En guide til innboksen for samtaler

Når du har opprettet innboksen din og koblet til en kanal, kan du bruke innboksen til å vise, administrere og svare på innkommende samtaler på ett og samme sted. I denne artikkelen kan du lære om de ulike funksjonene i samtaleinnboksen og hvordan du bruker dem til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine.

Lær mer om hvordan du organiserer samtaler i tilpassede visninger i innboksen. 

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
• Hvis du har flere innbokser i kontoen din, klikker du på rullegardinmenyen øverst til venstre og velger en annen innboks du vil vise. 

• I innboksen kan du bruke følgende funksjoner til å administrere samtalene dine. 

Søk etter og filtrer samtaler i innboksen

Du kan både søke og filtrere samtalene dine samtidig for å raskt finne en relevant tråd. Klikk på søkeikonet øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å søke etter en samtale, og bruk filtre for å begrense søket.

• Status: filtrer samtalene dine basert på om de er åpne eller lukkede.
  
• Kanal: sorter samtaler basert på om de ble opprettet fra en e-post, live chat eller Messenger-samtale.
• Kontakt: filtrersamtaler etter kontakten som er knyttet til tråden.
• Tildelt: filtrer samtaler etter det spesifikke teammedlemmet som er tildelt samtalen.
  • Du kan også filtrere samtaler som er tildelt en bot-chatflyt ved å velgechatflytnavnet i rullegardinmenyen.
  • Merk av forVis deaktiverte/fjernede brukere for å søke etter samtaler som er tildelt fjernede eller deaktiverte brukere i kontoen din.
• Dato: bruk datovalget til å filtrere samtaler som fant sted i løpet av en bestemt tidsperiode.
• Flere alternativer: Merk av for Skjul filtrerte for å filtrere bort samtaler som ikke er relevante for virksomheten din, og/eller merk av for Skjul papirkurvfor å filtrere bort slettede samtaler fra søkeresultatene. 

Du kan også sortere samtalene dine fra eldste til nyeste ved å klikke på rullegardinmenyen over listen over samtaler.For å navigere tilbake til innboksen din, klikker du på Avslutt søk øverst til høyre.

Visninger

Alle samtaler er segmentert i forskjellige innboksvisninger. Disse visningene grupperer samtaler etter ansvarlig, kanal eller filtrert status. Hvis du er bruker av en Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-konto, kan du lære hvordan du organiserer samtalene dine i tilpassede visninger i innboksen.

Velg en visning i venstre sidefelt:

• Uttildelt: Visalle samtaler som ikke er tildelt en eier. Hvis eieren av en samtale senere fjernes fra kontoen din, blir samtalen automatisk uttildelt og vises også i denne visningen.
• Tildelt meg: visalle samtaler med minst ett svar som er videresendt eller tildelt deg.
• Alle åpne: Vis alle samtalene til teamet ditt i innboksen. Husk at hvis du sender en utgående e-post til en kontakt fra innboksen, vil ikke den e-posten vises ivisningen Alle åpnefør kontakten svarer på e-posten. 
• Chat: Visalle samtaler som stammer fra en chat-widget på nettstedet ditt.
• Bots: Vis alle bot- samtaler som aldri har blitt eller ennå ikke har blitt tildelt en eier.
• E-post: Vis alle samtaler som stammer fra e-poster sendt til teamets e-postadresse.
• Messenger: Se alle samtaler som har oppstått på en Facebook-bedriftsside med en tilkoblet Facebook Messenger-konto.
• Skjemaer: Vis alle innsendinger til et tilkoblet supportskjema.
• Samtaler: Vis alle samtaler som er foretatt til et tilkoblet telefonnummer. 
• Alle lukkede: visalle samtaler som er lukket.
• Sendte: vis alle utgående e-poster som er sendt fra samtaleinnboksen og fra en post i CRM. Husk at når mottakeren svarer på e-posten, flyttes samtalen til visningen Alle åpne og andre relevante visninger, for eksempel visningen Tildelt meg eller Ikke tildelt .
• Spam: Vis alle e-poster som ikke er relevante for bedriftens samtaler, for eksempel reklame-e-poster. Alle e-poster mottatt fra en rollebasert e-postadresse (marketing@, sales@ osv.) vil bli sendt til Spam-visningen .
• Papirkurv: vis alle slettede samtaler. Åpne en slettet samtale for å se innholdet. Hvis du vil gjenopprette den slettede samtalen, klikkerdu på Gjenopprett i toppmenyen. For å slette meldingen permanent, klikker du på Slett for alltid. Dette vil slette tråden permanent fra innboksen og fra kontaktoppføringen der samtalen er loggført. Den tilknyttede billetten vil også bli slettet. Du kan ikke få tilgang til trådene i innboksen eller på de tilknyttede oppføringene etter at du har slettet dem fra papirkurvvisningen. Disse samtalene vil bli slettet automatisk etter 30 dager og kan ikke gjenopprettes.

Visningene Uten tilordning, Tilordnet meg, Alle åpne og Chat vil alltid vises. For å få tilgang til de andre standardvisningene, klikker du på Mer.

