Tworzenie i stosowanie etykiet asocjacyjnych

Na koncie HubSpot możesz kojarzyć rekordy, aby połączyć je w swojej bazie danych. Super administratorzy na kontach Professional i Enterprise mogą również oznaczyć stowarzyszenie, aby określić relacje między powiązanymi standardowymi obiektami CRM.

Jeśli chciałbyś zautomatyzować skojarzenia w swoim systemie, dowiedz się więcej o aplikacjach związanych z operacjami w HubSpot App Marketplace.

Tworzenie i edycja etykiet skojarzeń

Wszystkie konta HubSpot mogą używać podstawowej etykiety dla firm, ale na kontach Professional i Enterprise administratorzy mogą tworzyć niestandardowe etykiety asocjacyjne, aby określić relacje między powiązanymi rekordami. Etykiety asocjacyjne mogą opisywać relacje między wszystkimi standardowymi obiektami CRM, w tym kontaktami, firmami, transakcjami, biletami i obiektami niestandardowymi. Na przykład:

• Kontaktem może być Kierownik w jednej firmie, ale również Były pracownik w innej firmie.
• Umowa może mieć wiele powiązanych kontaktów, jeden, który jest osobą decyzyjną i inny, który jest kontaktem rozliczeniowym.

Można utworzyć do 10 etykiet na parę obiektów (np. Kontakt > Umowa), a etykiety są dwukierunkowe (np. jeśli utworzysz etykietę asocjacyjną dla Kontakt > Firma, to etykieta zostanie utworzona również dla Firma > Kontakt). Nie można tworzyć etykiet asocjacyjnych dla tej samej relacji obiektów, np. Kontakt > Kontakt.

Aby utworzyć etykietę asocjacyjną:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W lewym menu bocznym przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć etykietę asocjacyjną.
• Kliknij kartę Associations.
• Kliknij przycisk Create association.
• W prawym panelu:
  • Kliknij menu rozwijane Skojarz [Obiekty] z, a następnie wybierz inny obiekt, dla którego tworzysz etykietę skojarzenia.
  • W polu Etykieta asocjacyjna wpisz nazwę żądanej etykiety.

• Na dole kliknij przycisk Create.
• Po utworzeniu etykiety wróć do swojego wpisu i odśwież stronę. Etykieta zostanie teraz wyświetlona, abyś mógł ją wybrać.

Można również edytować lub usunąć istniejące etykiety asocjacyjne. Aby zarządzać istniejącymi etykietami asocjacyjnymi:

• Użyj menu rozwijanego Wybierz obiekt, aby wyświetlić tylko etykiety dotyczące określonej relacji, na przykład Deal > Contact. Możesz również użyć menu rozwijanego Filtruj według, aby filtrować etykiety na podstawie kardynalności (1 do wielu lub 1-1) lub użytkownika, który utworzył etykietę.
• Aby edytować lub usunąć pojedynczą etykietę, najedź na nią, a następnie:
  • Kliknij Edytuj. W prawym panelu edytujnazwę etykiety, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  • Kliknij przycisk Usuń. Zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić, że nie można przywrócić usuniętej etykiety, a następnie kliknij przycisk Usuń, aby potwierdzić. Jeśli etykieta jest używana w rekordach lub innych narzędziach HubSpot, przed usunięciem należy najpierw usunąć etykiety z tych zasobów. Aby wyświetlić, gdzie etykieta jest używana:
    • Najedź na Usuń, a następnie w wyskakującym okienku kliknij Zobacz, w jakich automatyzacjach używana jest Twoja etykieta asocjacyjna.
    • W prawym panelu kliknij nazwę rekordu lub narzędzia, aby przejść do zasobu, który używa etykiety.

Ustawianie lub aktualizowanie etykiet skojarzeń rekordów

Możesz edytować główną firmę w rekordzie, jak również dodać lub usunąć własne etykiety. Możesz aktualizować etykiety skojarzeń rekordów bezpośrednio na rekordzie lub ustawić etykiety skojarzeń masowo poprzez import. Aby zaktualizować etykietę na rekordzie :

• Przejdź do rekordu ze skojarzeniem, które chcesz zaktualizować.

• Aby dodać nowe skojarzenia i nadać im etykietę, należy zlokalizować odpowiednią sekcję obiektu w prawym panelu, a następnie kliknąćDodaj. Możesz skojarzyć istniejący rekord lub utworzyć i skojarzyć nowy rekord. W prawym panelu:

• • Jeśli do rekordu przypisujesz wiele lub jakiekolwiek dodatkowefirmy, możesz wykonać jedną z następujących czynności:
    • Aby ustawić firmę podstawową, wybierz opcjęUstaw jako firmę podstawową [rekordu] pod firmą, która ma być podstawowa. Jeśli kojarzysz pierwszą firmę rekordu, będzie ona domyślnie podstawową.
    • Aby zastąpić istniejącą firmę podstawową firmą, którą kojarzysz, zaznacz pole wyboruZastąp [firmę] jako aktualną firmę podstawową [rekordu].
  • Aby ustawić etykietę dla skojarzenia, kliknij +Dodaj etykietę skojarzenia. W menu rozwijanym wybierz odpowiednią etykietę. Jeśli żadna z istniejących etykiet nie opisuje dokładnie relacji między rekordem a firmą, kliknij Zarządzaj etykiet ami asocjacji, aby utworzyć nową etykietę.

• Aby edytować etykiety dla istniejącego stowarzyszenia, najedź kursorem na kartę stowarzyszenia , którą chcesz edytować, a następnie kliknij przycisk Więcej:

• • Ustaw jako podstawowe (tylko firmy): w przypadku powiązanych firm wybierz, aby powiązanie z firmą było podstawowe. W oknie dialogowym zaznaczyć pole wyboru i kliknąć Aktualizuj. Ta główna asocjacja będzie powiązaną firmą wyświetlaną na stronach indeksu rekordów, a także będzie przywoływana przez listy, przepływy pracy, raporty międzyobiektowe i tokeny personalizacji.
  • Usuń jako podstaw ową (tylko firmy): w przypadku firm powiązanych wybierz, aby usunąć to powiązanie firmy jako podstawowej. W oknie dialogowym użyj menu rozwijanego, aby wybrać nową firmę podstawową, a następnie kliknij Aktualizuj. Jeśli rekord ma tylko jedną powiązaną firmę, będzie ona domyślnie podstawowa i nie można usunąć etykiety podstawowej. Dowiedz się więcej o tym, jak stowarzyszenie firmy podstawowej jest używane w HubSpot.
  • Edytuj etykiety skojarzeń: wybierz, aby zaktualizować lub usunąć etykiety skojarzeń. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz nową etykietę lub kliknij x ,aby usunąć etykietę. Kliknij Aktualizuj.

Użyj etykiet asocjacyjnych w narzędziach HubSpot

Po utworzeniu etykiet asocjacyjnych opisujących relacje między rekordami, można dodać etykiety asocjacyjne do nowych lub istniejących asocjacji w rekordzie lub hurtowo poprzez import. Następnie można filtrować według tych etykiet w narzędziach HubSpot, takich jak listy, przepływy pracy i raporty niestandardowe. Dowiedz się więcej o możliwych przypadkach użycia nowych skojarzeń.

Uwaga: etykiety asocjacyjne nie są obsługiwane w przypadku synchronizacji za pośrednictwem integracji HubSpot-Salesforce.

Filtrowanie według skojarzeń na listach

Podczas tworzenia listy opartej na kontaktach lub firmach można filtrować rekordy na podstawie ich skojarzeń. W przypadku list opartych na kontaktach można filtrować na podstawie podstawowych skojarzeń kontaktów z firmą. Użytkownicy kont Professional i Enterprise mogą również filtrować rekordy na listach według etykiet skojarzeń.

• Utwórz lub edytuj listę.
• Wybierz filtr właściwości [Obiekt], który odpowiada powiązanemu obiektowi. Na przykład, jeśli tworzysz listę kontaktów i chcesz ustawić kryteria oparte na skojarzeniach firmowych, wybierzesz właściwości firmy.
• Wybierz nieruchomość do filtrowania według.
• Domyślnie lista będzie zawierała rekordy, gdy jakiekolwiek skojarzone rekordy tego obiektu spełniają kryteria. Można również ustawić kryteria w oparciu o podstawową asocjację firmy lub niestandardową etykietę asocjacji. W tym celu kliknij na dowolny [obiekt] z menu rozwijanego:

• • Wybierz opcję Dowolny [obiekt], aby filtrować na podstawie wszystkich powiązanych rekordów danego typu obiektu (np. na liście znajdzie się kontakt, gdy dowolna z powiązanych z nim firm spełni kryteria).
  • Jeśli tworzysz listę opartą na kontaktach, wybierz opcję Podstawowy [obiekt], aby filtrować na podstawie tylko podstawowej firmy powiązanej (np. lista będzie zawierała kontakt tylko wtedy, gdy podstawowa firma powiązana spełnia kryteria).
  • W sekcji Z etykietą wybierz etykietę, aby filtrować na podstawie tylko skojarzeń, które używają wybranej etykiety (np. lista będzie zawierać kontakt tylko wtedy, gdy ma on skojarzoną firmę z tą etykietą i firma ta spełnia kryteria).
• Po zakończeniu ustawiania kryteriów listy, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz listę.

Używanie etykiet asocjacyjnych w przepływach pracy

Po utworzeniu etykiet asocjacyjnych można je wykorzystać do wyzwalania zapisów i określonych działań w ramach przepływów pracy.

Kryteria zapisów przepływu pracy i gałęzie if/then

Etykiet asocjacyjnych można używać w przepływach opartych na kontaktach, firmach, transakcjach, biletach lub obiektach niestandardowych podczas ustawiania wyzwalaczy zapisów oraz wyzwalaczy dla gałęzi if/then. Etykiety asocjacyjne nie są obsługiwane dla wyzwalaczy w przepływach opartych na kontaktach.

Aby ustawić wyzwalacze na podstawie etykiet asocjacji:

• Utwórz przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy:
  • Aby ustawić wyzwalacze zapisów, kliknij Ustaw wyzwalaczezapisów.
  • Aby utworzyć gałąź if/then, kliknij ikonę+plus, aby dodać nową akcję, a następnie w prawym panelu wybierz If/then branch.
• W prawym panelu wybierz typ filtra. Wybierz powiązany obiekt, który ma właściwość, której chcesz użyć.
• Wybierz nieruchomość, ustaw kryteria, a następnie kliknij Zastosuj filtr.
• Domyślnie, zapisy przepływu będą uruchamiane na podstawie powiązanej firmy głównej dla filtrów firmy,
  oraz na podstawie wszystkich skojarzonych rekordów dla filtrów kontaktów, transakcji, biletów lub obiektów niestandardowych. Aby ustawić, do których konkretnie skojarzeń mają odnosić się kryteria, należy kliknąć menu rozwijane Firma podstawowa lub Wszystkie [obiekty].

• W menu rozwijanym należy wybrać etykietę asocjacyjną. Przepływ zapisze rekord tylko wtedy, gdy jego skojarzone rekordy spełniają kryteria i mają wybraną etykietę skojarzenia.
• Gdy skończysz ustawiać swoje wyzwalacze, na dole kliknij Zapisz.

Działania związane z przepływem pracy

Etykiet asocjacyjnych można również używać w przepływach opartych na kontaktach, firmach, transakcjach, biletach lub obiektach niestandardowych do wyzwalania następujących akcji przepływu: Wyślij e-mail (tylko przepływy oparte na firmie), Ustaw wartość właściwości ,Skopiuj wartość właściwości i Wyczyść wartość właściwości.

Aby użyć etykiet asocjacyjnych w akcji przepływu pracy:

• Utwórz przepływ pracy.
• Aby dodać akcję przepływu, należy kliknąćikonę+.
  • Jeśli tworzysz przepływ do edycji wartości właściwości, wybierz Ustaw wartość właściwości, Kopiuj wartość właściwości lub Wyczyść wartość właściwości.
    • W prawym panelu kliknij menu rozwijane Typ właściwości docelowej i wybierz obiekt powiązany, dla którego edytujesz właściwość.
    • Kliknij menu rozwijane Etykieta skojarzenia i wybierz etykietę do filtrowania według. Gdy rekord zostanie zapisany w przepływie, akcja ta zaktualizuje właściwość dla powiązanych rekordów tylko wtedy, gdy wybrana etykieta zostanie użyta do opisania powiązania.

• • • W zależności od wybranej akcji, użyj menu rozwijanych, aby wybrać swoje właściwości.

