Workflows creëren

Gebruik workflows om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt records automatisch registreren op basis van registratiecriteria en vervolgens actie ondernemen op je records.

U kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen registreren die een bepaald formulier hebben ingediend, vervolgens een marketinge-mail sturen en deze contactpersonen aan een gebruiker toewijzen. U kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon.

Nadat u workflows hebt gemaakt, kunt u leren hoe u uw workflows kunt organiseren.

Een nieuwe workflow maken

Je kunt workflows vanaf nul maken of workflowsjablonen gebruiken als leidraad. Je kunt ook de workflowbibliotheek van de community raadplegen voor ideeën bij het opzetten van je workflow. Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van de abonnementen van je account.

Een nieuwe workflow vanaf nul maken

Om een workflow vanuit het niets aan te maken:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken > Vanaf nul.
• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd om uw workflowobject te selecteren. Dit bepaalt welk type records in de workflow kunnen worden opgenomen. U kunt kiezen uit de volgende objecten:

• • Contactpersonen
  • Bedrijven
  • Deals
  • Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Aangepaste objecten (alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback (Service Hub Professional of Enterprise)
  • Abonnementen
  • Betalingen
  • Doelen
  • Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Gebruikers
• Selecteer in het rechterpaneel onder Kies type de optie Blanco workflow. Deze optie is standaard geselecteerd.
• Klik linksboven op Volgende.
• Geef uw workflow een naam en voeg een beschrijving toe:
  • Klik bovenaan op het edit potloodpictogram. Voer vervolgens de naam en beschrijving van uw workflow in.
  • Je kunt ook na het instellen van je workflow op Beschrijving genereren klikken om Breeze, HubSpot's AI te gebruiken om een beschrijving voor je workflow te genereren op basis van de triggers en acties van je workflow.
  • Klik onderaan op Opslaan.
    

Een nieuwe workflow maken met sjablonen

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op je doelen om je automatiseringsprocessen te stroomlijnen. Je kunt ook door de sjablonen bladeren om verschillende opties voor workflowautomatisering te verkennen.

Zo maakt u een workflow met behulp van een sjabloon:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken > Van sjabloon.
• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat overeenkomt met uw workflowdoelen:
  • Om sjablonen te filteren op functie of doelstelling, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een zoekwoord in.
• Als u de details van een sjabloon wilt bekijken, klikt u op Voorbeeld. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel van deze workflowsjabloon.

• • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de plaatshouderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
  • Sjabloonvoorbeeld: de inschrijvingstriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen.

• Nadat u uw sjabloon hebt geselecteerd, klikt u op Sjabloon gebruiken. In de workfloweditor wordt de sjabloon weergegeven met placeholderacties. U kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.
  

Enrollment triggers instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria die records automatisch in de workflow opnemen. U kunt handmatig inschrijftriggers toevoegen, AI gebruiken om inschrijftriggers te genereren of helemaal geen triggers toevoegen:

• Bij het instellen van inschrijvingstriggers kunt u de volgende inschrijvingstriggertypes gebruiken. Meer informatie over het instellen van inschrijvingstriggers.
  • Op filter gebaseerd
  • Op gebeurtenis gebaseerd
  • Gebaseerd op een schema
• Je kunt Breeze, HubSpot's AI, ook gebruiken om inschrijftriggers te genereren. Meer informatie over het gebruik van AI in workflows.
• Als je records alleen handmatig wilt inschrijven, laat je het vak inschrijftrigger leeg.

• Klik in de workflow editor op Triggers instellen.
• Selecteer in het linkerpaneel Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, Wanneer aan filtercriteria is voldaan of Op basis van een planning.
• Selecteer in het linkerpaneel een filtertype voor uw inschrijvingstrigger. Stel de trigger in en klik op Opslaan.
  

• Standaard worden records alleen in een workflow geregistreerd als ze de eerste keer aan de registratie triggers voldoen. Herinschrijven inschakelen:
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Re-enrollment aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer inschrijftriggers toe. Klik op Opslaan als u klaar bent.
  
  

Acties toevoegen

Je kunt Breeze gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld een workflow gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflowacties die beschikbaar zijn in HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwen van de workflow te stroomlijnen. Als je een notitie wilt achterlaten bij een workflowactie, lees dan hoe je opmerkingen toevoegt aan workflowacties.

Let op: welke acties voor u beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement. Voor vergrendelde acties locked is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik in de workflow-editor op het + plus-pictogram.
• Selecteer een actie in het linkerpaneel. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
• Nadat u de details van de actie hebt ingesteld, klikt u op Opslaan. Of, als je de actie als plaatshouder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat je de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.

Gebruik het gegevenspaneel bij het toevoegen van acties

Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kunt u het gegevenspaneel ook gebruiken om gegevens van verschillende objectbronnen te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een contactrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een in-app melding naar de deal-eigenaar te sturen.

