E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik de Track en Log functies van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in om de interactie van je contactpersonen met je e-mails te monitoren en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kun je real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.

U kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en hun bijbehorende records.

Let op: als u de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in uw account, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contactpersonen die geen wettelijke basis voor gegevensverwerkinghebben verleend ,worden anoniem gevolgd.

Voordat je aan de slag gaat, moet je het verschil weten tussen een gevolgde e-mail en een gelogde e-mail:

• Traceren: gebruik de traceerfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen je e-mails openen. Om e-mails te tracken, voegt HubSpot een één-pixel trackingafbeelding in de e-mail in nadat deze is verzonden. Als je de HubSpot Sales voor Windows-tray-app hebt geïnstalleerd of als je Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, ontvang je een realtime melding op je bureaublad wanneer een contact de tracked e-mail opent. Gebruikers met een betaalde Sales Hub-licentie kunnen ook volgen wanneer een ontvanger op een koppeling in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen klikken niet volgen. HubSpot registreert gevolgde e-mailopeningen en -kliks in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van de record. Als je hetselectievakje E-mail volgen inschakelt, wordt er geen kopie van de e-mail vastgelegd in het record in HubSpot.

• Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om communicatie uit het verleden bij te houden. Vastgelegde e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.

Houd er rekening mee dat je een e-mail kunt versturen die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier heb je een registratie van de e-mailcommunicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop invoegtoepassing.Als je de Office 365 invoegtoepassing gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Office 365 invoegtoepassing in deze handleiding: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.

Let op: de Outlook desktop add-in verschijnt in elk e-mailadres dat je hebt ingesteld in je Outlook-account. Daarom worden e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, getraceerd als tracking is ingeschakeld. E-mails die vanaf een extra e-mailadres worden verzonden, worden alleen naar HubSpot gelogd als logging is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of is toegevoegd als alias in je profiel en voorkeuren.

E-mails volgen

Om een gevolgde e-mail te verzenden met de Outlook-bureaubladtoevoeging vanuit uw Outlook-bureaubladaccount op een pc:

• Meld u aan bij uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail op.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
• Schakel het selectievakje E-mail bijhouden in het berichtenlint in en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contact de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een pop-upmelding in realtime op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in je activiteitenfeed. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verstuurt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome extensie of HubSpot Sales voor Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activiteitenfeed.

Je kunt ook zien hoe je contactpersonen omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-lade-app. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als je HubSpot Sales voor Windows hebt geïnstalleerd, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in je Windows-lade.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je verstuurt in je e-mailprogramma een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in je account.
• Een van je verbonden e-mailadressen.
• Een alias in je e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).

Je kunt e-mailadressen en domeinen waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden opgeven in je HubSpot accountinstellingen. Je kunt deze e-mailadressen en domeinen ook toevoegen in de instellingen van je invoegtoepassing.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Om een aangemelde e-mail te verzenden met de Outlook desktop invoegtoepassing vanuit je Outlook desktop account op een PC:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
• Selecteer Log naar CRM in het berichtenlint. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld .

• Je kunt ervoor kiezen om de e-mail te loggen naar de gekoppelde records van de ontvanger. Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de eerste drie gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. Om expliciet te selecteren naar welke gekoppelde records de e-mail moet worden gelogd:
  • Klik onder het selectievakje Log naar CRM op het vervolgkeuzemenu voor records .
  • Selecteer de selectievakjes naast de records waarnaar de e-mail moet worden gelogd.
    
    
  • Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, wordt er een nieuwe contactpersoonrecord gemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakje uit als u niet wilt dat de e-mail naar de nieuwe contactpersoon wordt gelogd. Leer hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen.
• Klik op Verzenden.

Je kunt aanpassen naar welke gekoppelde records je e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van je Outlook desktop invoegtoepassing. Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat wordt gemaakt door een gelogde e-mail ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden gelogd naar HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurde. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in je HubSpot-account naar je records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kun je het volgende doen:
  
  1. Gekoppelde records: klik om de gekoppelde records te bewerken.
  2. Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen bovenaan de tijdlijn.
  3. Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te bekijken.
  5. Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mailverzending horen.
  7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.