Importowanie zapisów i działań

Aby masowo dodawać lub aktualizować dane, można importować pliki do HubSpot. Możesz importować rekordy, takie jak kontakty i firmy, lub działania, takie jak wiadomość e-mail wysłana do kontaktu lub spotkanie dla trwającej transakcji.

Poniżej przedstawiono typy importów, które można wykonać oraz obsługiwane obiekty i działania:

• Import pojedynczego obiektu lub aktywności: import w celu utworzenia lub aktualizacji tylko jednego obiektu lub aktywności. W imporcie pojedynczego obiektu:
  • Możesz tworzyć i aktualizować kontakty, firmy, oferty, bilety, produkty oraz rekordy obiektów niestandardowych .
  • Możesz tworzyć, ale nie aktualizować, połączenia i zadania.
• Import wielu obiektów i aktywności: import umożliwiający tworzenie, aktualizację i/lub kojarzenie wielu obiektów i aktywności. Można importować wiele obiektów i aktywności w jednym pliku lub dwa obiekty/obiekt i aktywność w dwóch osobnych plikach. W imporcie wielu obiektów:
  • Możesz tworzyć i aktualizować kontakty, firmy, transakcje, bilety oraz rekordy obiektów niestandardowych.
  • Można tworzyć, ale nie aktualizować, pozycje linii, połączeń, e-maili, spotkań, notatek i zadań. Pozycje liniowe muszą być powiązane z transakcjami, a e-maile, spotkania i notatki muszą być powiązane z obiektem.

Możesz wykonać poniższe instrukcje dla wszystkich importów, ale są kroki, które dotyczą tylko niektórych typów importu (np. kroki kojarzenia rekordów w imporcie wielu obiektów). Aby uzyskać więcej wskazówek, przejrzyj wymagania dotyczące pliku importu.

Przed importem

Przed rozpoczęciem importu:

• Dowiedz się więcej o obiektach, rekordach, właściwościach i sposobie zarządzać bazą danych CRM w HubSpot.
• Skonfigurujpliki importowe i potwierdź, że masz wszystkie wymagane pola. Właściwe skonfigurowanie plików pozwala uniknąć błędów w imporcie lub dodania nieprawidłowych danych do CRM. Możesz zapoznać się z przykładowymi plik ami importu, które pomogą Ci zacząć.
• Istnieją dodatkowe sposoby tworzenia, synchronizacji lub kojarzenia rekordów, które możesz rozważyć:
  • Dla kontaktów i firm możesz włączyć ustawienie, aby automatycznie tworzyć i kojarzyć firmy z kontaktami na podstawie domeny e-mail kontaktu. Jeśli masz kontakty z domenami e-mail, które są różne od domen ich firm, lub jeśli importujesz inne obiekty, postępuj zgodnie z instrukcjami, aby powiązać rekordy poprzez import.
  • Jeśli masz dane w innym systemie i chcesz skonfigurować synchronizację dwukierunkową, dowiedz się, jak połączyć i użyć synchronizacji danych HubSpot zamiast importu.

Importowanie zapisów i działań

Po skonfigurowaniu plików, aby zaimportować do HubSpot:

• Kliknij przycisk Importuj w prawym górnym rogu dowolnej strony indeksu obiektu lub uzyskaj dostęp do ustawień importu:
  • W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
  • W menu lewego paska bocznego przejdź do Importuj i eksportuj.
  • Kliknij przycisk Przejdź do importu.
• Na stronie Importy kliknij przycisk Rozpocznij import.
• Wybierz opcję Plik z komputera, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• W zależności od rodzaju importu, wybierz i prześlij pliki:
  • Import pojedynczego obiektu lub aktywności:
    • Wybrać Jeden plik, a następnie kliknąć Dalej.
    • Wybrać Jeden obiekt, a następnie kliknąć Dalej.
    • Wybrać obiekt lub aktywność w pliku importu. Połączenia i zadania są jedynymi aktywnościami, które można importować samodzielnie.
    • Kliknąć Wybierz plik, a następnie wybrać swój plik importu.
  • Import wielu obiektów lub aktywności w jednym pliku:
    • Wybrać Jeden plik, a następnie kliknąć Dalej.
    • Wybrać Wiele obiektów, a następnie kliknąć Dalej.
    • Wybierz obiekty i aktywności w pliku importu, a następnie kliknij Dalej.
    • Kliknij wybierz plik, a następnie wybierz swój plik importu.
  • Import wielu obiektów lub aktywności w dwóch plikach:
    • Wybierz Wiele plików ze skojarzeniami, a następnie kliknij Dalej.
    • Wybierz dwa obiekty lub obiekt i aktywność, a następnie kliknij Dalej.
    • Dla każdego obiektu kliknij wybierz plik, a następnie wybierz swój plik importu.

