Rejestrowanie wiadomości e-mail w CRM za pomocą adresu BCC lub adresu do przekazywania dalej.

Autor: HubSpot Support | Oct 18, 2021 5:01:22 PM

Rozszerzenie lub dodatek do HubSpot Sales umożliwiaautomatyczne rejestrowanie wiadomości e-mail wysyłanych spoza HubSpot do CRM. Jeśli nie korzystasz z rozszerzenia sprzedaży lub dodatku, możesz użyć adresu BCC HubSpot lub adresu przekazywania, aby ręcznie rejestrować wiadomości e-mail.

Wiadomości e-mail rejestrowane w HubSpot przy użyciu adresu BCC lub adresu przekazywania będą zawierać treść wiadomości e-mail i wszelkie załączniki zawarte w wiadomości e-mail. Zarejestrowana wiadomość e-mail zostanie automatycznie powiązana z rekordem kontaktu odbiorcy, powiązanym z nim rekordem firmy i pięcioma ostatnio otwartymi rekordami transakcji powiązanymi z kontaktem. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu odpowiedzi na wiadomości e-mail w HubSpot.

Uwaga:

Załączniki wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w CRM. Sama wiadomość e-mail zostanie zalogowana do CRM, ale bez załącznika. W skrzynce odbiorczej pojawi się również błąd dostarczania wiadomości e-mail.
Wiadomości e-mail większe niż 2 MB nie będą rejestrowane w CRM. Limit ten dotyczy tylko treści wiadomości e-mail i nie obejmuje rozmiarów załączników.

Użyj adresu BCC

Po wysłaniu wiadomości e-mail z klienta pocztowego dodaj adres BCC do wiersza BCC wiadomości e-mail. Treść wiadomości e-mail zostanie automatycznie zapisana w rekordzie kontaktu w HubSpot.

W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Działania.
Kliknij kartę Rejestrowanie wiadomości e-mail .

Po prawej stronie pola Adres BCC kliknij przycisk Kopiuj.

Przejdź do skrzynki odbiorczej i utwórz nową wiadomość e-mail.
Dodaj skopiowany adres BCC do wiersza BCC wiadomości e-mail.

Wysłana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Uwaga: podczas rejestrowania wiadomości e-mail przy użyciu adresu BCC, HubSpot utworzy nowy rekord kontaktu dla każdego, kto został CC w zarejestrowanej wiadomości e-mail. Jednakże, gdy odbiorca jest UDW w wiadomości e-mail, wiadomość e-mail nie utworzy nowego rekordu, a jeśli odbiorca istnieje jako kontakt, wiadomość e-mail nie zostanie zarejestrowana w jego istniejącym rekordzie.

Wymagania dotyczące rejestrowania wiadomości e-mail w CRM przy użyciu adresu BCC

Twój e-mail musi spełniać następujące kryteria, aby mógł zostać zarejestrowany w CRM:

Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć osobisty dostęp do poczty e-mail.
Adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość, musi być jednym z poniższych:
- Użytkownik na Twoim koncie.
- Jeden z połączonych osobistych adresów e-mail.
- Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).
Adres e-mail odbiorcy nie znajduje się na liście Never Log.
Adres e-mail nie został wcześniej trwale usunięty.
Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli ręcznie użyjesz adresu BCC w kliencie poczty e-mail bez śledzenia, spowoduje to jedynie zarejestrowanie wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot. Nie pozwoli to na śledzenie otwarć lub kliknięć wiadomości e-mail.

Użyj adresu przekierowania

Adresprzekierowania służy do rejestrowania odpowiedzi e-mail na osi czasu rekordu kontaktu. Adres przekazania jest przydatny, gdy trzeba zarejestrować wiadomość e-mail po jej otrzymaniu. Zanim zaczniesz, upewnij się, że Twój klient poczty e-mail obsługuje funkcję przekazywania.

W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Działania.
Kliknij kartę Rejestrowanie wiadomości e-mail .
Po prawej stronie pola Adres przekazania kliknij przycisk Kopiuj.

