Stel uw importbestanden in

Of HubSpot nu je eerste CRM is of je verhuist vanuit een ander systeem, importeren helpt je bij het aanmaken van records en activiteiten en het bijwerken van je database. Importbestanden zijn spreadsheets met gegevens die worden gebruikt om de relaties en processen van uw bedrijf te organiseren. Bekijk voordat je begint met importeren de relevante HubSpot-voorwaarden en vereisten voor je importbestanden.

Woordenlijst

• CRM-object: een type relatie of proces dat uw bedrijf heeft, zoals contacten, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een object het type dataset dat u in HubSpot importeert.

• Record: een individuele instantie van een object (bijv. "Tom Smith" is een contact record). In een enkel object importbestand vertegenwoordigt elke rij van je bestand één object record. Als u meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

• Activiteit: een verbintenis die aan records kan worden gekoppeld, zoals een e-mail die naar een contactpersoon is gestuurd, of een notitie die is vastgelegd op een ticketrecord. Activiteiten omvatten gesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken. U kunt nieuwe activiteiten creëren via import, maar bestaande activiteiten niet bijwerken. Gesprekken en taken kunnen zelfstandig worden geïmporteerd, maar e-mails, vergaderingen en notities moeten worden geïmporteerd en gekoppeld aan een CRM-object.

• Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over uw records en activiteiten op te slaan. Bij het importeren komen de eigenschappen overeen met de kolomkoppen van uw bestand.

  Voorbeeld bestand

In dit voorbeeld is het geïmporteerde object contactpersonen. Elke rij stelt een record van een contactpersoon voor, en elke kolom met informatie staat voor een eigenschap van een contactpersoon (Voornaam, Achternaam, E-mailadres).

• Unieke identifier: een eigenschapswaarde die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. In een import heb je een unieke identifier nodig om dubbele records te voorkomen (bijvoorbeeld twee records voor "Tom Smith") en om verschillende records te associëren (bijvoorbeeld, importeer "Tom Smith" en associeer hem met zijn bedrijf "Smith Inc."). De unieke identifiers die bij het importeren kunnen worden gebruikt zijn:
  • E-mail: het e-mailadres van een contactpersoon. Dit is nodig bij het importeren van contactpersonen om duplicaten te voorkomen of om contactpersonen aan een ander object te koppelen. Als u geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, gebruikt u de Record ID om bestaande contactpersonen bij te werken en te koppelen.

• Bedrijfsdomeinnaam: het websitedomein van een bedrijf (bijv. example.com). Dit is nodig bij het importeren van bedrijven om duplicaten te voorkomen of om bedrijven te associëren met een ander object. Als u geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruikt u de Record ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te associëren.
• Record ID: een unieke eigendomswaarde die HubSpot aan elk record geeft. Als je bestaande records uit HubSpot exporteert, heeft elk record een Record ID. Dit is een verplichte kolom bij het importeren en associëren van bestaande deals, tickets of aangepaste objecten met een ander object, maar kan ook worden gebruikt als unieke identificatie voor contactpersonen en bedrijven als je geen e-mails of bedrijfsdomeinnamen hebt.
• Aangepaste unieke waarde-eigenschap( alleenBETA voor deals, tickets en aangepaste objecten): als u een eigenschap hebt gemaakt die unieke waarden vereist, kunt u de eigenschap gebruiken als unieke identificatie in uw importbestanden.
• Associatielabel (alleenProfessional en Enterprise ): een waarde die de relatie tussen records specificeert. Zodra u associatielabels hebt gemaakt, kunt u deze samen met uw records importeren.

• Map kolommen: een stap in het importproces, waarbij je wordt gevraagd om de kolomkoppen in je bestand te matchen met HubSpot eigenschappen.

