使用HubSpot Sales Office 365外接程序跟蹤和記錄電子郵件

使用HubSpot Sales Office 365外接程序的跟蹤和記錄功能來監視並記錄您的聯絡人與電子郵件的互動。 啟用追蹤功能後，您可以在聯絡人開啟電子郵件時收到即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的聯絡人記錄中，以保留所有過去通信的記錄，供團隊參考。

您可以查看開啟的電子郵件，然後點擊活動供稿中的資訊；記錄的電子郵件會儲存到個人聯絡記錄及其相關記錄中。 您可以在本文中了解跟蹤和記錄之間的區別。

本文介紹使用HubSpot Sales Office 365外接程序追蹤電子郵件和記錄電子郵件。 如果您使用的是Outlook桌面外接程序，請瞭解如何使用Outlook桌面外接程序跟蹤和記錄電子郵件。

配置預設日誌和軌道設定

超級管理員可以更新預設行為，以便追蹤、記錄和關聯帳戶中所有用戶的電子郵件。

若要設定這些預設值，請按照以下步驟操作：

• 了解更多
• 在左側邊欄選單中，瀏覽至「物件」>「活動」。
• 按一下電子郵件記錄與追蹤標籤。
• 在「電子郵件日誌和追蹤設定」下，透過選取或清除相關核取方塊，設定如何在HubSpot中記錄電子郵件：
  • 為所有使用者套用預設記錄設定：開啟此設定後，您可以按一下以開啟或關閉預設記錄所有電子郵件，以設定帳戶中的所有使用者是否預設記錄電子郵件。
  • 為所有使用者套用預設關聯：開啟此設定後，您可以按一下下拉式選單，然後選擇要與記錄的電子郵件關聯的預設記錄類型。
  • 為所有使用者套用預設追蹤設定：如果您已選取「允許所有使用者追蹤電子郵件」，並查看開啟的收件人，然後按一下他們的電子郵件核取方塊，您可以開啟此設定以設定是否預設會追蹤帳戶中所有用戶的所有電子郵件。

追蹤電子郵件

使用Office 365外接程序發送追蹤的電子郵件

若要使用Office 365外接程序傳送追蹤的電子郵件：

• 登入您的Outlook帳戶。
• 撰寫新電郵。
• 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
• 在收件箱中打開銷售工具。 此流程略有不同，具體取決於您使用的郵件客戶端：
  • 如果您在PC或Mac上的Outlook桌面上使用Office 365外接程序，請在訊息視窗中按一下「銷售工具」。
  • 如果您在Outlook on the web或Outlook.com帳戶上使用Office 365外接程序，請按一下電子郵件撰寫視窗右下角的鏈輪圖示鏈輪。
• 在右側窗格中，選取「追蹤電子郵件開啟」核取方塊（擁有指定Sales Hub付費座位的使用者會看到「追蹤電子郵件開啟並點擊」）。
  

• 選中核取方塊後，保持「HubSpot銷售」窗格開啟，然後按一下「傳送」。

查看追蹤的電子郵件狀態

在您的聯絡人打開電子郵件之前，電子郵件主題行和收件人將顯示在HubSpot的活動提要中。

當收件人打開電子郵件時，您會在桌面上收到即時彈出通知，並在活動供稿中收到標記為「開啟」的電子郵件通知。 按一下聯絡人姓名下方的下拉式選單，查看收件人何時開啟您的電子郵件。 您還會在下拉菜單中看到聯絡人活動的歷史記錄。

請注意：當您使用Office 365外接程式發送追蹤的電子郵件時，以及如果您安裝了HubSpot Sales Chrome擴充功能或HubSpot Sales for Windows託盤應用程式(僅限Windows) ，將會顯示實時通知。 如果沒有，您只會在HubSpot活動供稿中看到活動。

您還可以看到您的聯絡人如何從Chrome擴充功能或Windows託盤應用程式處理您所追蹤的電子郵件。 若要從Chrome擴充功能存取活動供稿，請按一下Chrome瀏覽器右上角的HubSpot鏈輪圖示鏈輪。 如果您已安裝 HubSpot Sales for Windows ，請在Windows託盤中按一下 HubSpot鏈輪圖示鏈輪。

