Records samenvoegen

In uw HubSpot-account kunt u twee records van hetzelfde object samenvoegen tot één record. Als er bijvoorbeeld twee bedrijfsrecords zijn aangemaakt voor HubSpot, kunt u deze samenvoegen. Dit resulteert in één bedrijfsrecord met activiteiten en koppelingen uit beide records.

Let op: uw account kan gepersonaliseerde namen gebruiken voor elk object (bijvoorbeeld account in plaats van bedrijf). In dit document worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Voordat u begint

Wanneer u zich voorbereidt op het samenvoegen van records, moet u begrijpen hoe uw recordgegevens hierdoor worden beïnvloed. Het verwachte gedrag voor het samenvoegen van records verschilt naargelang de records van het object dat u samenvoegt. Lees meer over wat er met uw gegevens gebeurt bij elk type samenvoeging.

Het is ook belangrijk om te weten dat als je eenmaal twee records hebt samengevoegd, je ze niet meer kunt splitsen. Voor contacten en bedrijven kun je een nieuw record aanmaken met de samengevoegde e-mailadressen of domeinnamen. Voor alle objecten kun je de eigenschap'Samengevoegde [record]-ID's' gebruiken om eerder samengevoegde records te bekijken.

Records samenvoegen

Om records in uw account samen te voegen:

1. Navigeer naar uw records:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Afspraken(indiengeactiveerd): Ga in je HubSpot-account naar CRM > Aanstellingen.
   • Cursussen(indiengeactiveerd): { {local.navCourses}}
   • Vermeldingen(indiengeactiveerd): Ga in je HubSpot-account naar CRM > Vermeldingen.
• Services(indiengeactiveerd): Ga in je HubSpot-account naar CRM > Diensten.
• Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Klik op denaam van het record dat als uw primaire record wordt beschouwd.
3. Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Samenvoegen.

4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu, zoek het record dat u wilt samenvoegen met het primaire record en selecteer het . Dit wordt beschouwd als uw secundaire record.
   • Om te kiezen welke eigenschapswaarden in het resulterende record worden behouden, klikt u op de waarden die u wilt behouden. Standaard zijn de eigenschappen van het primaire record geselecteerd, omdat deze over het algemeen na een samenvoeging worden behouden.
   • Om te wijzigen welke eigenschappen worden weergegeven bij het vergelijken van de records, klikt u opEigenschappen instellen om te bekijken. Klik opToepassen zodra u de eigenschappen hebt geselecteerd.
5. Klik op Samenvoegen.

Let op: als u records samenvoegt terwijl u in gesprek bent, wordt het gesprek automatisch verbroken.

U krijgt een melding dat het samenvoegen bezig is. Het kan tot 30 minuten duren voordat alle activiteiten van de records zijn gesynchroniseerd.

Als het samenvoegen mislukt, kan dit te wijten zijn aan een samenvoegingslimiet. U kunt records samenvoegen als ze zijn opgenomen in een gecombineerd totaal van meer dan 250 samenvoegingen (bijvoorbeeld: contactpersoon A en contactpersoon B zijn elk betrokken geweest bij 130 samenvoegingen). Zodra deze limiet is bereikt, moet u een nieuw record aanmaken of het record handmatig bewerken in plaats van samen te voegen. Er zijn ook bepaalde scenario's waarin u bedrijven niet kunt samenvoegen.

Bekijk records die zijn samengevoegd

U kunt de eigenschappen Samengevoegde [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder bij een samenvoeging betrokken waren. U kunt deze eigenschap openen voor een afzonderlijk record, of al uw records filteren op basis van de waarde van de eigenschap.

Om de eigenschap op een afzonderlijk record te bekijken:

1. Navigeer naar uw records.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op Acties en vervolgens op Alle eigenschappen weergeven.
4. Voer in de zoekbalk Samengevoegd in.
5. Als het record betrokken was bij een samenvoeging, bevat de eigenschap Samengevoegde [record] ID's de record-ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd. Lees hoe u kunt bewerken welke eigenschappen in eigenschappen secties worden weergegeven.

Om alle records van een specifiek object te bekijken die bij een samenvoeging betrokken waren:

1. Navigeer naar uw records.
2. Klik boven de tabel op Alle filters.
3. Voer in het rechterpaneel in de zoekbalk Samengevoegd in en selecteer vervolgens Samengevoegde [record] ID's.
4. Selecteer is bekend.

5. Klik op de X rechtsboven om het paneel te sluiten.
6. De weergave bevat alleen records die in een samenvoeging zijn opgenomen. Voor deze records bevat de eigenschap de Record -ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Meer informatie over het filteren van uw records.

Wat gebeurt er als ik records samenvoeg?

