Antwoorden op e-mails vastleggen in CRM

E-mail antwoorden op een bericht dat via een aangesloten e-mail inbox is verzonden, hetzij direct in het CRM of met behulp van de HubSpot Sales extensie, worden automatisch gelogd in uw CRM. Wanneer u een antwoord ontvangt op een e-mail die nog niet eerder is gelogd, of een nieuwe e-mail van een klant of contactpersoon, kunt u deze handmatig in HubSpot loggen met behulp van uw doorsturende CRM e-mail adres. Lees meer over hoe antwoorden op e-mails worden gelogd in HubSpot en wanneer antwoorden niet worden gelogd zoals verwacht.

Let op: de maximale bestandsgrootte voor het loggen van bijlagen voor uitgaande en inkomende emails is 50MB. Dit geldt voor antwoorden op één-op-één emails en inkomende emails die naar een team email in de conversatie inbox worden gestuurd. Als uw

email server beveiligingssoftware gebruikt die bijlagen scant bij het ontvangen van emails, kan het zijn dat HubSpot geen bijlagen kan loggen die zijn opgenomen in email antwoorden of inkomende emails die naar uw team email adres worden gestuurd. Bijvoorbeeld, als uw Office 365-servers Advanced Threat Protection draaien met Dynamische aflevering ingeschakeld, worden de bijlagen mogelijk niet gelogd.

Antwoorden op e-mails die zijn verzonden via een verbonden inbox

Antwoorden op e-mails worden automatisch vastgelegd op de tijdlijn van de contactpersoon als u uw Postvak IN hebt verbonden en het volgende waar is:

• De oorspronkelijke e-mail is verzonden via het CRM of verzonden vanuit de e-mailclient van uw verbonden inbox met het selectievakje Log geselecteerd. Een verbonden inbox is vereist om e-mails vanuit het CRM te kunnen verzenden.
• De oorspronkelijke e-mail is nietverzonden naar een e-mailadres of domein dat in uw lijst Nooit loggen staat.
• De inbox is nog steeds verbonden wanneer het antwoord wordt ontvangen.
• Het antwoord is verzonden naar een inbox die is verbonden met de gebruiker die de thread oorspronkelijk heeft gestart.
• De afzender van het antwoord is een bestaand contact in HubSpot.

Let op: e-mailantwoorden die naar de map SPAM of JUNK in een Office 365-inbox worden gestuurd, worden niet naar HubSpot gelogd.

Antwoorden op e-mails die niet eerder zijn gelogd

Als u een e-mail verzendt vanuit uw verbonden inbox, maar het vakje Log niet aanvinkt bij het verzenden van het bericht, zal deze e-mail niet worden gelogd in uw CRM en zullen latere antwoorden op die e-mail dus niet worden gelogd. De antwoorden kunnen echter wel naar het CRM worden doorgestuurd via uw doorstuuradres.

Antwoorden op e-mails die werden verzonden van niet-contactpersonen

Als een antwoord van een ander e-mailadres naar uw thread wordt gestuurd en dit e-mailadres geen bestaande contactpersoon is, wordt het antwoord niet in uw CRM geregistreerd. Als bijvoorbeeld een e-mail wordt verzonden naar contacts@domain.com (een bestaand contact), maar het contact antwoordt met contacts-alias@domain.com (geen contact), zal het antwoord niet worden gelogd. De antwoorden kunnen echter worden doorgestuurd naar het CRM met behulp van uw doorstuuradres en u kunt ervoor kiezen om de twee contactrecords samen te voegen.

Inkomende e-mails van niet-contactpersonen

Als een niet-contactpersoon u een nieuwe e-mail stuurt die geen deel uitmaakt van een bestaande thread, zal deze e-mail niet worden gelogd in HubSpot en zal er geen nieuw contactrecord worden aangemaakt. Als je deze e-mail beantwoordt en het Log-vakje aanvinkt of het BCC-adres vermeldt, zal je uitgaande antwoord worden gelogd, maar de oorspronkelijke e-mail van het non-contact zal nog steeds niet verschijnen in HubSpot. Latere antwoorden op deze thread zullen worden gelogd zolang uw inbox is verbonden.

Antwoorden op e-mail die naar een andere map is gefilterd (alleen IMAP-inboxen)

HubSpot traceert gerelateerde antwoorden in de Inbox map alleen via de inbox connectie. Het antwoord moet in de hoofd Inbox map staan, niet in een kinder map of een geheel aparte map. Als een antwoord e-mail wordt verplaatst naar een aparte map vanwege filter regels, zal het antwoord waarschijnlijk niet worden gelogd in het CRM.

Antwoorden op e-mails die zijn verzonden vanaf een e-mailadres van het team

Als een e-mailthread begint met uw teame-mailadres in de conversatietool, kunt u niet midden in de thread overschakelen op antwoorden met uw persoonlijke e-mailadres . De antwoorden zullen niet naar HubSpot blijven loggen omdat dit een nieuwe thread zal creëren die HubSpot niet kan detecteren.

Antwoorden op emails na het veranderen van inbox provider

Als u van inbox provider wisselt terwijl u nog actieve threads heeft met uw vorige email adres, zullen de email antwoorden niet meer naar HubSpot worden gelogd. Bovendien, als u gebruik maakt van reeksen, contacten die momenteel zijn ingeschreven in een reeks zullen niet automatisch worden afgemeld omdat HubSpot de antwoorden niet langer kan detecteren. Verbind uw inbox opnieuw met de juiste provider om de antwoorden succesvol te registreren.