HubSpot已連結收件匣|常見問題

快速尋找有關將電子郵件收件匣連接到HubSpot的答案和一般資訊。 需要連接的收件匣才能透過CRM發送電子郵件，並使用某些Sales Hub和Service Hub功能。 

將收件匣連接到HubSpot有什麼作用？

連結收件匣後，您從CRM或使用HubSpot銷售電子郵件擴充功能的郵件客戶端發送的任何電子郵件回覆，都會自動登入您的CRM。 您也可以在已連線收件匣的「已傳送」資料夾(僅限Google Apps、Gmail和Office 365收件匣)中，追蹤從CRM傳送的任何電子郵件。

如何處理已連線的Office 365和Exchange Online收件匣的電子郵件和附件？

HubSpot會根據您連接的收件匣類型，以不同的方式追蹤和記錄您的電子郵件。 

HubSpot如何處理附件？

在預設情況下，只要電子郵件的總大小小於50 MB ，附件就會記錄到CRM中的相關記錄中。 若要關閉附件記錄，請按照本文中的說明操作。

我可以透過POP3將收件匣連結至HubSpot嗎？

否。HubSpot僅為用戶提供通過IMAP將其收件匣連接到HubSpot的功能。 POP3和IMAP都是從伺服器存取電子郵件的方法。

POP3

POP3會將電子郵件下載到您的電腦。 當電子郵件傳送到您的電子郵件地址時，它會儲存在您的電子郵件伺服器上。 當您開啟電子郵件用戶端時，電子郵件用戶端實際上會將電子郵件下載到您的裝置。 下載到裝置後，系統會將其從電子郵件伺服器中移除，並僅儲存在本機上。

例如，如果您透過POP3設定電子郵件，並在行動裝置上開啟電子郵件，它會在那裡下載電子郵件。 如果您在電腦上檢查電子郵件，則不會有任何電子郵件顯示，因為它們已經下載到您的手機上。

IMAP

IMAP允許您跨裝置存取他們的電子郵件。 當您透過IMAP存取電子郵件時，它會將原始電子郵件保留在電子郵件伺服器上，只需將電子郵件的本機副本下載到您的裝置即可。 這樣，您就可以隨時透過任何裝置存取所有電子郵件。

HubSpot必須能夠隨時存取您的電子郵件。 因此，您的電子郵件需要始終在電子郵件伺服器上可用，以便HubSpot可以看到它。 透過IMAP連線可以做到這一點； POP3則不然。

如果您正在查看電子郵件用戶端設定，並注意到您已透過POP3進行設定，則需要與IT團隊合作將其變更為IMAP。 完成後，您應該會在電子郵件用戶端設定中看到IMAP/SMTP伺服器和連接埠，以便輸入HubSpot進行連線。

連結收件匣後， HubSpot如何找到要記錄的回覆？

連結收件匣後， HubSpot即可存取您的電子郵件相關資訊，包括寄件者電子郵件地址、收件者電子郵件地址、主旨行和電子郵件正文。 

每封「回覆」電子郵件都包含原始電子郵件的唯一ID號碼。 HubSpot CRM將監控與CRM發送或記錄（密件抄送）到CRM的電子郵件相關的回覆。 HubSpot CRM只會讀取和儲存先前記錄在CRM中或從CRM發送的電子郵件線程的電子郵件正文。

CRM中會記錄哪些資訊？

當您將電子郵件記錄到CRM中的聯絡人記錄或收到他們的電子郵件回覆時， HubSpot CRM會儲存聯絡人的電子郵件地址、姓名、主旨行和正文，以便電子郵件可以在CRM中顯示為其聯絡人記錄的一部分。 電子郵件的儲存和顯示方式就如同您已密件抄送或已將該電子郵件轉寄至客戶關係管理系統。 在CRM之外傳送的附件將儲存在客服案件記錄的「附件」部分。

HubSpot CRM如何處理我透過CRM傳送的電子郵件正文？

HubSpot客戶關係管理系統只會使用您的電子郵件文字，在客戶關係管理系統收件人的聯絡人記錄中顯示電子郵件。 HubSpot不會將這些資訊分享給團隊以外的人、出售這些資訊，或進行任何類型的匿名電子郵件機構收集以進行分析。

HubSpot如何處理連接收件匣的安全性？

每當HubSpot傳輸或儲存您的個人資料時， HubSpot都會努力保護它。 例如， HubSpot會在與您的電腦交換資料時對資料進行加密，並使用頂級安全措施來防止未經授權或意外存取我們的網路。 前往HubSpot的安全頁面，進一步了解HubSpot如何保護您的資料。

電子郵件資料會在HubSpot中儲存多久？

• 除非您的HubSpot帳戶被刪除，否則使用序列工具 發送的電子郵件將無限期存儲。
• 除非相應的參與度或您的HubSpot帳戶被刪除，否則從聯絡時間軸發送的電子郵件將被保留，此時它們最多可以保留90天，然後才會被清除。
• 除非相應的參與度或您的HubSpot帳戶被刪除，否則在已連接的收件匣中收到並記錄到聯絡人時間軸的電子郵件將保留，此時它們將保留長達90天，然後才會被清除。
• 所有連結收件匣中的所有電子郵件內文，無論是否顯示在聯絡人時間軸上，都會儲存7天，然後自動清除。
• 所有連線收件匣中的中繼資料，無論是否顯示在聯絡人時間軸上，都會儲存最多60天的所有連線收件匣，然後自動清除。
  • 此中繼資料會儲存起來，以便在聯絡客服時進行分流，並在電子郵件標題中包含資訊。
  • 中繼資料不包括電子郵件正文（例如，電子郵件的附件、純文字和/或HTML部分）。

為什麼從我的收件匣發送的電子郵件需要很長時間才會顯示在CRM中？

如果您使用的是Microsoft Outlook或Exchange ，從超過100,000個項目的資料夾進行同步處理時，可能會發生效能問題。 若要解決此問題，請參閱Microsoft的文件以取得建議。 

為什麼我從CRM發送的電子郵件沒有顯示在電子郵件收件匣的已發送資料夾中？

 使用IMAP將您的電子郵件收件匣連接到HubSpot後，您從HubSpot中的聯絡人、公司或交易記錄發送的電子郵件可能不會顯示在已發送的文件夾中。

當透過CRM傳送電子郵件時，電子郵件的資料實際上會從HubSpot傳輸到您的電子郵件供應商。 然後，您的電子郵件供應商會透過其SMTP伺服器將電子郵件傳送給收件者。

如果您使用IMAP連線的收件匣支援特殊用途信箱旗標，例如草稿郵件或已傳送郵件的信箱， HubSpot會將郵件複製到具有已傳送屬性的資料夾。 如果信箱不支援特殊用途信箱， HubSpot會將郵件複製到它可以找到的第一個資料夾，該資料夾包含在標籤中傳送的郵件。

為什麼我的電郵收件匣被中斷連接？

如果您收到電子郵件收件匣已中斷連接的通知，表示您的電子郵件服務供應商可能發生問題，您需要重新連接收件匣。 導致收件匣中斷連線的常見問題包括：

• 已撤銷HubSpot應用程式的存取權限。
• 您的電子郵件收件匣帳戶密碼已變更。 這也會中斷您已連結至HubSpot的任何行事曆，在重新連結收件匣之前，您將無法透過排程頁面預約任何會議。

根據你連結的收件匣類型，你的收件匣可能有其他原因被中斷連結：

• Office 365 ：您的郵箱已遷移。
• IMAP ：您的IMAP伺服器長時間無法使用，或伺服器已撤銷HubSpot的連線。 深入瞭解如何疑難排解IMAP連線錯誤。
• Exchange ：您的Exchange伺服器長時間無法使用，或伺服器撤銷了HubSpot的連線。 深入瞭解如何疑難排解Exchange連線錯誤。
• Gmail ：您已撤銷Google Security Center中HubSpot應用程式的存取權限。

為什麼不相關的電子郵件會顯示在同一對話串中？

如果您在同一對話中看到不相關的電子郵件，這可能是因為您編寫新電子郵件的方式。 向新聯絡人撰寫新電子郵件時，如果您按一下已傳送的電子郵件，移除頂端的轉寄文字，然後在傳送前變更電子郵件收件人，這些電子郵件會顯示在同一對話串中。 這是因為其他電子郵件參考了原始 電子郵件，因此會串連在一起。

雖然電子郵件用戶端的確切步驟可能有所不同，但不建議點擊回覆或轉寄按鈕以發送新電子郵件，而是使用範本工具快速將預製的電子郵件發送給不同的聯絡人。