HubSpot zapewnia wiele narzędzi do wysyłania wiadomości e-mail do kontaktów, w zależności od charakteru ich relacji z firmą i zamierzonego zasięgu wiadomości e-mail. Możesz na przykład wysłać wiadomość e-mail typu " one-to-one " do nowego potencjalnego klienta, który chce dowiedzieć się więcej o konkretnym produkcie, który oferujesz, lub możesz wysłać marketingową wiadomość e-mail promującą biuletyn do obecnych klientów, którzy chcą być na bieżąco z najnowszymi ofertami Twojej organizacji.
Ten artykuł służy jako przewodnik po tym, jak działa wysyłanie wiadomości e-mail w HubSpot. Zawiera również listę ważnych wymagań i najlepszych praktyk, o których należy pamiętać, aby zapewnić pomyślne dostarczanie wiadomości e-mail i pomóc w utrzymaniu dobrej reputacji marki.
Gdy wysyłasz wiadomość e-mail za pomocą marketingowego narzędzia e-mail, jest ona wysyłana za pośrednictwem własnej sieci wysyłania wiadomości e-mail HubSpot poprzez otwarcie połączenia SMTP z dostawcą usług skrzynki odbiorczej (ISP) odbiorcy, takim jak Google lub Outlook. Dostawca usług internetowych sprawdzi następnie wiadomość e-mail i zdecyduje, czy ją odroczyć, odrzucić lub dostarczyć do zamierzonego odbiorcy.
Decyzja dostawcy usług internetowych o zaakceptowaniu, odrzuceniu lub odroczeniu wiadomości e-mail opiera się na wielu czynnikach, takich jak reputacja nadawcy wiadomości e-mail, czy wiadomość e-mail jest prawidłowo uwierzytelniona oraz czy wiadomość e-mail narusza jakiekolwiek wytyczne i zasady dostawcy usług internetowych. Odbiorcy mogą stosować dodatkowe środki bezpieczeństwa poczty e-mail, które mają wpływ na to, czy wiadomość e-mail zostanie zaakceptowana, czy odrzucona.
Ponieważ narzędzie do wysyłania e-maili marketingowych wysyła je za pośrednictwem własnej sieci wysyłkowej HubSpot, wymagania są egzekwowane przy każdej próbie wysłania wiadomości e-mail. Jeśli nie jesteś w stanie spełnić tych wymagań, możesz rozważyć, czy dla Twojego przypadku użycia lepiej pasuje wiadomość e-mail typu one-to-one lub wysyłanie za pomocą sekwencji.
Wszystkie kontakty wysyłane za pomocą marketingowego narzędzia e-mail muszą spełniać następujące kryteria:
Ważne jest również, aby upewnić się, że intencje i treść wiadomości e-mail nie wprowadzają w błąd. Maskowanie wiadomości e-mail w narzędziu marketingowym, aby wyglądały tak, jakby miały charakter one-to-one, jest bardziej prawdopodobne, że zostaną oznaczone jako spam przez dostawcę usług internetowych odbiorcy lub mogą naruszać zasady dopuszczalnego użytkowania HubSpot, jeśli zostanie użyta fałszywa nazwa lub temat.
Rozpoczynając wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą marketingowego narzędzia e-mail, należy pamiętać, że nie należy planować wysyłania wiadomości e-mail z tej samej subdomeny używanej do hostowania treści, takich jak blog, strony internetowe lub strony docelowe. Powinieneś rozważyć użycie subdomeny specyficznej dla wysyłania wiadomości e-mail, aby chronić reputację wysyłania wiadomości e-mail w domenie głównej.
Jeśli spróbujesz użyć tej samej domeny zarówno do hostingu treści, jak i wysyłania wiadomości e-mail, napotkasz błąd pokazany poniżej podczas konfigurowania uwierzytelniania poczty e-mail w HubSpot i zostaniesz poproszony o wybranie innej domeny.
Poniżej wymieniono kilka przykładów kombinacji domen i subdomen. Jeśli nie znasz niektórych terminów dotyczących domen, zapoznaj się ze słowniczkiem na dole tego artykułu.
Jeśli nie zakupiłeś dedykowanego adresu IP lub transakcyjnych dodatków e-mail, marketingowe wiadomości e-mail są wysyłane za pośrednictwem współdzielonych adresów IP HubSpot. Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby wybrać powiązaną domenę do wysyłania wiadomości e-mail dla swojej organizacji:
| Domena hostingu treści | Domena wysyłania wiadomości e-mail | Wyniki |
| www.example.com | @example.com | Większość współdzielonych nadawców stosuje ten wzorzec. Chociaż nie ma konfliktów DNS z tą kombinacją, możesz chcieć użyć subdomeny dla domeny wysyłającej wiadomości e-mail, aby chronić swoją dostarczalność. Należy pamiętać, że subdomena |
| www.example.com | @news.example.com | Jest to zalecana ścieżka HubSpot dla współdzielonych nadawców. Korzystanie z unikalnej subdomeny dla każdej domeny głównej zapobiegnie konfliktom DNS i ochroni domenę główną przed wpływem jakichkolwiek marketingowych działań e-mail. |
| news.example.com | @news.example.com | Dostawca DNS może oznaczyć konflikt i nie zezwolić na dalsze uwierzytelnianie. W rezultacie mogą wystąpić błędy uwierzytelniania i odesłania. |
Jeśli zakupiłeś dodatek dedykowanego adresu IP lub dodatek transakcyjnej poczty e-mail, zapoznaj się z poniższymi przykładami kombinacji domen:
| Domena hostingu treści | Domena wysyłania wiadomości e-mail | Domena ścieżki zwrotnej (dedykowana domena IP) | Wyniki |
| www.example.com | @example.com | 12345m.example.com | Większość dedykowanych nadawców IP działa według tego schematu. Chociaż nie ma konfliktów DNS z tą kombinacją, możesz chcieć użyć subdomeny dla domeny wysyłającej e-maile, aby chronić swoją dostarczalność. |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | Jest tozalecana ścieżka HubSpot dla dedykowanych nadawców IP. Korzystanie z unikalnej subdomeny dla każdej domeny głównej zapobiegnie konfliktom DNS i ochroni domenę główną przed wpływem jakichkolwiek marketingowych działań e-mail. |
| www.example.com | @email.example.com | email.example.com | Dostawca DNS może oznaczyć konflikt i nie zezwolić na dalsze uwierzytelnianie. Może również oznaczyć rekord MX powodujący konflikt. W rezultacie możesz zauważyć błędy uwierzytelniania, odesłania oraz trudności z wysyłaniem i odbieraniem wiadomości e-mail z firmowej sieci e-mail. Stanowi to wysokie ryzyko i powinno być unikane przez dedykowanych nadawców IP. |
Jeśli nie skonfigurujesz odpowiedniego uwierzytelniania na swoim koncie HubSpot, HubSpot użyje zmiennej domeny e-mail jako adresu From, aby zakończyć wysyłanie, co może wydawać się podejrzane dla dostawcy usług internetowych odbiorcy. Skonfigurowanie odpowiedniego uwierzytelniania pozwala HubSpot na dodanie informacji do nagłówków wiadomości e-mail, aby udowodnić, że domena użytkownika udzieliła HubSpot pozwolenia na wysyłanie wiadomości w jego imieniu.
Uwierzytelnianie obejmuje konfigurację DKIM, SPF i DMARC w ustawieniach domeny konta HubSpot. Dowiedz się więcej o każdej z tych metod uwierzytelniania w tym artykule.
Po wysłaniu marketingowej wiadomości e-mail można przeanalizować wyniki i sprawdzić, czy wiadomość została pomyślnie dostarczona na stronie wydajności wiadomości e-mail. Oprócz dostarczonych zagregowanych danych, można również przejrzeć wyniki dostarczania dla każdego odbiorcy na karcie Odbiorcy, a następnie klikając dowolny z różnych typów wyników.
Jeśli dostawca usług internetowych nie odpowie na żądanie połączenia HubSpot, wiadomość e-mail nie zostanie uznana za odesłaną. Zamiast tego pojawi się w sekcji Nie wysłano na stronie wydajności poczty e-mail. Kontakty te nadal kwalifikują się do przyszłych wysyłek.
Gdy dostawca usług internetowych odrzuci wiadomość e-mail, zostanie ona uznana za odesłaną. Dostawca usług internetowych poda kod odrzucający i odpowiadający mu powód. Niektóre kody odrzuceń oznaczają trwałe odesłanie, zwane twardym odesłaniem, podczas gdy inne oznaczają tymczasowe odesłanie, zwane miękkim odesłaniem. Kod odesłania zostanie przypisany do powiązanej kategorii w HubSpot, takiej jak Nieznany użytkownik, Polityka lub Spam. Więcej informacji na temat odrzuceń można znaleźć w tym artykule.
Gdy dostawca usług internetowych odrzuca wiadomość e-mail, nie jest w stanie zaakceptować jej w momencie jej nadejścia. W takim przypadku poda HubSpot powód odroczenia. W zależności od przyczyny HubSpot będzie ponawiał próbę wysłania wiadomości, dopóki dostawca usług internetowych nie zaakceptuje lub nie odrzuci wiadomości e-mail lub dopóki nie upłyną 72 godziny od pierwszej próby.
