Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Contacts

Je importbestanden instellen

Laatst bijgewerkt: januari 5, 2022

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Of HubSpot nu je eerste CRM is of dat je overstapt van een ander systeem, importeren helpt je bij het aanmaken van records en het updaten van je database. Importbestanden zijn spreadsheets met gegevens die worden gebruikt om de relaties en processen van je bedrijf te organiseren. Bekijk de relevante HubSpot-voorwaarden en -vereisten voor je importbestanden voordat je begint met importeren.

Let op: activiteiten (e-mails, gesprekken, taken of vergaderingen) die aan je records zijn gekoppeld , kunnen niet via een bestand in HubSpot worden geïmporteerd. Meer informatie over het toevoegen van activiteiten via de API.

Woordenlijst

  • CRM-object: een type relatie of proces dat je bedrijf heeft, zoals contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een object het type gegevensset dat je importeert in HubSpot.

  • Record: een afzonderlijk exemplaar van een object (bijv. 'Tom Smith' is een contactpersoonsrecord). In een enkel objectimportbestand vertegenwoordigt elke rij van je bestand één objectrecord. Als je meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

  • Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over jouw records op te slaan. Bij een import komen de eigenschappen overeen met de kolomkoppen van je bestand.


    contactpersoon-import-voorbeeldVoorbeeldbestand

In dit voorbeeld is 'contactpersonen' het object dat wordt geïmporteerd. Elke rij vertegenwoordigt een contactpersoonsrecord, en elke kolom met informatie vertegenwoordigt een contactpersooneigenschap (Voornaam, Achternaam, E-mailadres).

  • Unieke ID: een eigenschapswaarde die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. In een import heb je een unieke ID nodig om twee verschillende records te koppelen (bijv. 'Tom Smith' importeren en hem koppelen aan zijn bedrijf 'Smith Inc.'), of om te vermijden dat dubbele records worden aangemaakt (bv. twee records voor 'Tom Smith'). De unieke ID's die worden gebruikt bij het importeren in HubSpot zijn:
    • E-mail: het emailadres van een contactpersoon. Deze is nodig bij het importeren en koppelen van contactpersonen aan een ander object via een import. Als je geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, kun je de contactpersoon-ID gebruiken om bestaande contactpersonen bij te werken en te koppelen.
    • Bedrijfsdomeinnaam: het websitedomein van een bedrijf (bijv. voorbeeld.nl). Deze is nodig wanneer bedrijven via een import worden gekoppeld aan een ander object. Als je geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruik je de bedrijfs-ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te koppelen.
    • [Object]-ID: een unieke eigenschapswaarde die door HubSpot is gegeven aan elke record. Als je bestaande records exporteert uit HubSpot, heeft elke record een [Object]-ID. Dit is een verplichte kolom bij het importeren en koppelen van bestaande deals of tickets aan een ander objecttype, maar kan ook worden gebruikt als unieke ID voor contactpersonen en bedrijven als je niet beschikt over e-mailadressen of bedrijfsdomeinnamen.
  • Kolommen toewijzen: een stap in het importproces, waarbij je wordt gevraagd om de kolomkoppen in je bestand af te stemmen op HubSpot-eigenschappen.

Misschien wil je bijvoorbeeld contactpersonen en bedrijven in één bestand importeren en aan elkaar koppelen. De objecten die worden geïmporteerd en gekoppeld zijn contactpersonen en bedrijven. Elke rij vertegenwoordigt een contactpersoonsrecord en de bijbehorende bedrijfsgegevens. Elke kolomkop vertegenwoordigt eigenschappen die tijdens de import worden toegewezen. Het hieronder weergegeven bestand bevat eigenschappen van contactpersonen (Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Lievelingseten) en bedrijfseigenschappen (Naam, Bedrijfsdomeinnaam). Er is ook een unieke ID voor elk object, die de twee unieke records in HubSpot aan elkaar koppelt (E-mailadres voor contactpersonen en Bedrijfsdomeinnaam voor bedrijven). Tijdens het importproces kunt u kolommen toewijzen aan HubSpot-eigenschappen (de kolom Voornaam aan de HubSpot-eigenschap Voornaam).

