke kolomkop moet overeenkomen met een eigenschap die bestaat voor het objecttype dat wordt geïmporteerd.
    • Tijdens het importproces zal HubSpot de kolomkop overeenkomen met de naam van de eigenschap, waar mogelijk, om de bij te werken eigenschapswaarden in kaart te brengen. In het andere geval kunt u uw kolomkoppen handmatig aan de waarden van de eigenschap koppelen.
  • Voor het importeren van bestanden voor elk objecttype zijn de volgende eigenschappen nodig:

    • Contacten: Voornaam, of Achternaam, of E-mail.
    • Bedrijven: Naam of Bedrijfsnaam.
    • Verhandelingen: Dealnaam, Pipeline en Deal-stadium.
    • Kaartjes: Ticketnaam, Pipeline en Ticketstatus.
    • Producten: Naam, en Eenheidsprijs.
    • Opmerkingen: Activiteitendatum, en Nota lichaam.
  • Om een eigenaar toe te wijzen aan een object tijdens het importeren, voeg een [Object] eigenaarskop toe en voeg het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in die kolom.

Let op: gebruikers die een record hebben toegewezen gekregen door middel van import, krijgen geen melding dat ze een nieuw object hebben gekregen..

  • Voor een bestand met meerdere objecttypen moet u ervoor zorgen dat de gegevens in de rijen overeenkomen met de juiste header (bijv. rijen met contactgegevens moeten gegevens in kolommen hebben die de eigenschappen van het contact in kaart brengen, en rijen met transactiegegevens moeten gegevens in kolommen hebben die de eigenschappen van het contact in kaart brengen).
  • Als u gegevens importeert in meerdere checkboxen of enkele checkbox-eigenschappen, leer dan hoe u de waarden in uw spreadsheet moet opmaken voordat u importeert in HubSpot.

Eisen voor de invoer van producten

  • Om producten met een Termijnwaarde te importeren, formatteert u de waarde voor producten in de Termijnkolom als:
    • PXM, waarbij X het aantal maanden is (bijv. P6M, voor een periode van 6 maanden); of
    • PXY, waarbij X het aantal jaren is (bijv. P1Y, voor een periode van 1 jaar).
  • Voor het importeren van producten met een Billing frequentie eigenschap waarde, gebruik maandelijks, jaarlijks, of driemaandelijks als het product een terugkerend prijstype heeft. Laat de cel leeg als het product een vast prijstype heeft.

Voorbeeld importbestanden

Voorbeeldbestanden van één objecttype

De meest eenvoudige importbestanden bevatten slechts één objecttype. Open de volgende bestanden om te zien hoe ze zijn geformatteerd:

  • Contacten voorbeeldspreadsheet: CSV of XLSX
  • Bedrijven voorbeeldspreadsheet: CSV of XLSX
  • Deals monsterspreadsheet: CSV of XLSX
  • Kaartjes voorbeeld spreadsheet: CSV of XLSX
  • Producten monsterspreadsheet: CSV of XLSX

U kunt deze importbestanden ook uitproberen in uw HubSpot account door ze te importeren en vervolgens de nieuw aangemaakte testcontacten te verwijderen.

Sommige van de eigenschappen in deze bestanden zijn aangepast (d.w.z. ze bestaan niet in uw HubSpot account), dus u wilt ze misschien uitsluiten in uw testimport.

Voorbeeldbestanden van meerdere objecttypes

In sommige gevallen kan uw importbestand meer dan één objecttype bevatten. Open de volgende bestanden om te zien hoe bestanden met meer dan één objecttype worden geformatteerd:

  • Contacten en bedrijven voorbeeld spreadsheet: CSV of XLSX
    • Wanneer de gegevens van de contactpersoon en het bedrijf in dezelfde rij staan, worden de twee records bij het importeren gekoppeld.
    • De kolommen "Bedrijfsnaam" en "Jaarlijkse omzet" moeten worden toegewezen aan de Naam eigendom en Jaarlijkse omzet eigendom van het Bedrijfsobject, en niet aan de eigenschappen van het Contactobject.
    • Zowel de kolom "Vendor type" als de kolom "Favoriete IJssmaak" zijn aangepaste eigenschappen. Als u probeert dit bestand te importeren, kunt u ervoor kiezen deze kolommen niet te importeren of een aangepaste eigenschap aan te maken.
  • Bedrijven en deals voorbeeld spreadsheet: CSV of XLSX
    • Wanneer de gegevens van het bedrijf en de deal in dezelfde rij staan, zullen de twee records bij het importeren worden gekoppeld.
    • De kolom "Verkoperstype" is aangepast. Als u probeert dit bestand te importeren, kunt u ervoor kiezen om deze kolom niet te importeren of een aangepaste eigenschap aan te maken.

