Tworzenie i używanie etykiet skojarzeń

Na koncie HubSpot można powiązać rekordy, aby połączyć je w bazie danych. Superadministratorzy na kontach Professional i Enterprise mogą również oznaczać asocjacje, aby określić relacje między powiązanymi standardowymi obiektami CRM.

Jeśli chcesz zautomatyzować skojarzenia w swoim systemie, dowiedz się więcej o aplikacjach związanych z operacjami w HubSpot App Marketplace.

Tworzenie, edytowanie lub usuwanie etykiet skojarzeń

Wszystkie konta HubSpot mogą używać podstawowej etykiety dla firm, ale na kontach Professional i Enterprise administratorzy mogą tworzyć niestandardowe etykiety asocjacji, aby określić relacje między powiązanymi rekordami. Etykiety asocjacji mogą opisywać relacje między wszystkimi standardowymi obiektami CRM, w tym kontaktami, firmami, transakcjami, biletami i obiektami niestandardowymi. Na przykład:

• Kontakt może być menedżerem w jednej firmie, ale także byłym pracownikiem w innej firmie.
• Transakcja może mieć wiele powiązanych kontaktów, jeden, który jest decydentem , a drugi, który jest kontaktem rozliczeniowym.

Możesz utworzyć do 10 etykiet na parę obiektów (np. Kontakt do transakcji), a etykiety są dwukierunkowe (np. jeśli utworzysz etykietę asocjacji dla kontaktu do firmy, etykieta zostanie również utworzona dla firmy do kontaktu).

Utwórz etykietę powiązania

Aby utworzyć etykietę powiązania:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć etykietę asocjacji.
• Kliknij kartę Asocjacje.
• Kliknij przycisk Utwórz etykietę powiązania.
• W prawym panelu:
  • Kliknij menu rozwijane Objects you're associating, a następnie wybierz inny obiekt, dla którego tworzysz etykietę asocjacji.
  • W polu Association label wprowadź nazwę etykiety.
  • Aby edytować wewnętrzną nazwę etykiety, kliknijikonę ołówka edit pod etykietą. Jest ona używana w przypadku integracji i interfejsów API. Po utworzeniu etykiety nie można edytować jej wewnętrznej nazwy.

• Na dole kliknij przycisk Utwórz.
• Po utworzeniu etykiety wróć do rekordu i odśwież stronę. Etykieta zostanie teraz wyświetlona do wyboru.

Zarządzanie istniejącymi etykietami skojarzeń

Można również edytować lub usuwać istniejące etykiety asocjacji. Aby zarządzać istniejącymi etykietami asocjacji:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć etykietę asocjacji.
• Kliknij kartę Asocjacje.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz powiązania obiektów i wybierz powiązania, dla których chcesz wyświetlić etykiety. (np. Deals-to-Contacts). Możesz także użyć menu rozwijanego Filtruj według, aby filtrować etykiety na podstawie kardynalności (1 do wielu lub 1-1) lub tego, który użytkownik utworzył etykietę.
• Aby edytować lub usunąć pojedynczą etykietę, najedź na nią kursorem, a następnie:
  • Kliknij Edytuj. W prawym panelu edytuj nazwę etykiety, a następnie kliknij Zapisz.
  • Kliknij przycisk Usuń. Zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić, że nie możesz przywrócić usuniętej etykiety, a następnie kliknij Usuń, aby potwierdzić. Jeśli etykieta jest używana w rekordach lub innych narzędziach HubSpot, przed usunięciem należy najpierw usunąć etykiety z tych zasobów. Aby zobaczyć, gdzie etykieta jest używana:
    • Najedź kursorem na Usuń, a następnie w wyskakującym okienku kliknij Wyświetl automatyzacje, w których używana jest etykieta asocjacji.
    • W prawym panelu kliknij rekord lub nazwę narzędzia, aby przejść do zasobu, który używa etykiety.

Ustawianie lub aktualizowanie etykiet powiązań rekordów

W rekordzie można dodawać lub usuwać etykiety dla jego powiązań. Etykiety asocjacji można również ustawić zbiorczo poprzez import. Aby dodać nowe powiązanie z etykietą lub zaktualizować główną firmę rekordu, dowiedz się, jak dodawać lub edytować powiązania w rekordzie.

Aby zaktualizować etykiety dla pojedynczego powiązania:

• Przejdź do rekordu z powiązaniem, które chcesz zaktualizować.
• Aby dodać lub edytować etykiety dla istniejącego skojarzenia, najedź kursorem na kartę skojarzenia, kliknij Więcej, a następnie wybierz Edytuj etykiety skojarzenia.

• W oknie dialogowym:
  • Aby dodać etykietę, kliknij menu rozwijane i wybierz etykietę.
  • Aby usunąć etykietę, kliknijx obok etykiety.