U wilt bijvoorbeeld contactpersonen en bedrijven in één bestand importeren en koppelen. De objecten die worden geïmporteerd en gekoppeld zijn contactpersonen en bedrijven. Elke rij vertegenwoordigt een contactpersoonrecord en de bijbehorende bedrijfsrecord. Elke kolomkop vertegenwoordigt eigenschappen die tijdens het importeren in kaart worden gebracht. Het hieronder getoonde bestand bevat contacteigenschappen(Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Favoriete voeding) en bedrijfseigenschappen (Naam, Bedrijfsdomeinnaam). Er is ook een unieke identifier voor elk object die de twee unieke records in HubSpot zal koppelen(E-mailadres voor contactpersonen en Bedrijfsdomeinnaam voor bedrijven). Tijdens het importproces koppel je kolommen aan HubSpot-eigenschappen (KolomVoornaam aan de HubSpot-eigenschap Voornaam ).

Voorbeeldbestand

Kolommen naar eigenschappen mappen

Vereisten voor bestanden

• Een .csv, .xlsx, of .xls bestand zijn.
• Slechts één blad hebben.
• Minder dan 1.048.576 rijen en 1.000 kolommen bevatten.
• Voor gebruikers met gratis tools moeten de bestanden kleiner zijn dan 20 MB. Voor accounts met een Starter-, Professional- of Enterprise-abonnement mogen bestanden maximaal 512 MB groot zijn.
• Neem een header-rij op waarin elke kolomkop overeenkomt met een eigenschap in HubSpot. De kolomkoppen kunnen in elke willekeurige volgorde worden georganiseerd zonder dat dit invloed heeft op de import. Je kunt bevestigen of er al een standaard eigenschap bestaat die overeenkomt met je koptekst of een aangepaste eigenschap maken voordat je importeert. Meer informatie over de standaardeigenschappen van HubSpot voor contactpersonen, bedrijven, deals en tickets.
• UTF-8 gecodeerd zijn als er vreemde taaltekens zijn opgenomen.
• Cellen in getalformaat bevatten als je datum-tijd eigenschappen importeert in een Excel bestand.
• Alleen valuta gegevens bevatten die zijn opgemaakt voor USD met gebruik van decimalen (bijv. 123,45).

Eisen voor eigenschappen

Waarden van eigenschappen opmaken

De volgende opmaakregels zijn nodig om uw gegevens correct te importeren:

• Voor de contacteigenschappen Telefoonnummer en Mobiel telefoonnummer, om het telefoonnummer te importeren en automatisch op te maken op basis van de landcode, formatteert u als +[landcode][nummer]. Als er een extensie is, voeg dan ext[nummer] toe. Een telefoonnummer met een landcode voor de Verenigde Staten zou er bijvoorbeeld uitzien als +11234567890 ext123.
  

• Voor eigenschappen die een prijs bevatten, moet je een van de door HubSpot geaccepteerde valuta's gebruiken. De lijst met geaccepteerde valuta en hun valutacodes kun je vinden op het tabbladValuta van de standaardinstellingen van je account.
• De importeertool negeert lege cellen in een spreadsheet, dus laat bij het importeren van nieuwe eigenschapgegevens cellen leeg voor records zonder waarde voor de eigenschap. Als een bestaande record al een waarde heeft voor de eigenschap binnen HubSpot, zullen lege cellen de bestaande waarde van de eigenschap niet wissen. Om bestaande eigenschapwaarden in bulk te wissen, kunt u de waarden handmatig bewerken of de workflowactieEigenschapwaarde wissen gebruiken.
• Om een eigenaar toe te wijzen aan een record of activiteit tijdens het importeren:
  • Neem voor objecten een kop [Object] eigenaar op. Voeg voor activiteiten een Activiteit toegewezen aan koptekst toe.
  • Voeg de naam of het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in die kolom. Gebruikers die een record toegewezen krijgen via import krijgen geen melding dat ze een nieuwe record of activiteit toegewezen hebben gekregen.
• Voor eigenschappen die een datum bevatten, een waarde voor deze eigenschap opmaken:
  
  • Geldige datumformaten zijn mm/dd/jjjj (10/28/2020), dd/mm/jjjj (28/10/2020) of, jjjj-mm-dd (2020-10-28).
  • Voor datum-tijd eigenschappen, om een tijd toe te voegen, voegt u de tijdstempel toe als hh:mm (28/10/2020 14:30). De importtool gebruikt standaard een 24-uursklok. Om een 12-uursklok op te geven, voegt u AM of PM toe aan de tijdstempel (10/28/2020 14:30 PM). Als u geen tijdstempel toevoegt, wordt de tijd standaard ingesteld op middernacht.

Let op: als je een standaard HubSpot datum eigenschap importeert (bijv. Sluitingsdatum), moeten je waarden worden geformatteerd als een UNIX tijdstempel in milliseconden. De datum-tijd eigenschap cellen moeten in Getal formaat zijn als je een Excel bestand importeert. Lees meer over hoe u tijdstempelwaarden opmaakt en hoe u een datum omzet in UNIX-formaat.

• Afhankelijk van het type eigenschapsveld zijn er andere specifieke opmaakvereisten:
  • Voor aangepaste nummer of tekst eigenschappen, als u validatieregels hebt ingesteld, moeten uw geïmporteerde waarden de regels volgen, anders worden ze niet geïmporteerd.

• • Voor opsommingseigenschappen moeten de waarden in uw importbestand overeenkomen met het label of de interne waarde van de gedefinieerde opties van de eigenschap .
  • Meer informatie over importeren naar selectievakjes.

• Bij het importeren van producten( alleenProfessional en Enterprise ):
  • Als u een waarde voor de eigenschap Termijn wilt importeren, formatteert u de waarde in de kolom Termijn als PXM, waarbij X het aantal maanden is (bijvoorbeeld P6M, voor een termijn van 6 maanden) of PXY, waarbij X het aantal jaren is (bijvoorbeeld P1Y, voor een termijn van 1 jaar).
  • Als u een waarde voor de factureringsfrequentie wilt importeren, gebruik dan maandelijks, jaarlijks of per kwartaal als het product een terugkerend prijstype heeft. Laat de cel leeg als het product een eenmalige prijs heeft.

Verplichte eigenschappen

Afhankelijk van welke objecten of activiteiten u importeert, zijn de volgende eigenschappen vereist, en moeten deze als kolomkop in uw bestanden worden opgenomen:

• Contactpersonen: ten minste één van Voornaam, Achternaam, E-mail, of voor bestaande contactpersonen, Record ID.
• Bedrijven : ten minste één van Naam, Bedrijfsdomeinnaam, of voor bestaande bedrijven, Record ID.
• Deals: als u nieuwe deals maakt, Deal-naam, Pipeline en Deal-stage. Voor bestaande deals, Record-ID.
• Tickets: als u nieuwe tickets aanmaakt, Ticketnaam, Pijplijn en Ticketstatus. Voor bestaande tickets, Record ID.
• Producten: Eenheidsprijs en Naam, of voor bestaande producten, Record ID.

• Regelitems: Naam, Hoeveelheid, Prijs, en de Record ID of Deal naam van de bijbehorende deals. Voeg de product-id van het product toeals u het lijnitem ook koppelt aan een product, dat tijdens het importeren als lijnitem-eigenschap in kaart wordt gebracht.

Let op: via import kunt u nieuwe line items aanmaken, maar bestaande line items niet bijwerken. Wanneer u lijnitems met deals importeert, zal de import het dealbedragniet bijwerken. Om bestaande lijnitems bij te werken of het bijbehorende dealbedrag bij te werken, kunt u de lijnitems handmatig bewerken of de lijnitems koppelen aan een deal in HubSpot.

• Gesprekken: Gespreksnotities (een tekstveld dat het gesprek beschrijft of van context voorziet).
• E-mails: E-mail body (de tekst van de e-mail) en E-mail direction ( Incoming of Outgoing).
• Vergaderingen: Beschrijving van de vergadering (een tekstveld dat de vergadering beschrijft), Begintijd van de vergadering en Eindtijd van de vergadering. De begin- en eindtijd moeten worden geformatteerd als datum-tijd eigenschappen.
• Notities: Notitie body(de tekst body van de notitie).
• Taken: Taaktitel (de naam van de taak) en Vervaldatum. De vervaldatum moet worden opgemaakt als een datum-tijd eigenschap.

Extra eigenschappen

Aanvullende eigenschappen zijn niet vereist, maar kunnen ook in HubSpot worden geïmporteerd om gegevens in bulk toe te voegen of bij te werken. U kunt de volgende aanvullende eigenschappen importeren:

• HubSpot standaard contact, bedrijf, deal en ticket eigenschappen, met uitzondering van bepaalde automatisch ingestelde eigenschappen die niet bewerkt kunnen worden. Meer informatie over standaard contactpersoon-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen.
• Alle aangepaste eigenschappen die je hebt gemaakt voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets of aangepaste objecten.
• Voor alle activiteiten kunt u het volgende importeren:
  • Activiteit toegewezen aan: de eigenaar van de activiteit. De waarde voor deze eigenschap moetde naam van de gebruiker in HubSpot zijn, of het e-mailadres van de gebruiker.
  • Activiteitsdatum: de datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. Dit moet worden geformatteerd als een datum-tijd eigenschap. Als je nieuwe activiteiten importeert en deze eigenschap niet opneemt, worden de Activity date waarden automatisch ingesteld op de datum en tijd waarop de activiteiten zijn aangemaakt.
• Bel eigenschappen:
  
  • Oproeprichting: de richting van de oproep,Inkomend ofUitgaand.
  • Oproepbron: de bron van de oproep. Opties zijn VoIP,Zoom ofIntegratieplatform.
  • Gespreksstatus:de status of uitkomst van het gesprek. Opties zijn: bezet,geannuleerd,voltooid,verbinding,mislukt,bezig,gemist,geen antwoord,wachtrij ofrinkelen.
  • Titel van het gesprek: de naam van het gesprek.
  • Opname URL: een URL om toegang te krijgen tot de opname van het gesprek.
  • Afschrift beschikbaar: geeft aan of het gesprek een afschrift heeft, WAAR of ONWAAR.
  • Activiteitsdatum: de datum en tijd waarop het gesprek plaatsvond.
  • Gesprekstype: het type gesprek. De opties worden ingesteld in uwinstellingen voor het type gesprek en vergadering.
• Email eigenschappen:
  
  • E-mailonderwerp: de onderwerpregel van de e-mail.
  • Verzendstatus e-mail: de status van de e-mail. Opties zijn:afgewezen,mislukt,gepland,verzonden ofverzonden.

• Vergadering eigenschappen:

• • Interne vergaderingsnotities: een tekstveld om notities over de vergadering toe te voegen.
  • Locatietype: het type locatie waar de vergadering werd gehouden. Opties zijnTelefoongesprek,Adres ofVideoconferentie.
  • Vergaderlocatie: de naam van de locatie van de vergadering.
  • Naam vergadering: een naam voor de vergadering.

• • Resultaat van de vergadering: het resultaat van de vergadering. De opties zijn ingesteld in uwinstellingen voor het gesprek en het resultaat van de vergadering.
  • Type vergadering: het type vergadering. De opties worden ingesteld in uwinstellingen voor het type oproep en vergadering.
• Taak eigenschappen:
  
  • Notities: een tekstveld om notities over de taak toe te voegen.
  • Prioriteit: de prioriteit die aan de taak is toegekend. Opties zijnLaag,Gemiddeld ofHoog.
  • Taaktype: het type taak. Opties zijnOproep,E-mail ofTe doen. Als u geen type instelt tijdens het importeren, wordt de taak standaard ingesteld opTo-Do.
  • Taakstatus: de status van de taak. Opties zijnVoltooid,Uitgesteld,In uitvoering,Niet gestart ofWachtend.

