Antwoorden op e-mails vastleggen in CRM

Antwoorden op een e-mailbericht dat is verzonden vanuit je gekoppelde persoonlijke e-mail worden automatisch gelogd naar het record van de contactpersoon in je CRM. Dit geldt ook voor één-op-één e-mails die zijn verzonden vanuit het record in de CRM of met behulp van de HubSpot Sales e-mailuitbreiding of invoegtoepassing. Als je een antwoord ontvangt op een e-mail die nog niet eerder was gelogd, of een nieuwe e-mail van een contactpersoon, kun je deze handmatig in HubSpot loggen met behulp van je doorstuuradres.

Als je de toegang tot gelogde e-mails wilt beperken, lees je hoe je machtigingen voor gelogde e-mails bewerkt.

Let op: de maximale bestandsgrootte voor het loggen van bijlagen voor uitgaande en inkomende e-mails is 50 MB. Dit geldt voor antwoorden die zijn verzonden naar één-op-één e-mails en inkomende e-mails die zijn verzonden naar een teammail in de conversatie-inbox.

Als je e-mailserver beveiligingssoftware gebruikt die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mailantwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar je team e-mailadres. Als je Office 365-servers bijvoorbeeld Advanced Threat Protection draaien met Dynamic Delivery ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Vereisten voor het loggen van een antwoord

Antwoorden op e-mails worden automatisch gelogd op de tijdlijn van de contactpersoon als u uw persoonlijke e-mail hebt gekoppeld en het volgende waar is:

• De oorspronkelijke e-mail is verzonden via het CRM of verzonden vanuit uw verbonden persoonlijke e-mailclient met de verkoop-e-mailuitbreiding of -toevoeging geïnstalleerd en het selectievakjeLog geselecteerd.

• De oorspronkelijke e-mail is niet verzonden naar een e-mailadres of domein dat is opgenomen in de lijstNooit loggen.
• Het persoonlijke e-mailadres is nog steeds verbonden wanneer het antwoord wordt ontvangen.
• Het antwoord is verzonden naar een persoonlijk e-mailadres dat is verbonden door een actieve gebruiker.
• Het antwoord heeft dezelfde onderwerpregel als de oorspronkelijke e-mail.

Antwoorden op e-mails worden opgeslagen in de tijdlijn van het record van de contactpersoon in uw CRM. U kunt vervolgens naar de contactpersoon van de ontvanger of een van de gekoppelde records navigeren om de gelogde e-mail te bekijken.

Als u een antwoord ontvangt van een ander e-mailadres dan de oorspronkelijke afzender, wordt het antwoord gelogd bij de bestaande contactrecord die is gekoppeld aan de e-mailthread. Er worden geen nieuwe contactpersonen aangemaakt.

Als je een team e-mailadres koppelt aan HubSpot, kun je inkomende e-mails bekijken, beheren en beantwoorden in de conversatie inbox.

Let op: als je een persoonlijk e-mailaccount koppelt aan HubSpot, kunnen verzonden e-mails van dat account alleen worden gelogd met je doorstuuradres, dat vervolgens kan worden bekeken in het gekoppelde record.

Antwoorden loggen niet zoals verwacht

Als je antwoord niet wordt gelogd zoals verwacht, lees dan meer over een aantal veelvoorkomende redenen waarom dit gebeurt. In sommige gevallen, als het antwoord niet is gelogd, kunt u het doorsturen naar de recordtijdlijn in de CRM.

Nieuwe inkomende e-mails

Inkomende e-mails die naar je persoonlijke e-mailadres worden gestuurd, worden niet gelogd in HubSpot als ze niet voldoen aan de vereisten voor loggen.

Als een contactpersoon je een nieuw e-mailbericht stuurt dat geen deel uitmaakt van een bestaande thread, wordt dit e-mailbericht niet naar HubSpot gelogd en wordt er voor niet-contactpersonen geen nieuw contactpersoonrecord aangemaakt. Als je op deze e-mail antwoordt en het selectievakje Log selecteert of het BCC-adres toevoegt, wordt je uitgaande antwoord gelogd, maar de oorspronkelijke e-mail van de contactpersoon wordt nog steeds niet weergegeven in HubSpot. Latere antwoorden op deze thread worden gelogd zolang je persoonlijke e-mail gekoppeld is.

Antwoorden met een andere onderwerpregel

Als een contact reageert op een e-mail, maar de onderwerpregel wijzigt, wordt dit niet langer beschouwd als een e-mail in de bestaande thread en wordt deze niet gelogd.

E-mails verzonden vanaf een team e-mailadres

Als een e-mailthread begint met het e-mailadres van je team in de inbox van de conversaties, kun je halverwege de thread niet overschakelen op het gebruik van je persoonlijke verbonden e-mailadres . De antwoorden zullen niet verder loggen naar HubSpot omdat dit een nieuwe thread creëert die HubSpot niet kan detecteren.

Antwoorden op e-mails na het veranderen van inboxprovider

Als je van inboxprovider verandert terwijl je nog steeds actieve threads hebt die gebruikmaken van je vorige e-mailadres, zullen antwoorden op e-mails stoppen met loggen naar HubSpot. Als je bovendien sequenties gebruikt, worden contactpersonen die momenteel zijn aangemeld voor een sequentie niet automatisch afgemeld omdat HubSpot de antwoorden niet langer kan detecteren. Verbind je inbox opnieuw met de juiste provider om antwoorden succesvol te loggen.

Lees meer over het opnieuw verbinden van je inbox nadat je bent overgestapt op een andere inboxprovider in dit artikel.

Persoonlijke e-mail gekoppeld met verkeerde e-mailprovider

Zorg ervoor dat u uw persoonlijke e-mail verbindt met het juiste type e-mailprovider. Je e-mailprovider is de service waarmee je e-mails kunt verzenden en ontvangen. Veelgebruikte e-mailproviders zijn Gmail en Office 365.

Controleer bij welke e-mailprovider je e-mailadres wordt gehost en volg vervolgens de instructies om met die provider verbinding te maken met HubSpot. Als je niet zeker weet bij welke e-mailprovider je e-mailadres wordt gehost, neem dan contact op met je IT-beheerder. Als je niet met de juiste provider verbinding maakt, worden e-mails niet gelogd.

Problemen met antwoordlogging oplossen

Als je aan de vereisten voor antwoordlogging voldoet en je antwoord niet in een van de bovenstaande situaties past, lees dan hoe je hulp van HubSpot kunt krijgen. Voordat je contact opneemt, is het aan te raden om een voorbeeld te hebben van een contactrecord waarbij het antwoord niet is gelogd zoals verwacht en de e-mailheaders van het antwoord die je hebt ontvangen in je e-mailaccount. Leer hoe je de e-mailheaders van een aantal veelgebruikte e-mailproviders kunt verzamelen of werk samen met je IT-afdeling om de headers te achterhalen.