HubSpot Kennisbank

Documenten uploaden en delen

Geschreven door HubSpot Support | Feb 3, 2021 4:04:08 PM

Met de documententool kun je een inhoudsbibliotheek opbouwen voor je hele team om documenten te uploaden en te delen met je contactpersonen.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je met deze functie aan de slag gaat, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

  • Om documenten te uploaden en te delen, heb je Sales toegang nodig.
  • Om meer dan de eerste vijf documenten die aan een account zijn toegevoegd te kunnen uploaden, bekijken en delen, moet je aan een van de volgende criteria voldoen:
  • Om documentbeschrijvingen te genereren, moet je AI-instellingen inschakelen.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

  • Aangezien documenten openbaar worden gedeeld, mag de documententool niet worden gebruikt om gevoelige of vertrouwelijke informatie te verzenden.
  • Als je een deelbare link maakt, zal het document publiek beschikbaar zijn op het internet. De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de HubSpot-gebruiker die het document deelt, worden weergegeven in de rechterbovenhoek van het gedeelde document.
  • Tracering wordt automatisch toegepast wanneer je een document deelt, behalve wanneer je een documentkoppeling toevoegt aan een e-mailsjabloon. In dat geval moet je het selectievakje E-mail vereist om document te bekijken inschakelenom weergaven te volgen.

Een document toevoegen

  1. Klik rechtsboven op Document uploaden.
  2. Selecteer de importbron voor uw bestand. De bestandsindeling moet .pptx, .pdf, .docx of .xlsx zijn.

Zodra het document is geüpload, verschijnt het in je documenten dashboard.

Belangrijke informatie: als je de documenten tool van HubSpot gebruikt, worden bestanden die je uploadt met deze tool opgeslagen door HubSpot en gedeeld met andere gebruikers in je HubSpot account.

Genereer een documentbeschrijving

  1. Klik op de naam van het document waarvoor u een beschrijving wilt maken.
  2. Klik bovenaan op Nu toevoegen met Breeze breezeSingleStar.
  3. Klik rechtsonder in het dialoogvenster op het pictogram breezeSingleStar Breeze. Nadat de beschrijving is gegenereerd, kunt u deze zo nodig bewerken.

  1. Klik op Opslaan.

Een document delen met contactpersonen

Deel documenten met contactpersonen via een deelbare link of binnen een e-mailsjabloon. HubSpot past automatisch tracking toe wanneer je een document deelt, zodat de gebruiker die de link heeft gedeeld een melding ontvangt wanneer een contactpersoon het document bekijkt. Je kunt ontvangers ook verplichten hun e-mailadres in te voeren voordat ze het document kunnen bekijken.

Let op:

  • Als je een deelbare link verzendt via een berichtenservice van derden, zoals LinkedIn, kan elke verzending tellen als een weergave.
  • Vanaf 13 november 2024, wanneer je een document toevoegt, zal het worden gehost op hubspotdocuments.com. Bestaande URL's die vóór die datum zijn gemaakt, zullen automatisch worden omgeleid naar het nieuwe domein.

Een deelbare link maken

  1. Ga met de muis over de documentnaam en klik op Acties. Of klik op de naam van het document en klik rechtsboven op Link maken.
  2. Voer in het dialoogvenster het e-mailadres van de ontvanger in het veld Naar wie stuur je dit?
  3. De opties voor het bijhouden van de weergaven van het document door de ontvanger zijn afhankelijk van de privacy-instelling van het document:
    • Als de optie Gegevensbeveiliging inschakelen van het document is uitgeschakeld, schakelt u de optie E-mailadres nodig om document te bekijkenin om hun weergaven te volgen.
    • Als de optie Gegevensbeveiliging inschakelen van het document is ingeschakeld, moet de ontvanger zijn e-mailadres invoeren en bevestigen dat hij toestemming geeft om te worden gecontacteerd voordat hij het document kan bekijken.
  1. Klik op Koppeling maken.

  1. Klik op Kopiëren om de documentkoppeling te kopiëren of klik op E-mail opstellen om een e-mail te verzenden met de documentkoppeling uit het record van de contactpersoon.
Wanneer links worden gegenereerd, worden ze automatisch ingekort tot een hubs.ly URL, aangezien aangepaste domeinlinks op dit moment nog niet worden ondersteund. Je kunt ook een documentkoppeling vanuit je inbox e-mailen met de HubSpot Sales Chrome-extensie, de HubSpot Sales Outlook desktop add-in of de HubSpot Sales Office 365 add-in.

Een document toevoegen aan een e-mailsjabloon


  2. Klik op de naam van een sjabloon. Of maak een nieuwe sjabloon.
  3. Klik onder in de sjablooneditor op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteer Document.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Document en selecteer een document om toe te voegen.
    • Voer in het veld Linkweergavetekst de tekst in die moet worden weergegeven voor de documentkoppeling.
    • Om bij te houden wie het document bekijkt, schakelt u het selectievakje E-mail vereist om het document te bekijken in.
    • Als je een voorbeeld van je document in de e-mailtekst wilt weergeven, schakel je het selectievakje Voorbeeld van koppeling opnemen in.