Skriv meldinger i innboksen

Klikk på Skriv nederst til venstre for å skrive en utgående e-post direkte fra innboksen for samtaler. Lær mer om å sende og svare på e-post fra innboksen for samtaler.

Vis samtaler i innboksen

Slik får du tilgang til en samtale i innboksen: 

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. I samtaletråden kan du se viktige detaljer, for eksempel hvilket teammedlem som er tildelt og samtalens kilde (f.eks. skjema, e-post eller samtale). 
   
   

Vis kontakt- og tilknyttede opplysningsdetaljer

I høyre sidefelt kan du se kontekstuell informasjon om den tilknyttede kontakten, den tilknyttede billetten og kontaktens tidligere samtaler med selskapet ditt. Klikk for å utvide hver seksjon og se tilleggsdetaljer.

• Kontakt: For å fjerne kontakten fra tråden, klikker du på X ved siden av kontaktens navn. For å åpne kontaktoppføringen i en annen nettleserfane, klikker du på navnet til kontakten. I kontaktoppføringen kan du sende en en-til-en-e-post, ringe, legge til en merknad, opprette en oppgave eller planlegge et møte med kontakten.
• Billet: For å se mer informasjon om billetten, klikk på Vis mer på billettkortet. I panelet som åpnes til høyre, klikker du på Rediger de viste egenskaper for å tilpasse egenskapene som vises i Billettdetaljer . Dette oppdaterer ikke egenskapene som vises på billettkortet i innboksen. Hvis samtalen ikke har en tilknyttet billett, klikker du på Opprett billett. Du kan ikke fjerne tilknytningen mellom en billett og en samtale i innboksen. Les mer om hvordan du administrerer billetter i innboksen.
  
  

  Merk: Kontoer opprettet etter 1. april 2024 har ikke tilgang til billetter i innboksen. Når du oppretter en billett i innboksen, flyttes både billetten og samtalen til helpdesk. Lær hvordan du administrerer billetter i helpdesk.

• Om denne kontakten: Kontaktegenskapene som vises her, er de samme som egenskapene på Om-kortet i kontaktoppføringen. For å redigere kontaktegenskapene som vises, holder du musepekeren over informasjonsikonet info og klikker deretter på Rediger egenskaper.
• Andre samtaler: vis tidligere samtaler mellom kontakten og teamet ditt.
• Andre billetter: Se kontaktens andre tilknyttede billetter.
• Tidligere tilbakemeldinger: Se kontaktens tidligere tilbakemeldinger fra enkundesupportundersøkelse.
• Avtaler: for å opprette en avtaleoppføring for å spore eventuelle inntektsmuligheter fra denne samtalen, klikk på Opprett en avtale.
• Selskap: Vis kontaktens tilknyttede selskapsoppføring.
• Tilpassede objekter (kunEnterprise ): Hvis du bruker tilpassede objekter, kan du vise den tilpassede objektoppføringen som er knyttet til kontakten som er inkludert i tråden. For å vises i innboksen må den tilpassede objektoppføringen være knyttet til kontaktoppføringen. 

Svar og kommenter på meldinger i innboksen

Bruk svarredigeringsverktøyet til å svare på en innkommende e-post eller chatmelding, eller bruk fanen Kommentar for å varsle et annet teammedlem om samtalen. Du kan også ringe fra svarredigeringsverktøyet hvis du trenger å kontakte en kontaktperson via telefon.

For å utvide svarredigeringsverktøyet mens du skriver svaret, klikker og drar du til svarredigeringsverktøyet. 

• Skriv inn et svar, og bruk verktøylinjen nederst til venstre for å legge til rik tekstformatering (f.eks. fet skrift, kursiv osv.). Du kan også klikke på Sett inn og velge et alternativ for å legge ved innhold fra et annet verktøy i HubSpot, inkludert:

  • Artikler i kunnskapsbasen
  • Utdrag
  • Video
  • Møter
  • Dokument
  • Tilbud
  • Maler
• Klikk på breezeSingleStar AI -ikonet, og velg deretter en uthevingkommando:
  • Skriv for meg: skriv innenprompti boksenSkriv for meg, og klikk deretter påGenererfor å generere tekst som du kan bruke i samtalen. Klikk påSett inn for åbruke prompten, ellerGenererfor å generere en annen versjon av prompten.
  • Oppsummer samtalen: kondenserelange samtaler til konsise oppsummeringer.

Lær mer om bruk av AI-assistenter i samtaleinnboksen.

Hvis du vil at en annen bruker skal gjennomgå tråden eller følge opp kontakten, kan du legge til en kommentar i samtalen. Denne kommentaren vil ikke være synlig for kontakten:

• I svarredigeringsprogrammetklikker du på fanenKommentar.
• Skriv@ ognavnet på teammedlemmet ditt, og skriv deretter inn meldingen din.
  • Bruk ikonene nederst i e-postredigeringsprogrammet til å endre tekststilen, sette inn en lenke eller laste opp en fil.
  • For å legge til etdokument,utdrag,møtelink,kunnskapsbaseartikkel,sitat ellervideoi svaret ditt, klikker du påSett inn.