• W przypadku importowania danych w języku innym niż domyślny należy kliknąć menu rozwijane i wybrać język nagłówków kolumn pliku. Wybór właściwego języka umożliwia firmie HubSpot lepsze dopasowanie nagłówków kolumn do istniejących właściwości domyślnych. Jeśli nie ma dopasowania w wybranym języku, HubSpot wyszuka właściwość w języku angielskim, która zostanie dopasowana.
• Kliknij Next.
• Jeśli importujesz i kojarzysz wiele obiektów w dwóch plikach, wskaż, która kolumna jest zawarta w obu plikach:
  • Kliknij menu rozwijane Wspólne nagłówki kolumn znajdujące się w twoich plikach i wybierz nazwę wspólnej kolumny.
  • Kliknij menu rozwijane Który obiekt jest [wspólna kolumna] kluczem unikalnym dla?, a następnie wybierz obiekt, do którego powinna być zaimportowana właściwość. Na przykład, jeśli importujesz kontakty i firmy i używasz nazwy firmy jako wspólnej kolumny, wybierz Firma, aby załadować te dane do rekordów firmy.
• Kliknij Next.
• Na ekranie Mapuj kolumny w pliku do właściwości [obiektu/aktywności] HubSpot mapuje kolumny w pliku do właściwości wybranego obiektu lub aktywności na podstawie nagłówka, języka nagłówka i nazwy właściwości. Jeżeli zaimportowano dwa pliki, dla każdego obiektu lub aktywności będzie dostępna strona mapowania.
• Przewodnik mapowania(BETA) wyświetla właściwości wymagane do utworzenia lub aktualizacji obiektów lub działań. Jeśli w Twoim pliku brakuje którejś z właściwości potrzebnych do wykonania celu importu (np. chcesz zaktualizować istniejące transakcje, ale nie załączyłeś kolumny Record ID ), powinieneś poprawić swój plik importu i ponownie uruchomić import, aby uniknąć błędów.
• W kolumnie Podgląd informacji znajduje się podgląd pierwszych trzech wierszy z arkusza kalkulacyjnego.
  • Jeśli w pierwszych trzech wierszach kolumny nie wykryto żadnych błędów, w kolumnie Mapped pojawi się znacznik success.
  • Jeśli pewne błędy zostaną wykryte w pierwszych trzech wierszach kolumny, w kolumnie Mapped pojawi się ikona alertu exclamation. Najedź na ikonę, aby wyświetlić błąd, a następnie kliknij przycisk Napraw błędy importu, aby dowiedzieć się, jak można rozwiązać problem błędu.

• Jeśli jakieś kolumny zostały zmapowane do niewłaściwych właściwości obiektu lub aktywności, należy kliknąć menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybrać właściwe właściwości [Obiekt/Aktywność].

• Jeśli jakieś kolumny nie są mapowane do istniejącej właściwości, kliknij menu rozwijane w kolumnie Właściwość HubSpot. W menu rozwijanym możesz zdecydować się na wykonanie jednej z następujących czynności:
  
  • Aby zmapować kolumnę do istniejącej właściwości, wyszukaj i wybierz istniejącą właściwość.
  • Aby ustawić nową właściwość niestandardową (tylko obiekty), kliknij przycisk Utwórz nową właściwość, a następnie ustaw właściw ość w prawym panelu. Dane w kolumnie zostaną zmapowane do tej nowej właściwości niestandardowej.
• Aby pominąć import danych z pojedynczego wiersza, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz opcję Nie importuj kolumny. Aby pominąć import danych ze wszystkich niezamapowanych kolumn, zaznacz pole wyboru Nie importuj danych w niezamapowanych kolumnach w prawym dolnym rogu.

• Jeśli importujesz i kojarzysz wiele obiektów, aby zaimportować etykiety asocjacji ( tylkoProfessional i Enterprise ):

• • Kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz Etykieta asocjacyjna. Importowanie nowej etykiety asocjacyjnej nie spowoduje nadpisania istniejącej etykiety asocjacyjnej. Importowana etykieta zostanie dodana do rekordu jako dodatkowa etykieta asocjacyjna. Dowiedz się, jak ręcznie usunąć etykietę asocjacyjną z rekordu.
  • W przypadku importowania dwóch obiektów kolumna właściwości HubSpot automatycznie wypełni relację obiektów, które importujesz (np. Kontakt i Firma). Jeśli importujesz więcej niż dwa obiekty, wybierz dwa obiekty, których relacje opisują etykiety asocjacji.

