Antwoorden op e-mails vastleggen in CRM

Let op: de maximale bestandsgrootte voor het loggen van bijlagen voor uitgaande en inkomende e-mails is 50MB. Dit geldt voor antwoorden die zijn verzonden naar één-op-één e-mails en inkomende e-mails die zijn verzonden naar een team e-mail in de conversatie-inbox.

Als uw e-mailserver beveiligingssoftware draait die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mailantwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar uw team e-mail adres. Bijvoorbeeld, als uw Office 365-servers Advanced Threat Protection met Dynamic Delivery ingeschakeld draaien, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Vereisten voor het loggen van een antwoord

Antwoorden op e-mails worden automatisch vastgelegd op de tijdlijn van de contactpersoon als u uw persoonlijke e-mailhebt gekoppeld en het volgende waar is:

• De oorspronkelijke e-mail is verzonden via het CRM of verzonden vanuit uw verbonden persoonlijke e-mailclient met de extensie of add-in voor verkoop-e-mail geïnstalleerd en het selectievakjeLog geselecteerd.

• De oorspronkelijke e-mail is niet verzonden naar een e-mailadres of domein dat in uw lijstNooit loggen staat.
• Het persoonlijke e-mailadres is nog steeds verbonden wanneer het antwoord wordt ontvangen.
• Het antwoord is verzonden naar een persoonlijk e-mailadres dat is verbonden met de gebruiker die de thread oorspronkelijk heeft gestart.
• De afzender van het antwoord is een bestaand contact in HubSpot.

E-mail antwoorden worden gelogd op de record tijdlijn van het contact in uw CRM. Er is geen centrale locatie in HubSpot waar u deze e-mails kunt bekijken; u moet naar het contactrecord van de ontvanger of een van de gekoppelde records navigeren om de gelogde e-mail te bekijken.

Als u inkomende e-mails op een gecentraliseerde locatie wilt bekijken, beheren en beantwoorden, lees dan meer over het koppelen van een team e-mailadres aan de inbox van gesprekken.

Antwoorden worden niet geregistreerd zoals verwacht

Als uw antwoord niet wordt vastgelegd zoals verwacht, leest u meer over enkele veelvoorkomende redenen waarom dit gebeurt. In sommige gevallen kunt u het antwoord doorsturen naar de tijdlijn van het record in het CRM, als het antwoord niet is geregistreerd.

Nieuwe inkomende e-mails

Inkomende e-mails die naar uw verbonden persoonlijke e-mail worden verzonden, worden niet gelogd in HubSpot als ze niet voldoen aan de vereisten voor logging.

Als een niet-contactpersoon u een nieuwe e-mail stuurt die geen deel uitmaakt van een bestaande thread, wordt deze e-mail niet gelogd in HubSpot en wordt er geen nieuw contactrecord aangemaakt. Wanneer u deze e-mail beantwoordt en het Log selectievakje selecteert of het BCC-adres toevoegt, zal uw uitgaande antwoord worden gelogd, maar de oorspronkelijke e-mail van het non-contact zal nog steeds niet verschijnen in HubSpot. Latere antwoorden op deze thread zullen worden gelogd zolang uw persoonlijke e-mail is verbonden.

E-mails verzonden vanuit non-contacten of e-mailaliassen

Als een antwoord afkomstig is van een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan een bestaand contact, zal het antwoord niet worden gelogd. Als u bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar contacts@domain.com, maar de contactpersoon antwoordt met contacts-alias@domain.com, wordt het antwoord niet vastgelegd. U kunt het antwoord doorsturen naar het CRM met behulp van uw doorstuuradres en vervolgens de twee contactrecords samenvoegen.

E-mails gefilterd naar een andere map

Als het antwoord niet in een map staat waarmee HubSpot kan synchroniseren, of als het is gelabeld als spam, zal het antwoord niet worden gelogd in HubSpot. Dit gedrag varieert per e-mailprovider:

• Gmail: e-mailantwoorden die in Gmail als spam zijn gelabeld, worden niet gelogd.
• Office 365: eantwoorden op e-mail die naar de map SPAM of JUNK in een Office 365-inbox worden verzonden, worden niet gelogd.
• IMAP: HubSpot traceert gerelateerde antwoorden in de Inbox-map alleen via de inbox-verbinding. Het antwoord moet in de hoofdmap Inbox staan, niet in een submap of een geheel aparte map. Als een antwoord e-mail wordt verplaatst naar een aparte map als gevolg van filterregels, zal het antwoord waarschijnlijk niet worden gelogd.
• Exchange: HubSpot synchroniseert alleen e-mails uit de Inbox-map en elke map die de doelmap is voor een Inbox-regel. Als u een nieuwe inbox-regel toevoegt of een bestaande map verwijdert, moet u uw inbox opnieuw koppelen om synchronisatieproblemen te voorkomen.

E-mails verzonden vanaf een teammailadres

Als een e-maildraad begint met uw team e-mail in de conversaties inbox, kunt u niet overschakelen naar het gebruik van uw persoonlijke verbonden e-mail adres mid-thread. De antwoorden zullen niet blijven loggen naar HubSpot omdat dit een nieuwe thread zal creëren die HubSpot niet kan detecteren.

Antwoorden op e-mails na het veranderen van inboxprovider

Als je van inboxprovider verandert terwijl je nog actieve threads hebt met je vorige e-mailadres, zullen de e-mailantwoorden niet meer naar HubSpot worden gelogd. Bovendien, als u sequenties gebruikt, zullen contacten die momenteel zijn ingeschreven in een sequentie niet automatisch worden uitgeschreven omdat HubSpot de antwoorden niet langer kan detecteren. Verbind uw inbox opnieuw met behulp van de juiste provider om met succes antwoorden te loggen.

Persoonlijke e-mail verbonden met verkeerde e-mailprovider

Zorg ervoor dat u uw persoonlijke e-mail verbindt met het juiste type e-mailprovider. Uwe-mailprovideris de dienstdie u in staat stelt e-mails te verzenden en te ontvangen. Veelgebruikte e-mailproviders zijn Gmail en Office 365.

Controleer bij welke e-mailprovider uw e-mailadres wordt gehost en volg vervolgens de instructies om met die provider verbinding te maken met HubSpot. U kunt uw IT-afdeling vragen, of u kunt MxToolbox gebruiken om de e-mailprovider van uw e-maildomein op te zoeken. Als u geen verbinding maakt met de juiste provider, zullen e-mails niet worden gelogd.

Problemen met antwoordlogboekregistratie oplossen

Als u voldoet aan de vereisten voor antwoordlogging, en uw antwoord past niet in een van de hierboven genoemde situaties, leer dan hoe u hulp kunt krijgen van HubSpot. Voordat u contact opneemt, is het raadzaam om een voorbeeld te hebben van een contactrecord waarin het antwoord niet is gelogd zoals verwacht en de e-mailheaders van het ontvangen antwoord in uw e-mailaccount. Leer hoe u de e-mailheaders van een aantal veelvoorkomende e-mailproviders kunt verzamelen, of werk samen met uw IT-bron om de headers op te halen.