Carregar e compartilhar documentos

Written by HubSpot Support | 27/nov/2018 21:54:53

Com a ferramenta de documentos, você pode criar uma biblioteca de conteúdo para toda a sua equipe para carregar e compartilhar documentos com seus contatos.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência, bem como as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo.

Compreender os requisitos

Para carregar e compartilhar documentos, você precisa de Acesso a vendas.
Para fazer upload, exibir e compartilhar mais do que os cinco primeiros documentos adicionados a uma conta, você deve atender a um dos seguintes critérios:
- Se você for um usuário em uma conta de Profissional de Vendas ou de Service hub ou Empresa , deverá ter uma
- Se você for usuário de uma conta Starter ou de Vendas , deverá ter uma Licença principal atribuída.
Para gerar descrições de documentos, é necessário ativar as Configurações de IA.

Compreender limitações e considerações

Como documentos são compartilhados publicamente, a ferramenta de documentos não deve ser usada para enviar informações sensíveis ou confidenciais.
Ao criar um link de compartilhamento, o documento ficará disponível publicamente na Internet. O nome, sobrenome e endereço de e-mail do usuário do HubSpot que compartilha o documento serão exibidos no canto superior direito do documento compartilhado.
O controle é aplicado automaticamente quando você compartilha um documento, exceto ao adicionar um link de documento a um modelo de email. Nesse caso, você deve marcar a caixa de seleção Exigir e-mail para exibir documento para controlar as exibições.

Adicionar documento

No canto superior direito, clique em Carregar documento.
Selecione a origem de importação para o arquivo. Seu formato de arquivo deve ser .pptx, .pdf, .docx ou .xlsx.

Assim que o documento for carregado, ele aparecerá no painel de documentos.

Anúncio importante: caso use a ferramenta de documentos da HubSpot, os arquivos carregados com essa ferramenta serão armazenados pela HubSpot e compartilhados com outros usuários na sua conta da HubSpot.

Gerar uma descrição do documento

Clique no nome do documento para o qual você deseja criar uma descrição.
Na parte superior, clique em Adicionar agora com o Breeze breezeSingleStar.
Na parte inferior direita da caixa de diálogo, clique no breezeSingleStar ícone Breeze. Depois que a descrição for gerada, edite-a conforme necessário.

Clique em Salvar.

Compartilhe documentos com contatos por meio de um link de compartilhamento ou em um modelo de e-mail. O HubSpot aplica automaticamente o rastreamento quando você compartilha um documento, de modo que o usuário que compartilhou o link receberá uma notificação quando um contato visualizar o documento. Você também pode exigir que os destinatários insiram seus endereços de e-mail antes de visualizar o documento.

Observação:

Se você enviar um link de compartilhamento utilizando um serviço de mensagens de terceiros, como o LinkedIn, cada envio poderá contar como uma visualização.
A partir de 13 de novembro de 2024, quando você adicionar um documento, ele será hospedado em hubspotdocuments.com. Os URLs existentes criados antes dessa data serão redirecionados automaticamente para o novo domínio.

Passe o mouse sobre o nome do documento e clique em Ações e selecione Criar link. Ou clique no nome do documento e clique em Criar link no canto superior direito.
Na caixa de diálogo, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
As opções para rastrear as exibições do destinatário do documento dependem da configuração de privacidade de dados do documento:
- Se a opção Ativar privacidade de dados do documento estiver desativada , alterne a opção Exigir endereço de email para exibição documento ative para rastrear suas exibições.
- Se a opção Ativar privacidade de dados do documento estiver ativada , o destinatário precisará inserir seu endereço de email e confirmar que está dando consentimento para ser contatado antes de poder exibir o documento.

Clique em Criar link.

Clique em Copiar para copiar o link do documento ou clique em Escrever e-mail para enviar um e-mail com o link do documento do registro do contato.

Quando os links forem gerados, eles serão encurtados automaticamente para uma URL hubs.ly , já que os links de domínio personalizado não são suportados no momento. Você também pode enviar por email um link de documento de sua caixa de entrada de email usando a extensão HubSpot Sales Chrome, o suplemento de área de trabalho HubSpot Sales Outlook ou o suplemento de HubSpot Sales Office 365.

Clique no nome de um modelo. Ou crie um novo modelo.
Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu suspenso Inserir e selecione o Documento.
- Clique no menu suspenso Documento e selecione um documento para adicionar.
- No campo Texto de exibição do link, insira o texto para exibir o link do documento.
- Para rastrear quem visualizou o documento, marque a caixa de seleção Exigir e-mail para visualizar o documento.
- Para exibir uma visualização do seu documento no corpo do e-mail, marque a caixa de seleção Incluir visualização do link.

Clique em Inserir.

Saiba como inserir um documento em um modelo de email ao inscrever seus contatos em uma sequências.

Como o documento de rastreamento da HubSpot é aberto?

Quando você compartilha um documento, o HubSpot associa o primeiro documento aberto com o endereço de e-mail desse contato. Um cookie será definido no navegador do contato e, se ele visualizar outro documento compartilhado da sua conta, não será necessário inserir o endereço de e-mail dele. Os contatos adicionais que abrirem o link do documento precisarão inserir seus endereços de e-mail, a menos que tenham visualizado anteriormente um documento compartilhado da sua conta. Quando a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento está desativada, todos os contatos que visualizam o link do documento não serão identificados a menos que tenham inserido anteriormente seu e-mail para visualizar outro documento compartilhado da mesma conta.

Gerenciar seu documentos

No canto superior esquerdo, use a barra de pesquisa para procurar um documento por nome, ou filtre pelo proprietário do documento usando o menu suspenso Proprietário.
Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos que serão movidos e clique em Mover para a pasta na parte superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
Para alterar com quem o documento é compartilhado para que somente determinados usuários possam exibir e usar o documento, passe o mouse sobre o documento e clique em Açõese selecione Gerenciar compartilhamento. Saiba mais sobre o compartilhamento de acesso a conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.

Exibir e editar seu documentos

Para editar um documento individual ou exibir detalhes sobre um documento:

Clique no nome do documento.

Na página de detalhes do documento:

Para editar o título do documento, clique no editn ícone de lápis. Insira um novo título e clique em Salvar.
Para editar a descrição do documento, clique no editn ícone de lápis à direita da descrição. Na caixa de diálogo, edite sua descrição e clique em Salvar.
Abaixo do título e da descrição do documento, use a opção Ativar privacidade de dados para ativar ou desativar suas opções de privacidade e consentimento para um documento específico. A conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e outras leis de privacidade envolve algumas mudanças em seus documentos antes de compartilhá-los com seus contatos:

Observação: embora esses recursos façam parte do HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

- Se você tiver configurações de privacidade de dados ativadas em sua conta, a alternância Ativar privacidade de dados estará ativada por padrão para cada documento, mas poderá ser desativada individualmente. Com esta configuração ativada, seus contatos devem dar consentimento para a comunicação e o processamento de dados. Quando você compartilha um documento, o idioma das configurações de privacidade e consentimento será exibido e incluirá um aviso de consentimento para o seu tipo de assinatura de comunicação individual. A privacidade e o texto de consentimento serão exibidos no idioma do navegador do visualizador, mas se o HubSpot não puder detectar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da conta.
- O tipo de assinatura padrão nos documentos é de comunicação individual. Isso é um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Este tipo de assinatura padrão pode ser atualizado em suas configurações de privacidade e consentimento e será aplicado ao documentos recém-criado.

Observação: se você carregou os documentos antes de ativar as configurações de privacidade de dados, será necessário ativar manualmente a opção de privacidade e consentimento.

Abaixo da configuração de privacidade de dados, examine os dados do total de links, visitantes e modos de exibição criados do documento.
Na tabela Visitantes, exiba os contatos que exibiram seu documento. Passe o cursor do mouse sobre o nome e clique em Detalhes para ver informações específicas sobre a interação deles com o documento.
Para substituir o documento:
- Clique em Recarregar no canto superior direito.
- Na caixa de diálogo Atualizar o documento existente pode causar discrepâncias na exibição de dados, clique em Confirmar.
- Selecione a fonte de importação do seu arquivo. Seu formato de arquivo deve ser .pptx, .pdf, .docx ou .xlsx. Se você enviou um link antes de reenviar o documento, ele será atualizado para exibir o conteúdo novo.
Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
Você pode personalizar a marca do seu documento de vendas nas configurações da sua conta. Saiba como editar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão que são exibidas no documento.

View full post