De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als bij betaallinks en offertes. Maar in tegenstelling tot betaallinks en offertes houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.

Factuuroverzicht voor koper	Record voor interne factuur

Let op: zodra je een transactie hebt gedaan met Stripe betalingsverwerking met je gekoppelde Stripe-account, is het momenteel niet mogelijk om een alternatief Stripe-account aan te sluiten of HubSpot Betalingen in te stellen. Op dezelfde manier is het op dit moment niet mogelijk om van HubSpot Payments over te stappen naar Stripe betalingsverwerking als je eenmaal hebt getransfereerd met HubSpot Payments. Als je nog geen transacties hebt gedaan en wilt overstappen, neem dan contact op met Support.

Lees hieronder hoe je kunt beginnen met het verzamelen van betalingen met HubSpot facturen. Voordat je begint, zorg ervoor dat de gebruiker die een van de volgende instellingen moet bijwerken superbeheerdersrechten heeft.

Algemene factuurinstellingen configureren

Om te beginnen configureer je de volgende factuurinstellingen:

• Factuurmachtigingen instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben om facturen te bekijken, te maken en te bewerken, lees je hoe je gebruikersmachtigingen voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je machtigingen instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers.
  
  

  Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.

• Voeg een logo toe aan je HubSpot-merkset: facturen worden automatisch opgehaald met het logo dat is ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot-merk.
  • Facturen zullen niet de kleuren van de merkkit gebruiken.
  • Als je je logo bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen de facturen die momenteel worden opgesteld en facturen die na het bijwerken worden gemaakt.

• Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in je betalingsinstellingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het maken.
• Verbind je domein met HubSpot: facturen worden standaard gehost op het primaire domein dat is verbonden met je account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijvoorbeeld facturering.website.com), lees dan hoe je een domein koppelt aan HubSpot.

Je factuurvoorvoegsel en startnummer aanpassen

Om ervoor te zorgen dat HubSpot-factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot-facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

Om je factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Standaard beginnen facturen met het voorvoegsel INV. Om dit te wijzigen, klik je op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Een voorvoegsel kan maximaal 8 tekens lang zijn.
• Het beginfactuurnummer is standaard 1001. Als je dit wilt wijzigen, klik je op Beginpunt factuurnummers bijwerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.

De mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen

Bewerk facturen die zijn afgerond en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten superbeheerders de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen in de status Concept te laten bewerken.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Schakel het selectievakje Bewerken van openstaande facturen toestaan in.

Facturen maken van abonnementsbetalingen

HubSpot maakt standaard facturen voor betalingen op terugkerende abonnementen. Wanneer een klant een abonnement succesvol betaalt, maakt HubSpot een betaalde factuur aan. Als een abonnementsbetaling mislukt, wordt deze aangemaakt als openstaande factuur.

Om te voorkomen dat HubSpot facturen aanmaakt voor abonnementsbetalingen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Instellingen onder Abonnementen om het selectievakje Facturen maken voor abonnementsbetalingen uit te schakelen.

Een standaard commentaar instellen

Om een standaardbericht toe te voegen dat in het opmerkingenveld van elke factuur wordt weergegeven:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Voer de standaardopmerking in en klik op Opslaan.

Let op: het standaardcommentaar verschijnt voor alle nieuwe facturen die worden gemaakt na het bevestigen van deze instelling en zal bestaande facturen niet bijwerken, zelfs niet als ze momenteel in concept staan.

Een belasting-ID toevoegen

Optioneel kun je maximaal drie belasting-ID's toevoegen in de kop van elke factuur, samen met je bedrijfsgegevens. Als je een belasting-ID aan je account toevoegt, worden bestaande of conceptfacturen niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen.

Belasting ID's toevoegen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Klik onder Belasting ID toevoegen aan facturen op Belasting ID toevoegen.
• Klik op het keuzemenu Type belasting-ID en selecteer een type.
• Voer in het veld Belastingnummer uw belasting-ID in.
• Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belasting-ID wilt toevoegen.
• Klik op Opslaan.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot factureringstool hebt ingesteld, leer je hoe je:

• Facturen maakt, beheert en verzendt.
• Reeksen (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise) en factuurgebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) maakt om factuurprocessen te automatiseren.
• Aangepaste rapporten maakt met HubSpot's custom report builder (alleenProfessional en Enterprise ).