設定HubSpot收據工具

HubSpot發票可讓您的團隊直接從HubSpot發送發票、追蹤您的應收款項，並透過HubSpot付款收取款項。 使用發票，您的買家也可以期待與付款連結和報價類似的結帳流程。 但是，與付款連結和報價不同，發票會追蹤到期日、餘額，並可在HubSpot付款之外標記為已付款。 它們還包含一些買家在要求付款時可能需要的發票號碼。

買家發票結帳	內部發票記錄

請注意：所有使用Quickbooks整合功能的帳戶均可使用收據功能。 若要手動建立HubSpot發票，您需要使用已設定付款工具的Starter、Professional或Enterprise帳戶。

在下方，了解如何設定使用HubSpot收據收取款項。

設定收據權限

若要控制哪些HubSpot使用者有權檢視、建立和編輯發票，請瞭解如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。

請注意：在2023年2月9日之前建立的HubSpot使用者預設擁有收據檢視和編輯權限。 根據預設，在此日期之後建立的使用者沒有收據權限。

在HubSpot品牌套件中新增標誌

HubSpot發票會自動在HubSpot品牌預設設定中輸入您的標誌。

若要查看目前的標誌或指派新標誌，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往「帳戶 預設」。
• 按一下「品牌」分頁。 
• 按一下您要編輯的品牌工具組 。 

設定預設付款選項

你也可以選擇在付款設定中設定收據預設接受的付款方式。 接受的付款方式包括信用卡或簽帳金融卡和ACH （銀行轉帳）。 你也可以在建立收據時自訂。

若要更新預設付款設定，請按照以下步驟操作

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往「付款」。
• 按一下「結帳」分頁。

自訂收據前綴和起始號碼

為確保HubSpot發票號碼不會與帳戶系統中的發票號碼重疊， HubSpot發票的預設前綴為INV ，起始號碼為1001。 您可以在收據設定中自訂前綴和起始號碼。 一旦完成發票並分配一個號碼（如INV-1002 ） ，該號碼就無法更改或重複使用。

請注意：在自訂您的發票前綴和起始編號之前，您應該在進行任何更改之前諮詢您的會計團隊，以確保它能夠與任何當前的系統配合使用。

若要自訂收據前綴和起始號碼，請按照以下步驟操作：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側邊欄選單中，前往「物件」>「收據」。

將網域連結至HubSpot

根據預設， HubSpot發票託管在與您的HubSpot帳戶連結的主要網域上。 建立收據時，你也可以從任何已連結的網域中選擇。 如果尚未連結網域，或想連結另一個子網域來代管收據(例如billing.website.com) ，請瞭解如何將網域連結至HubSpot。

建立並傳送你的第一張收據

根據你偏好的工作流程，你可以透過以下方式建立收據：

• 從收據索引頁面前往「銷售」>「收據」。
• 來自聯絡人、公司或交易記錄。
• 透過轉換已發佈的報價，將報價詳情複製到發票。

從交易或報價建立發票將自動提取相關聯絡人、公司和行項目。 您也可以在建立收據期間，手動新增或移除相關聯絡人和公司，以及明細項目、折扣、稅金和費用。 設定發票的付款條款以及買家的任何可選評論後，您可以預覽發票並完成。 完成後，系統會為發票分配發票編號，無法進一步編輯。 

建立發票後，您可以手動將發票傳送給買家。

查看和管理收據

如要查看和管理收據，請前往收據索引頁面。 在此頁面上， HubSpot提供一組已儲存的檢視來組織您的發票。 這些已儲存的檢視將幫助你了解：

• 哪些發票已逾期。
• 您有多少逾期發票，以及逾期程度。
• 哪些發票將於本月到期。
• 已支付的發票。

使用這些儲存的檢視來識別需要注意的發票，然後您可以使用HubSpot任務保持井然有序，或使用HubSpot 序列或以發票為基礎的工作流程自動與買家聯繫。 您也可以使用篩選器建立自己的已儲存檢視，進一步自訂收據索引頁面。 深入瞭解HubSpot的預設發票屬性。

若要深入瞭解發票分析，請瞭解如何使用HubSpot的自訂報告產生器建立自訂報告。 

將發票傳送到您的會計系統

目前， HubSpot建立的帳戶整合（如Quickbooks Online和Xero ）不支援從HubSpot同步發票。 不過，您可以匯出發票記錄，並將其上傳到您的會計系統。

你可以填寫此表格，訂閱收據整合功能的最新消息，例如收據同步功能。