上次更新時間： 一月 20, 2023
使用HubSpot Sales Office 365加載項的追蹤和記錄功能來監控和保存聯絡人與電子郵件的關係。 啟用追蹤功能後，聯絡人打開電子郵件時，你可以接收即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的聯絡人的記錄，以保留過去所有溝通的記錄，供您的團隊參考。
你可以查看已開啟的電子郵件，然後點擊活動供稿中的資訊；已記錄的電子郵件會儲存至個別聯絡人記錄及其相關記錄。
請注意：如果你已在帳戶中啟用通用資料保護法規(GDPR)功能，你的法務團隊是決定公司如何使用電子郵件記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充設定，為特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域停用此功能。 此外，只能追蹤電子郵件開啟的聯絡人，其聯絡人擁有指定的資料處理法律依據。 了解更多關於啟用GDPR設定時的電郵追蹤。
在開始之前，請了解跟蹤和記錄電子郵件之間的區別：- 追蹤： 當聯絡人打開你的電子郵件時，使用追蹤功能來監控。 若要追蹤電子郵件， HubSpot會在電子郵件發送後，將 一像素追蹤影像插入其中。 如果您已安裝Windows端的HubSpot銷售託盤應用程式，或者您使用Chrome與HubSpot銷售Chrome擴展程序，則當聯絡人打開追蹤的電子郵件時，您會在桌面上收到即時通知。 擁有指定 銷售中心 付費座位的 用戶也可以追蹤收件人點擊電子郵件中的連結的時間。 免費使用者無法追蹤點擊次數。HubSpot記錄追蹤的電子郵件開啟和點擊活動供稿及記錄時間線。 選擇追蹤電子郵件開啟核取方塊不會將電子郵件的副本記錄到HubSpot的記錄中。
- 日誌：使用日誌功能將電子郵件的副本記錄到HubSpot中的記錄。 電子郵件中包含的任何附件也會記錄到聯絡人的記錄中。 記錄您的電子郵件，以記錄過去的溝通。 登錄的電子郵件不會讓您深入了解開放或點擊的資訊。
請注意，你可以發送一封既追蹤又記錄的電子郵件。 這樣，您就可以獲得電子郵件溝通記錄，並追蹤聯絡人與電子郵件的聯絡。
請注意：發送已記錄或追蹤的電子郵件時，必須在收件匣中開啟加載項任務窗格。 您可以將任務窗格固定，以便隨時在收件匣中開啟。
本文介紹了使用HubSpot Sales Office 365加載項追蹤電子郵件和記錄電子郵件。 如果您使用的是Outlook桌面加載項，請瞭解如何使用Outlook桌面加載項追蹤和記錄電子郵件。
追蹤電子郵件
使用Office 365外接程序發送已跟蹤的電子郵件
若要使用Office 365外接程序發送已跟蹤的電子郵件：
- 登入您的Outlook帳戶。
- 撰寫新電子郵件。
- 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
- 在收件箱中打開銷售工具。 此過程會因您使用的郵件客戶端而略有不同：
- 如果您在PC或Mac上使用Outlook桌面版的Office 365外接程序，請在訊息視窗中按一下銷售工具。
- 如果您在Outlook on the web或Outlook.com帳戶上使用Office 365外接程序，請按一下電子郵件撰寫視窗右下角的「輪輪圖示輪輪。
- 如果您在PC或Mac上使用Outlook桌面版的Office 365外接程序，請在訊息視窗中按一下銷售工具。
- 在右側窗格中，選擇追蹤電子郵件開啟核取方塊（已分配銷售中心付費座位的使用者將看到追蹤電子郵件開啟和點擊）。
- 選取核取方塊，保持「HubSpot銷售」窗格開啟，然後按一下傳送。
查看追蹤的電子郵件狀態
在聯絡人打開電子郵件之前，電子郵件主題行和收件人會在HubSpot的活動供稿中顯示為已發送。
當收件人打開電子郵件時，你會在桌面上收到實時彈出通知，並在活動資訊中標記為開啟的電子郵件通知。 點擊 聯絡人名稱下方的下 拉式選單，查看收件人何時打開電子郵件。 您還會在下拉式選單中看到聯絡人的活動紀錄。
請注意：使用Office 365外掛程式發送追蹤電子郵件時，以及已安裝HubSpot Sales Chrome擴展程序或HubSpot Sales for Windows託盤應用程式（僅限Windows ）時，會顯示實時通知。 如果不是，您只會在HubSpot活動供稿中看到活動。
您還可以透過Chrome擴展程序或Windows託盤應用程式，查看聯絡人如何與您追蹤的電子郵件進行聯絡。 若要透過Chrome擴展程序存取活動資訊，請按一下Chrome瀏覽器右上角的HubSpot飛圖示飛輪。 如果您已安裝 Windows版HubSpot銷售，請按一下Windows託盤 HubSpot sprocket圖示sprocket。
啟用GDPR設定的追蹤