進一步了解電子郵件追蹤和銷售通知，以及如何停用追蹤功能。

啟用GDPR設定後的追蹤

如果您已在帳戶中啟用GDPR功能， HubSpot只能追蹤聯絡人的電子郵件開啟，當該聯絡人有指定的資料處理法律依據時。 在Office 365中撰寫電子郵件時，系統會開啟「追蹤電子郵件」，並將點擊次數核取方塊顯示為灰色，以顯示聯絡人不符合追蹤資格。

沒有法律依據處理數據的聯繫人或尚未聯繫的電子郵件收件人將不會跟蹤開啟的電子郵件。 當向多個收件人發送電子郵件時，開啟的電子郵件將被匿名追蹤。

您可以更新聯絡人的法律依據以處理聯絡人的資料屬性，以變更聯絡人的追蹤資格。

日志郵件

若要記錄電子郵件並從記錄的電子郵件中將新聯絡人新增到HubSpot ，您發送電子郵件的電子郵件地址必須是以下其中之一：

• 您帳戶中的使用者
• 已連接的電子郵件地址之一
• 電子郵件用戶端中的別名（在連接的Gmail收件匣中配置的別名，或新增到「個人資料與偏好設定」的別名）

您可以在HubSpot帳戶設定中指定您永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者，您可以在外接程序設定中新增這些電子郵件地址和網域。

請注意：大於50 MB的電子郵件附件不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍將成功傳送給聯絡人，並將記錄到CRM ，但沒有附件。 

使用Office 365外接程序發送記錄的電子郵件

若要使用Office 365外接程序傳送記錄的電子郵件：

• 在Outlook中撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
• 在收件箱中打開銷售工具。 此流程略有不同，具體取決於您使用的郵件客戶端：
  • 如果您在PC或Mac上的Outlook桌面上使用Office 365外接程序，請在訊息視窗中按一下「銷售工具」。
  • 如果您使用的是Outlook on the web或Outlook.com帳戶中的Office 365外接程序，請在電子郵件撰寫視窗的右下角按一下鏈輪圖示鏈輪。
• 在右側窗格中，選取記錄核取方塊。 您的密件抄送地址會自動填寫在密件抄送欄位中。

• 預設情況下，外接程式會自動選擇聯絡人的前三個相關交易或工單記錄，以記錄電子郵件。 若要明確選擇電子郵件將記錄到哪些記錄：

請注意： 您必須使用Office 365版本1910或更高版本來明確選擇電子郵件應記錄的記錄。

• • 按一下「記錄」核取方塊旁的下拉式選單 。 
  • 選取/清除您要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊 。 
  • 如果您要將電子郵件發送給CRM中沒有聯絡人的收件人，系統會建立新的聯絡紀錄。 編輯關聯時，您會看到聯絡人的電子郵件列表。 如果您不希望電子郵件登錄到新的聯絡人記錄，請清除核取方塊。 了解如何僅將電子郵件記錄到現有的聯絡記錄。

• 選中核取方塊後，保持「HubSpot銷售」窗格開啟，然後按一下「傳送」。

您可以在Office 365外接程序設定中自訂電子郵件自動記錄的相關記錄。 如果您使用的是行銷聯絡人，則通過記錄的電子郵件創建的新聯絡人將被設置為非行銷。 

請注意：如果透過記錄的電子郵件建立新聯絡人，只要沒有指派以前的擁有者，發送電子郵件的HubSpot用戶將自動被指派為聯絡人擁有者。 

在HubSpot中查看登錄的郵件

使用Office 365外接程序登錄到HubSpot的電子郵件將自動關聯到您發送電子郵件之前指定的記錄。 

若要在HubSpot中查看記錄的電子郵件，請按照以下步驟操作：

• 在您的HubSpot帳戶中，前往您的聯絡人、公司或優惠。
• 按一下紀錄的名稱。
• 在時間軸上，找到記錄的電子郵件。 從電子郵件中，您可以執行以下操作：
  
  1. 1. 關聯記錄：點擊以編輯關聯公司或交易記錄。
     2. PIN ：如果是聯絡時間軸，請按一下將電子郵件固定在頂部。
     3. 刪除：按一下從時間軸中刪除電子郵件活動。
     4. 詳情：點擊查看有關電子郵件發送的具體信息。
     5. 展開：點擊以查看電子郵件的完整正文。 如果正在進行電子郵件對話，請點擊「查看紀錄」以查看紀錄中的所有電子郵件。
     6. 附件：按一下以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。
     7. 回覆：按一下回覆，從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。

請注意：若要從HubSpot發送電子郵件回覆並將收到的回覆記錄到HubSpot ，您必須有一個已連接的收件箱。