Używaj etykiet asocjacyjnych w narzędziach HubSpot

Po utworzeniu etykiet asocjacji opisujących relacje między rekordami można dodawać etykiety asocjacji do nowych lub istniejących asocjacji w rekordzie lub zbiorczo poprzez import. Następnie można filtrować według tych etykiet w narzędziach HubSpot, takich jak listy, przepływy pracy i raporty niestandardowe. Dowiedz się więcej o możliwych przypadkach użycia nowych asocjacji.

Uwaga: etykiety asocjacji nie są obsługiwane w przypadku synchronizacji za pośrednictwem integracji HubSpot-Salesforce, jednak przed aktualizacją asocjacji zaleca się zrozumienie , w jaki sposób rekordy są synchronizowane między HubSpot i Salesforce.

Filtrowanie według skojarzeń na listach

Podczas tworzenia listy kontaktów lub list opartych na firmach można filtrować rekordy na podstawie ich powiązań. W przypadku list opartych na kontaktach można filtrować na podstawie podstawowych powiązań firmowych kontaktów. Użytkownicy kont Professional i Enterprise mogą również filtrować rekordy na listach według etykiet powiązań.

• Utwórz lub edytuj listę.
• Wybierz filtr właściwości [Obiekt], który odpowiada powiązanemu obiektowi. Na przykład, jeśli tworzysz listę kontaktów i chcesz ustawić kryteria oparte na powiązaniach z firmą, wybierzesz opcję Właściwości firmy.
• Wybierz właściwość do filtrowania.
• Domyślnie lista będzie zawierać rekordy, jeśli jakiekolwiek powiązane rekordy tego obiektu spełniają kryteria. Można również ustawić kryteria na podstawie głównego powiązania firmy lub niestandardowej etykiety powiązania. Aby to zrobić, kliknij menu rozwijane Dowolny [obiekt]:

• • Wybierz Dowolny [obiekt], aby filtrować na podstawie wszystkich powiązanych rekordów tego typu obiektu (np. lista będzie zawierać kontakt, jeśli dowolna z powiązanych z nim firm spełnia kryteria).
  • Jeśli tworzysz listę opartą na kontaktach, wybierz opcję Główny [obiekt], aby filtrować tylko na podstawie głównej powiązanej firmy (np. lista będzie zawierać kontakt tylko wtedy, gdy główna powiązana firma spełnia kryteria).
  • W sekcji Z etykietą wybierz etykietę, aby filtrować na podstawie tylko skojarzeń, które używają wybranej etykiety (np. lista będzie zawierać kontakt tylko wtedy, gdy ma powiązaną firmę z tą etykietą i ta firma spełnia kryteria).
• Po zakończeniu ustawiania kryteriów listy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz listę.

Używanie etykiet asocjacji w przepływach pracy

Po utworzeniu etykiet asocjacji można ich używać do wyzwalania rejestracji i określonych działań w ramach przepływów pracy.

Kryteria rejestracji przepływu pracy i rozgałęzienia if/then

Etykiet asocjacji można używać w przepływach pracy opartych na kontaktach, firmach, transakcjach, biletach lub niestandardowych obiektach podczas ustawiania wyzwalaczy rejestracji i wyzwalaczy dla gałęzi if/then.

Aby ustawić wyzwalacze na podstawie etykiet skojarzeń:

• Utwórz przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy:
  • Aby ustawić wyzwalacze rejestracji , kliknij przycisk Ustaw wyzwalacze rejestracji.
  • Aby utworzyć gałąź if/then, kliknij ikonę + plus, aby dodać nową akcję, a następnie w prawym panelu wybierz opcję If/then branch.
• W lewym panelu wybierz typ filtra. Wybierz powiązany obiekt, który ma właściwość, której chcesz użyć.
• Wybierz obiekt, ustaw kryteria, a następnie kliknij przycisk Zastosuj filtr.
• Domyślnie rejestracja przepływu pracy będzie uruchamiana na podstawie wszystkich powiązanych rekordów tego obiektu. Aby ustawić konkretne skojarzenia, do których mają mieć zastosowanie kryteria, kliknij menu rozwijane Dowolny [obiekt].

• W menu rozwijanym wybierz etykietę powiązania. Przepływ pracy zarejestruje rekord tylko wtedy, gdy powiązane z nim rekordy spełniają kryteria i mają wybraną etykietę powiązania.
• Po zakończeniu ustawiania wyzwalaczy, na dole kliknij przycisk Zapisz.

Akcje przepływu pracy

Etykiet asocjacyjnych można również używać w przepływach pracy opartych na kontaktach, firmach, transakcjach, biletach lub obiektach niestandardowych w celu wyzwalania następujących akcji przepływu pracy: Wyślij wiadomość e-mail (tylko przepływy oparte na firmach), Ustaw wartość właściwości, Skopiuj wartość właściwości i Wyczyść wartość właściwości.

