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Connected Email

在CRM中記錄電子郵件回覆

上次更新時間: 十一月 21, 2022

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所有產品和版本
回覆從您連結的個人電子郵件發送的電子郵件訊息將自動記錄到CRM中的聯絡人記。 這包括從CRM中的記錄或使用HubSpot銷售 電子郵件擴展程序或外接程序發送的一對一電子郵件。
 
如果您收到對之前未記錄的電子郵件的回覆,或收到來自聯絡人的新電子郵件,您可以使用轉發地址手動登入HubSpot。 進一步了解回覆日誌的要求,以及回覆不會按預期記錄的情況。 
 

請注意:為傳出和傳入電子郵件記錄附件的最大檔案大小為50MB。 這適用於發送至一對一電子郵件的回覆,以及發送至對話收件匣中的團隊電子郵件的傳入電子郵件。 

如果你的電子郵件伺服器運行安全軟體,在收到電子郵件時掃描附件, HubSpot可能無法記錄發送到團隊電子郵件地址的電子郵件回覆或傳入電子郵件中的附件。 例如,如果您的Office 365伺服器正在執行啟用動態送遞的進階威脅保護,則附件可能無法記錄。 

回復日志的要求

如果您已 連接個人電子郵件,且以下內容為真實,則會自動在聯絡人的時間線上記錄對電子郵件的回覆:

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  • 原始電子郵件並未傳送至「永遠記錄」清單中列出的電子郵件地址或網域。
  • 收到回復時,個人電子郵件地址仍連線。 
  • 回覆會傳送至由最初啟動紀錄的用戶連結的個人電子郵件。 
  • 回復的發送者是HubSpot中的現有聯絡人。

電子郵件回覆會記錄到CRM中聯絡人的記錄時間線。 HubSpot中沒有可以檢視這些電子郵件的中心位置;您必須瀏覽收件人的聯絡人記錄或相關記錄之一才能檢視已記錄的電子郵件

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如果你想在集中的位置檢視、管理和回覆收到的電子郵件,請進一步了解如何將團隊電子郵件地址連接到對話收件箱。 

回復未按預期記錄

如果您的回覆未如預期記錄,請進一步了解這種情況的一些常見原因。 在某些情況下,如果回覆沒有記錄,您可以將回覆發至CRM中的記錄時間線。 

新收到的郵件

如果發送到您連結的個人電子郵件中的電子郵件符合記錄要求,則不會記錄到HubSpot。 

如果非聯絡人向你發送的電子郵件不是現有紀錄的一部分,此電子郵件將不會記錄到HubSpot ,也不會建立新的聯絡人記錄。 當你回覆此電子郵件並選擇日誌核取方塊或包含密件抄送地址時,你的傳出回覆將會記錄,但非聯絡人的原始電子郵件仍不會出現在HubSpot中。 只要您的個人電子郵件連線,此帖子的後續回覆就會被記錄。

來自非聯絡人或電郵別名的電郵

如果回覆來自與現有聯絡人無關聯的電子郵件地址,則回覆將不會記錄。 例如,如果您向contacts@domain.com發送電子郵件,但聯絡人使用contacts-alias@domain.com回覆,回覆將不會記錄。 您可以使用發地址將回覆轉發至CRM ,然後將兩個聯絡人記錄合併

來自團隊電子郵件地址的電子郵件

如果電郵紀錄以對話收件中的團隊電郵開頭,則無法在紀錄中間切換到使用個人連結電郵地址 。 回覆將不會繼續記錄到HubSpot ,因為這將創建一個HubSpot無法偵測的新紀錄。

更換收件匣供應商後回覆電子郵件

如果您在使用之前的電子郵件地址時仍有有效紀錄時更改收件箱供應商,則電子郵件回覆將停止登入HubSpot。 此外,如果您使用的是序列,由於HubSpot無法再偵測到回覆,目前以序列註冊的聯絡人將不會自動取消註冊。 使用正確的提供商重新連接收件箱,以成功記錄回覆。

使用錯誤的電子郵件供應商連結的個人電子郵件

請務必使用正確的電郵供應商類型連結您的個人電郵。 您的電子郵件供應商 是讓您能夠發送和接收電子郵件的服。 常見的電子郵件提供商包括Gmail和Office 365。

確認您的電子郵件地址由哪個電子郵件供應商託管,然後按照指示與該供應商連線至HubSpot。 您可以詢問IT資源,也可以使用MxToolbox詢電子郵件網域的電子郵件服務供應商。 如果您沒有使用正確的提供商連線,電子郵件將不會記錄。 

故障排除回復日志

如果你符合回覆記錄的要求,而你的回覆不符合上述任一情況,請學習如何從HubSpot尋求協助。 在聯絡之前,建議您提供一個聯絡人記錄示例,其中的回覆未如預期的記錄,以及您的電子郵件帳戶中收到的回覆中的電子郵件標題。 了解如何從一些常見電子郵件供應商收集電子郵件標題,或與IT資源合作檢索標題。 

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