Gdy dostawca usług internetowych zaakceptuje wiadomość e-mail od HubSpot, zostanie ona oznaczona jako dostarczona, co oznacza koniec wglądu HubSpot w proces wysyłania. Następnie dostawca usług internetowych przyjmie zaakceptowaną wiadomość e-mail i określi, czy powinien ją odfiltrować do głównej skrzynki odbiorczej, promocji, spamu, kwarantanny lub innej skrzynki odbiorczej. Dostawcy usług internetowych nie zawsze zgłaszają nadawcom umieszczenie w skrzynce odbiorczej, więc HubSpot nie może dostarczyć danych raportowych dotyczących informacji o umieszczeniu.
Dowiedz się więcej o tym, dlaczego kontakt może być oznaczony jako dostarczony w HubSpot, ale nie może znaleźć wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej.
Istnieje większe prawdopodobieństwo, że zaakceptowana wiadomość e-mail zostanie uwzględniona w głównej skrzynce odbiorczej, gdy nadawca ma dobrą reputację w zakresie wysyłania, a odbiorcy wykazali, że wiadomości e-mail z Twojej domeny są priorytetem w ich skrzynce odbiorczej. Odbiorcy wykazują, że wiadomości e-mail są priorytetowe, otwierając, klikając, faworyzując, odpowiadając lub przekazując dalej wiadomość e-mail. Bardzo ważne jest, aby wysyłać wiadomości e-mail tylko do osób, które wyraziły na to zgodę , oraz aby odrzucać kontakty niezaangażowane.
Dowiedz się więcej o tym, jak działa karta Promocje dla użytkowników Gmaila.
Istnieje większe prawdopodobieństwo, że wiadomość e-mail zostanie sklasyfikowana jako spam lub inna odfiltrowana skrzynka odbiorcza, jeśli nadawca nie przestrzegał odpowiednich wytycznych dotyczących źródła zgody, regularnie wysyłał wiadomości e-mail do niezaangażowanych kontaktów lub zawierał podejrzane treści lub linki.
Jeśli wiadomości e-mail są akceptowane, ale następnie filtrowane do spamu, warto poprawić reputację wysyłania wiadomości e-mail za pomocą planu naprawczego.
Wiadomości e-mail wysyłane za pośrednictwem połączonej skrzynki odbiorczej, takiej jak skrzynka odbiorcza konwersacji, narzędzie sekwencji lub wiadomości e-mail jeden-do-jednego z rekordu kontaktu, nie korzystają z sieci wysyłania wiadomości e-mail HubSpot. Zamiast tego są one wysyłane przez sieć połączonej skrzynki odbiorczej.
Łącząc swoją skrzynkę odbiorczą z HubSpot, udzielasz HubSpot pozwolenia na wysyłanie wiadomości e-mail przy użyciu firmowej sieci wysyłania wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli Outlook jest dostawcą skrzynki odbiorczej, wówczas sieć wysyłania Outlooka zakończy wysyłanie.
Po zainicjowaniu wysyłania z połączonej skrzynki odbiorczej HubSpot nawiąże połączenie z dostawcą skrzynki odbiorczej. Gdy dostawca skrzynki odbiorczej zaakceptuje wiadomość e-mail, podejmie próbę dostarczenia jej do skrzynki odbiorczej odbiorcy. Jeśli wiadomość e-mail zostanie odroczona, odrzucona lub w inny sposób nie będzie mogła zostać ukończona, możesz otrzymać wiadomość e-mail z informacją o odrzuceniu na adres Od. W zależności od tego, w jaki sposób dostawca skrzynki odbiorczej udostępnia te informacje, HubSpot może nie być w stanie zgłosić powiązanego problemu z dostawą.
Jeśli chcesz korzystać ze skrzynki odbiorczej konwersacji, ale nie możesz połączyć swojej skrzynki odbiorczej z HubSpot, możesz również skonfigurować skrzynkę odbiorczą hostowaną przez HubSpot. Po skonfigurowaniu wszystkie wysyłki będą przechodzić przez sieć wysyłania wiadomości e-mail HubSpot. Jeśli zakupiłeś dedykowany dodatek IP lub dodatek do transakcyjnej poczty e-mail, wiadomości e-mail wysyłane z hostowanej przez HubSpot skrzynki odbiorczej będą również korzystać z dedykowanego adresu IP.
Poniżej zdefiniowano następujące popularne terminy dotyczące wysyłania wiadomości e-mail. Definicje innych terminów i pojęć HubSpot można znaleźć w Słowniku HubSpot.