Voorbeeldbestanden van één objecttype voor koppeling

Bekijk de bestanden die in het onderstaande voorbeeld worden gebruikt. Beide bestanden moeten samen worden geïmporteerd als onderdeel van het importproces:

  • Neem contact op met de voorbeeldspreadsheet voor associatie: CSV of XLSX
  • Deals monsterspreadsheet voor vereniging: CSV of XLSX

Eisen voor het associëren van objecten in importbestanden

Bij het importeren van twee bestanden

voor associatie:
  • Neem in elk bestand een kolom met dezelfde kop op.
  • Om een object uit het eerste bestand te koppelen aan een object uit het tweede bestand, typt u dezelfde string onder de kolom voor de twee objecten. De string kan van alles zijn, zolang ze maar overeenkomen.
  • U kunt unieke identifiers voor bestaande records gebruiken als deze string voor het gemak. Dit houdt in:

Let op:

de string die gebruikt wordt voor de associatie moet onder de 100 karakters zijn.

Tijdens het importeren zal HubSpot naar deze kolomkop verwijzen en met de gegevens in deze kolom overeenkomen met de objecten in elk bestand. De gematchte objecten zullen worden gekoppeld.

U kunt bijvoorbeeld nieuwe contacten en deals importeren en deze vervolgens tijdens de import koppelen.

  • Bereid twee spreadsheets voor, één voor contacten en één voor deals. Maak in elke spreadsheet een gemeenschappelijke veldkolom aan. Deze kolom kan alles worden genoemd, zolang ze maar in beide bestanden overeenkomen.
  • Voer in uw contactimportbestand een unieke tekenreeks van minder dan 100 tekens in voor elke contactpersoon in de kolom Gemeenschappelijk veld.

  • In uw transactie-importbestand voert u voor elke transactie in de kolom Gemeenschappelijk veld de unieke tekenreeks in die overeenkomt met de contactpersoon waaraan u de transactie wilt koppelen.

  • Sla deze spreadsheets op uw computer op.
  • Blijf uw bestanden importeren in HubSpot. Het gemeenschappelijke veld komt overeen met de contactpersonen en de deals voor de associatie. Ter illustratie: "Daphne" zal worden gekoppeld aan de "Waterverwarmer"-deal.

Een andere optie is het gebruik van een unieke identificatiecode die al

in de bestanden zit, zoals e-mailadressen. Omdat de e-mailkolom uniek is voor elk contactrecord in het bestand, kan het toevoegen van dezelfde kolom in het bestand met de dealrecords helpen om het dealrecord aan het juiste contact te koppelen.

Andere belangrijke overwegingen

Bestaande HubSpot objecten in het importbestand

Als u een bestand met informatie voor bestaande objecten importeert, wordtalle bestaande informatie overschreven door nieuwe waarden die u hebt geïmporteerd. HubSpot controleert met behulp van een bestaand object:

Lees meer over hoe HubSpot detecteert of een import bestaande objecten bevat

.

Als u geen bestaande waarde voor een eigenschap wilt overschrijven, kunt u de huidige waarde in de betreffende kolom opnemen of de cel leeg laten. HubSpot zal een eigenschap niet overschrijven, tenzij er een nieuwe waarde

in het bestand aanwezig is.

Als u een eigenschap in een bestaand object wilt wissen, kunt u dit alleen doen met behulp van een workflow ( alleenProfessionele en Enterprise-gebruikers). Lege waarden worden genegeerd.

Objecten in hetzelfde bestand dupliceren

Als het importbestand dubbele objecten heeft, zal HubSpot de informatie in een van de dubbele rijen naar het record importeren. Om er zeker van te zijn dat er accurate informatie wordt toegevoegd aan uw records, moet u ervoor zorgen dat er geen rijen met dubbele e-mailadressen of eigendomswaarden van bedrijfsdomeinen

in uw importbestand staan.

Automatische associatie tussen contactpersonen en bedrijven

Als de instelling Automatisch bedrijven aanmaken en associëren met contactpersonen is ingeschakeld, worden contactpersonen automatisch gekoppeld aan bedrijfsgegevens door het e-mailadres van de contactpersoon te koppelen aan de bedrijfsnaam in

het bedrijfsdocument.

Ongeëvenaarde kolommen in het importbestand

Als uw spreadsheet een kolomkop heeft die niet overeenkomt met een bestaande eigenschap in HubSpot, kunt u een bestaande eigenschap selecteren of er een nieuwe aangepaste eigenschap voor maken.
import-columns-without-matches

Speciale tekens in het importbestand

Excel slaat niet altijd goed speciale tekens op bij het opslaan in het .csv-bestandsformaat. U kunt uw lijst in Google Sheets importeren om dit op te lossen.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM