Log e-mail antwoorden in het CRM

Let op: de maximale bestandsgrootte voor het loggen van bijlagen voor uitgaande en inkomende e-mails is 50MB. Dit geldt voor antwoorden die zijn verzonden naar één-op-één e-mails en inkomende e-mails die zijn verzonden naar een team e-mail in de conversatie-inbox.

Als uw e-mailserver beveiligingssoftware draait die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mailantwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar uw team e-mailadres. Als uw Office 365-servers bijvoorbeeld Advanced Threat Protection draaien met Dynamic Delivery ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Vereisten voor het loggen van een antwoord

Antwoorden op e-mails worden automatisch gelogd op de tijdlijn van de contactpersoon als u uw persoonlijke e-mail hebt gekoppeld en het volgende waar is:

• De oorspronkelijke e-mail is verzonden via het CRM of verzonden vanuit uw verbonden persoonlijke e-mailclient met de verkoop-e-mailuitbreiding of -toevoeging geïnstalleerd en het selectievakjeLog geselecteerd.

• De oorspronkelijke e-mail is niet verzonden naar een e-mailadres of domein dat is opgenomen in uw lijstNooit loggen.
• Het persoonlijke e-mailadres is nog steeds verbonden wanneer het antwoord wordt ontvangen.
• Het antwoord is verzonden naar een persoonlijk e-mailadres dat is verbonden door de gebruiker die de thread oorspronkelijk heeft gestart.
• De afzender van het antwoord is een bestaande contactpersoon in HubSpot.

E-mail antwoorden worden gelogd op de record tijdlijn van de contactpersoon in uw CRM. U kunt vervolgens naar het contactrecord van de ontvanger of een van de gekoppelde records navigeren om de gelogde e-mail te bekijken.

Als je een team e-mailadres verbindt met HubSpot, kun je inkomende e-mails bekijken, beheren en beantwoorden in de gesprekken inbox.

Let op: als je een persoonlijk e-mailaccount aan HubSpot koppelt, kunnen verzonden e-mails van dat account alleen worden gelogd met je doorstuuradres, dat vervolgens kan worden bekeken op het bijbehorende record.

Antwoorden loggen niet zoals verwacht

Als je antwoord niet logt zoals verwacht, lees dan meer over enkele veelvoorkomende redenen waarom dit gebeurt. In sommige gevallen, als het antwoord niet is gelogd, kunt u het doorsturen naar de recordtijdlijn in de CRM.

Nieuwe inkomende e-mails

Inkomende e-mails die naar je gekoppelde persoonlijke e-mail worden gestuurd, worden niet gelogd in HubSpot als ze niet voldoen aan de vereisten voor loggen.

Als een niet-contactpersoon u een nieuwe e-mail stuurt die geen deel uitmaakt van een bestaande thread, wordt deze e-mail niet naar HubSpot gelogd en wordt er geen nieuw contactpersoonrecord aangemaakt. Als u op deze e-mail antwoordt en het selectievakje Vastleggen selecteert of het BCC-adres toevoegt, wordt uw uitgaande antwoord vastgelegd, maar verschijnt de oorspronkelijke e-mail van de niet-contactpersoon nog steeds niet in HubSpot. Latere antwoorden op deze thread worden gelogd zolang je persoonlijke e-mail verbonden is.

E-mails verzonden van niet-contactpersonen of e-mailaliassen

Als een antwoord komt van een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan een bestaande contactpersoon, wordt het antwoord niet gelogd. Als u bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar contacts@domain.com, maar de contactpersoon antwoordt met contacts-alias@domain.com, wordt het antwoord niet gelogd. U kunt het antwoord doorsturen naar de CRM met uw doorstuuradres en vervolgens de twee contactpersonen samenvoegen.

E-mails verzonden vanaf een team e-mailadres

Als een e-mail thread begint met uw team e-mailadres in de inbox van de gesprekken, kunt u niet halverwege de thread overschakelen op het gebruik van uw persoonlijke verbonden e-mailadres . De antwoorden zullen niet verder loggen naar HubSpot omdat dit een nieuwe thread creëert die HubSpot niet kan detecteren.

Antwoorden op e-mails na het veranderen van inboxprovider

Als je van inboxprovider verandert terwijl je nog actieve threads hebt die je vorige e-mailadres gebruiken, zullen antwoorden op e-mails stoppen met loggen naar HubSpot. Bovendien, als je sequenties gebruikt, zullen contacten die momenteel zijn ingeschreven in een sequentie niet automatisch worden uitgeschreven omdat HubSpot de antwoorden niet langer kan detecteren. Verbind je inbox opnieuw met de juiste provider om antwoorden succesvol te loggen.

Meer informatie over het opnieuw verbinden van je inbox nadat je van inboxprovider bent veranderd, lees je in dit artikel.

Persoonlijke e-mail gekoppeld met verkeerde e-mailprovider

Zorg ervoor dat u uw persoonlijke e-mail verbindt met het juiste type e-mailprovider. Uw e-mailprovider is de dienst waarmee u e-mails kunt verzenden en ontvangen. Veel voorkomende e-mailproviders zijn Gmail en Office 365.

Controleer bij welke e-mailprovider je e-mailadres wordt gehost en volg vervolgens de instructies om met die provider verbinding te maken met HubSpot. Je kunt je IT-medewerker vragen of je kunt MxToolbox gebruiken om de e-mailprovider van je e-maildomein op te zoeken. Als je niet met de juiste provider verbinding maakt, worden e-mails niet gelogd.

Problemen met antwoordlogging oplossen

Als je voldoet aan de vereisten voor antwoordlogging, en je antwoord past niet in een van de bovenstaande situaties, leer dan hoe je hulp kunt krijgen van HubSpot. Voordat u contact opneemt, is het raadzaam om een voorbeeld te hebben van een contactpersoonrecord waarbij het antwoord niet is gelogd zoals verwacht en de e-mailheaders van het antwoord die u in uw e-mailaccount hebt ontvangen. Leer hoe u de e-mailheaders van enkele veelgebruikte e-mailproviders kunt verzamelen, of werk samen met uw IT-resource om de headers te achterhalen.