Workflows maken

Gebruik workflows om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt records met inschrijvingscriteria automatisch inschrijven en vervolgens actie ondernemen op je records.

U kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen inschrijven die een bepaald formulier hebben ingevuld, vervolgens een marketinge-mail sturen en deze contactpersonen aan een gebruiker toewijzen. U kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon.

Nadat je workflows hebt gemaakt, leer je hoe je je workflows organiseert.

Een nieuwe workflow maken

Je kunt workflows helemaal opnieuw maken of workflowsjablonen gebruiken als leidraad. Je kunt ook de workflowbibliotheek van de community raadplegen voor ideeën bij het opzetten van je workflow. Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van de abonnementen van je account.

Een nieuwe workflow vanaf nul maken

Om een workflow vanaf nul te maken:

• Klik rechtsboven op Workflow maken > Vanaf nul.
• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd om uw workflow object te selecteren. Dit bepaalt welk type records kunnen worden ingeschreven in de workflow. U kunt uit de volgende objecten kiezen:

• • Contactpersonen
  • Bedrijven
  • Deals
  • Prijsopgaven(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Aangepast objecten( alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback indienen(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Abonnementen
  • Betalingen
  • Doelen
  • Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Gebruikers
  • Taken
• Selecteer in het rechterpaneel onder Choose type (Type kiezen) de optie Blank workflow. Deze optie is standaard geselecteerd.
• Klik linksboven op Volgende.
• Geef uw workflow een naam en voeg een beschrijving toe:
  • Klik bovenaan op het edit potloodpictogram. Voer vervolgens de naam en beschrijving van uw workflow in.
  • Je kunt ook na het instellen van je workflow op Beschrijving genereren klikken om Breeze, HubSpot AI te gebruiken om een beschrijving voor je workflow te genereren op basis van de triggers en acties van je workflow.
  • Klik onderaan op Opslaan
    

Een nieuwe workflow maken met sjablonen

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op uw doelen om uw automatiseringsprocessen te stroomlijnen. Je kunt ook door de sjablonen bladeren om verschillende workflow automatiseringsopties te verkennen.

Om een workflow te maken met behulp van een sjabloon:

• Klik rechtsboven op Workflow maken > Van sjabloon.
• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon die overeenkomt met uw doelen voor workflow:
  • Om sjablonen te filteren op functie of doelstelling, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een zoekwoord in.
• Als u de details van een sjabloon wilt bekijken, klikt u op Voorbeeld. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel van deze workflow sjabloon.

• • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de plaatshouderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
  • Voorbeeld van sjabloon: de registratietriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen.

• Zodra je je sjabloon hebt geselecteerd, klik je op Sjabloon gebruiken. In de workfloweditor wordt de sjabloon weergegeven met placeholderacties. Je kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.
  

Registratietriggers instellen

Registratietriggers zijn een reeks criteria die records automatisch inschrijven in de workflow. U kunt handmatig registratietriggers toevoegen, AI gebruiken om registratietriggers te genereren of helemaal geen triggers toevoegen:

• Bij het instellen van registratietriggers kunt u de volgende typen registratietriggers gebruiken. Meer informatie over het instellen van registratietriggers.
  • Op filter gebaseerd
  • Op gebeurtenis gebaseerd
  • Gebaseerd op een schema
• Je kunt ook Breeze, HubSpot AI, gebruiken om registratietriggers te genereren. Meer informatie over het gebruik van AI in workflows.
• Om records alleen handmatig in te schrijven, laat je het vak Registratietrigger leeg.

• Klik in de workflow editor op Triggers instellen.
• Selecteer in het linkerpaneel Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, Wanneer aan filtercriteria is voldaan of Op basis van een schema.
• Selecteer in het linkerpaneel een filtertype voor uw registratietrigger. Stel de trigger in en klik op Opslaan.
  

• Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow wanneer ze voor het eerst voldoen aan de registratietriggers. Om opnieuw inschrijven mogelijk te maken:
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Opnieuw inschrijven aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijving. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer registratietriggers toe. Klik op Opslaan als u klaar bent.
  
  

Acties toevoegen

U kunt Breeze gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld een workflow gebruiken om een marketinge-mail te versturen of records toe te wijzen. Lees meer over de verschillende workflowacties die beschikbaar zijn in HubSpot.

Nadat je een workflowactie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwen van de workflow te stroomlijnen. Als je een notitie wilt achterlaten bij een workflowactie ter referentie, leer dan hoe je opmerkingen toevoegt aan workflowacties.

Let op: welke acties voor jou beschikbaar zijn, hangt af van je abonnement. Voor vergrendelde acties locked is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik in de workflow editor op het + plus-pictogram.
• Selecteer een actie in het linkerpaneel. Meer informatie over het kiezen van workflowacties.
• Nadat je de details van de actie hebt ingesteld, klik je op Opslaan. Of, als je de actie als plaatshouder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat je de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.

Gebruik het gegevenspaneel bij het toevoegen van acties

Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kun je het gegevenspaneel ook gebruiken om gegevens van verschillende objectbronnen te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een contactpersoonrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een in-app melding naar de verantwoordelijke van de deal te sturen.