  1. Klik op Invoegen.

Leer hoe je een document kunt invoegen in een e-mailsjabloon wanneer je contactpersonen inschrijft in een reeks.

Hoe houdt HubSpot bij wanneer een document wordt geopend?

Wanneer je een document deelt, koppelt HubSpot het eerste geopende document aan het e-mailadres van die contactpersoon. Er wordt een cookie ingesteld in de browser van de contactpersoon en als ze een ander document bekijken dat vanuit jouw account wordt gedeeld, hoeven ze hun e-mailadres niet in te voeren. Andere contactpersonen die de documentkoppeling openen, moeten wel hun e-mailadres invoeren, tenzij ze eerder een document hebben bekeken dat vanuit jouw account is gedeeld. Als de instelling E-mailadres vereist om document te bekijken is uitgeschakeld, worden alle contactpersonen die de documentkoppeling bekijken niet geïdentificeerd, tenzij ze eerder hun e-mailadres hebben ingevoerd om een ander document te bekijken dat vanuit dezelfde account is gedeeld.

Uw documenten beheren

  • Gebruik linksboven de zoekbalk om een document op naam op te zoeken of filter op de eigenaar van het document met het vervolgkeuzemenu Eigenaar .
  • Om je documenten in een map te ordenen, selecteer je de selectievakjes naast de documenten die je wilt verplaatsen en klik je op Verplaats naar map bovenaan de tabel. Selecteer in het dialoogvenster de naam van de map en klik op Verplaatsen.
  • Om te wijzigen met wie het document wordt gedeeld, zodat alleen bepaalde gebruikers het document kunnen bekijken en gebruiken, ga je met de muis over het document en klik je op Acties.Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopinhoud met je gebruikers en teams.

Uw documenten bekijken en bewerken

Om een individueel document te bewerken of om details over een document te bekijken:

  1. Klik op de documentnaam.

Op de detailpagina van het document:

  • Klik op het potloodpictogram editn om de documenttitel te bewerken. Voer een nieuwe titel in en klik op Opslaan.
  • Klik op het potloodpictogram editn rechts van de beschrijving om de beschrijving van het document te bewerken. Bewerk de beschrijving in het dialoogvenster en klik vervolgens op Opslaan.
  • Gebruik onder de titel en beschrijving van het document het schakelvlak Privacygegevens inschakelen om uw privacy- en toestemmingsopties voor een bepaald document in of uit te schakelen. Om te voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en andere privacywetten, moet je enkele wijzigingen aanbrengen in je documenten voordat je ze deelt met je contactpersonen:

Let op: hoewel deze functies in HubSpot leven, is je juridische team de beste bron om je advies over naleving te geven voor jouw specifieke situatie.

    • Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, is de schakeloptie Zet gegevensprivacy aan standaard ingeschakeld voor elk document, maar kan deze op individuele basis worden uitgeschakeld. Als deze instelling is ingeschakeld, moeten uw contactpersonen toestemming geven voor communicatie en gegevensverwerking. Wanneer u een document deelt, wordt de taal van uw privacy- en toestemmingsinstellingen weergegeven en wordt er gevraagd om toestemming voor uw abonnementsvorm voor één-op-één-communicatie. De privacy- en toestemmingstekst wordt weergegeven in de browsertaal van de kijker, maar als HubSpot de browsertaal niet kan detecteren, wordt de tekst weergegeven in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen.
    • Het standaard abonnementstype in documenten is "één-op-één" communicatie. Dit is een intern abonnementstype in je HubSpot account. Dit standaard abonnementstype kan worden aangepast in je privacy- en toestemmingsinstellingen en is van toepassing op nieuw aangemaakte documenten.

Let op: als je documenten hebt geüpload voordat je de instellingen voor gegevensprivacy had ingeschakeld, moet je de optie voor privacy en toestemming handmatig inschakelen door de schakelaar om te zetten.

  • Bekijk onder de instelling voor gegevensprivacy de gegevens voor het totaal aantal gemaakte koppelingen, bezoekers en weergaven van het document.
  • Bekijk in de tabel Bezoekers de contactpersonen die uw document hebben bekeken. Beweeg de muis over hun naam en klik op Details om specifieke informatie over hun interactie met het document te bekijken.
  • Het document vervangen:
    • Klik rechtsboven op Opnieuw uploaden .
    • Klik in het dialoogvenster Bestaand document bijwerken kan leiden tot discrepanties in de weergavegegevens op Bevestigen.
    • Selecteer de importbron voor je bestand. De bestandsindeling moet .pptx, .pdf, .docx of .xlsx zijn. Als u eerder een link naar het document hebt verzonden voordat u het opnieuw uploadt, wordt de link bijgewerkt om de nieuwe inhoud weer te geven.
  • Om je document te bekijken, te downloaden of te verwijderen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Voorbeeld, Downloaden of Verwijderen.
  • Je kunt de branding van je verkoopdocument aanpassen in je accountinstellingen. Leer hoe je het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren kunt bewerken die op je document worden weergegeven.
Volledig bericht weergeven