contactpersonen-en-bedrijven-importeren-voorbeeldVoorbeeldbestand

kolom-toewijzen-voorbeeld-introKolommen toewijzen aan eigenschappen

Vereisten voor importeren

Bestandsvereisten

Voor elk bestand dat wordt geïmporteerd in HubSpot, geldt:
  • Het moet een .csv-, .xlsx- of .xls-bestand zijn.
  • Het mag maar één sheet hebben.
  • Het moet minder dan 250.000 rijen en 1.000 kolommen bevatten.
  • Het moet kleiner zijn dan 150 MB.
  • Het moet een veldnamenrij bevatten, waarin elke kolomkop overeenkomt met een eigenschap in HubSpot. Je kunt controleren of er al een standaardeigenschap bestaat die overeenkomt met je koptekst, of een aangepaste eigenschap aanmaken voordat je importeert. Leer meer over de standaardeigenschappen van HubSpot voor contactpersonen, bedrijven, deals en tickets.
  • Het moet UTF-8 gecodeerd zijn, indien tekens in een vreemde taal zijn opgenomen.
  • Het moet cellen bevatten in de Algemene indeling als je datumeigenschappen importeert in een Excel-bestand.

Vereisten voor eigenschappen

  • Afhankelijk van de objecten die je importeert, moet je bestand de volgende kolommen bevatten:
    • Contactpersonen: Voornaam, of Achternaam, of E-mail (unieke ID)
    • Bedrijven: Naam of Bedrijfsdomeinnaam (unieke ID).
    • Deals: Dealnaam, Pijplijn, en Dealfase.
    • Tickets: Ticketnaam, Pijplijn en Ticketstatus.
    • Producten: Naam, en Prijs per Eenheid.
    • Notities: Datum activiteit, en Hoofdtekst notities.
  • Voor eigenschappen die een datum bevatten, moeten je datumwaarden op een van de volgende manieren zijn opgemaakt:
    • mm/dd/jjjj (bijv. 10/28/2020)
    • dd/mm/jjjj (bijv. 28/10/2020), of
    • jjjj/mm/dd (bijv. 2020/10/28).

Let op: als je een HubSpot-standaardeigenschap vppr datum importeert (bijv. Sluitingsdatum), moeten je waarden zowel een datum als een tijdstempel bevatten. Meer informatie over de opmaak van tijdstempelwaarden.

  • Als je tijdens het importeren een eigenaar wilt toewijzen aan je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets, voeg je een kop [Object]eigenaar toe, en voeg je het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in deze kolom. Gebruikers aan wie via de import een record wordt toegewezen ,ontvangen geen melding dat er een nieuwe record aan hen is toegewezen.
  • Om bestaande records bij te werken en dubbele records te vermijden, moeten je bestanden een eigenschap Unieke ID voor elk object bevatten. Voor contactpersonen en bedrijven kan dit E-mail en Bedrijfsdomeinnaam zijn. Voor alle objecten kun je bestaande records exporteren en de [Object]-ID gebruiken als unieke ID. Bij het importeren van [Object]-ID in een bestand moet je de kolomkop precies zo invoegen als in het exportbestand (bijv. Contactpersoon-ID, niet CONTACTPERSOON-ID).

Let op: je kunt een secundair e-mailadres gebruiken als unieke ID voor bestaande contactpersonen die een secundair e-mailadres hebben dat wordt vermeld in HubSpot. Als je een secundair e-mailadres gebruikt en de kolom Contactpersoon-ID niet opneemt in je bestand, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres niet. Als je echter zowel het secundaire e-mailadres als de contactpersoon-ID als kolommen opneemt in je bestand, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres. 

