Granska inspelningar och utskrifter av samtal

Du kan granska inspelningar som gjorts via HubSpots samtalsverktyg, med HubSpots integration med Zoom eller med en tredjeparts samtalsleverantör som är integrerad med HubSpot.

Om du är en användare med ett tilldelat Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sätekan du använda Conversation Intelligence (CI) för att transkribera och analysera inspelningar . Detta gör att du kan coacha ditt team mer effektivt och få värdefulla kundinsikter från inspelningarna och transkriptionerna.

Observera: alla användare som spelar in samtal från HubSpot kan granska och coacha på samtalsinspelningen. Endast inspelningar som görs av användare med tilldelade Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-platser transkriberas automatiskt.

Om du använder HubSpot mobilapp, lär dig hur du granskar inspelningar när du är på språng.

Innan du börjar

• Ställ in samtalsverktyget. Du kan antingen skaffa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ditt utgående telefonnummer med HubSpot, konfigurera HubSpots integration med Zoom eller integrera med en tredjepartsleverantör av samtal.

Observera: HubSpot stöder endast en utvald grupp av samtalsleverantörer från tredje part. Läs mer om vilka samtalsleverantörer som stöds i HubSpot App Marketplace.

• HubSpot-samtalsinspelningar är aktiverade som standard. Se till att samtalsinspelning är aktiverat i dina inställningar.
• Om du använder Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise , se till att Conversation Intelligence också är aktiverat i dina inställningar så att dina inspelningar kommer att transkriberas.
• Om du använder Zoom för att ringa samtal, se till att molninspelning är aktiverat.
• Granska lagar om inspelning av samtal i ditt område.

Granska inspelningar

För att komma åt inspelningen och lägga till anteckningar.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Starta inspelningen genom att klicka på playerPlay Spela till vänster på granskningsskärmen. Du kan också använda kontrollerna för att playerFastForward hoppa över eller playerRewind spola tillbaka. Om du granskar en Zoom Cloud-inspelning kan du även spela upp, pausa eller hoppa framåt.
• Längst ner klickar du på Anteckningar och sedan på Lägg till anteckningar för att lägga till samtalsanteckningar. Om du vill skicka ett meddelande till en annan teammedlem skriver du @ följt av användarens namn. Angedin anteckning och klicka sedan på Spara. Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du även lägga till trådade inline-kommentarer.
  • Klicka på Generera samtalssammanfattning(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise) för att skapa en AI-genererad samtalssammanfattning . Detta fält är inte redigerbart. Använd textrutan Anteckningar nedan för att lägga till ytterligare information.
  • Om du vill generera en ny sammanfattning klickar du på Generera samtalssammanfattning igen.

Observera: För att kunna använda AI-assistentens samtalssammanfattningar måste du aktivera AI-assistenten och samtalsinspelning i dina kontoinställningar.

• Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du till höger klicka mellan flikarna Insikter, Statistik och Utskrift för att se spårade termer, samtalsstatistik och samtalsutskriften.

Dela inspelningar eller lägg till inspelningar i spellistor

• Så här delar du inspelningen:
  • Klicka på knappen share Dela längst upp till höger.
  • Klicka på Skicka e-post till i rullgardinsmenyn för att lägga till teammedlemmar som du vill dela inspelningen med.
  • Skriv ett meddelande i textrutan.
  • Använd uppspelningshandtagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på länken Dela eller Kopiera. Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du även dela specifika utdrag ur transkriptionen.

Observera: användare med behörighet att visa ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela inspelningen. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och riktning.

• Så här lägger du till en inspelning i en spellista:
  • Klicka på + Lägg till i spellista.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj spell ista för att lägga till inspelningen i olika spellistor.
  • Skriv en beskrivning i textrutan.
  • Använd uppspelningshandtagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på Lägg till.

Granska spårade villkor(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan skapa spårade termer för att gå till delar av utskriften där termen nämns.

Observera: du måste vara superadministratör för att lägga till eller redigera spårbara termer.

• Klicka på fliken Insikter i den högra panelen för att visa spårade termer.
• Klicka på Redigera för att redigera spårade termer.
• I den högra panelen kan du klicka på + Lägg till kategori för att lägga till kategorier för spårade termer.
• Om du vill lägga till en spårad term i en kategori klickar du på + Lägg till spårad term och skriver sedan den spårade termen i textrutan.
• Klicka på Spara längst ner i den högra panelen.

Lägga till samtalshögtalare och visa samtalsstatistik(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan granska samtalsstatistik genom att länka deltagarnas kontaktregister till samtalet.

• Om du vill länka samtalsdeltagare till register klickar du på Deltagare högst upp. I den högra panelen klickar du på länkknappen link bredvid talaren i avsnittet Samtalsmottagare. Skriv namnet på kontakten i sökfältet. Om det inte finns någon post klickar du på + Lägg till kontakt för att skapa en post för kontakten. Klicka sedan på Länka. Om du vill ta bort länken till en kontakt klickar du på länkknappen link igen för att bryta länken.

Observera: HubSpot matchar automatiskt talarnamn på transkriberade tvåpartssamtal som gjorts med Zoom Basic eller Pro. Manuell matchning av talare är inte tillgänglig för samtal som görs med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, eftersom dessa transkriptioner tillhandahålls av Zoom och inte av HubSpot.

• För att komma åt samtalsmottagarens kontaktinformation klickar du på kontaktens namn i den högra panelen för att komma till den kontaktposten.

• När du har lagt till talare klickar du på fliken Statistik i den högra panelen för att granska följande samtalsstatistik.
  • Samtalstid för samtalsägaren: procentandel av tiden som samtalsägaren pratar.
  • Talhastighet: antalet ord per minut för samtalsägaren.
  • Längsta monolog: den längsta tid som samtalsägaren talar.
  • Längsta kundberättelse: den längsta tid som en kund talar.
  • Interaktivitet: mängden interaktion inom samtalet.
  • Tålamod: antalet pauser mellan deltagarna.

Granska utskrifter och lägg till trådade inline-kommentarer(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

När du granskar utskrifter kan du lägga till trådade kommentarer eller dela en länk till en specifik del av utskriften. Representanter kan enkelt svara på kommentarer, hålla konversationerna fokuserade och se till att all relevant information finns på ett och samma ställe.

Observera: automatisk transkribering är tillgänglig för HubSpots standardspråk för innehållsskapande. HubSpot kommer att transkribera inspelningen på det språk som valts i dina kontoinställningar. Läs mer om HubSpots språkutbud.

• Klicka på fliken Transkribering i den högra panelen för att visa samtalsutskriften. Använd sökfältet för att söka efter specifika nyckelord. Resultaten returnerar alla delar av utskriften där nyckelordet användes.
• Om du vill skicka ett meddelande till en annan teammedlem eller lägga till en tidsstämplad kommentar gör du något av följande:
  • Klicka på fliken Kommentarer under uppspelningen av inspelningen. Skriv @ följt av användarens namn i textrutan. Skriv din kommentar och klicka sedan på Spara.

• • Lägga till en tidsstämpel:
    • Skriv in tidsstämpeln under textrutan och klicka sedan på textrutan för att tillämpa tidsstämpeln. På fliken Utskrift till höger hoppar du till den delen av utskriften.

• • • I utskriften håller du muspekaren över den del av utskriften som du vill lägga till en kommentar till. Klicka på knappen comments Kommentar. På fliken Kommentarer under inspelningsuppspelningen öppnas en textruta med rätt tidsstämpel.
  • Klicka på Kommentar.
  • Klicka på knappen Svara under en av kommentarerna för att starta en tråd. När du har skrivit ditt svar klickar du på Reply.

• Om du vill dela en viss del av utskriften håller du muspekaren över utskriften och klickar sedan på knappen Dela på share. I dialogrutan kan du använda handtagen längs talarspåret eller skriva in Start- och Sluttid för att ändra längden på inspelningsklippet. Om du vill dela hela inspelningen ska du se till att handtagen längs högtalarspåret finns i början och slutet av inspelningen.

Observera: användare med behörighet att visa ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela inspelningen. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och riktning.

Synkronisera Zoom-inspelningar

Om du har ett Zoom Business- eller Enterprise-konto kan du synka dina Zoom-molninspelningar för granskning i HubSpot. När molninspelning är aktiverat i ditt Zoom-konto visas inspelningar på den associerade postens tidslinje. Om du är en användare med en tilldeladSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise plats, kommer Conversation Intelligence att transkribera Zoom-molninspelningar och dessa transkriptioner kommer också att synkroniseras över till postens tidslinje.

För att konfigurera Zoom-inspelning med Conversation Intelligence måste du:

• Aktivera molninspelning i Zoom. Se till att kryssrutan för ljudutskrifter är markerad så att du får utskrifter i HubSpot från dina Zoom-inspelningar.
• Markera kryssrutan Synkronisera data från inspelningar och transkriptioner i dina Zoom-integrationsinställningar.
  
  

• För att tilldela inspelningar till användare i ditt HubSpot-konto, se till att de ansluter sina Zoom-konton. Inspelningsaktiviteter kommer att tilldelas en användare i ditt HubSpot-konto om deras e-postadress matchar e-postadressen för en Zoom-användare i samtalet.

Associera inspelningar med andra poster

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att associera inspelningar till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare.

Du kan också associera en inspelning med andra kontakt-, företags-, affärs-, ärende- eller mötesposter i ditt CRM. Inspelningen visas på den associerade postens tidslinje så att du kan komma åt inspelningsinformationen för mer sammanhang.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Klicka på Associationer högst upp.
• Lägg till en association genom att klicka på + Lägg till bredvid en av flikarna kontakt, företag, affär, biljett eller möte i den högra panelen.

De associerade posterna visas också på sidan Samtalsindex. Om de associerade posterna inte visas i tabellen kan du redigera tabellens kolumner.