• Jeśli aktualizujesz istniejące rekordy lub chcesz uniknąć duplikatów podczas kojarzenia rekordów, upewnij się, że odwzorowałeś właściwy unikalny identyfikator (np. ID Rekordu, email, nazwa domeny firmy lub unikalne właściwości wartości):
  
  • ID Rekordu: kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz ID Rekordu, lub jeśli importujesz wiele obiektów, wybierz ID Rekordu - [Obiekty] dla właściwego obiektu. Jeśli wiersz w Twoim pliku nie zawiera wartości dla ID Rekordu, zostanie utworzony nowy rekord.

• • Niestandardowa właściwość unikalnej wartości(BETA tylko dla transakcji, biletów i obiektów niestandardowych): jeśli utworzyłeś właściwość, która wymaga unikalnych wartości, zmapuj kolumnę do tej właściwości w kolumnie właściwości HubSpot. Jeśli importujesz wiele właściwości unikalnych wartości, wybierzesz, która właściwość będzie używana jako identyfikator na stronie Szczegóły przed zakończeniem importu.
  • Email (tylko kontakty) lub Nazwa domeny firmy (tylko firmy): mapuj kolumnę do odpowiedniej właściwości w kolumnie właściwości HubSpot. Istnieją dodatkowe opcje podczas korzystania z tych właściwości identyfikatora:
    
    • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import poszczególnych właściwości rekordów, zaznacz pole wyboru Nie nadpisuj istniejącej wartości, jeśli nie chcesz aktualizować rekordów, które mają istniejącą wartość dla tej właściwości.
    • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import wszystkich właściwości zawartych w imporcie, zaznacz pole wyboru na górze tabeli. Jeśli zaznaczysz to pole, import nie będzie aktualizował tej właściwości dla wszystkich rekordów, które mają tę wartość. Wszystkie nowe rekordy lub istniejące rekordy bez wartości dla tej właściwości zostaną zaktualizowane.

• Gdy wszystkie kolumny zostaną zmapowane lub ustawione na Nie importuj kolumny, kliknij Dalej. Jeśli importowałeś dwa pliki, zmapuj właściwości drugiego obiektu lub aktywności, a następnie kliknij Dalej.
• Wprowadź szczegóły dotyczące importu:
  
  • Podaj nazwę importu.
  • Jeśli pliki zawierają wiele unikalnych właściwości(BETA tylko dla ofert, biletów, obiektów niestandardowych), kliknij na właściwość do użycia w celu znalezienia istniejących [obiektów] z menu rozwijanego i wybierz właściwość, której chcesz użyć do aktualizacji lub deduplikacji rekordów.
  • Jeśli importujesz kontakty:
    
    • Aby automatycznie utworzyć listę zaimportowanych kontaktów, zaznacz pole wyboru Utwórz listę kontaktów z tego importu. Nawet jeśli zaimportowałeś tylko po to, aby dodać istniejące kontakty do listy (tj. plik z wartościami Email lub Record ID, ale bez nowych wartości właściwości), rekordy nadal będą uwzględnione jako Uaktualnione rekordy w tabeli historii importu i indywidualnym podsumowaniu importu.
    • Aby zgodzić się, że kontakty oczekują wiadomości od Ciebie i że plik importu nie zawiera zakupionej listy, zaznacz pole wyboru. Dowiedz się więcej o zasadach dopuszczalnego użytkowania w HubSpot.
    • Jeśli włączyłeś na swoim koncie funkcjonalność General Data Protection Regulation (GDPR), kliknij menu rozwijane Ustaw podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu i wybierz legalną podstawę przetwarzania.
  • Jeśli importujesz plik z właściwością daty, kliknij menu rozwijane Format daty i potwierdź sposób formatowania wartości daty w arkuszu kalkulacyjnym.
  • Jeśli importujesz plik z właściwością liczby, kliknij menu rozwijane Format liczby i potwierdź, jakiego formatu liczbowego kraju użyć dla swoich danych.
• Po ustawieniu opcji importu, kliknij Zakończ import.

Po zaimportowaniu możesz zobaczyć nowe i zaktualizowane rekordy na stronie indeksu każdego obiektu, nowe zadania na stronie indeksu zadań lub nowe aktywności na rekordach. Jeśli import zawierał błędy, dowiedz się jak rozwiązać błędy importu. Możesz również przeglądać, analizować i wykonywać akcje z poprzedniego importu, w tym tworzyć listę, przeglądać lub usuwać importowane rekordy.