Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Connected Email

Traceer en log e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Laatst bijgewerkt: oktober 1, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik deVolgenLogfuncties van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in omte controlerenen een verslag bij te houden van de betrokkenheid van uw contacten bij uw e-mails.Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot omeen record bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om te raadplegen.

U kunt informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; geregistreerde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonenrecords en debijbehorende records.

Let op: als u GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) hebt ingeschakeld in uw accountis uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Alle bestaande contacten die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking zullen anoniem gevolgd.

Alvorens van start te gaan, gelieve het verschil op te merken tussen een getraceerde e-mail en een gelogde e-mail:

tracked-email-chrome-extension

  • Log:gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Alle bijlagen in de e-mail zullen ook worden gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.

logged-email-example

Houd in gedachten dat je een e-mail kunt versturen die zowel getraceerd als gelogd wordt. Op die manier heb je een record van de e-mail communicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel behandelt het bijhouden en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Ils u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt, leert u in deze handleiding hoe u e-mails kunt bijhouden en loggen met de Office 365-invoegtoepassing: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.

Let op: de Outlook desktop add-in zal verschijnen in elk e-mailadres dat u hebt ingesteld in uw Outlook-account. Daarom zullen e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, worden bijgehouden als tracering is ingeschakeld. E-mails verzonden vanaf een extra e-mailadres zullen alleen naar HubSpot loggen als tracking is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of is toegevoegd als een alias in uw profiel & voorkeuren.

E-mails traceren

Om een getraceerde e-mail te verzenden met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

  • Log in op uw Outlook-account.
  • Stel een nieuwe e-mail op.
  • Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
  • Schakel het selectievakje Track Email in het berichtenlint in en klik vervolgens op Send.
HubSpot Help article screenshot

De status van de getraceerde e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uwactiviteitenfeedin HubSpot weergegeven alsVerzonden.

activity-feed-sent-email-activity

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd alsOpenin uw activiteitenfeed.Klik op hetvervolgkeuzemenuonder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u deHubSpot Sales Chrome-extensie ofHubSpot Sales for Windows tray-app(alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.

activity-feed-open-email-notification

U kunt ook zien hoe uw contacten omgaan met uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op hetHubSpot-sprocket-pictogramin de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser.Als uHubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd,klikt u op hetHubSpot-sprocket-pictogramin uw Windows-lade.

Meer informatie overe-mailtrackingenverkoopmeldingenenhoe u tracering kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u verstuurt in uw e-mailprogramma een van de volgende zijn:

U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt aanmelden in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail zal nog steeds succesvol worden afgeleverd aan de contactpersoon en zal worden gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Om een gelogde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

  • Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
  • Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
  • In het berichtenlint selecteert uLog in CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het veld BCC .
HubSpot Help article screenshot
  • U kunt ervoor kiezen om de e-mail te loggen in de gekoppelde records van de e-mailontvangers. Om expliciet te selecteren bij welke geassocieerde records de e-mail moet worden opgeslagen:
    • Klik onder het selectievakje Log naar CRMop het vervolgkeuzemenuRecords .
    • Selecteer de selectievakjesnaast de records waarnaar de e-mail moet worden verzonden.

      select-email-associations-outlook-add-in
    • Als u de e-mail verzendt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Wis hetselectievakjeuit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Ontdek hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt registreren.
  • Klik op Verzenden.

U kunt in deinstellingenvanuwOutlook desktop-invoegtoepassingaanpassen naar welke geassocieerde records uw e-mails automatisch worden gelogd. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail is aangemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden gelogd in HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die u vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

  • In uw HubSpot account, navigeer naar uw records:
    • Contacten:Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
    • Bedrijven:Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
    • Deals:Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
    • Tickets:Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Klik op de naam van het record.
  • Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
    1. Bijbehorende records: klik om de bijbehorende records te bewerken.
    2. Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen aan de bovenkant van de tijdlijn.
    3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen uit de tijdlijn.
    4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
    5. Uitklappen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
    6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
    7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord van HubSpot naar de contactpersoon te verzenden. Logged-email-contact-record

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te kunnensturenen inkomende antwoorden naar HubSpot te kunnen loggen, moet u een verbonden inbox hebben.