Traceer en registreer e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik de Volg en Log functies van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in om te controleren en bij te houden van de betrokkenheid van uw contacten met uw e-mails. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail op te slaan in het record van de contactpersoon in HubSpot om een overzicht bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om te raadplegen.

U kunt informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; geregistreerde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonenrecords en de bijbehorende records.

Let op: als u GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) hebt ingeschakeld in uw accountis uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Alle bestaande contacten die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking zullen anoniem gevolgd.

Alvorens van start te gaan, gelieve het verschil op te merken tussen een getraceerde e-mail en een gelogde e-mail:

• Volgen: gebruik de track functie om bij te houden wanneer contacten uw e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot a afbeelding van één pixel in de e-mail nadat deze is verzonden. Ials u de HubSpot Verkoop voor Windows lade app geïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, ontvangt u een real-time melding op uw bureaublad wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde plaatsen kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een koppeling klikt in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen klikken bijhouden. HubSpot registreert bijgehouden e-mailopen en -klikken in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het record.

• Log: gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.

Denk eraan dat je een e-mail kunt sturen die zowel getraceerd als gelogd wordt. Op die manier heb je een record van de e-mail communicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel behandelt het bijhouden en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Ils u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt, leest u in deze handleiding hoe u e-mails bijhoudt en vastlegt met de Office 365-invoegtoepassing: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365-invoegtoepassing.

Let op: de Outlook desktop add-in zal verschijnen in elk e-mailadres dat u hebt ingesteld in uw Outlook-account. Daarom zullen e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, worden gevolgd als volgen is ingeschakeld. E-mails die vanaf een extra e-mailadres worden verzonden, zullen alleen naar HubSpot worden gelogd als tracering is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of als alias is toegevoegd in je profiel & voorkeuren.

E-mails traceren

Om een getraceerde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

• Log in op uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail op.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
• Schakel het selectievakje Track Email in het berichtenlint in en klik vervolgens op Send.

De status van de getraceerde e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in uw activity feed in HubSpot weergegeven als Sent.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Open in uw activiteitenfeed. Klik op de vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales for Windows-lade-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen reageren op uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op hetpictogram HubSpot sprocket sprocket in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. Als u HubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd, klikt u op het HubSpot-tandwielpictogram sprocket inuw Windows-balk.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracering kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres in uw e-mailclient een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in uw account.
• Een van uw aangesloten e-mailadressen.
• Een alias in uw e-mail client (ofwel een alias die geconfigureerd is in uw verbonden Gmail inbox, of een alias toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren).

U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt aanmelden in uw HubSpot accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in deinstellingen van uw invoegtoepassing.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail wordt nog steeds met succes afgeleverd bij de contactpersoon en wordt geregistreerd in het CRM, maar zonder bijlage.

Om een gelogde e-mail te versturen met de Outlook desktop add-in vanuit uw Outlook desktop account op een PC:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
• In het berichtenlint selecteert u Aanmelden bij CRM. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het veld BCC .
• Klik op Verzenden.

Als er voor dit contact nog geen record bestaat in HubSpot, wordt een nieuw record aangemaakt. Als u marketingcontacten gebruikt, zal een nieuw contact aangemaakt door een gelogde e-mail worden ingesteld als niet-marketing.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die met de Outlook-invoegtoepassing op HubSpot worden geregistreerd, worden automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het bijbehorende bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande transactierecords die aan het contact zijn gekoppeld.

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contacten, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
  
  1. Bijbehorende records: klik om bijbehorende records van bedrijven of deals te bewerken.
  2. Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn.
  3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
  5. Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Thread bekijken om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
  7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van HubSpot te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden te sturen van HubSpot en log inkomende antwoorden naar HubSpot, moet u een verbonden inbox hebben.