Importuj rekordy i działania

Aby masowo dodawać lub aktualizować dane, można importować pliki do HubSpot. Możesz importować rekordy, takie jak kontakty i firmy, lub działania, takie jak wiadomość e-mail wysłana do kontaktu lub spotkanie dotyczące trwającej transakcji.

Poniżej przedstawiono rodzaje importów, które można wykonać, a także obsługiwane obiekty i działania:

• Import pojedynczego obiektu lub aktywności: import w celu utworzenia i/lub aktualizacji jednego obiektu lub aktywności. W przypadku importu pojedynczego obiektu:
  • Można tworzyć i/lub aktualizować kontakty, firmy, transakcje, bilety, połączenia, produkty i rekordy obiektów niestandardowych .
  • Zadania można tworzyć, ale nie aktualizować.
• Import wielu obiektów i aktywności: import w celu utworzenia, aktualizacji i/lub powiązania wielu obiektów i aktywności. Można zaimportować wiele obiektów i aktywności w jednym pliku lub dwa obiekty/obiekt i aktywność w dwóch oddzielnych plikach. W przypadku importu wielu obiektów:
  • Można tworzyć i/lub aktualizować kontakty, firmy, transakcje, bilety, połączenia i rekordy obiektów niestandardowych. Można tworzyć i/lub aktualizować pozycje liniowe, ale muszą one być powiązane z transakcjami.
  • Można tworzyć, ale nie aktualizować wiadomości e-mail, spotkań, notatek i zadań. Wiadomości e-mail, spotkania i notatki muszą być powiązane z obiektem.

Możesz postępować zgodnie z instrukcjami opisanymi poniżej dla wszystkich importów, ale istnieją kroki, które mają zastosowanie tylko do niektórych typów importów (np. kroki kojarzenia rekordów w imporcie wielu obiektów). Aby uzyskać więcej wskazówek, zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi pliku importu.

Przed zaimportowaniem

Przed rozpoczęciem importu:

• Musisz mieć uprawnienia do importowania i edycji rekordu obiektu, który importujesz do HubSpot.
• Dowiedz się więcej o obiektach, rekordach, właściwościach i zarządzaniu bazą danych CRM w HubSpot.
• Skonfigurujpliki importu i potwierdź, że masz wszystkie wymagane pola. Prawidłowe skonfigurowanie plików pomaga uniknąć błędów importu lub nieprawidłowych danych dodawanych do CRM. Przykładowe pliki importu mogą pomóc w rozpoczęciu pracy.
• Istnieją dodatkowe sposoby tworzenia, synchronizacji lub kojarzenia rekordów, które można rozważyć:
  • W przypadku kontaktów i firm można włączyć ustawienie automatycznego tworzenia i kojarzenia firm z kontaktami na podstawie domeny e-mail kontaktu. Jeśli masz kontakty z domenami e-mail, które różnią się od domen ich firm lub jeśli importujesz inne obiekty, postępuj zgodnie z instrukcjami, aby powiązać rekordy za pomocą importu.
  • Jeśli masz dane w innym systemie i chcesz skonfigurować dwukierunkową synchronizację, dowiedz się, jak się połączyć i korzystać z synchronizacji danych HubSpot zamiast importowania.

Importuj rekordy i działania

Po skonfigurowaniu plików należy je zaimportować do HubSpot:

• Kliknij przycisk Importuj w prawym górnym rogu dowolnej strony indeksu obiektów lub uzyskaj dostęp do ustawień importu:
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Importuj i eksportuj.
  • Kliknij przycisk Przejdź do importu.
• Na stronie Importy kliknij przycisk Rozpocznij import.
• Wybierz Plik z komputera, a następnie kliknij Dalej. Możesz także wybrać opcję Powtórz poprzedni import, aby ukończyć import z tymi samymi właściwościami, co poprzedni import.
• W zależności od typu importu wybierz liczbę plików i obiektów/działań:
  • Import pojedynczego obiektu lub aktywności:
    • Wybierz opcję Jeden plik, a następnie kliknij przycisk Dalej.
    • Wybierz Jeden obiekt, a następnie kliknij Dalej.
    • Wybierz obiekt lub aktywność w pliku importu. Połączenia i zadania to jedyne aktywności, które można importować samodzielnie.

• • Import wielu obiektów lub aktywności w jednym pliku:
    • Wybierz opcję Jeden plik, a następnie kliknij przycisk Dalej.
    • Wybierz opcję Wiele obiektów, a następnie kliknij przycisk Dalej.
    • Wybierz obiekty i aktywności w pliku importu, a następnie kliknij Next.

• • Import wielu obiektów lub aktywności w dwóch plikach:
    • Wybierz opcję Wiele plików ze skojarzeniami, a następnie kliknij przycisk Dalej.
    • Wybierz dwa obiekty lub obiekt i aktywność, a następnie kliknij Next.