De functionaliteit van het gegevenspaneel kan worden gebruikt met de onderstaande workflowacties:

• Interne e-mailmelding versturen
• Taak aanmaken

• In app melding verzenden
• Waarde is gelijk aan'-vertakking
• Waarde van eigenschap instellen (bij het instellen van teksteigenschappen)
• Eigenschap kopiëren
• Record aanmaken (bij het instellen van teksteigenschappen)
• Slack-notificatie verzenden (Slack-integratie vereist)

• Integratieacties die het doorgeven van gegevens mogelijk maken (zoals met Google Sheets of Asana)

• Aangepaste code( alleenOperations Hub Professional of Enterprise )

• Gegevens opmaken( alleenOperations Hub Professional of Enterprise )

• Stuur een webhook( alleenOperations Hub Professional of Enterprise )
  

• Klik na het selecteren van je actie in de sectie Beschikbare gegevens op Beschikbare gegevens bewerken.
• Klik in het rechterpaneel op + Gegevensbron toevoegen.
• Klik op het keuzemenu Kies een recordtype en selecteer een gegevensbron.
• Configureer de details van de gegevensbron en klik op Toevoegen.
• Nadat u uw gegevensbronnen hebt toegevoegd, kunt u gegevens van een specifieke bron gebruiken:
  • Klik in het linkerpaneel op het veld waarmee je de gegevens wilt gebruiken.
  • Klik in het paneel Gegevens invoegen op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen weergeven of Actie-uitvoer en selecteer een gegevensbron.
  • Nadat u de bron hebt geselecteerd, klikt u op om het gegevenstype dat u wilt gebruiken uit te vouwen en klikt u op de eigenschap die u in het veld wilt gebruiken.
    • De eigenschap wordt automatisch in het veld ingevoegd.
    • Aangepaste eigenschappenvoor gebeurtenissen kunnen worden gebruikt voor acties die worden ondersteund door het gegevenspaneel. De beschikbare eigenschappen voor aangepaste gebeurtenissen worden weergegeven onder de naam van de aangepaste gebeurtenis in het gegevenspaneel.

De workflow minimap bekijken

• Klik linksboven in de workflow editor op Show minimap panel.
  
  

• Als de minimap open is, kunt u met de muis over workflowacties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om er naartoe te navigeren.
• Klik op het pictogram X rechtsboven in de minimap om de minimap te sluiten.

• Als je workflow moet worden gewijzigd voordat deze kan worden gepubliceerd, wordt de actie geel gemarkeerd. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht
  

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Wanneer u uw workflow bewerkt, kunt u wijzigingen die u in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht, ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Je kunt bepaalde wijzigingen niet ongedaan maken of ongedaan maken, zoals, maar niet beperkt tot:

Een actie ongedaan maken of opnieuw uitvoeren:

• Klik op het pictogram undo linksboven om een actie ongedaan te maken. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.
• Klik linksboven op het pictogram redo om een actie opnieuw uit te voeren. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt
  

Instellingen beheren

Om uw workflow instellingen te beheren:

• Klik linksboven op het tabblad Instellingen om de instellingen voor uitvoering en meldingen van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflow instellingen.
• Klik linksboven op Bewerken > Registratietrigger bewerken om de instellingen voor inschrijven, uitschrijven en voor herinschrijving van de workflow te beheren.
  
  

Zet je workflow aan

Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records te controleren die zijn ingeschreven. Als u placeholderacties hebt opgeslagen, moeten deze worden voltooid voordat u de workflow kunt inschakelen.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de beoordelingspagina is een schatting. Om het exacte aantal contactpersonen te zien, maak je een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te zien.

Uw workflow bekijken en inschakelen:

• Klik in de rechterbovenhoek op Controleren en publiceren.
• Bekijk de details van je workflow in het rechterpaneel:
  • Alle contactpersonen in lijsten bekijken: als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die voldoen aan de inschrijvingscriteria. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten dashboard.

• • Wilt u contactpersonen inschrijven die momenteel aan de inschrijvingscriteria voldoen wanneer de workflow wordt ingeschakeld? Kies ervoor om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de registratietriggers of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de registratietriggers voldoen.
    • Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen nu inschrijven: alle bestaande records die aan de registratietriggers voldoen inschrijven.
    • Nee, alleen [objecten] inschrijven die aan de criteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld: alleen records inschrijven die aan de registratietriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd:
      • Als het [object] voor de eerste keer nadat de workflow is ingeschakeld wijzigt om aan de registratietriggers te voldoen, wordt het [object] ingeschreven.
      • Als het [object] opnieuw aan de inschrijvingscriteria voldoet en opnieuw wordt ingeschreven, wordt het [object] ingeschreven. Meer informatie over Triggers voor herinschrijving.

• • Klik onderaan op Volgende. U kunt de details van Timing & Meldingen, Verbindingen en Workflow van uw workflow bekijken. Of klik op Overslaan om in te schakelen.
  • Klik onderaan op Workflow inschakelen.