Traceer en registreer e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik de Traceer en Logboek functies van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in aan beeldscherm en houd een verslag bij van de betrokkenheid van uw contacten bij uw e-mails. Met de track-functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent.. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot naar Houd alle communicatie uit het verleden bij, zodat uw team er naar kan verwijzen..

U kunt de open e-mail bekijken en op informatie in de activiteitenfeed klikken; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactgegevens en de bijbehorende gegevens.

Let op: als je de functionaliteit van de algemene verordening inzake gegevensbescherming (GDPR) in uw account is ingeschakelduw juridische team is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf gebruik maakt van e-mailregistratie en -tracering. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contacten die geen rechtmatige basis voor gegevensverwerking zal zijn anoniem gevolgd.

Voordat u aan de slag gaat, let op het verschil tussen een getraceerde e-mail en een gelogde e-mail:

• Spoor: gebruik de track-functie om te controleren wanneer contactpersonen uw e-mails openen. Om e-mails bij te houden, voegt HubSpot toe a one-pixel tracking beeld in de e-mail nadat deze is verzonden. IAls je de HubSpot Verkoop voor Windows-tray-applicatie geïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met de HubSpot Verkoop Chroom uitbreiding, je krijgt een realtimemelding op uw bureaublad wanneer een contactpersoon de gevolgde e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde stoelen kan ook bijhouden wanneer een ontvanger klikt op een link in de e-mail. Gratis gebruikers kan niet track klikt. HubSpot registreert bijgehouden e-mail opent en klikt in de activiteitenvoer.

• Logboek: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail zullen ook in het record van de contactpersoon worden gelogd. Log uw e-mails in om de communicatie in het verleden bij te houden. Gelogde e-mails geven u geen inzicht in openstaande of klikkende informatie.

Houd er rekening mee dat u een e-mail kunt sturen die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier heb je een overzicht van de e-mailcommunicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel heeft betrekking op het bijhouden en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in. IAls u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt, leert u hoe u e-mails met de Office 365-invoegtoepassing in deze handleiding kunt bijhouden en registreren: Traceer en registreer e-mails met de Office 365-invoegtoepassing.

Let op: de Outlook-bureaubladadadtoevoeging verschijnt in elk e-mailadres dat u hebt ingesteld in uw Outlook-account. Daarom zullen e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, worden gevolgd als tracking is ingeschakeld. E-mails die vanaf een extra e-mailadres worden verzonden zullen alleen naar HubSpot worden gelogd wanneer het loggen is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of als een alias is toegevoegd in uw profiel & voorkeuren.

Het volgen van e-mails

Om een getraceerde e-mail te versturen met behulp van de Outlook-bureaubladadadtoevoeging vanaf uw Outlook-bureaubladaccount op een PC:

• Log in op uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail op.
• Voer de e-mailontvanger, de onderwerpregel en het e-mailadres in.
• Selecteer het selectievakje Track E-mail in het berichtlint en klik vervolgens op Verzenden.

Bekijk de status van de gevolgde e-mail

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, zullen de onderwerpregel van de e-mail en de ontvanger in uw activiteitenfeed in HubSpot worden weergegeven als Verzonden.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een real-time pop-up melding op uw bureaublad en de e-mail melding die is gemarkeerd als Open in uw activiteitsfeed. Klik op de dropdown-menu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdown menu.

Let op: er verschijnen realtime meldingen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365 add-in en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales for Windows-tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen omgaan met uw gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot tandwielpictogram tandwiel in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. Als u HubSpot Sales for Windowshebt geïnstalleerd,klikt u op op het HubSpot sprocketpictogram sprocket in uw Windows-bakje.

Lees meer over e-mail tracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

Loggen van e-mails

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres dat u in uw e-mailclient verstuurt een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in uw account.
• Een van uw verbonden e-mailadressen.
• Een alias in uw e-mail client (ofwel een alias die is geconfigureerd in uw aangesloten Gmail inbox, of een alias toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).

U kunt in uw HubSpot accountinstellingen e-mailadressen en -domeinen opgeven waarvoor u nooit wilt inloggen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB zullen niet inloggen op HubSpot. Uw e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en zal inloggen op het CRM, maar zonder een bijlage.

Om een ingelogde e-mail te versturen met behulp van de Outlook desktop add-in vanaf uw Outlook-bureaubladaccount op een PC:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
• Voer de e-mailontvanger, de onderwerpregel en het e-mailadres in.
• Selecteer in het berichtlint de optie Logboek naar CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het veld BCC .
• Klik op Verzenden.

Als er voor dit contact nog geen record bestaat in HubSpot, wordt er een nieuw record aangemaakt. Als u gebruik maakt van marketingcontacten, wordt een nieuw contact dat via een gelogde e-mail wordt aangemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Bekijk de ingelogde e-mail in HubSpot

E-mail die zijn gelogd op HubSpot met behulp van de Outlook-desktop add-in zal automatisch worden gekoppeld aan het contact record van de ontvanger, de bijbehorende bedrijf record, en de vijf meest recente open deal records in verband met de contactpersoon.

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in uw HubSpot account naar uw contacten, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdbalk naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
  
  1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  2. Pin: klik om de e-mail vast te pinnen aan de bovenkant van de tijdlijn van de contactpersoon.
  3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
  5. Uitbreiden: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopend e-mailconversatie is, klik dan op Bekijk de thread om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
  7. Beantwoord: klik op Beantwoord om een e-mail te sturen naar de contactpersoon van HubSpot.

Let op: om email replies van HubSpotte kunnen sturenen inkomende replies in te loggen op HubSpot, moet je een aangesloten inbox hebben.