• Klikk påLegg til kommentar. Teammedlemmet vil motta en melding med en lenke til samtalen.

• • For å velge en bruker å tilordne samtalen til, klikker du på rullegardinmenyen Eier øverst til venstre.
  • Hvis samtalen har en tilknyttet billett, klikker du på billettnavnet over samtalen for å åpne billettoppføringen i en annen nettleserfane.
  • For å bytte fra live chat eller Facebook Messenger til å svare via e-post, klikker du pårullegardinmenyen Kanali svarredigeringsprogrammet og velgerE-post. Når samtalen er avsluttet, vil samtalehistorikken sendes til besøkende via e-post.
  • For å sende en kopi av chat-transkripsjonen, slette samtalen, blokkere en avsender eller merke samtalen som spam, klikker du på rullegardinmenyen Mer øverst til høyre.
    • Når du blokkerer en avsender, flyttes samtalen til Filtert-visningen i innboksen din. Du kan velge å oppheve blokkeringen av en avsender fra Spam-visningen , slik at fremtidige samtaler blir synlige i innboksen din.
      
      • For chatter vil besøkende fremover se chat-widgeten når de besøker nettstedet ditt, men deres nye meldinger vil ikke vises i innboksen din.
      • For e-post vil dette filtrere tråden og alle innkommende tråder fra denne avsenderen fremover.
      • De tilknyttede billettene vil bli slettet permanent.

Merk: Hvis du merker en e-postkonversasjon som spam, vil dette bare filtrere den aktuelle tråden.

• For å videresende en e-postkonversasjon til et annet team eller en annen organisasjon utenfor selskapet ditt, klikker du øverst i det siste e-postsvaret på Videresend.
• For å merke samtalen som lukket, klikker du påLukk samtale. Hvis det er en billett knyttet til samtalen, kan brukeren lukke billetten og samtalen samtidig, eller bare lukke samtalen ved å klikke pårullegardinmenyen Merog velge Lukk samtale. 

• Hvis du vil ha mer plass til å svare på samtalen, kan du skjule høyre eller venstre panel ved å klikke på det siste ikonet øverst i panelet, og utvide panelet igjen ved å klikke på det første ikonet.

Merk: I bot-samtaler hvor besøkende ikke har nådd botens Send til teammedlem- bot-handling, kan samtalen ikke merkes som avsluttet før etter 30 minutter med inaktivitet fra besøkende.

• Slik sletter eller lukker du samtaler i bulk:
  • Hold musepekeren over samtalene og merk av i boksene ved siden av trådene du vil redigere.
  • Øverst i innboksen velger du Flytt til papirkurven eller Lukk samtale.

Lenke til en bestemt melding i en samtale

Du kan lenke direkte til en melding i en samtale for å dele den med et medlem av teamet ditt, noe som kan bidra til effektivt samarbeid og unngå behovet for å søke gjennom andre meldinger i tråden.

Slik genererer og deler du en meldingslenke:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. I venstre sidefelt klikker du på en samtale for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipseikonet og velg deretter Kopier lenke.
   
   
4. Meldingslenken kopieres til utklippstavlen, og du kan deretter dele den med et annet medlem av teamet ditt. Når de limer inn URL-en i nettleserens URL-felt, blir de sendt direkte til den spesifikke meldingen. 

Skjul meldinger (kunEnterprise )

Brukere med en Enterprise-konto kan velge å skjule meldinger i innboksen for å beskytte sensitiv informasjon.

Slik skjuler du en melding i samtaleinnboksen: 

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipseikonet og velg deretter Skjul melding.
4. Når meldingen er skjult, erstattes den i samtaleinnboksen med Meldingen er skjult. Hvis e-posten ble loggført i en post, fjernes den fra postens tidslinje.

Merk: Bare superadministratorer eller brukeren som opprinnelig skjulte meldingen, kan vise den igjen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. I venstre sidefelt klikker du på en samtale for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipseikonet og velg deretter Vis melding.
   
   
4. Når meldingen er vist, blir den gjenopprettet i samtaleinnboksen og i alle poster der den opprinnelig ble loggført.

Administrer tilgjengelighetsstatus

Klikk på rullegardinmenyen Du er tilgjengelig øverst til venstre for å endre tilgjengelighetsstatusen din for chat. Lær hvordan du tilpasser arbeidstiden din for å angi tilgjengelighetsstatusen din automatisk.

Når du er borte, vil du fremdeles vises som tilgjengelig for alle åpne chatter som for øyeblikket er tildelt deg, men du vil vises som borte for nye besøkende.

Få tilgang til innboksinnstillinger

I nedre venstre hjørne av innboksen kan du raskt få tilgang til innboksinnstillingene for å redigere dem. Du kan redigere innstillinger på innboksnivå eller innstillinger som er spesifikke for e-post- eller chatkanalen din. Lær mer om hvordan du redigerer innboksen din.