  • Afhankelijk van het type eigenschapsveld zijn er specifieke opmaakvereisten. Leer meer over typen eigenschapsvelden en het importeren naar eigenschappen voor selectievakjes.
  • Bij het importeren van producten (alleen Professional en Enterprise):
    • Als je een eigenschapswaarde Termijn wilt importeren, maak je de waarde in de kolom Termijn op als PXM, waarbij X het aantal maanden is (bijv. P6M, voor een termijn van 6 maanden) of PXY, waarbij X het aantal jaar is (bijv. P1Y, voor een termijn van 1 jaar).
    • Als je een elk kwartaal Factureringsfrequentie wilt importeren, gebruik je maandelijks, jaarlijks of driemaandelijks als het product een terugkerend prijstype heeft. Laat de cel leeg als het product een eenmalige prijs heeft.

Voorbeeld van importbestanden

De volgende bestanden bevatten de vereiste kolomkoppen voor elk objecttype, plus mogelijke extra koppen. Je kunt je eigen kolomkoppen toevoegen om extra eigenschappen bij te werken of aan te maken die belangrijk zijn om de HubSpot-database van je organisatie te onderhouden.

Eén object

  • Vvoorbeeldspreadsheet voor contactpersonen: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor bedrijven: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor deals: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor tickets: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor producten: XLSX of CSV

Let op: producten kunnen alleen worden geïmporteerd in één objectimport en kunnen niet via een import worden gekoppeld aan een ander object. Leer hoe je handmatig een product kunt koppelen aan een deal of prijsopgave.

Meerdere objecten met koppelingen

Je kunt objecten importeren en koppelen , hetzij samen in één bestand, hetzij in twee afzonderlijke bestanden, waarbij elk bestand één object vertegenwoordigt.

Meerdere objecten importeren in één bestand

Om meerdere objecten in één bestand te importeren en te koppelen, neem je de records die je wilt koppelen, op in dezelfde rij van je bestand. Deze voorbeeldbestanden vertegenwoordigen veel voorkomende gebruikscases, maar je kunt objecten mixen en afstemmen door de kolomkoppen te vervangen door de eigenschappen van een ander object.

  • Voorbeeldspreadsheet voor contactpersonen en bedrijven: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor contactpersonen en tickets: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor bedrijven en deals: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor bedrijven en notities: XLSX of CSV
  • Voorbeeldspreadsheet voor bedrijven, deals en notities: XLSX of CSV

Meerdere objecten importeren in twee bestanden

Bij het importeren en koppelen in twee bestanden, vertegenwoordigt elk bestand een object. Om te bepalen welke records moeten worden gekoppeld in de twee bestanden, neem je in beide bestanden een gemeenschappelijke kolom op. Een van je bestanden moet een unieke waarde hebben voor elke rij in deze kolom. In het andere bestand gebruik je deze waarden om aan te geven aan welke record elke rij moet worden gekoppeld.

Een veel voorkomende toepassing is bijvoorbeeld het importeren en koppelen van contactpersonen en bedrijven. In de volgende voorbeeldbestanden is Bedrijfsnaam de gemeenschappelijke kolom:

  • Voorbeeldspreadsheet voor bedrijven: XLSX of CSV

  • Voorbeeldspreadsheet voor contactpersonen: XLSX of CSV

In het bedrijfsbestand is er een unieke waarde voor elke rij in de kolom Bedrijfsnaam. In elke rij van het contactpersonenbestand komen de waarden in de kolom Bedrijfsnaam overeen met het bedrijf waaraan de contactpersoon wordt gekoppeld.

Je kunt deze bestanden gebruiken voor het importeren van contactpersonen en bedrijven, of voor het mixen en afstemmen van andere objecten, zolang je maar een gemeenschappelijke kolom opneemt. Zodra je bestanden klaar zijn, leer je hoe je één object of meerdere objecten importeert en koppelt in HubSpot.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM