Na koncie HubSpot można kojarzyć rekordy, aby połączyć je w bazie danych. Można również oznaczać asocjacje, aby określić relacje między powiązanymi rekordami.
Wszystkie konta HubSpot mogą używać podstawowej etykiety dla firm, ale na kontach z subskrypcją Professional lub Enterprise można tworzyć niestandardowe etykiety. Etykiety asocjacyjne mogą opisywać relacje między wszystkimi obiektami systemu CRM, w tym kontaktami, firmami, transakcjami, zgłoszeniami i obiektami niestandardowymi. Na przykład:
- Kontakt może być menedżerem w jednej firmie, ale także byłym pracownikiem w innej firmie.
- Transakcja może mieć wiele powiązanych kontaktów, z których jeden jest osobą decyzyjną , a drugi kontaktem rozliczeniowym.
- Powiązane są dwie lokalizacje firmy, z których jedna jest siedzibą główną, a druga biurem regionalnym.
- Powiązanych jest wiele kontaktów z tej samej rodziny, z etykietami Partner, Rodzic i Dziecko.
Jeśli chcesz zautomatyzować skojarzenia w swoim systemie, dowiedz się więcej o aplikacjach związanych z operacjami w HubSpot App Marketplace.
Tworzenie etykiet skojarzeń
Użytkownicy z uprawnieniami Administratora o rozszerzonych uprawnieniach mogą tworzyć niestandardowe etykiety powiązań. Można utworzyć do 50 etykiet na parę obiektów (np. Kontakt do Transakcji, Kontakt do Kontaktu).
Aby utworzyć etykietę powiązania:
- W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć etykietę asocjacji.
- Kliknij kartę Asocjacje.
- Kliknij opcję Utwórz i skonfiguruj, a następnie wybierz opcję Utwórz i skonfiguruj limity etykiet.
- W prawym panelu kliknij menu rozwijane Obiekty, które kojarzysz, a następnie wybierz inną relację między obiektami, dla której tworzysz etykietę (np. Transakcje do Kontaktów).
- Wybierz typ etykiety, którą chcesz utworzyć:
-
- Pojedyncza etykieta: powiązane rekordy są powiązane w ten sam sposób, więc etykieta może mieć zastosowanie do obu rekordów (np. Kolega, Partner).
- Para etykiet: różne słowa są używane do opisania każdej strony relacji powiązanych rekordów, więc wymagane są dwie oddzielne etykiety (np. Kierownik i Pracownik, Rodzic i Dziecko, Centrala i Biuro Regionalne). Jeśli ustawisz etykietę dla jednego z rekordów, powiązany rekord zostanie automatycznie ustawiony na drugą etykietę w parze. Sparowana etykieta liczy się jako jedna etykieta do limitu etykiet niestandardowych.
- Wprowadź nazwę etykiety.
- Aby edytować wewnętrzną nazwę etykiety, kliknijikonę ołówka edit pod etykietą. Jest ona używana w przypadku integracji i interfejsów API. Po utworzeniu etykiety nie można edytować jej wewnętrznej nazwy.
- Na dole kliknij przycisk Dalej.
- Ustaw limity etykiety dla każdego kierunku powiązania:
- Wiele [rekordów] może mieć etykietę: rekord może być powiązany z wieloma rekordami drugiego obiektu przy użyciu etykiety.
- Niestandardowy: rekord może być powiązany z określoną liczbą rekordów drugiego obiektu przy użyciu etykiety. W polu wprowadź liczbę, aby ustawić niestandardowy limit.
- Kliknij przycisk Zapisz.
Po utworzeniu etykiety przejdź do rekordu i odśwież stronę. Etykieta zostanie wyświetlona do wyboru.
Zarządzanie etykietami skojarzeń
Możesz edytować lub usuwać istniejące etykiety asocjacji, a także wyświetlać więcej informacji o historii etykiety i szczegółach interfejsu API. Aby zarządzać istniejącymi etykietami asocjacji:
- W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć etykietę asocjacji.
- Kliknij kartę Asocjacje.
- Kliknij menu rozwijane Wybierz asocjacje obiektów i wybierz asocjacje, dla których chcesz wyświetlić etykiety (np. Transakcje do kontaktów).