Wanneer u records samenvoegt, gebeurt het volgende standaard:

• Record-ID: er wordt een nieuwe unieke record-ID aangemaakt voor het resulterende samengevoegde record. U kunt de eigenschap Samengevoegde [record] ID's gebruiken om te zoeken op basis van de oorspronkelijke record-ID-waarde.
• Aanmaakdatum: de waarde voor het oudste record blijft behouden.
• Eigenschapwaarden: over het algemeen krijgen de eigenschapwaarden van het primaire record voorrang, wat betekent dat de waarden van het samengevoegde record die van het primaire record weerspiegelen. Uitzonderingen zijn onder meer Record-ID, Aanmaakdatum en bepaalde contact- en bedrijfseigenschappen. Indien gewenst kunt u kiezen welke eigenschapwaarden u in het resulterende samengevoegde record wilt behouden.

Let op: als het primaire record geen waarde voor een eigenschap heeft (bijv. null, leeg), wordt de waarde van het secundaire record gebruikt.

• Activiteiten: alle tijdlijnactiviteiten van beide records die in de samenvoeging zijn opgenomen, worden weergegeven in het nieuwe record.
• Associaties: alle geassocieerde records van beide records die in de samenvoeging zijn opgenomen, verschijnen in het nieuwe record. Voor bedrijfsassociaties met het labelPrimair krijgt het primaire bedrijf uit het primaire samenvoegingsrecord voorrang. De primaire associatie van het secundaire record blijft in het nieuwe record staan, maar het label Primair wordt verwijderd.
• Segmentlidmaatschap: het secundaire record wordt verwijderd uit alle statische segmenten. Actieve segmentlidmaatschappen kunnen veranderen als gevolg van gegevenswijzigingen door de samenvoeging.
• Formulierinzendingen (alleen contacten): alle cookies (HubSpot-gebruikerstokens) die aan een van beide contacten waren gekoppeld, worden samengevoegd in het primaire contact en het e-mailadres van het secundaire contact wordt permanent gekoppeld aan het primaire contact. Als het secundaire contact een formulier indient op een apparaat waarvan het eerder een formulier heeft ingediend, worden de ingediende gegevens op basis van de usertoken ontdubbeld en gekoppeld aan het primaire contact. Als het contact een formulier indient vanaf een nieuw apparaat met het e-mailadres van het secundaire contactrecord, wordt deze indiening weergegeven in het record van het primaire contact.
• Inschrijving voor workflows: de records die in de samenvoeging zijn opgenomen, worden uit alle workflows verwijderd.
  • Het resulterende record wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen die tijdens de samenvoeging hebben plaatsgevonden, tenzij u inschrijving van contacten uit samenvoegingen hebt toegestaan. 
  • Als u inschrijving vanuit samengevoegde records hebt toegestaan, kan het resulterende record in de toekomst worden ingeschreven in workflows als gevolg van eigenschapswijzigingen of acties die geen verband houden met de samenvoeging. 
• Playbooks: geregistreerde playbooks op beide records die in de samenvoeging zijn opgenomen, verschijnen op het nieuwe record. Ontwerpplaybooks op een van beide records worden niet bewaard.
• Salesforce-synchronisatie:
  • Contacten: alleen het primaire contact wordt nog gesynchroniseerd met het Salesforce-record. Als het secundaire contact werd gesynchroniseerd met Salesforce, wordt dat record in Salesforce niet langer gesynchroniseerd met HubSpot omdat het record niet meer bestaat.
  • Bedrijven: als je de HubSpot Salesforce-integratie hebt ingeschakeld, kun je geen bedrijven samenvoegen. Lees meer over het beheren van dubbele bedrijven vanuit Salesforce.

De samenvoegingslogica is afhankelijk van het object en het record waarmee u werkt. Bekijk hieronder de uitzonderingen of het speciale gedrag voor de betreffende objecten.

Uitzonderingen bij het samenvoegen van bedrijven

De volgende bedrijfseigenschappen vormen uitzonderingen op de standaard samenvoegingslogica:

• Domeinnaam van het bedrijf: terwijl de domeinnaam van het primaire bedrijf behouden blijft als het primaire domein, wordt de domeinnaam van het secundaire bedrijf toegevoegd als secundaire domeinnaam. Als het primaire bedrijf vóór het samenvoegen geen domeinnaam heeft, wordt de domeinnaam van het secundaire bedrijf geselecteerd.
• Levenscyclusfase: defase die het verst in de trechter ligt, blijft behouden. Als het ene bedrijf bijvoorbeeld een lead is en het andere een klant, heeft het samengevoegde bedrijf de levenscyclusfase 'Klant'.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal paginaweergaven en bezoeken voor beide bedrijven samen.
• Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de oorspronkelijke verkeersbron wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.

