Rejestrowanie wiadomości e-mail w CRM za pomocą adresu BCC lub adresu do przekazywania dalej.

Rozszerzenie lub dodatek do HubSpot Sales umożliwia automatyczne rejestrowanie wiadomości e-mail wysyłanych spoza HubSpot do CRM. Jeśli nie korzystasz z rozszerzenia sprzedaży lub dodatku, możesz użyć adresu BCC HubSpot lub adresu przekazywania, aby ręcznie rejestrować wiadomości e-mail.

Wiadomości e-mail rejestrowane w HubSpot przy użyciu adresu BCC lub adresu przekazywania będą zawierać treść wiadomości e-mail i wszelkie załączniki zawarte w wiadomości e-mail. Zarejestrowana wiadomość e-mail zostanie automatycznie powiązana z rekordem kontaktu odbiorcy, jego głównym powiązanym rekordem firmy oraz pięcioma ostatnimi otwartymi rekordami transakcji powiązanymi z kontaktem. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu odpowiedzi na wiadomości e-mail w HubSpot.

Używanie adresu BCC

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail z klienta pocztowego, dodaj adres BCC do wiersza BCC wiadomości e-mail. Treść wiadomości e-mail zostanie automatycznie zapisana w rekordzie kontaktu w HubSpot.

1. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
2. Kliknij kartę Email Log & Track .
3. W sekcji Ręczne rejestrowanie kliknij przycisk Kopiuj obok polaAdres BCC .

5. Przejdź do skrzynki odbiorczej i utwórz nową wiadomość e-mail.
6. Dodaj skopiowany adres BCC do wiersza BCC wiadomości e-mail.

Wysłana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania wiadomości e-mail w CRM przy użyciu adresu BCC

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć osobisty dostęp do poczty e-mail.
• Adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość, musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jeden z połączonych osobistych adresów e-mail.
  • Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).
• Adres e-mail odbiorcy nie znajduje się na liście Never Log.
• Adres e-mail nie został wcześniej trwale usunięty.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli ręcznie użyjesz adresu BCC w kliencie poczty e-mail bez śledzenia, spowoduje to zarejestrowanie wiadomości e-mail tylko w rekordzie kontaktu w HubSpot. Nie pozwoli to na śledzenie otwarć lub kliknięć wiadomości e-mail.

Użyj adresu przekierowania

Użyjadresu przekierowania, aby zarejestrować odpowiedź e-mail na osi czasu rekordu kontaktu. Adres przekierowania jest przydatny, gdy trzeba zarejestrować wiadomość e-mail po jej otrzymaniu. Zanim zaczniesz, upewnij się, że Twój klient poczty e-mail obsługuje funkcję przekazywania.

1. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
2. Kliknij kartę Email Log & Track .
3. W sekcji Manual Logging kliknij przycisk Copy obok pola Forwarding Address .

5. Przejdź do skrzynki odbiorczej i otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zarejestrować w HubSpot.
6. Prześlij wiadomość e-mail na skopiowany adres przekazywania.

Przekazana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi w CRM przy użyciu adresu przekierowania

Aby wiadomość e-mail została zarejestrowana w CRM, musi spełniać następujące kryteria:

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć osobisty dostęp do poczty e-mail.

• Przekazujesz pojedynczą wiadomość e-mail z odpowiedzią (nie inne części łańcucha wiadomości e-mail). Nagłówek przekazanej wiadomości wygenerowany przez klienta poczty e-mail musi być obecny:

• Adres e-mail używany do wysyłania przekazywanej wiadomości e-mail musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jedna z połączonych skrzynek e-mail.
  • Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).
• Kontaktowy adres e-mail nie znajduje się na liście Never Log.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.
• Przekazana wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu kontaktu.

• Jeśli osoba, która wysłała oryginalną wiadomość e-mail, nie znajduje się w CRM, przekazanie wiadomości spowoduje utworzenie rekordu kontaktu, o ile jej adres e-mail lub domena e-mail nie znajduje się na liścieNever Log.
• Przekazana wiadomość musi być w jednym z języków obsługiwanych przez HubSpot.
• Przekazywana wiadomość musi zawierać zarówno część HTML, jak i zwykły tekst.
• Serwer poczty e-mail musi zezwalać na zewnętrzne przekazywanie.

Nie ma standardowego formatowania dla przekazanej wiadomości e-mail. Jeśli HubSpot nie jest w stanie przetworzyć formatu wiadomości e-mail, wiadomość ta nie zostanie zarejestrowana w HubSpot. Dowiedz się, jak ręcznie zarejestrować wiadomość e-mail w HubSpot.

Uwaga: jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z odpowiedzią od kontaktu lub potencjalnego klienta i skopiujesz odbiorców, HubSpot nie doda tych skopiowanych odbiorców jako kontaktów na Twoim koncie.

Klienci poczty e-mail obsługiwani przez funkcję przekazywania dalej

Jeśli przekazana wiadomość e-mail spełnia powyższe wymagania, ale nadal nie loguje się do HubSpot, klient poczty e-mail może być niekompatybilny z funkcją przekazywania HubSpot. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie jest kompatybilny z funkcją przekazywania, nie będziesz w stanie przekazać wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot.

Poniższe klienty poczty e-mail są kompatybilne z narzędziem do przekazywania dalej:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Atrybucja nadawcy dla BCC i przekazanych wiadomości e-mail

Podczas wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu adresu BCC lub adresu przekazywania, poniższe reguły określają, który użytkownik jest przypisywany jako nadawca wiadomości e-mail zalogowanej do CRM. Reguły te, w kolejności priorytetów, określają, które wiadomości e-mail są wliczane do całkowitej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży.

1. Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako połączony osobisty adres e-mail, przypisz go do tego użytkownika.
2. Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako adres e-mail konta użytkownika HubSpot, przypisz do tego użytkownika.
3. Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako alias, przypisz do tego użytkownika.
4. Jeśli wielu użytkowników ma wysyłający adres e-mail jako połączony osobisty adres e-mail, przypisz go użytkownikowi, który był zalogowany w momencie wysyłania wiadomości e-mail. W przypadku wysyłania za pośrednictwem adresu BCC przy użyciu rozszerzenia sprzedaży, należy przypisać do użytkownika, który był zalogowany do rozszerzenia sprzedaży w momencie wysyłania.

Jeśli zarejestrujesz wiadomość e-mail spoza HubSpot przy użyciu adresu BCC i wysyłasz ją z adresu e-mail, który jest połączony jako e-mail zespołu w HubSpot, wiadomość e-mail będzie zawsze przypisywana do użytkownika, który pierwotnie połączył konto e-mail zespołu. Jeśli jednak wiadomość e-mail zostanie wysłana przy użyciu adresu BCC za pośrednictwem rozszerzenia sprzedaży, wiadomość e-mail zostanie przypisana do użytkownika, który był zalogowany do rozszerzenia sprzedaży w momencie wysyłania.