Przejdź do skrzynki odbiorczej i otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zalogować w HubSpot.
Przekaż wiadomość e-mail na skopiowany adres do przekazywania dalej.

Przekazana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi do CRM przy użyciu adresu przekierowania

Twój e-mail musi spełniać następujące kryteria, aby mógł zostać zarejestrowany w CRM:

Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć osobisty dostęp do poczty e-mail.

Przekazujesz pojedynczą wiadomość e-mail z odpowiedzią (nie inne części łańcucha wiadomości e-mail). Nagłówek przekazanej wiadomości wygenerowany przez klienta poczty e-mail musi być obecny:

Adres e-mail używany do wysyłania przekazanych wiadomości e-mail musi być jednym z poniższych:
- Użytkownik na koncie.
- Jedna z połączonych skrzynek e-mail.
- Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).
Adrese-mail kontaktu nie znajduje się na liście Never Log.
Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.
Przekazana wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu kontaktu.

Jeśli osoba, która wysłała oryginalną wiadomość e-mail, nie znajduje się w CRM, przekazanie wiadomości spowoduje utworzenie rekordu kontaktu, o ile jej adres e-mail lub domena e-mail nie znajduje się na liścieNever Log.
Przekazana wiadomość musi być w jednym z języków obsługiwanych przez HubSpot.
Przekazana wiadomość musi zawierać zarówno część HTML, jak i zwykły tekst wiadomości e-mail.
Serwer poczty e-mail musi zezwalać na przekierowanie zewnętrzne.

Nie ma standardowego formatowania przekazywanych wiadomości e-mail. Jeśli HubSpot nie jest w stanie przetworzyć formatu wiadomości e-mail, nie zostanie ona zarejestrowana w HubSpot. Dowiedz się, jak ręcznie zarejestrować wiadomość e-mail w HubSpot.

Uwaga: jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z odpowiedzią od kontaktu lub potencjalnego klienta i skopiujesz odbiorców, HubSpot nie doda tych skopiowanych odbiorców jako kontaktów na Twoim koncie.

Klienci poczty e-mail obsługiwani przez funkcję przekierowania

Jeśli przekazana wiadomość e-mail spełnia powyższe wymagania, ale nadal nie loguje się do HubSpot, oznacza to, że klient poczty e-mail nie jest kompatybilny z funkcją przekazywania HubSpot. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie jest kompatybilny z funkcją przekazywania, nie będziesz w stanie przekazać wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot.

Poniższe klienty poczty e-mail są kompatybilne z narzędziem przekierowania:

Apple iPhone
Gmail
Apple Mail
Outlook Desktop 2010-2019
Yahoo! Mail
Samsung Mail
Apple iPad
Google Android
Windows Live Mail
Outlook.com
Thunderbird

Atrybucja nadawcy dla BCC i przekazanych wiadomości e-mail

W przypadku wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu UDW lub adresu przekazywania, poniższe reguły określają, który użytkownik jest przypisywany jako nadawca wiadomości e-mail zarejestrowanej w CRM. Reguły te, w kolejności priorytetów, określają, które wiadomości e-mail są wliczane do całkowitej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży.

Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako połączony osobisty adres e-mail, przypisz go do tego użytkownika.
Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako adres e-mail konta użytkownika HubSpot, przypisz go do tego użytkownika.
Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako alias, przypisz go do tego użytkownika.
Jeśli wielu użytkowników ma wysyłający adres e-mail jako połączony osobisty adres e-mail, przypisz go do użytkownika, który ma najdłużej połączony adres e-mail.

Jeśli zarejestrujesz wiadomość e-mail spoza HubSpot przy użyciu adresu BCC i wyślesz ją z adresu e-mail, który jest połączony jako e-mail zespołu w HubSpot, wiadomość e-mail będzie zawsze przypisana do użytkownika, który pierwotnie połączył konto e-mail zespołu.

Wyświetl kompletny wpis