• Dla każdego obiektu lub aktywności kliknij wybierz plik, a następnie wybierz plik importu.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz sposób importowania [obiektów/aktywności] dla każdego obiektu/aktywności i wybierz sposób importowania danych:

• • Utwórz i zaktualizuj [rekordy/działania]: import utworzy nowe rekordy i działania, a także zidentyfikuje i zaktualizuje istniejące rekordy. Aby utworzyć nowe rekordy lub działania, plik musi zawierać wymagane właściwości dla danego obiektu/działania. Aby zaktualizować istniejące rekordy, plik musi zawierać unikalny identyfikator.
  • Create new [records/activities] only: import utworzy tylko nowe rekordy i działania. Istniejące rekordy w pliku importu zostaną zignorowane. Aby utworzyć nowe rekordy lub działania, plik musi zawierać wymagane właściwości dla danego obiektu/działania.
  • Update existing [records/activities] only: import zaktualizuje tylko istniejące rekordy. Nowe rekordy lub działania w pliku importu zostaną zignorowane. Aby zaktualizować istniejące rekordy, plik musi zawierać unikalny identyfikator.

Uwaga: wiadomości e-mail, spotkania, notatki i zadania nie mogą być aktualizowane poprzez import, niezależnie od wybranego sposobu importowania danych.

• Jeśli importujesz skojarzenia tego samego obiektu(BETA), zaznacz pole wyboru Skojarzenia tego samego obiektu. Jeśli twoje konto ma dostęp do wersji beta Associate Records of the Same Object Type, zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się, jak importować i kojarzyć rekordy tego samego obiektu.
• Jeśli importujesz dane w języku innym niż domyślny, kliknij menu rozwijane Wybierz język nagłówków kol umn w pliku i wybierz język. Wybranie właściwego języka umożliwia HubSpot lepsze dopasowanie nagłówków kolumn do istniejących właściwości domyślnych. Jeśli nie ma dopasowania w wybranym języku, HubSpot wyszuka angielską właściwość do dopasowania.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Jeśli importujesz i kojarzysz wiele obiektów w dwóch plikach, wskaż, która kolumna jest zawarta w obu plikach:
  • Kliknij menu rozwijane Wspólne nagłówki kolumn znalezione w plikach i wybierz nazwę wspólnej kolumny.
  • Kliknij menu rozwijane Which object is [common column] the unique key for?, a następnie wybierz obiekt, do którego ma zostać zaimportowana właściwość. Na przykład, jeśli importujesz kontakty i firmy i używasz nazwy firmy jako wspólnej kolumny, wybierz Firma, aby przesłać te dane do rekordów firmy.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Na ekranie Mapuj kolumny w pliku do właściwości [obiektu/aktywności] HubSpot mapuje kolumny w pliku do właściwości wybranego obiektu lub aktywności na podstawie nagłówka, języka nagłówka i nazwy właściwości. Jeśli zaimportowano dwa pliki, dla każdego obiektu lub działania dostępna będzie strona mapowania.
• Przewodnik mapowania wyświetla właściwości wymagane do utworzenia i/lub aktualizacji obiektów lub działań. Jeśli w pliku brakuje jakichkolwiek właściwości potrzebnych do realizacji celu importu (np. zdecydowano się zaktualizować istniejące transakcje, ale nie uwzględniono kolumny Record ID ), należy poprawić plik importu i ponownie uruchomić import, aby uniknąć błędów.
• W kolumnie Informacje podglądu znajduje się podgląd pierwszych trzech wierszy z arkusza kalkulacyjnego.
  • Jeśli w pierwszych 100 wierszach kolumny nie zostaną wykryte żadne błędy, w kolumnie Mapped pojawi się znacznik success.
  • Jeśli w pierwszych 100 wierszach kolumny zostaną wykryte określone błędy, w kolumnie Mapped pojawi się ikona alertu exclamation. Najedź kursorem na ikonę, aby wyświetlić błąd, a następnie kliknij opcję Napraw błędy importu, aby dowiedzieć się, jak rozwiązać błąd.

• Jeśli jakiekolwiek kolumny zostały zmapowane do niewłaściwych właściwości obiektu lub aktywności, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz prawidłowe właściwości [Obiekt/Aktywność].

• Jeśli jakieś kolumny nie są mapowane do istniejącej właściwości lub są mapowane do niewłaściwej właściwości, kliknij menu rozwijane w kolumnie HubSpot Property. W menu rozwijanym można wykonać jedną z następujących czynności:
  
  • Aby zmapować kolumnę do istniejącej właściwości, wyszukaj i wybierz istniejącą właściwość. Możesz najechać kursorem na właściwość, aby wyświetlić jej szczegóły i upewnić się, że mapujesz na właściwą właściwość przed jej wybraniem.
  • Aby skonfigurować nową właściwość niestandardową (tylko obiekty), kliknij przycisk Utwórz nową właściwość, a następnie skonfiguruj właściwość w prawym panelu. Dane w kolumnie zostaną zmapowane do tej nowej właściwości niestandardowej.

• Aby pominąć importowanie danych z pojedynczego wiersza, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz opcję Nie importuj kolumny. Aby pominąć importowanie danych ze wszystkich niezamapowanych kolumn, zaznacz pole wyboru Nie importuj danych w niezamapowanych kolum nach w prawym dolnym rogu.

