HubSpot anslutna inkorgar | Vanliga frågor

Hitta snabbt svar och allmän information om hur du ansluter din e-postinkorg till HubSpot. En ansluten ink org krävs för att skicka e-post via CRM-systemet och använda vissa funktioner i Sales Hub och Service Hub .

Vad innebär det att ansluta en inkorg till HubSpot?

När du har anslutit din inkorg kommer alla svar på e-postmeddelanden som du skickat från CRM, eller från din e-postklient med HubSpots tillägg för försäljningsmail, automatiskt att loggas in i ditt CRM. Du kan också spåra e-post som skickats från ditt CRM i mappen Skickat i din anslutna inkorg ( endast inkorgar för Google Apps, Gmail och Office 365).

Hur behandlas e-postmeddelanden och bilagor för anslutna inkorgar i Office 365 och Exchange Online?

HubSpot spårar och loggar dina e-postmeddelanden på olika sätt beroende på vilken typ av inkorg du ansluter.

Hur hanteras bilagor av HubSpot?

Som standard loggas bilagor till den associerade posten i CRM, så länge den totala storleken på e-postmeddelandet är mindre än 50 MB. För att stänga av loggning av bilagor, följ instruktionerna i den här artikeln.

Kan jag ansluta min inkorg till HubSpot via POP3?

Nej, HubSpot erbjuder endast möjligheten för användare att ansluta sina inkorgar till HubSpot via IMAP. POP3 och IMAP är båda metoder som används för att komma åt din e-post från en server.

POP3

POP3 laddar ner e-postmeddelandet till din dator. När ett e-postmeddelande skickas till din e-postadress lagras det på din e-postserver. När du öppnar din e-postklient kommer e-postklienten att ladda ner e-postmeddelandet till din enhet. När det har laddats ner till din enhet tas det bort från e-postservern och lagras endast lokalt på din dator.

Om du t.ex. har ställt in din e-post via POP3 och öppnar din e-post på din mobila enhet kommer den att ladda ner e-postmeddelandena där. Om du kollar din e-post på en dator kommer det inte att finnas några e-postmeddelanden att visa eftersom de redan har laddats ner till din mobiltelefon.

IMAP

Med IMAP kan du komma åt dina e-postmeddelanden på olika enheter. När du öppnar din e-post via IMAP behålls originalmejlet på e-postservern och en lokal kopia av mejlet laddas ned till din enhet. På så sätt kan du komma åt all din e-post på vilken enhet som helst, när som helst.

HubSpot måste kunna komma åt din e-post hela tiden. Av den anledningen måste din e-post alltid vara tillgänglig på din e-postserver så att HubSpot kan se den. Anslutning via IMAP möjliggör detta; POP3 gör det inte.

Om du tittar på inställningarna för din e-postklient och märker att du är konfigurerad via POP3 måste du arbeta med ditt IT-team för att ändra detta till IMAP. När det är gjort bör du se IMAP/SMTP-servrarna och portarna i inställningarna för din e-postklient som du kan ange i HubSpot för att ansluta.

Hur hittar HubSpot svar att logga efter att jag har anslutit min inkorg?

När du har anslutit din inkorg har HubSpot tillgång till information om dina e-postmeddelanden, inklusive den e-postadress du skickar från, mottagarnas e-postadresser, ämnesraden och brödtexten i e-postmeddelandet.

Varje "svar" innehåller en referens till det unika ID-numret för det ursprungliga e-postmeddelandet. HubSpot CRM kommer att övervaka inkommande e-post för svar som länkar tillbaka till ett e-postmeddelande som skickats från CRM eller loggat (BCC'd) till CRM. HubSpot CRM kommer endast att läsa och lagra e-posttexten för e-posttrådar som tidigare har loggats i CRM eller skickats från CRM.

Vilken information loggas i CRM?

När du loggar ett e-postmeddelande till en kontaktpost i CRM eller får ett e-postsvar från dem, lagrar HubSpot CRM din kontakts e-postadress, namn, ämnesrad och brödtext så att e-postmeddelandet kan visas som en del av deras kontaktpost i CRM. E-postmeddelandet lagras och visas precis som om du hade BCC:at eller vidarebefordrat det e-postmeddelandet till CRM. Bilagor som skickas utanför CRM lagras i avsnittet Bilagor i kontaktposten.

Vad gör HubSpot CRM med brödtexten i e-postmeddelanden som jag skickar via CRM?

HubSpot CRM använder bara texten i dina e-postmeddelanden för att visa e-postmeddelandena på mottagarens kontaktpost i ditt CRM. HubSpot delar inte den informationen med personer utanför ditt team, säljer den inte och använder inte heller någon form av anonymiserad insamling av e-posttexter för analys.

Hur hanterar HubSpot säkerheten med anslutna inkorgar?

När HubSpot överför eller lagrar dina personuppgifter arbetar HubSpot hårt för att skydda dem. Till exempel krypterar HubSpot data när de utbyts med din dator och använder högsta säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig eller oavsiktlig åtkomst till vårt nätverk. Läs mer om hur HubSpot skyddar dina data på HubSpots säkerhetssida.

Hur länge lagras e-postdata i HubSpot?

• E-postmeddelanden som skickas med hjälp av sekvensverktyget lagras på obestämd tid om inte ditt HubSpot-konto raderas.
• E-postmeddelanden som skickas från kontakttidslinjen sparas om inte det motsvarande engagemanget eller ditt HubSpot-konto raderas, då de kan sparas i upp till 90 dagar innan de rensas.
• E-postmeddelanden som tas emot i en ansluten inkorg och loggas till kontakttidslinjen bevaras om inte motsvarande engagemang eller ditt HubSpot-konto raderas, varvid de bevaras i upp till 90 dagar innan de rensas.
• Alla e-postmeddelanden från alla anslutna inkorgar, oavsett om de visas på en kontakts tidslinje, lagras i 7 dagar innan de automatiskt rensas.
• Alla e-postmetadata från alla anslutna inkorgar, oavsett om de visas på kontaktens tidslinje eller inte, lagras i upp till 60 dagar för alla anslutna inkorgar innan de rensas automatiskt.
  • Dessa metadata lagras för triageändamål när du kontaktar support, och inkluderar information i e-postrubrikerna.
  • Metadata inkluderar inte e-posttexten (t.ex. bilagor, vanlig text och/eller HTML-delen av e-postmeddelandet).

Varför tar det lång tid innan e-postmeddelandet som skickas från min inkorg visas i CRM?

Om du använder Microsoft Outlook eller Exchange kan det uppstå prestandaproblem när du synkroniserar från mappar med över 100 000 objekt. För att lösa detta kan du läsa Microsofts dokumentation för rekommendationer.

Varför visas inte e-postmeddelandet jag skickade från CRM i den skickade mappen i min inkorg?

När du har anslutit din e-postinkorg till HubSpot med IMAP kanske de e-postmeddelanden du skickar från kontakt-, företags- eller affärsposter i HubSpot inte visas i din skickade mapp.

När ett e-postmeddelande skickas via CRM-systemet överförs e-postmeddelandets data från HubSpot till din e-postleverantör. Din e-postleverantör skickar sedan e-postmeddelandet till mottagaren via sina SMTP-servrar.

Om den inkorg som du anslutit till via IMAP stöder flaggor för särskilda brevlådor, t.ex. brevlådor för utkast eller skickade meddelanden, kommer HubSpot att kopiera meddelandet till mappen med attributet skickat. Om brevlådan inte stöder brevlådor för specialanvändning kommer HubSpot att kopiera meddelandet till den första mapp som den kan hitta som innehåller skickat i etiketten.

Varför kopplades min e-postinkorg bort?

Om du får ett meddelande om att din inkorg har kopplats bort kan det ha uppstått ett problem med din e-postleverantör och du måste återansluta din inkorg. Vanliga problem som gör att en inkorg kopplas bort inkluderar:

• Åtkomst till HubSpot-appen har återkallats.
• Ditt lösenord till e-postinkorgskontot har ändrats. Detta kommer också att koppla bort alla kalendrar som du har anslutit till HubSpot, och du kommer inte att kunna boka några möten via dina schemaläggningssidor förrän du återansluter din inkorg.

Baserat på vilken typ av inkorg du anslutit kan det finnas andra orsaker till att din inkorg kopplades bort:

• Office 365: din brevlåda har genomgått en migrering.
• IMAP: din IMAP-server var inte tillgänglig under en längre tid, eller så återkallade servern HubSpots anslutning. Läs mer om felsökning av IMAP-anslutningsfel.
• Exchange: din Exchange-server var inte tillgänglig under en längre tid, eller så återkallade servern HubSpots anslutning. Läs mer om felsökning av Exchange-anslutningsfel.
• Gmail: du återkallade åtkomsten till HubSpot-appen i Googles säkerhetscenter.

Varför visas orelaterade e-postmeddelanden i samma tråd?

Om du ser orelaterade e-postmeddelanden i samma tråd kan det bero på hur du skriver nya e-postmeddelanden. Om du skriver ett nytt e-postmeddelande till en ny kontakt och klickar på vidarebefordra i ett skickat e-postmeddelande, tar bort den vidarebefordrade texten överst och sedan ändrar e-postmottagaren innan du skickar, kommer dessa e-postmeddelanden att visas i samma tråd. Detta beror på att de andra e-postmeddelandena refererar till det ursprungliga e-postmeddelandet och därför hänger ihop.

De exakta stegen kan skilja sig åt mellan olika e-postklienter, men vi rekommenderar inte att du klickar på svars- eller vidarebefordringsknappen för att skicka ett nytt e-postmeddelande, utan att du i stället använder mallverktyget för att snabbt skicka färdiga e-postmeddelanden till olika kontakter.