De functionaliteit van het gegevenspaneel kan worden gebruikt met de onderstaande workflowacties:

• Verzend interne e-mail notificatie
• Taak aanmaken

• Verstuur in app notificatie
• Waarde is gelijk aan tak
• Waarde van eigenschap instellen (bij het instellen van teksteigenschappen)
• Eigenschap kopiëren
• Creëer record (bij het instellen van tekst eigenschappen)
• Slack-notificatie verzenden (Slack-integratie vereist)

• Integratieacties die het doorgeven van gegevens mogelijk maken (zoals met Google Sheets of Asana)

• Aangepaste code (alleenOperation Hub Professional of Enterprise )

• Gegevens opmaken (alleenOperation Hub Professional of Enterprise )

• Een webhook verzenden (alleenOperation Hub Professional of Enterprise )
  

• Nadat je je actie hebt geselecteerd, klik je in de sectie Beschikbare gegevens op Beschikbare gegevens bewerken.
• Klik in het rechterpaneel op + Gegevensbron toevoegen.
• Klik op het keuzemenu Kies een recordtype en selecteer een gegevensbron.
• Configureer de details van de gegevensbron en klik op Toevoegen.
• Nadat u uw gegevensbronnen hebt toegevoegd, kunt u gegevens van een specifieke bron gebruiken:
  • Klik in het linkerpaneel op het veld waarmee je de gegevens wilt gebruiken.
  • Klik in het paneel Gegevens invoegen op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen weergeven of Actie-uitvoer en selecteer een gegevensbron.
  • Nadat u uw bron hebt geselecteerd, klikt u op om het gegevenstype dat u wilt gebruiken uit te vouwen en klikt u vervolgens op de eigenschap die u in het veld wilt gebruiken.
    • De eigenschap wordt automatisch in het veld ingevoegd.
    • Aangepaste gebeurteniseigenschappen kunnen worden gebruikt voor acties die worden ondersteund door het gegevenspaneel. De beschikbare eigenschappen voor aangepaste gebeurtenissen worden weergegeven onder de naam van de aangepaste gebeurtenis in het gegevenspaneel.

De workflow minimap bekijken

• Klik linksboven in de workflow editor op Show minimap panel.
  
  

• Als de minimap open is, kunt u met de muis over de workflowacties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om daarheen te navigeren.
• Klik op het pictogram X rechtsboven in de minimap om de minimap te sluiten.

• Als uw workflow wijzigingen vereist voordat deze kan worden gepubliceerd, wordt de actie geel gemarkeerd. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.
  

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Bij het bewerken van je workflow kun je wijzigingen die je in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.

• Om een actie ongedaan te maken, klik je op het pictogram undo linksboven. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.

• Klik op het pictogram redo redo linksboven om een actie opnieuw uit te voeren. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.

Let op: je kunt de functies voor ongedaan maken en opnieuw uitvoeren niet gebruiken voor uitbreidingsacties, acties met aangepaste code of het verplaatsen of klonen van acties.

Instellingen beheren

Om uw workflowinstellingen te beheren:

• Klik linksboven op het tabblad Instellingen om de uitvoerings- en meldingsinstellingen van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.
• Klik linksboven op Bewerken > Aanmeldingstrigger bewerken om de aanmeldings-, afmeldings- en heraanmeldingsinstellingen van de workflow te beheren.
  
  

Uw workflow inschakelen

Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records te controleren die zijn ingeschreven. Als u plaatsvervangende acties hebt opgeslagen, moeten deze worden voltooid voordat u de workflow kunt inschakelen.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina is een schatting. Als u een exact aantal contactpersonen wilt bekijken, maakt u een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken.

Uw workflow bekijken en inschakelen:

• Klik in de rechterbovenhoek op Beoordelen en publiceren.
• Bekijk de details van uw workflow in het rechterpaneel:
  • Alle contactpersonen in lijsten bekijken: als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die voldoen aan de inschrijvingscriteria. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten-dashboard.

• • Wilt u contactpersonen aanmelden die momenteel aan de aanmeldingscriteria voldoen wanneer de workflow wordt ingeschakeld? Kies ervoor om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de inschrijftriggers of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de triggers voldoen.
    • Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen vanaf nu aanmelden: alle bestaande records die aan de aanmeldtriggers voldoen aanmelden.
    • Nee, alleen [objecten] aanmelden die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld: alleen records aanmelden die aan de aanmeldtriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd:
      • Als het [object] voor de eerste keer nadat de workflow is ingeschakeld wijzigt om aan de triggers voor inschrijving te voldoen, wordt het [object] ingeschreven.
      • Als het [object] opnieuw aan de aanmeldcriteria voldoet en opnieuw aanmelden wordt ingeschakeld, wordt het [object] aangemeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

• • Klik onderaan op Volgende. U kunt de details van Timing & Meldingen, Verbindingen en Workflow van uw workflow bekijken. Of klik op Overslaan om in te schakelen.
  • Klik onderaan op Workflow inschakelen.