Vereisten voor associatie en ontdubbeling

• Om meerdere objecten in één bestand te importeren en te associëren, neemt u informatie over geassocieerde records en/of activiteiten op in dezelfde rij. Gebruik in twee bestanden een gemeenschappelijke kolom om de records in elk bestand met elkaar te verbinden. U kunt de voorbeeldbestanden raadplegen voor meer hulp bij het importeren en associëren van records.
• Om bestaande records bij te werken, records te associëren en dubbele records te vermijden, moeten uw bestanden een unieke identificatie-eigenschap voor elk object bevatten. Voor alle objecten kunt u bestaande records exporteren en de record-ID als unieke identificatie gebruiken. Voor contactpersonen kunt u ook Email gebruiken. Voor bedrijven kunt u ook Bedrijfsdomeinnaam gebruiken.
  • Als u meerdere objecten importeert en Record ID's opneemt, is het raadzaam de kolomkoppen van het bestand te differentiëren om de ID aan het juiste object te koppelen (bijv. een kolom met de naam Record ID - Contactpersonen en een andere met de naam Record ID - Bedrijven).
  • Je kunt een secundaire e-mail gebruiken als de unieke identificatiecode voor bestaande contactpersonen die een secundair e-mailadres in HubSpot hebben. Als je een secundaire e-mail gebruikt en de kolom Record ID niet in je bestand opneemt, zal de secundaire e-mail de primaire e-mail niet vervangen. Als je echter zowel de secundaire e-mail als de Record ID als kolommen in je bestand opneemt, vervangt de secundaire e-mail de primaire e-mail.

• Om een record te koppelen aan meerdere activiteiten of records van een ander object, neemt u de unieke identificatie van het record op in meerdere rijen voor elk record dat u wilt koppelen. Luke Danes is bijvoorbeeld manager bij Luke's Diner, maar aannemer bij The Dragonfly Inn. Om hem aan beide bedrijven te koppelen, moet u twee rijen voor Luke Danes opnemen met de kolommen E-mail (of Record ID) en Bedrijfsdomeinnaam (of Record ID) voor elk bedrijf.

Let op: alsu geen unieke identificatiegegevens toevoegt (bijv. e-mail, bedrijfsdomeinnaam, record-id), maakt de import dubbele records in plaats van ze aan dezelfde record te koppelen.

• Om associatielabels te importeren( alleenProfessional en Enterprise ), voeg je een kolom Associatielabel toe. Je moet de associatielabels in HubSpot maken voordat je importeert.
  • Om meerdere labels in te stellen om de relatie tussen twee records te beschrijven, kunt u meerdere associatielabelwaarden in één cel opnemen, gescheiden door een puntkomma (bijvoorbeeld Manager; Factuurcontact).
  • Als u associatielabels importeert in een import van meerdere bestanden, moet u de kolom Associatielabel en een unieke identificatie voor het object dat u associeert in hetzelfde bestand opnemen.
• Om kind-ouderbedrijf associaties te maken via import, neemt u een kolom Ouderbedrijf op in uw importbestand met de Record ID-waarden van de ouderbedrijven. Meer informatie over het importeren van kindbedrijven.

Voorbeeldbestanden

De volgende bestanden bevatten de vereiste kolomkoppen voor elk object of activiteit, evenals mogelijke extra koppen. Je kunt je eigen kolomkoppen toevoegen om eventuele extra eigenschappen die belangrijk zijn voor het onderhoud van de HubSpot-database van je organisatie bij te werken of aan te maken.

Eén object

• Voorbeeldspreadsheet voor contactpersonen: XLSX of CSV
• Voorbeeld spreadsheet bedrijven: XLSX of CSV
• Voorbeeld spreadsheet transacties: XLSX of CSV
• Voorbeeld spreadsheet tickets: XLSX of CSV
• Voorbeeld spreadsheet producten: XLSX of CSV

Zodra uw bestand klaar is, leert u hoe u één object of activiteit in HubSpot importeert.

Let op: producten kunnen alleen in een enkel object geïmporteerd worden. Je kunt een bestaand product aan een regelitem koppelen, of handmatig een product aan een deal of offerte koppelen.

Meerdere objecten met associaties

U kunt meerdere objecten, of objecten en activiteiten, samen importeren en associëren in één bestand of in twee afzonderlijke bestanden, waarbij elk bestand één object/activiteit vertegenwoordigt.