Er zijn ook scenario's waarin het samenvoegen van bedrijven niet mogelijk is of zal mislukken:

• Een bedrijf is momenteel een moeder- of dochterbedrijf. Als de moeder-dochterrelatie een lus bevat, kan de samenvoeging mislukken. 
• Als je de HubSpot Salesforce-integratie hebt ingeschakeld, kun je geen bedrijven samenvoegen. Om dubbele records in HubSpot op te schonen terwijl de integratie is geïnstalleerd, kun je de extra dubbele bedrijven in HubSpot verwijderen met behulp van de tool voor het beheer van duplicaten. Zorg ervoor dat je het bedrijf in HubSpot behoudt dat wordt gesynchroniseerd met het primaire account in Salesforce. Als je dubbele bedrijven hebt die worden gesynchroniseerd vanuit Salesforce, kun je de accounts samenvoegen of de extra dubbele accounts in Salesforce verwijderen. Als je account de HubSpot-instelling heeft ingeschakeld om automatisch bedrijven aan te maken en te koppelen aan contacten, is het ook aan te raden om deze instelling uit te schakelen om toekomstige duplicaten te voorkomen.

Uitzonderingen bij het samenvoegen van contacten

De volgende contacteigenschappen vormen uitzonderingen op de standaard samenvoegingslogica:

• E-mail: terwijl het e-mailadres van de primaire contactpersoon als primair e-mailadres wordt behouden, wordt het e-mailadres van de secundaire contactpersoon toegevoegd als secundair e-mailadres.
• Levenscyclusfase: defase die het verst in de trechter ligt, blijft behouden. Als bijvoorbeeld één contactpersoon een lead is en de andere een klant, krijgt de samengevoegde contactpersoon de levenscyclusfase 'Klant'.
• Aantal conversies en aantal unieke ingediende formulieren: deze worden opgeteld bij de waarden voor elk contact. Als het primaire contact bijvoorbeeld drie formulieren heeft ingediend en het secundaire contact twee formulieren, is de waarde voor het aantal ingediende formulieren vijf.
• Marketingcontactstatus: als uw account marketingcontacten heeft, wordt de meest verkoopbare status behouden. Als bijvoorbeeld één contactpersoon is ingesteld als Marketing en de andere als Niet-marketing, wordt de samengevoegde contactpersoon ingesteld als Marketing.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal paginaweergaven voor beide contacten samen.
• Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de eigenschap Oorspronkelijke verkeersbron wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.
• Rechtsgrondslag: de meest recente waarden uit beide contactrecords worden behouden. 

Voor workflowregistraties (alleenProfessional en Enterprise ) wordt de primaire contactpersoon standaard niet automatisch geregistreerd in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen die tijdens de samenvoeging plaatsvinden. U kunt er echter voor kiezen om samengevoegde contactpersonen op het moment van samenvoegen te registreren in uw workflowinstellingen.

Kan ik records weer splitsen?

Het is niet mogelijk om records te ontvoegen. U kunt de eigenschappen vande samengevoegde [record] ID's gebruiken om te bekijken welke records eerder zijn samengevoegd tot een bestaand record. Voor contacten en bedrijven kunt u het resulterende extra e-mailadres of domeinnaam gebruiken om een nieuw record aan te maken.

Als een samengevoegd contact meerdere e-mailadressen heeft, verwijdert u het extra e-mailadres in uw samengevoegde contact en maakt u een nieuw contact aan met dat e-mailadres:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van het contact.
3. Beweeg in het gedeelte Over deze contactpersoon de muisaanwijzer over de eigenschap E-mail en klik op hetpotloodpictogram voor bewerken .

4. Klik naast het extra e-mailadres op Verwijderen.
5. Klik in het dialoogvenster op E-mail verwijderen om te bevestigen.
6. Maak een nieuw contact met het verwijderde e-mailadres.

Als een samengevoegd bedrijf meerdere domeinen heeft, kunt u het extra bedrijfsdomein in het samengevoegde bedrijfsrecord verwijderen en een nieuw bedrijf aanmaken met die bedrijfsdomeinnaam:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
2. Klik op de naam van het bedrijf.
3. Beweeg in het gedeelte Over dit bedrijf de muisaanwijzer over de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam en klik op hetpotloodpictogram voor bewerken .

4. Klik naast het aanvullende domein op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Verwijderen. Uw wijziging wordt automatisch opgeslagen. Meer informatie over het ongedaan maken van een wijziging in een eigenschap.
5. Maak een nieuw bedrijf aan met de verwijderde bedrijfsdomeinnaam.