BIMI: specyfikacja wiadomości e-mail (Brand Indicators for Message Identification), która zapewnia opcjonalny sposób dla nadawców wiadomości e-mail w celu zwiększenia rozpoznawalności marki i zaufania do wysyłanych wiadomości e-mail. Po skonfigurowaniu logo Twojej marki pojawi się obok uwierzytelnionych wiadomości w obsługiwanych dostawcach skrzynek odbiorczych.
Dostarczalność: możliwość dotarcia do głównej skrzynki odbiorczej odbiorcy zamiast do innej przefiltrowanej skrzynki odbiorczej, takiej jak spam lub wiadomości-śmieci.
DKIM: standard uwierzytelniania poczty e-mail (DomainKeys Identified Mail) używany do weryfikacji, czy sieć wysyłająca wiadomości e-mail jest upoważniona do wysyłania wiadomości e-mail w imieniu Twojej domeny. DKIM jest zwykle konfigurowany dla przyjaznego adresu From. Dowiedz się więcej o DKIM w tym artykule.
Wyrównanie DKIM: dodatkowy aspekt DKIM, w którym zarówno adres Friendly From, jak i domena ścieżki zwrotnej są zgodne.
DMARC: protokół uwierzytelniania wiadomości e-mail (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), który określa, w jaki sposób serwery odbiorcy powinny obsługiwać nieuwierzytelnione wiadomości e-mail z Twojej domeny. DMARC jest skonfigurowany dla adresu Friendly From. Dowiedz się więcej o DMARC w tym artykule.
Klient poczty e-mail: oprogramowanie, którego odbiorcy używają do przeglądania wiadomości e-mail. Wielu odbiorców często korzysta z tego samego klienta poczty e-mail, co ich dostawca usługi skrzynki odbiorczej, ale mogą się one różnić. Na przykład odbiorca może używać Apple Mail do przeglądania wiadomości e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej Gmail.
Nagłówki wiadomości e-mail: ukryte metadane w otrzymanej wiadomości e-mail. Metadane te zawierają informacje techniczne dotyczące sposobu wysłania wiadomości e-mail i jej uwierzytelnienia.
Domena wysyłająca wiadomości e-mail: domena używana w adresie From wiadomości e-mail. Możesz wykonać kroki opisane w tym artykule, aby połączyć domenę wysyłającą wiadomości e-mail, konfigurując uwierzytelnianie DKIM w HubSpot.
Przyjazny adres od: adres e-mail wybrany jako adres od w edytorze wiadomości e-mail.
Dostawca usługi skrzynki odbiorczej: usługa zapewniająca skrzynkę odbiorczą dla wiadomości e-mail odbiorców. Popularni dostawcy usług internetowych to Gmail, Yahoo i Outlook.
Domena ścieżki zwrotnej: domena sieci wysyłającej wiadomości e-mail. Może się ona różnić od adresu From w przypadku korzystania z HubSpot. Nie może on zostać dostosowany przez nadawców w sieci współdzielonej HubSpot, ale można go dostosować, jeśli zakupiono dedykowany dodatek IP lub dodatek do transakcyjnej poczty e-mail.
Domena główna: nazwa domeny witryny internetowej lub adresu e-mail organizacji. Nie zawiera www przed nazwą. Na przykład adres URL www.hubspot.com ma hubspot.com jako domenę główną. Może być również nazywana domeną organizacji lub domeną główną.
SMTP: język sieciowy (Simple Mail Transfer Protocol) używany przez serwery poczty elektronicznej do przesyłania wiadomości między sobą. Po wysłaniu wiadomości e-mail w jednym z narzędzi e-mail HubSpot, otwierana jest sesja z każdym serwerem e-mail odbiorcy. Połączenia te nazywane są transakcjami SMTP.
SPF: standard uwierzytelniania poczty e-mail (Sender Policy Framework) używany do weryfikacji, czy wiadomości e-mail z Twojej domeny są wysyłane z zewnętrznej sieci wysyłania wiadomości e-mail (np. HubSpot). SPF jest zazwyczaj konfigurowany dla domeny ścieżki zwrotnej. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu SPF w tym artykule.
SPF alignment: dodatkowy aspekt SPF, w którym zarówno adres Friendly from, jak i domena ścieżki powrotnej są zgodne.
Subdomena: tekst poprzedzający nazwę organizacji w adresie URL witryny. W przypadku hostingu treści najczęstszą subdomeną jest www. Domeny wysyłające wiadomości e-mail nie wymagają subdomeny, ale często mogą skorzystać z jej posiadania. Na przykład help@emails.hubspot.com ma emails jako subdomenę.