- Aby edytować etykietę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Więcej > Edytuj etykietę. W prawym panelu edytuj nazwę etykiety, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
- Aby ustawić limity dla etykiety asocjacji, najedź kursorem na etykietę, a następnie kliknij Więcej > Edytuj limit etykiety.
- Aby usunąć etykietę, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij Więcej > Usuń. Zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić, że nie możesz przywrócić usuniętej etykiety, a następnie kliknij Usuń, aby potwierdzić. Jeśli etykieta jest używana w rekordach lub innych narzędziach HubSpot, przed usunięciem należy najpierw usunąć etykiety z tych zasobów. Aby zobaczyć, gdzie etykieta jest używana:
- Najedź kursorem na Usuń, a następnie w wyskakującym pytaniu kliknij Wyświetl automatyzacje, w których używana jest etykieta powiązania.
- W prawym panelu kliknij rekord lub nazwę narzędzia, aby przejść do zasobu, który używa etykiety.
- Aby wyświetlić historię etykiety asocjacji, najedź kursorem na etykietę, a następnie kliknij Więcej > Wyświetl historię. W oknie dialogowym można wyświetlić sposób utworzenia etykiety, relację z obiektem, której dotyczy, datę utworzenia, użytkownika, który ją utworzył oraz oś czasu zmian.
- Aby wyświetlić informacje API dla etykiety, najedź na nią kursorem, a następnie kliknij kolejno opcje Więcej > Wyświetl szczegóły API. W oknie dialogowym można wyświetlić nazwę etykiety, odwrotność, nazwę wewnętrzną, limity, kategorię (niezależnie od tego, czy jest to etykieta zdefiniowana przez HubSpot, czy niestandardowa) oraz identyfikator typu powiązania. Dowiedz się więcej o korzystaniu z tych wartości w interfejsie API powiązań.
- Aby skopiować pojedynczą wartość, kliknij ikonę kopiowania duplicate.
- Aby skopiować wszystkie wartości, kliknij Kopiuj wszystko do schowka.
Ustawianie lub aktualizowanie etykiet asocjacji w rekordach
W rekordzie można dodawać lub usuwać etykiety dla jego powiązań. Etykiety asocjacji można również ustawić zbiorczo poprzez import. Aby dodać nowe powiązanie z etykietą lub zaktualizować główną firmę rekordu, dowiedz się, jak dodawać lub edytować powiązania w rekordzie.
Aby zaktualizować etykiety dla pojedynczego powiązania:
- Przejdź do rekordu z powiązaniem, które chcesz zaktualizować.
- Aby dodać lub edytować etykiety dla istniejącego powiązania, najedź kursorem na kartę powiązania, kliknij Więcej, a następnie wybierz Edytuj etykiety powiązania.
- W oknie dialogowym:
- Aby dodać etykietę, kliknij menu rozwijane i wybierz etykietę.
- Aby usunąć etykietę, kliknijx obok etykiety.
Używanie etykiet asocjacyjnych w narzędziach HubSpot
Po utworzeniu etykiet asocjacji opisujących relacje między rekordami, można dodawać etykiety asocjacji do nowych lub istniejących asocjacji w rekordzie lub zbiorczo poprzez import. Następnie można filtrować według tych etykiet w narzędziach HubSpot, takich jak listy, przepływy pracy i niestandardowe raporty.
Etykiety asocjacji nie są obsługiwane w przypadku synchronizacji za pośrednictwem integracji HubSpot-Salesforce, jednak przed aktualizacją asocjacji zaleca się zrozumienie , w jaki sposób rekordy są synchronizowane między HubSpot i Salesforce.
Filtrowanie według skojarzeń na listach
Podczas tworzenia listy opartej na kontaktach lub firmach można filtrować rekordy firm na podstawie ich powiązań. W przypadku list opartych na kontaktach można filtrować na podstawie podstawowych skojarzeń firmy kontaktów. Użytkownicy kont Professional i Enterprise mogą również filtrować rekordy na listach według etykiet skojarzeń.
- Utwórz lub edytuj listę.
- Kliknij przycisk +Dodaj filtr.