Meerdere objecten importeren in één bestand

Om meerdere objecten/activiteiten in één bestand te importeren en te koppelen, neemt u de records/activiteiten die u wilt koppelen op in dezelfde rij van uw bestand. Deze voorbeeldbestanden vertegenwoordigen gangbare gebruikssituaties, maar u kunt objecten of activiteiten combineren door de kolomkoppen te vervangen.

• Voorbeeldspreadsheet voor contactpersonen en bedrijven: XLSX of CSV.
• Voorbeeldspreadsheet contactpersonen en bedrijven met associatielabels: XLXS of CSV.
• Voorbeeldspreadsheet contacten en tickets: XLSX of CSV.
• Bedrijven en deals voorbeeld spreadsheet: XLSX of CSV.
• Bedrijven en notities voorbeeld spreadsheet: XLSX of CSV.
• Voorbeeld spreadsheet bedrijven, deals en notities: XLSX of CSV.
• Voorbeeldspreadsheet deals en nieuwe regelitems (met bijbehorende producten) : XLSX of CSV. Bij het importeren in één bestand kunt u slechts één regelitem per deal importeren.
• Voorbeeldspreadsheet gesprekken en contacten: CSV.
• Voorbeeldspreadsheet notities en tickets: CSV.
• Voorbeeldspreadsheet taken en bestaande deals: CSV.

Zodra je bestand klaar is, leer je hoe je meerdere objecten of activiteiten kunt importeren en koppelen in HubSpot.

Importeer meerdere objecten in twee bestanden

Bij het importeren en associëren in twee bestanden vertegenwoordigt elk bestand één object of activiteit. Je kunt slechts twee objecten of één object en één activiteit importeren in een import in twee bestanden. Om meer dan twee objecten/activiteiten te importeren, kunt u in één bestand importeren.

Om tebepalen welke records in de bestanden moeten worden gekoppeld, neemt u in beide een gemeenschappelijke kolom op. Een van uw bestanden moet een unieke waarde hebben voor elke rij in deze kolom. In het andere bestand gebruikt u die waarden om aan te geven met welke record elke rij moet worden geassocieerd. Een veel voorkomend geval is bijvoorbeeld het importeren en koppelen van contactpersonen en bedrijven. In de volgende voorbeeldbestanden is Bedrijfsnaam de gemeenschappelijke kolom:

• Voorbeeldspreadsheet Bedrijven: XLSX of CSV.

• Voorbeeldspreadsheet Contactpersonen: XLSX of CSV.

In het bedrijvenbestand is er een unieke waarde voor elke rij in de kolom Bedrijfsnaam. In elke rij van het contactenbestand komen de waarden in de kolom Bedrijfsnaam overeen met het bedrijf waaraan het contact wordt gekoppeld. U kunt deze bestanden gebruiken bij het importeren van contactpersonen en bedrijven, of andere objecten combineren, zolang u maar een gemeenschappelijke kolom opneemt.

Andere voorbeelden zijn:

• Deals en bedrijven met associatielabels in twee bestanden:in deze voorbeeldbestanden isBedrijfsnaam de unieke sleutel voor het object Bedrijf.
  • Voorbeeldspreadsheet voor transacties: XLSX of CSV.
  • Voorbeeldspreadsheet Bedrijven: XLSX of CSV.
• Deals en nieuwe regelitems in twee bestanden: in deze voorbeeldbestanden is Deal-naam de unieke sleutel voor het Deal-object. Bij het importeren in twee bestanden kunt u meerdere regelitems per deal importeren.
  • Voorbeeldspreadsheet Deals: XLSX of CSV.
  • Voorbeeldspreadsheet lijnartikelen (met bijbehorende producten): XLSX of CSV.
• Gesprekken en contacten in twee bestanden: in deze bestanden is E-mail de gemeenschappelijke kolom en de unieke sleutel voor contacten.
  • Voorbeeld spreadsheet gesprekken: CSV.
  • Voorbeeld spreadsheet Contacten: CSV.

Zodra je bestanden klaar zijn, leer je hoe je meerdere objecten of activiteiten in HubSpot kunt importeren en koppelen.