如果您在帳戶中啟用了GDPR功能 ， HubSpot只能追蹤聯絡人的電子郵件在聯絡人有指定的資料處理法律依據 時才會開啟。 在Office 365中撰寫電子郵件時，「追蹤電子郵件」將開啟，然後「點擊 」核取方塊將以灰色顯示聯絡人的追蹤不符合資格。
如果沒有法律依據處理 尚未聯絡的資料或電子郵件收件人，我們將不會追蹤電子郵件開啟以尋找聯絡人。 在向多個收件人發送電子郵件時，電子郵件會以匿名方式追蹤開啟。
你可以透過更新聯絡人的法律依據來處理聯絡人的資料屬性，來變更聯絡人的追蹤資格。
登錄郵箱
若要從已記錄的電子郵件中記錄電子郵件並將新聯絡人新增至HubSpot ，您發送電子郵件的電子郵件地址必須為以下其中一個：
- 您帳戶中的用戶
- 已連結的電子郵件地址之一
- 電子郵件客戶端中的別名（已經在已連結的Gmail收件匣中配置的別名，或已新增至您的個人資料與偏好設定中的別名）
您可以在HubSpot帳戶設定中指定永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者，您可以在外掛程式設定中新增這些電子郵件地址和網域。
請注意：大於50 MB的電子郵件附件不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍會成功傳送至聯絡人，並會記錄到CRM ，但沒有附件。
使用Office 365外接程序發送已記錄的電子郵件
若要使用Office 365外接程序發送已記錄的電子郵件：
- 在Outlook中撰寫新電子郵件。
- 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
- 在收件箱中打開銷售工具。 此過程會因您使用的郵件客戶端而略有不同：
- 如果您在PC或Mac上使用Outlook桌面版的Office 365外接程序，請在訊息視窗中按一下銷售工具。
- 如果您使用的是Outlook on the web或Outlook.com帳戶的Office 365外接程序，請按一下電子郵件組成視窗右下角的輪輪圖示輪輪。
- 如果您在PC或Mac上使用Outlook桌面版的Office 365外接程序，請在訊息視窗中按一下銷售工具。
- 在右側窗格中，選擇日誌核取方塊。 您的密件抄送地址將自動填充在密件抄送欄位中。
- 預設
情況下，外掛程式會自動選擇聯絡人的前三項關聯交易或工單記錄以記錄電子郵件。 若要明確選擇登入電郵的記錄，請按照以下步驟操作：
請注意： 您必須使用Office 365版本1910或更高版本來明確選擇電子郵件應登入的記錄。
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- 按一下[日誌]核取方塊旁的下拉式選單 。
- 選擇/清除您要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊 。
- 如果您將電子郵件發送給CRM中未聯絡到的收件人，則會建立新的聯絡人記錄。 編輯關聯時，您會看到聯絡人的電子郵件。 如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄，請清除核取方 塊。 僅瞭解如何將電子郵件記錄到 現有聯絡人記錄。
- 選取核取方塊，保持「HubSpot銷售」窗格開啟，然後勾選「發送」。
您可以自訂在Office 365外掛程式設定中自動記錄電郵的關聯記錄。 如果你使用市場推廣聯絡人，系統會將已登記電子郵件建立的新聯絡人設為非市場推廣聯絡人。
請注意：如果透過已記錄的電子郵件建立了新的聯絡人，只要沒有分配之前的擁有者，傳送電子郵件的HubSpot用戶就會自動被分配為聯絡人擁有者。
查看HubSpot中已登錄的郵件
使用Office 365外接程序記錄到HubSpot的電子郵件將自動關聯到傳送電子郵件前指定的記錄。
若要在HubSpot中查看已記錄的電子郵件：
- 您的聯絡人、公司或交易。
- 按一下記錄的名稱。
- 在時間線上，找到已記錄的電子郵件。 在電子郵件中，您可以執行以下操作：
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- 相關記錄：按一下以編輯相關的公司或交易記錄。
- PIN ：點擊以將電子郵件固定在聯絡時間線的頂部。
- 刪除：點擊以從時間線中刪除電子郵件活動。
- 詳細資訊：點擊以查看有關電子郵件發送的特定資訊。
- 展開：按一下以查看電子郵件的完整內容。 如果正在進行電子郵件對話，請點擊檢視紀錄以查看紀錄中的所有電子郵件。
- 附件：點擊以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。
- 回覆：點擊回覆，從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。
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