Antwoorden op e-mails vastleggen in CRM

Antwoorden op een e-mailbericht dat is verzonden vanuit je persoonlijke e-mail worden automatisch opgeslagen in het record van de contactpersoon in je CRM. Dit geldt ook voor één-op-één e-mails die zijn verzonden vanuit het record in het CRM of met behulp van de HubSpot Sales e-mailuitbreiding of invoegtoepassing. Als je een antwoord ontvangt op een e-mail die nog niet eerder is gelogd, of een nieuwe e-mail van een contactpersoon, kun je deze handmatig in HubSpot loggen met je doorstuuradres.

Als je de toegang tot gelogde e-mails wilt beperken, lees je hoe je machtigingen voor gelogde e-mails bewerkt.

Let op: de maximale bestandsgrootte voor het loggen van bijlagen voor uitgaande en inkomende e-mails is 50MB. Dit geldt voor antwoorden die worden verzonden naar één-op-één e-mails en inkomende e-mails die worden verzonden naar een team-e-mail in de inbox voor gesprekken.

Als uw e-mailserver beveiligingssoftware gebruikt die bijlagen scant bij het ontvangen van e-mails, kan HubSpot mogelijk geen bijlagen loggen die zijn opgenomen in e-mailantwoorden of inkomende e-mails die zijn verzonden naar uw team-e-mail adres. Als je Office 365-servers bijvoorbeeld Advanced Threat Protection draaien met Dynamic Delivery ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Vereisten voor een antwoord op het logboek

Antwoorden op e-mails worden automatisch geregistreerd op de Tijdlijn van de contactpersoon als u uw persoonlijke e-mail hebt gekoppeld en het volgende waar is:

• De oorspronkelijke e-mail is verzonden via CRM of vanuit een verbonden persoonlijke e-mailclient met de e-mailuitbreiding of invoegtoepassing voor verkoop geïnstalleerd en het selectievakjeLog is ingeschakeld.

• De oorspronkelijke e-mail is niet verzonden naar een e-mailadres of e-maildomein dat vermeld staat in uw lijstNooit aanmelden.
• Het persoonlijke e-mailadres is nog steeds verbonden wanneer het antwoord wordt ontvangen.
• Het antwoord is verzonden naar een persoonlijk e-mailadres dat is verbonden door een actieve gebruiker.
• Het antwoord heeft dezelfde onderwerpregel als de oorspronkelijke e-mail.

Antwoorden op e-mails worden opgeslagen in de tijdlijn van het contactpersoonrecord in uw CRM. U kunt vervolgens naar het Contactpersoonrecord van de ontvanger of een van de gekoppelde records navigeren om de gelogde e-mail te bekijken.

Als je een antwoord ontvangt van een ander e-mailadres dan de oorspronkelijke afzender, wordt het antwoord vastgelegd in het bestaande Contactpersoonrecord dat aan de e-maildraad is gekoppeld. Er worden geen nieuwe Contactpersoonrecords aangemaakt.

Als je een team-e-mail adres aan HubSpot koppelt, kun je inkomende e-mails in de gesprekken inbox bekijken, beheren en beantwoorden.

Let op: als je een persoonlijk e-mailaccount koppelt aan HubSpot, kunnen verzonden e-mails van dat account alleen worden gelogd met je doorstuuradres, dat vervolgens kan worden bekeken in het gekoppelde record.

Antwoorden loggen niet zoals verwacht

Als je antwoord niet logt zoals verwacht, lees dan meer over enkele veelvoorkomende redenen waarom dit gebeurt. In sommige gevallen, als het antwoord niet is gelogd, kunt u het doorsturen naar de tijdlijn van het record in de CRM.

Nieuwe inkomende e-mails

Inkomende e-mails die naar je persoonlijke gekoppelde e-mail worden gestuurd, worden niet naar HubSpot gelogd als ze niet aan de vereisten voor loggen voldoen.

Als een contactpersoon je een nieuwe e-mail stuurt die geen deel uitmaakt van een bestaande thread, dan wordt deze e-mail niet gelogd in HubSpot en wordt er voor niet-contactpersonen geen nieuw contactpersoonrecord aangemaakt. Als je op deze e-mail antwoordt en het selectievakje Log selecteert of het BCC-adres toevoegt, wordt je uitgaande antwoord wel gelogd, maar verschijnt de oorspronkelijke e-mail van de contactpersoon nog steeds niet in HubSpot. Latere antwoorden op deze thread worden gelogd zolang je persoonlijke e-mail gekoppeld is.

Antwoorden met een andere onderwerpregel

Als een contactpersoon antwoordt op een e-mail maar de onderwerpregel wijzigt, wordt dit niet langer beschouwd als een e-mail in de bestaande thread en wordt deze niet gelogd.

Antwoorden op e-mails na het veranderen van inboxprovider

Als je van inboxprovider verandert terwijl je nog steeds actieve threads hebt die gebruikmaken van je vorige e-mailadres, zullen antwoorden op e-mails niet langer naar HubSpot worden gelogd. Bovendien, als je sequenties gebruikt, worden contactpersonen die momenteel zijn ingeschreven in een sequentie niet automatisch uitgeschreven omdat HubSpot de antwoorden niet langer kan detecteren. Verbind je inbox opnieuw met de juiste provider om antwoorden succesvol te loggen.

Lees in dit artikel meer over het opnieuw verbinden van je inbox nadat je van inboxprovider bent veranderd.

Persoonlijke e-mail verbonden met verkeerde e-mailprovider

Zorg ervoor dat u uw persoonlijke e-mail met het juiste type e-mailprovider verbindt. Je e-mailprovider is de service waarmee je e-mails kunt verzenden en ontvangen. Veelgebruikte e-mailproviders zijn Gmail en Office 365.

Controleer bij welke e-mailprovider je e-mailadres wordt gehost en volg de instructies om met die provider verbinding te maken met HubSpot. Als je niet zeker weet bij welke e-mailprovider je e-mailadres wordt gehost, neem dan contact op met je IT-beheerder. Als je niet met de juiste provider verbinding maakt, worden e-mails niet gelogd.

Problemen met antwoordlogging oplossen

Als je voldoet aan de vereisten voor het loggen van antwoorden en je antwoord past niet in een van de bovenstaande situaties, lees dan hoe je hulp kunt krijgen van HubSpot. Voordat je contact opneemt, is het aan te raden om een voorbeeld te hebben van een contactpersoonrecord waarbij het antwoord niet is gelogd zoals verwacht en de e-mailheaders van het antwoord die je hebt ontvangen in je e-mailaccount. Leer hoe je de e-mailheaders van een aantal veelgebruikte e-mailproviders kunt verzamelen of werk samen met je IT-afdeling om de headers te achterhalen.