Traceer en log e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik deVolgenLogfuncties van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in omte controlerenen een verslag bij te houden van de betrokkenheid van uw contacten bij uw e-mails.Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot omeen record bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om te raadplegen.

U kunt informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; geregistreerde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonenrecords en debijbehorende records.

Let op: als u GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) hebt ingeschakeld in uw accountis uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Alle bestaande contacten die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking zullen anoniem gevolgd.

Alvorens van start te gaan, gelieve het verschil op te merken tussen een getraceerde e-mail en een gelogde e-mail:

• Track:gebruik de track functie om bij te houden wanneer contacten uw e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpotaafbeelding van één pixelin de e-mail nadat deze is verzonden.IAls u deHubSpot Verkoop voor Windows lade appgeïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met deHubSpot Sales Chrome-extensie,ontvangt u eenreal-time meldingop uw bureaublad wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers mettoegewezenSales Hubbetaalde seatskan ook bijhouden wanneer een ontvangerop een link kliktin de e-mail. Gratis gebruikerskunnenklikken bijhouden. HubSpot registreert getraceerde e-mailopeningen en -kliks in deactiviteiten feed en op de tijdlijn van het record. Als u hetselectievakjeE-mail volgen inschakelt, wordter geen kopie van de e-mail bij het record in HubSpot geregistreerd.

• Log:gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Alle bijlagen in de e-mail zullen ook worden gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.

Houd in gedachten dat je een e-mail kunt versturen die zowel getraceerd als gelogd wordt. Op die manier heb je een record van de e-mail communicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel behandelt het bijhouden en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Ils u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt, leert u in deze handleiding hoe u e-mails kunt bijhouden en loggen met de Office 365-invoegtoepassing: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.

Let op: de Outlook desktop add-in zal verschijnen in elk e-mailadres dat u hebt ingesteld in uw Outlook-account. Daarom zullen e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, worden bijgehouden als tracering is ingeschakeld. E-mails verzonden vanaf een extra e-mailadres zullen alleen naar HubSpot loggen als tracking is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of is toegevoegd als een alias in uw profiel & voorkeuren.

E-mails traceren

Om een getraceerde e-mail te verzenden met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

• Log in op uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail op.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
• Schakel het selectievakje Track Email in het berichtenlint in en klik vervolgens op Send.

De status van de getraceerde e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uwactiviteitenfeedin HubSpot weergegeven alsVerzonden.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd alsOpenin uw activiteitenfeed.Klik op hetvervolgkeuzemenuonder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u deHubSpot Sales Chrome-extensie ofHubSpot Sales for Windows tray-app(alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.

U kunt ook zien hoe uw contacten omgaan met uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op hetHubSpot-sprocket-pictogramin de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser.Als uHubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd,klikt u op hetHubSpot-sprocket-pictogramin uw Windows-lade.

Meer informatie overe-mailtrackingenverkoopmeldingenenhoe u tracering kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u verstuurt in uw e-mailprogramma een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in uw account.
• Een van uw aangesloten e-mailadressen.
• Een alias in uw e-mail client (ofwel een alias die geconfigureerd is in uw verbonden Gmail inbox, of een alias toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).

U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt aanmelden in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail zal nog steeds succesvol worden afgeleverd aan de contactpersoon en zal worden gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Om een gelogde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
• In het berichtenlint selecteert uLog in CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het veld BCC .

• U kunt ervoor kiezen de e-mail te registreren in de gekoppelde records van de e-mailontvangers. Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch deeerste drie geassocieerde transactierecords van de contactpersoon om e-mails in op te slaan.Als u expliciet wilt selecteren in welke geassocieerde records de e-mail moet worden opgeslagen:
  • Klik onder het selectievakje Log in CRMop het vervolgkeuzemenuRecords .
  • Schakel de selectievakjesnaast de records in om de e-mail in te loggen.
    
    
  • Als u de e-mail stuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakjeselectievakjeuit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Leer hoe u e-mails alleen aan bestaande contactpersonen kunt koppelen.
• Klik op Verzenden.

U kunt in deinstellingenvanuwOutlook desktop-invoegtoepassingaanpassen naar welke geassocieerde records uw e-mails automatisch worden gelogd. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail is aangemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden gelogd in HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die u vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• In uw HubSpot account, navigeer naar uw records:
  • Contacten:Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven:Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals:Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets:Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
  
  1. Bijbehorende records: klik om de bijbehorende records te bewerken.
  2. Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen aan de bovenkant van de tijdlijn.
  3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen uit de tijdlijn.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
  5. Uitklappen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
  7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord van HubSpot naar de contactpersoon te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te kunnensturenen inkomende antwoorden naar HubSpot te kunnen loggen, moet u een verbonden inbox hebben.