Aby użyć etykiet asocjacji w akcji przepływu pracy:

• Utwórz przepływ pracy.
• Aby dodać akcję przepływu pracy, kliknij ikonę + plus.
  • Jeśli tworzysz przepływ pracy w celu edycji wartości właściwości, wybierz opcję Ustaw wartość właściwości, Kopiuj wartość właściwości lub Wyczyść wartość właściwości.
    • W lewym panelu kliknij menu rozwijane Obiekt docelowy i wybierz powiązany obiekt, dla którego edytujesz właściwość.
    • Kliknij menu rozwijane Skojarzenie z obiektem i wybierz etykiety do filtrowania. Gdy rekord zostanie zarejestrowany w przepływie pracy, ta akcja zaktualizuje właściwość dla powiązanych rekordów tylko wtedy, gdy wybrana etykieta zostanie użyta do opisania powiązania.

• • • W zależności od wybranej akcji, użyj rozwijanych menu, aby wybrać właściwości.

• • Jeśli tworzysz firmowy przepływ pracy w celu wysłania wiadomości e-mail, wybierz opcję Wyślij wiadomość e-mail.
    • W lewym panelu kliknij menu rozwijane Association label i wybierz etykiety do filtrowania. Aby wysłać wiadomość e-mail do wszystkich powiązanych kontaktów, wybierz opcję Wszystkie kontakty.
    • Wybierz wiadomość e-mail. Gdy firma jest zarejestrowana w przepływie pracy, wiadomość e-mail zostanie wysłana do powiązanych kontaktów tylko wtedy, gdy wybrane etykiety są używane do opisania powiązania kontakt-firma.

• Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Używanie etykiet asocjacji w raportach niestandardowych

W raportach niestandardowych z wieloma źródłami danych można użyć etykiet asocjacji, aby określić, które rekordy mają zostać uwzględnione w raporcie na podstawie ich etykiet. Etykiet asocjacji można również używać jako osi, pola podziału lub filtra w raporcie niestandardowym.

• Na koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz raport niestandardowy.
• W lewym panelu wybierz opcję Konstruktor raportów niestandardowych.
• Wybierz źródła danych:
  • Wybierz podstawowe źródło, klikając menu rozwijane Podstawowe źródło danych i wybierając podstawowe źródło. Wybrane źródło podstawowe wpływa na to, które etykiety są dostępne. Na przykład raport z podstawowym źródłem danych Kontakty będzie zawierał tylko etykiety utworzone w ustawieniach powiązania kontaktów.

• • Wybierz dodatkowe źródła, wybierając spośród sekcji CRM, Marketing, Sales, Service i Custom objects( tylkoEnterprise ). Aby korzystać z etykiet, należy wybrać co najmniej jeden dodatkowy obiekt CRM.
• W górnej części edytora źródła danych kliknij opcję Dostosuj skojarzenia.
• W menu rozwijanym wybierz etykiety, które chcesz uwzględnić w raporcie. Możesz zaznaczyć pole wyboru Wszystkie [obiekty], aby uwzględnić wszystkie powiązane rekordy tego obiektu, niezależnie od ich etykiet. Ta opcja zostanie wybrana domyślnie, jeśli nie ma zdefiniowanych etykiet dla relacji obiektu.
• Możesz kliknąć przycisk Powrót do źródeł danych, aby kontynuować edycję źródeł, lub kliknąć przycisk Dalej, aby kontynuować. Źródła danych i powiązania można aktualizować w dowolnym momencie w kreatorze raportów, klikając Edytuj źródła danych na lewym pasku bocznym.

Etykiety stowarzyszeń

• Aby użyć etykiet asocjacji jako osi lub pola podziału w raporcie, wyszukaj i wybierz etykietę asocjacji w lewym panelu kreatora raportów, a następnie kliknij i przeciągnij ją na kartę Konfiguruj. Na przykład zarządzasz wynajmem mieszkań i utworzyłeś niestandardowy obiekt Rentals z dwiema etykietami asocjacji dla wynajmu długoterminowego i krótkoterminowego. Aby podzielić dane raportu według tych etykiet:
  
  • Kliknij i przeciągnij etykietę asocjacji Rentals do kanału osi X .
  • Kliknij i przeciągnij właściwość Count of contacts na kanał osi Y .
  • Następnie kliknij i przeciągnij właściwość Original Source do kanału Break down by.
  • Wykres pokaże, ile kontaktów wynajęło pobyt krótkoterminowy i długoterminowy oraz z jakiego źródła znaleźli wynajem.

• • Alternatywnie można kliknąć i przeciągnąć pole Etykieta stowarzyszenia wynajmu do pola Podział według kanału, aby utworzyć jednokolumnowy raport z długoterminowymi i krótkoterminowymi umowami najmu oddzielonymi kolorem.

Dodaj filtry

• Aby dodać etykietę stowarzyszenia jako filtr, kliknij kartę Filtry, a następnie kliknij i przeciągnij etykietę stowarzyszenia do pola filtra. Na przykład, aby raportować tylko kontakty z etykietą powiązania wynajmu krótkoterminowego:
  • Kliknij filtr Etykieta stowarzyszenia wynajmu.
  • Wybierz opcję is any of i kliknij opcję Short-term.

• Zakończ tworzenie raportu niestandardowego.