Skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot

Faktury HubSpot umożliwiają zespołowi wysyłanie faktur bezpośrednio z HubSpot, śledzenie należności i otrzymywanie płatności za pomocą płatności HubSpot. Korzystając z faktur, kupujący mogą również oczekiwać podobnego procesu realizacji zakupu, jak w przypadku linków do płatności i ofert. Jednak w przeciwieństwie do linków do płatności i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza płatnościami HubSpot. Zawierają one również numery faktur, które mogą być wymagane przez niektórych kupujących przy żądaniu płatności.

Realizacja zakupu faktury przez kupującego	Rekord faktury wewnętrznej

Uwaga: funkcje faktur są dostępne na wszystkich kontach korzystających z integracji z Quickbooks. Do ręcznego tworzenia faktur HubSpot potrzebne jest konto Starter, Professional lub Enterprise z skonfigurowanym narzędziem płatności.

Poniżej dowiesz się, jak rozpocząć zbieranie płatności za pomocą faktur HubSpot.

Konfigurowanie uprawnień do faktur

Aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników.

Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do wyświetlania i edycji faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

Dodaj logo do swojego zestawu marki HubSpot

Faktury HubSpot będą automatycznie pobierać logo ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot.

Aby wyświetlić bieżące logo lub przypisać nowe:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Domyślne ustawienia konta.
• Kliknij kartę Branding .
• Kliknij zestaw marki , który chcesz edytować.

Ustaw domyślne opcje płatności

Opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane na fakturach w ustawieniach płatności. Akceptowane formy płatności obejmują kartę kredytową lub debetową oraz ACH (przelew bankowy). Można to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.

Aby zaktualizować domyślne ustawienia płatności:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Płatności.
• Kliknij kartę Płatności .

Dostosuj prefiks i numer początkowy faktury

Aby numery faktur HubSpot nie pokrywały się z numerami faktur w systemie konta, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktury. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, takiego jak INV-1002, numeru tego nie można zmienić ani użyć ponownie.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu i numeru początkowego faktury należy skonsultować się z zespołem księgowym przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian, aby upewnić się, że będą one działać z bieżącymi systemami.

Aby dostosować prefiks faktury i numer początkowy:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.

Połącz swoją domenę z HubSpot

Domyślnie faktury HubSpot są hostowane w domenie podstawowej połączonej z kontem HubSpot. Podczas tworzenia faktury można również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli jeszcze nie podłączyłeś domeny lub chcesz podłączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Utwórz i wyślij pierwszą fakturę

W zależności od preferowanego przepływu pracy, faktury można tworzyć na kilka sposobów:

• Ze strony indeksu faktur, przechodząc do opcji Sprzedaż > Faktury.
• Z poziomu kontaktu, firmy lub rekordu transakcji.
• Konwertując opublikowaną ofertę, kopiując szczegóły oferty do faktury.

Utworzenie faktury z transakcji lub oferty spowoduje automatyczne pobranie powiązanych kontaktów, firmy i pozycji. Podczas tworzenia faktury można również ręcznie dodać lub usunąć powiązane kontakty i firmę, a także pozycje, rabaty, podatki i opłaty. Po skonfigurowaniu warunków płatności faktury i wszelkich opcjonalnych komentarzy dla kupującego, można następnie wyświetlić podgląd faktury i sfinalizować ją. Po sfinalizowaniu faktura otrzymuje numer faktury i nie może być dalej edytowana.

Po utworzeniu faktury można ręcznie wysłać ją do nabywców.

Przeglądanie faktur i zarządzanie nimi

Aby przeglądać faktury i zarządzać nimi, można przejść do strony indeksu faktur. Na tej stronie HubSpot udostępnia zestaw zapisanych widok ów do organizowania faktur. Te zapisane widoki pomogą Ci zrozumieć:

• które faktury są zaległe.
• ile masz zaległych faktur i jak bardzo są one zaległe.
• które faktury będą wymagalne w tym miesiącu.
• które faktury zostały opłacone.

Korzystając z tych zapisanych widoków w celu zidentyfikowania faktur, które wymagają uwagi, można następnie korzystać z zadań HubSpot, aby zachować porządek, lub zautomatyzować kontakt z kupującymi za pomocą sekwencji HubSpot lub przepływów pracy opartych na fakturach. Możesz także dodatkowo dostosować stronę indeksu faktur, używając filtrów do tworzenia własnych zapisanych widoków. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach faktur HubSpot.

Aby zagłębić się w analizę faktur, dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe raporty za pomocą kreatora raportów niestandardowych HubSpot.

Wysyłanie faktur do systemu księgowego

Obecnie wbudowane w HubSpot integracje kont, takie jak Quickbooks Online i Xero, nie obsługują synchronizacji faktur z HubSpot. Możesz jednak wyeksportować rekordy faktur i przesłać je do swojego systemu księgowego.

Możesz subskrybować aktualizacje dotyczące nowych funkcji integracji faktur, takich jak synchronizacja faktur, wypełniając ten formularz.