• • Jeśli tworzysz firmowy przepływ pracy, aby wysłać wiadomość e-mail, wybierz opcję Wyślij e-mail.
    • W prawym panelu kliknij menu rozwijane Etykieta stowarzyszenia i wybierz etykiety do filtrowania według. Aby wysłać wiadomość e-mail do wszystkich powiązanych kontaktów, wybierz Wszystkie kontakty.
    • Wybierz wiadomość e-mail. Gdy firma jest zapisana do przepływu pracy, wiadomość e-mail zostanie wysłana do powiązanych z nią kontaktów tylko wtedy, gdy do opisu skojarzenia kontakt-firma zostaną użyte wybrane etykiety.

• Na dole kliknij przycisk Zapisz.

Używanie etykiet skojarzeń w raportach niestandardowych

W raportach niestandardowych z wieloma źródłami danych, możesz użyć etykiet asocjacyjnych, aby określić, które rekordy mają być zawarte w raporcie na podstawie ich etykiet. Możesz również użyć etykiet asocjacyjnych jako osi, pola podziału lub filtra w raporcie niestandardowym.

• W koncie HubSpot przejdź do Raporty > Raporty.
• W prawym górnym rogu kliknij przyciskUtwórz raport niestandardowy.
• W lewym panelu wybierz opcjęCustom report builder.
• Wybierz swoje źródła danych:
  • Wybierz podstawowe źródłodanych, klikając menu rozwijane Podstawowe źródłodanych i wybierając podstawowe źródło. Wybrane źródło podstawowe wpływa na to, które etykiety są dostępne. Na przykład raport z podstawowym źródłem danych o nazwie Kontakty będzie zawierał tylko etykiety utworzone w ramach ustawień powiązania kontaktów.

• • Wybrać źródła wtórne wybierając z sekcji CRM, Marketing, Sprzedaż, Serwis oraz obiekty niestandardowe(tylkoEnterprise). Aby móc korzystać z etykiet, należy wybrać przynajmniej jeden dodatkowy obiekt CRM.
• W górnej części edytora źródeł danych kliknij przycisk Dostosuj skojarzenia.
• W menu rozwijanym wybierz etykiety, które chcesz uwzględnić w raporcie. Możesz zaznaczyć pole wyboru Wszystkie [obiekty], aby uwzględnić wszystkie powiązane rekordy tego obiektu, niezależnie od ich etykiet. Zostanie to wybrane domyślnie, jeśli nie ma zdefiniowanych etykiet dla relacji obiektu.
• Możesz kliknąć Powrót do źródeł danych, aby kontynuować edycję źródeł lub kliknąć Dalej, aby kontynuować. Możesz aktualizować swoje źródła danych i skojarzenia w dowolnym momencie w kreatorze raportów klikającEdytuj źródła danych w lewym pasku bocznym.

Etykiety stowarzyszeń

• Aby użyć etykiet asocjacyjnych jako osi lub pola podziału w raporcie, wyszukaj i wybierz Etykieta asocjacyjna w lewym panelu kreatora raportów, a następnie kliknij i przeciągnij ją do zakładki Konfiguracja. Na przykład, zarządzasz wynajmem mieszkań i stworzyłeś niestandardowy obiekt Rentals z dwoma etykietami asocjacyjnymi dla wynajmu długoterminowego i krótkoterminowego. Aby podzielić dane raportu według tych etykiet:
  
  • Kliknij i przeciągnij etykietę asocjacyjną Rentals do kanału osi X .
  • Kliknij i przeciągnij właściwość Count of contacts na kanał osi Y .
  • Następnie kliknij i przeciągnij właściwość Original Source na kanał Break down by.
  • Wykres pokaże, ile kontaktów wynajęło pobyt krótkoterminowy i długoterminowy oraz z jakiego źródła znaleźli wynajem.

• • Alternatywnie można kliknąć i przeciągnąć pole Etykieta Stowarzyszenia Wynajmujących do pola Podział według kanału, aby utworzyć jednokolumnowy raport z wynajmami długoterminowymi i krótkoterminowymi oddzielonymi kolorem.

Dodaj filtry

• Aby dodać etykietę stowarzyszenia jako filtr, kliknij kartę Filtry, a następnie kliknij i przeciągnij etykietę stowarzyszenia do pola filtra. Na przykład, aby zgłosić tylko kontakty z etykietą stowarzyszenia wynajmu o nazwie Short-term:
  • Kliknij filtr Etykieta stowarzyszenia wynajmu.
  • Wybierz opcję is any of, a następnie kliknij Short-term.

• Zakończ tworzenie raportu niestandardowego.