E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik de Track en Log functies van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in om de betrokkenheid van je contacten bij je e-mails temonitoren en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kun je real-time meldingen ontvangen wanneer een contact je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.

U kunt informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en de bijbehorende records.

Let op: alsu de GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Alle bestaande contacten die geen wettelijke basis voor gegevensverwerkinghebben verleend, worden anoniem gevolgd.

Voordat u begint, moet u het verschil weten tussen een gevolgde e-mail en een gelogde e-mail:

• Track: gebruik de trackfunctie om te monitoren wanneer contacten je e-mails openen. Om e-mails te tracken, voegt HubSpot een één-pixel trackingafbeelding in de e-mail in nadat deze is verzonden. Alsje de HubSpot Sales for Windows tray-apphebt geïnstalleerd of als je Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, ontvangje een real-time melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de tracked e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde seats kunnen ook tracken wanneer een ontvanger op een link in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen geen kliks volgen. HubSpot registreert tracked e-mail opens en clicks in de activity feed en op de tijdlijn van het record. Als u hetselectievakje E-mail volgen inschakelt, wordt ergeen kopie van de e-mail in het record in HubSpot vastgelegd.

• Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log uw e-mails om een overzicht van eerdere communicatie bij te houden. Vastgelegde e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.

Houd er rekening mee dat je een e-mail kunt sturen die zowel wordt gevolgd als gelogd. Op die manier heb je een record van de e-mailcommunicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel behandelt het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in.Als je de Office 365 add-in gebruikt, leer dan in deze handleiding hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Office 365 add-in: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.

Let op: de Outlook desktop add-in verschijnt in elk e-mailadres dat u hebt ingesteld in uw Outlook-account. Daarom zullen e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, worden gevolgd als volgen is ingeschakeld. E-mails verzonden vanaf een extra e-mailadres zullen alleen naar HubSpot loggen als logging is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of is toegevoegd als een alias in je profiel & voorkeuren.

E-mails volgen

Om een gevolgde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

• Log in op uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail samen.
• Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
• Selecteer het selectievakje E-mail volgen in het berichtenlint en klik vervolgens op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in uw activiteitenfeed.Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdownmenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer je gevolgde e-mails verstuurt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome extensie of HubSpot Sales voor Windows tray app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activity feed.

Je kunt ook zien hoe je contacten omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-lade-app. Om je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie te openen, klik je op het HubSpotsprocket-pictogramin de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als jeHubSpot Sales voor Windows hebt geïnstalleerd , klik je op het HubSpot sprocket-pictogramin je Windows-lade.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

Loggen van e-mails

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u in uw e-mailprogramma verzendt een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in uw account.
• Een van uw verbonden e-mailadressen.
• Een alias in uw e-mail client (ofwel een alias die is geconfigureerd in uw verbonden Gmail inbox, of een alias toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).

U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt aanmelden in uw HubSpot-accountinstellingen. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in je add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet aangemeld bij HubSpot. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Om een aangemelde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

• Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
• Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
• Selecteer in het berichtenlintLog naar CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het veld BCC .

• U kunt ervoor kiezen om de e-mail te loggen naar de gekoppelde records van de ontvangers. Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de eerste drie gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen . Om expliciet te selecteren naar welke gekoppelde records de e-mail moet worden gelogd:
  • Klik onder het selectievakje Log naar CRM op het keuzemenu Records .
  • Selecteer de selectievakjes naast de records waarnaar de e-mail moet worden gelogd.
    
    
  • Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon wanneer u de associaties bewerkt. Schakel het selectievakjeuit als u niet wilt dat de e-mail naar de nieuwe contactpersoon wordt gelogd. Leer hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen.
• Klik op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in deinstellingen vanuw Outlook desktop add-in. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail wordt aangemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden gelogd naar HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurde. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw records:
  • Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
  
  1. Gekoppelde records: klik om de gekoppelde records te bewerken.
  2. Pin: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn vast te zetten.
  3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
  5. Uitvouwen: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
  7. Beantwoorden: klik op Antwoord om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van HubSpot te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot teversturen en inkomende antwoorden naar HubSpot teloggen, moet je een verbonden inbox hebben.