De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot facturen kan je team rechtstreeks vanuit HubSpot facturen versturen, je vorderingen bijhouden en betaald worden met HubSpot betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als bij betaallinks en offertes. Maar in tegenstelling tot betaallinks en offertes houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten HubSpot betalingen om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.

Factuuroverzicht koper	Interne factuurrecord

Let op: factuurfuncties zijn beschikbaar in alle accounts die gebruikmaken van de Quickbooks-integratie. Als je HubSpot-facturen handmatig wilt maken, heb je een Starter-, Professional- of Enterprise-account nodig met de betaalfunctie ingesteld.

Lees hieronder hoe je kunt beginnen met het verzamelen van betalingen met HubSpot facturen.

Machtigingen voor facturen instellen

Om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben tot het bekijken, maken en bewerken van facturen, kun je leren hoe je gebruikersrechten voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je rechten instelt wanneer je nieuwe gebruikers toevoegt.

Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.

Een logo toevoegen aan je HubSpot-merkkit

HubSpot-facturen halen automatisch je logo op dat is ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot-merk.

Om je huidige logo te bekijken of een nieuw logo toe te wijzen:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Account Defaults.
• Klik op het tabblad Branding .
• Klik op de merkset die u wilt bewerken.

Standaard betalingsopties instellen

Optioneel kun je in je betalingsinstellingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Geaccepteerde betalingsvormen zijn onder andere creditcard of debetkaart en ACH (bankoverschrijving). Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het aanmaken.

Om je standaard betalingsinstellingen bij te werken:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Betalingen.
• Klik op het tabblad Afrekenen .

Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je eerst overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat de wijzigingen werken met de huidige systemen.

Om je factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.

Verbind je domein met HubSpot

Standaard worden HubSpot-facturen gehost op het primaire domein dat is verbonden met je HubSpot-account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (zoals billing.website.com), lees dan hoe je een domein koppelt aan HubSpot.

Je eerste factuur maken en versturen

Afhankelijk van je voorkeursworkflow kun je op een paar manieren facturen maken:

• Vanaf de facturen indexpagina door te navigeren naar Verkoop > Facturen.
• Vanuit een contact, bedrijf of deal record.
• Door een gepubliceerde offerte te converteren en de offertegegevens naar de factuur te kopiëren.

Als je een factuur maakt op basis van een deal of offerte, worden automatisch de bijbehorende contactpersonen, het bedrijf en de regelitems toegevoegd. Je kunt de gekoppelde contactpersonen en het bedrijf ook handmatig toevoegen of verwijderen, samen met regelitems, kortingen, belastingen en kosten tijdens het maken van de factuur. Nadat je de betalingsvoorwaarden en eventuele optionele opmerkingen voor de koper hebt ingesteld, kun je de factuur bekijken en voltooien. Zodra de factuur is voltooid, krijgt deze een factuurnummer en kan deze niet meer worden bewerkt.

Nadat je een factuur hebt gemaakt, kun je deze handmatig naar kopers sturen.

Facturen bekijken en beheren

Als je je facturen wilt bekijken en beheren, kun je naar de indexpagina voor facturen gaan. Op deze pagina biedt HubSpot een reeks opgeslagen weergaven om je facturen te ordenen. Deze opgeslagen weergaven helpen je te begrijpen

• welke facturen achterstallig zijn.
• hoeveel achterstallige facturen je hebt en hoe achterstallig ze zijn.
• welke facturen deze maand vervallen.
• welke facturen betaald zijn.

Als je deze opgeslagen weergaven gebruikt om facturen te identificeren die aandacht nodig hebben, kun je HubSpot-taken gebruiken om georganiseerd te blijven of je kunt kopers automatisch benaderen met HubSpot-sequenties of factuurgebaseerde workflows. Je kunt de factuurindexpagina ook verder aanpassen door filters te gebruiken om je eigen opgeslagen weergaven te maken. Meer informatie over de standaardeigenschappen van HubSpot voor facturen.

Om dieper in te gaan op factuuranalyses, leer je hoe je aangepaste rapporten kunt maken met HubSpot's custom report builder.

Facturen naar je boekhoudsysteem sturen

Op dit moment ondersteunen de integratie van HubSpot-accounts, zoals Quickbooks Online en Xero, het synchroniseren van facturen vanuit HubSpot niet. Je kunt je factuurgegevens echter wel exporteren en uploaden naar je boekhoudsysteem.

Je kunt je abonneren op updates over nieuwe functies voor factuurintegratie, zoals factuursynchronisatie, door dit formulier in te vullen.