- Kliknij menu rozwijane Filtrowanie według, a następnie wybierz obiekt z sekcji Powiązany obiekt (np. na liście opartej na kontaktach wybierz opcję Firma, aby filtrować na podstawie powiązań firmy kontaktów).
- Wybierz kategorię i filtr, a następnie ustaw kryteria.
- Domyślnie lista będzie zawierać rekordy, jeśli jakiekolwiek powiązane rekordy spełniają kryteria.
- Aby ustawić kryteria na podstawie głównego powiązania firmy lub niestandardowej etykiety powiązania, kliknij [Obiekt] jest powiązany z: Dowolny [obiekt], a następnie wybierzetykietę z menu rozwijanego. Spowoduje to filtrowanie rekordów tylko na podstawie skojarzeń z tą etykietą, więc lista będzie zawierać rekord tylko wtedy, gdy powiązany rekord ma tę etykietę i spełnia kryteria.
Dowiedz się więcej o tworzeniu list.
Używanie etykiet asocjacji w przepływach pracy
Po utworzeniu etykiet asocjacji można ich używać do wyzwalacza zapisu i określonych działań w ramach przepływów pracy. Na przykład można automatycznie wysyłać wiadomości e-mail do kontaktów na podstawie atrybutów powiązanej z nimi firmy głównej lub jeśli transakcja przejdzie na inny etap transakcji, automatycznie zaktualizować etap powiązanych z nią transakcji.
Obsługiwane są następujące funkcje:
Wyzwalacze zapisu
Podczas ustawiania wyzwalaczy zapisu można używać etykiet asocjacji w przepływach pracy opartych na kontaktach, firmach, transakcjach, zgłoszeniach lub obiektach niestandardowych. Aby ustawić wyzwalacze na podstawie etykiet skojarzeń:
- Utwórz przepływ pracy.
- Kliknij opcję Skonfiguruj wyzwalacze.
- W lewym panelu kliknij opcję Gdy kryteria filtra są spełnione.
- Kliknij + Dodaj filtr.
- Kliknij menu rozwijane Filtrowanie według, a następnie w sekcji Powiązany obiekt wybierz powiązany obiekt.
- Wybierz właściwość do filtrowania, a następnie ustaw kryteria.
- Domyślnie filtr będzie oparty na Dowolnym [obiekcie], co oznacza, że rekord zapisuje się, gdy którykolwiek z powiązanych rekordów spełnia kryteria.
- Aby ustawić kryteria na podstawie etykiety powiązania, kliknij [Obiekt] jest powiązany z: Dowolny [obiekt], a następnie wybierz etykietę z menu rozwijanego. Spowoduje to zapisywanie się rekordów tylko na podstawie skojarzeń z tą etykietą, co oznacza, że przepływ pracy zapisywałby rekord tylko wtedy, gdy ma on powiązany rekord z tą etykietą i rekord ten spełnia kryteria.
- Po zakończeniu ustawiania wyzwalaczy, na dole kliknij przycisk Zapisz.
Działania
Aby użyć etykiet asocjacji w działaniu przepływu pracy:
- Tworzenie przepływu pracy.
- Aby dodać działanie przepływu pracy, kliknij ikonę + plus.
- Aby skonfigurować gałąź,kliknij opcję Gałąź.
- Utwórz rozgałęzienie warunkowe if/then lub rozgałęzienie równych wartości.
- W przypadku tworzenia rozgałęzienia warunkowego if/then:
- W obrębie gałęzi kliknij + Dodaj filtr.
- Kliknij menu rozwijane Filtrowanie według, a następnie w sekcji Powiązany obiekt wybierz obiekt.
- Wybierz właściwość do filtrowania, a następnie ustaw kryteria.
- Domyślnie filtr będzie oparty na Dowolnym [obiekcie], co oznacza, że rekord zostanie przesunięty w dół gałęzi, gdy którykolwiek z powiązanych rekordów spełni kryteria. Aby ustawić kryteria na podstawie etykiety powiązania, kliknij [Obiekt] jest powiązany z: Dowolny [obiekt], a następnie wybierz etykietę z menu rozwijanego. Spowoduje to przeniesienie rekordów tylko na podstawie skojarzeń z tą etykietą, co oznacza, że rekord zostanie przesunięty w dół gałęzi tylko wtedy, gdy ma powiązany rekord z tą etykietą i rekord ten spełnia kryteria.
-
- W przypadku utworzenia rozgałęzienia równych wartości:
- Kliknij pole Właściwość lub wartość do rozgałęzienia, a następnie wybierz właściwość w polu [Obiekt powiązany]: [Kryteria doprecyzowania]. Kryteria udoskonalenia określą, z którego powiązanego rekordu wartość zostanie skopiowana (np. ostatnio zaktualizowany, określona etykieta). Pojawi się to tylko wtedy, gdy dodano typ asocjacji jako dostępne źródło danych.
- Kliknij przycisk Dalej.
- Wprowadź lub wybierz wartość do rozgałęzienia i dodaj dodatkowe rozgałęzienia w razie potrzeby.
- Po zakończeniu kliknij Zapisz.
- Aby ustawić lub wyczyścić wartość właściwości dla powiązanych rekordów, kliknij przycisk Ustaw wartość właściwości lub Wyczyść wartość właściwości.
- Kliknij menu rozwijane Obiekt docelowy, a następnie w sekcji Powiązany obiekt wybierz obiekt.
- Domyślnie aktualizacja właściwości zostanie ustawiona na podstawie Wszystkie [obiekt], co oznacza, że wartości właściwości wszystkich powiązanych rekordów zostaną ustawione lub wyczyszczone. Aby ustawić lub wyczyścić wartość właściwości tylko dla skojarzeń określonej etykiety, kliknij menu rozwijane Skojarzenie z obiektem , a następniewybierz etykietę .
- Wybierz właściwość do ustawienia lub wyczyszczenia, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
- Aby skopiować wartość między powiązanymi rekordami, kliknij Kopiuj wartość właściwości.
- W panelu dostępnych danych wybierz właściwość do skopiowania.
- Aby skopiować wartość właściwości z zapisywanych rekordów do powiązanych rekordów, wybierz właściwość w sekcji Zapisywany [obiekt].
- Aby skopiować wartość właściwości z zapisywanych rekordów do powiązanych rekordów, wybierz właściwość w sekcji [Obiekt powiązany]: [Kryteria doprecyzowania]. Kryteria udoskonalania określą, z którego powiązanego rekordu wartość zostanie skopiowana (np. ostatnio zaktualizowany, określona etykieta). Pojawi się to tylko wtedy, gdy dodano typ asocjacji jako dostępne źródło danych.
-
- Kliknij menu rozwijane Obiekt docelowy, a następnie wybierz opcję:
- Aby skopiować z zapisywanych rekordów do powiązanych rekordów, w sekcji Powiązany obiekt wybierz powiązany obiekt.
- Aby skopiować do zapisywanych rekordów z powiązanych rekordów, w sekcji Bieżący obiekt wybierz zapisany obiekt.
-
- Podczas kopiowania z zapisywanych rekordów do powiązanych rekordów, domyślnie aktualizacja właściwości będzie oparta na Wszystkie [obiekt], co oznacza, że właściwość zapisywanego rekordu zostanie skopiowana do wszystkich powiązanych rekordów. Aby ustawić kryteria w oparciu o etykietę asocjacji, kliknij menu rozwijane Asocjacja z obiektem , a następnie wybierzetykietę . Właściwość zostanie skopiowana tylko do rekordów powiązanych z tą etykietą.
- Wybierz właściwość do skopiowania.
- Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.
- W przepływie pracy opartym na kontakcie lub firmie, aby wysłać wiadomość e-mail do powiązanych kontaktów, kliknij opcję Wyślij wiadomość e-mail. W przepływie pracy opartym na kontakcie, w sekcji Wyślij do wybierz opcję Powiązany kontakt.
- Aby edytować, które skojarzenia powinny otrzymać wiadomość e-mail, kliknij menu rozwijane Etykieta skojarzenia , a następnie wybierz etykiety , które powinny otrzymać wiadomość e-mail, lub kliknij x przy wybranej etykiecie, jeśli ten typ skojarzenia nie powinien otrzymać wiadomości e-mail.
- Wybierz wiadomość e-mail do wysłania do powiązanych kontaktów, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy.
