Traceer en log e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in
Laatst bijgewerkt: maart 1, 2022
Geldt voor:
Alle producten en plannen |
Gebruik deVolgenLogfuncties van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in omte controlerenen een verslag bij te houden van de betrokkenheid van uw contacten bij uw e-mails.Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot omeen record bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om te raadplegen.
U kunt informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; geregistreerde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonenrecords en debijbehorende records.
Let op: als u GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) hebt ingeschakeld in uw accountis uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Alle bestaande contacten die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking zullen anoniem gevolgd.
Alvorens van start te gaan, gelieve het verschil op te merken tussen een getraceerde e-mail en een gelogde e-mail:
- Track:gebruik de track functie om bij te houden wanneer contacten uw e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpotaafbeelding van één pixelin de e-mail nadat deze is verzonden.IAls u deHubSpot Verkoop voor Windows lade appgeïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met deHubSpot Sales Chrome-extensie,ontvangt u eenreal-time meldingop uw bureaublad wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers mettoegewezenSales Hubbetaalde seatskan ook bijhouden wanneer een ontvangerop een link kliktin de e-mail. Gratis gebruikerskunnenklikken bijhouden. HubSpot registreert getraceerde e-mailopeningen en -kliks in deactiviteiten feed en op de tijdlijn van het record. Als u hetselectievakjeE-mail volgen inschakelt, wordter geen kopie van de e-mail bij het record in HubSpot geregistreerd.
- Log:gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Alle bijlagen in de e-mail zullen ook worden gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.
Houd in gedachten dat je een e-mail kunt versturen die zowel getraceerd als gelogd wordt. Op die manier heb je een record van de e-mail communicatie en open informatie in HubSpot.
Dit artikel behandelt het bijhouden en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Ils u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt, leert u in deze handleiding hoe u e-mails kunt bijhouden en loggen met de Office 365-invoegtoepassing: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.
Let op: de Outlook desktop add-in zal verschijnen in elk e-mailadres dat u hebt ingesteld in uw Outlook-account. Daarom zullen e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, worden bijgehouden als tracering is ingeschakeld. E-mails verzonden vanaf een extra e-mailadres zullen alleen naar HubSpot loggen als tracking is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of is toegevoegd als een alias in uw profiel & voorkeuren.
E-mails traceren
Om een getraceerde e-mail te verzenden met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:
- Log in op uw Outlook-account.
- Stel een nieuwe e-mail op.
- Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
- Schakel het selectievakje Track Email in het berichtenlint in en klik vervolgens op Send.

De status van de getraceerde e-mail bekijken
Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uwactiviteitenfeedin HubSpot weergegeven alsVerzonden.
Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd alsOpenin uw activiteitenfeed.Klik op hetvervolgkeuzemenuonder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u deHubSpot Sales Chrome-extensie ofHubSpot Sales for Windows tray-app(alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.
U kunt ook zien hoe uw contacten omgaan met uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op hetHubSpot-sprocket-pictogramin de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser.Als uHubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd,klikt u op hetHubSpot-sprocket-pictogramin uw Windows-lade.
Meer informatie overe-mailtrackingenverkoopmeldingenenhoe u tracering kunt uitschakelen.
E-mails loggen
Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u verstuurt in uw e-mailprogramma een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in uw account.
- Een van uw aangesloten e-mailadressen.
- Een alias in uw e-mail client (ofwel een alias die geconfigureerd is in uw verbonden Gmail inbox, of een alias toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).
U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt aanmelden in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail zal nog steeds succesvol worden afgeleverd aan de contactpersoon en zal worden gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.
Om een gelogde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:
- Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
- Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
- In het berichtenlint selecteert uLog in CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het veld BCC .

- U kunt ervoor kiezen de e-mail te registreren in de gekoppelde records van de e-mailontvangers. Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch deeerste drie geassocieerde transactierecords van de contactpersoon om e-mails in op te slaan.Als u expliciet wilt selecteren in welke geassocieerde records de e-mail moet worden opgeslagen:
- Klik onder het selectievakje Log in CRMop het vervolgkeuzemenuRecords .
- Schakel de selectievakjesnaast de records in om de e-mail in te loggen.
- Als u de e-mail stuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakjeselectievakjeuit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Leer hoe u e-mails alleen aan bestaande contactpersonen kunt koppelen.
- Klik op Verzenden.
U kunt in deinstellingenvanuwOutlook desktop-invoegtoepassingaanpassen naar welke geassocieerde records uw e-mails automatisch worden gelogd. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail is aangemaakt, ingesteld als niet-marketing.
Let op:als eennieuw contact wordt aangemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatischtoegewezen als de eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.
Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot
E-mails die worden gelogd in HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die u vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
- In uw HubSpot account, navigeer naar uw records:
- Contacten:Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
- Bedrijven:Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
- Deals:Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
- Tickets:Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
- Bijbehorende records: klik om de bijbehorende records te bewerken.
- Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen aan de bovenkant van de tijdlijn.
- Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen uit de tijdlijn.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
- Uitklappen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord van HubSpot naar de contactpersoon te verzenden.
Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te kunnensturenen inkomende antwoorden naar HubSpot te kunnen loggen, moet u een verbonden inbox hebben.
Thank you for your feedback, it means a lot to us.
Gerelateerde documentatie
-
Eén-op-één e-mails verzenden en beantwoorden
U kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het...
Kennisbank -
Installeer HubSpot Sales voor Gmail, Office 365 en Outlook desktop
Met de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail, de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing of de HubSpot...
Kennisbank -
Verbind uw persoonlijke e-mail
Verbind een persoonlijke e-mail met HubSpot om één-op-één e-mails te versturen vanuit het CRM, ...
Kennisbank