• Jeśli aktualizujesz istniejące rekordy lub chcesz uniknąć duplikatów podczas kojarzenia rekordów, upewnij się, że zmapowałeś prawidłowy unikalny identyfikator (np. identyfikator rekordu, adres e-mail, nazwę domeny firmy lub niestandardowe unikalne właściwości wartości):
  
  • Identyfikator rekordu: kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz Identyfikator rekordu lub, jeśli importujesz wiele obiektów, wybierz Identyfikator rekordu - [Obiekty] dla właściwego obiektu. Jeśli wiersz w pliku nie zawiera wartości identyfikatora rekordu, zostanie utworzony nowy rekord.

• • E-mail (tylko kontakty) lub Nazwa domeny firmy (tylko firmy): mapuj kolumnę na odpowiednią właściwość w kolumnie właściwości HubSpot.
  • Właściwośćniestandardowa, która wymaga unikatowych wartości (tylko kontakty, firmy, transakcje, bilety i obiekty niestandardowe): jeśli utworzyłeś(-aś) właściwość, która wymaga unikatowych wartości, zmapuj kolumnę do tej właściwości w kolumnie właściwości HubSpot. Jeśli importujesz wiele unikalnych właściwości, wybierzesz, która właściwość ma być używana jako identyfikator na stronie Szczegóły przed zakończeniem importu.

• Jeśli aktualizujesz rekordy, zaznacz pola wyboru w kolumnie Zarządzaj istniejącymi wartościami, aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości właściwości rekordów. Po wybraniu tej opcji dla właściwości, import nie zaktualizuje właściwości dla rekordów, które już mają wartość, ale zaktualizuje właściwość dla nowych rekordów lub istniejących rekordów bez bieżącej wartości dla właściwości.
  • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości dla poszczególnych właściwości, zaznacz pole wyboru Nie nadpisuj w wierszu właściwości.
  • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości dla wszystkich właściwości uwzględnionych w imporcie, zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli.

• W przypadku importowania i kojarzenia wielu obiektów, aby zaimportować etykiety asocjacji ( tylkoProfessional i Enterprise ):
  • Kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz Etykieta asocjacji. Zaimportowanie nowej etykiety asocjacji nie spowoduje nadpisania istniejącej etykiety asocjacji. Zaimportowana etykieta zostanie dodana do rekordu jako dodatkowa etykieta asocjacji. Dowiedz się, jak ręcznie usunąć etykietę asocjacji z rekordu.
  • Podczas importowania dwóch obiektów, kolumna właściwości HubSpot automatycznie wypełni relację obiektu dla importowanych obiektów (np. Kontakt i Firma). Jeśli importujesz więcej niż dwa obiekty, wybierz dwa obiekty, których relacje opisują etykiety asocjacji.

• Po zmapowaniu wszystkich kolumn lub ustawieniu opcji Nie importuj kolumny, kliknij przycisk Dalej. Jeśli zaimportowałeś dwa pliki, zmapuj właściwości drugiego obiektu lub aktywności, a następnie kliknij Next.
• Wprowadź szczegóły importu:
  
  • Wprowadź nazwę importu.
  • Jeśli pliki zawierają wiele unikalnych właściwości (kontakty, firmy, transakcje, bilety, tylko obiekty niestandardowe), kliknij menu rozwijane Właściwość do użycia w celu znalezienia istniejących [obiektów] i wybierz właściwość, której chcesz użyć do aktualizacji lub deduplikacji rekordów.
  • Jeśli importujesz kontakty:
    
    • Aby automatycznie utworzyć listę zaimportowanych kontaktów, zaznacz pole wyboru Utwórz listę kontaktów z tego importu. Nawet jeśli zaimportowałeś tylko w celu dodania istniejących kontaktów do listy (tj. plik z wartościami Email lub Record ID, ale bez nowych wartości właściwości), rekordy będą nadal uwzględniane jako Zaktualizowane rekordy w tabeli historii importu i podsumowaniu indywidualnego importu.
    • Aby zgodzić się, że kontakty oczekują wiadomości od Ciebie i że plik importu nie zawiera zakupionej listy, zaznacz pole wyboru. Dowiedz się więcej o zasadach dopuszczalnego użytkowania HubSpot.
    • Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, kliknij menu rozwijane Ustaw podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu i wybierz podstawę prawną przetwarzania.

• • Jeśli importujesz plik z właściwością daty, kliknij menu rozwijane Format daty i potwierdź sposób formatowania wartości daty w arkuszu kalkulacyjnym.
  • Jeśli importujesz plik z właściwością liczby, kliknij menu rozwijane Format liczb i potwierdź, który format liczb kraju ma być używany dla danych.
• Po ustawieniu opcji importu kliknij przycisk Zakończ import.

Po zaimportowaniu można wyświetlać nowe i zaktualizowane rekordy na stronie indeksu każdego obiektu, nowe zadania na stronie indeksu zadań lub nowe działania w rekordach. Jeśli import zawierał błędy, dowiedz się, jak rozwiązać błędy importu. Możesz także przeglądać, analizować i wykonywać działania związane z poprzednimi importami, w tym tworzyć listy, przeglądać lub usuwać zaimportowane rekordy.