Używanie etykiet asocjacji w raportach niestandardowych
W raportach niestandardowych można używać etykiet asocjacji, aby określić, które rekordy mają zostać uwzględnione w raporcie na podstawie ich etykiet. Etykiet asocjacji można również używać jako osi, pola podziału lub filtra w raporcie niestandardowym.
- W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz raport.
- W lewym panelu wybierz Kreator raportów niestandardowych.
- Wybierz źródła danych:
- Wybierz podstawowe źródło, klikając menu rozwijane Podstawowe źródło danych i wybierając podstawowe źródło. Wybrane źródło podstawowe ma wpływ na dostępne etykiety. Na przykład raport z podstawowym źródłem danych Kontakt będzie zawierał tylko etykiety utworzone w ustawieniach powiązania kontaktów.
-
- Wybierz dodatkowe źródła, wybierając z sekcji obiektów CRM, Marketing, Sales, Service i Obiektów niestandardowych. Aby użyć etykiet dla właściwości współdzielonych, należy wybrać co najmniej jeden dodatkowy obiekt systemu CRM.
- W górnej części edytora źródła danych kliknij opcję Wybierz etykiety asocjacji.
- Z rozwijanego menu wybierz etykiety, które chcesz uwzględnić w raporcie.
- W przypadku asocjacji z Właściwością współdzieloną można zaznaczyć pole wyboru Wszystkie [obiekty], aby uwzględnić wszystkie powiązane rekordy tego obiektu, niezależnie od ich etykiet. Ta opcja zostanie wybrana domyślnie, jeśli nie ma zdefiniowanych etykiet dla relacji między obiektami.
- W przypadku powiązań tego samego obiektu można wybrać tylko jedną etykietę powiązania tego samego obiektu na raport.
- W przypadku sparowanych etykiet, wybrany kierunek będzie miał wpływ na dane zawarte w raporcie (np. jeśli wybierzesz opcję Jednostka zależna do jednostki nadrzędnej, firmy oznaczone etykietą Jednostka zależna będą głównym źródłem danych raportu, a firmy oznaczone etykietą Jednostka nadrzędna będą dodatkowym źródłem).
- Możesz kliknąć Powrót do źródeł danych, aby kontynuować edycję źródeł, lub kliknąć Dalej, aby kontynuować. Źródła danych i powiązania można aktualizować w dowolnym momencie w kreatorze raportów, klikając Edytuj źródła danych na lewym pasku bocznym.
- Dodaj pola do raportu jako oś, pole podziału lub filtr. Domyślnie pola z etykiety źródła głównego są wyświetlane w lewym panelu (np. Kontakt (źródło główne), Firmy (Jednostka nadrzędna) itp.) Aby uzyskać dostęp do pól powiązania, można przeszukiwać źródła lub kliknąć menu rozwijane Przeglądaj, a następnie wybrać obiekt z określoną etykietą (np. Kontakt (partner), Firmy (jednostka zależna) itp.)
Dowiedz się więcej o tworzeniu raportów w kreatorze raportów niestandardowych.
Przykładowe raporty
Poniżej obserwujemy przykładowe przypadki użycia etykiet asocjacji w raportach niestandardowych.
- Lista wszystkich jednostek zależnych jednostki nadrzędnej wraz z ich rocznymi przychodami.
- Zarządzasz wynajmem mieszkań i utworzyłeś niestandardowy obiekt Rentals z dwiema etykietami asocjacji dla wynajmu długoterminowego i krótkoterminowego.
- Aby podzielić dane raportu według tych etykiet:
- Kliknij i przeciągnij etykietę asocjacji Rentals do kanału osi X .
- Kliknij i przeciągnij właściwość Count of contacts na kanał osi Y .
- Następnie kliknij i przeciągnij właściwość Original Traffic Source na kanał Break down by channel.
- Wykres pokaże, ile kontaktów wynajęło pobyt krótkoterminowy i długoterminowy oraz z jakiego źródła znaleźli wynajem.
-
- Aby raportować tylko kontakty z etykietą powiązania wynajmu Krótkoterminowy:
- Kliknij filtr Etykieta powiązania wynajmu.
- Wybierz opcję jest dowolne i kliknij opcję Krótkoterminowe.