Log e-mail-svar i CRM

Svar på en e-mail, der er sendt fra din tilknyttede personlige e-mail, logges automatisk til kontaktens post i dit CRM. Dette inkluderer en-til-en e-mails sendt fra posten i CRM eller ved hjælp af HubSpot Sales e-mailudvidelse eller add-in. Hvis du modtager et svar på en e-mail, der ikke tidligere var logget, eller en ny e-mail fra en kontakt, kan du logge den i HubSpot manuelt ved hjælp af din videresendelsesadresse.

Hvis du vil begrænse adgangen til loggede e-mails, kan du læse, hvordan du redigerer tilladelser til loggede e-mails.

Bemærk: Den maksimale filstørrelse for logning af vedhæftede filer for udgående og indgående e-mails er 50 MB. Dette gælder for svar sendt til en-til-en e-mails og indgående e-mails sendt til en team-e-mail i indbakken for samtaler.

Hvis din e-mailserver kører sikkerhedssoftware, der scanner vedhæftede filer, når du modtager e-mails, kan HubSpot muligvis ikke logge vedhæftede filer, der er inkluderet i e-mailsvar eller indgående e-mails sendt til dit teams e-mailadresse. Hvis dine Office 365-servere f.eks. kører Advanced Threat Protection med Dynamic Delivery aktiveret, vil de vedhæftede filer måske ikke blive logget.

Krav til logning af et svar

Svar på e-mails logges automatisk på kontaktens tidslinje, hvis du har forbundet din personlige e-mail, og følgende er sandt:

• Den oprindelige e-mail blev sendt via CRM eller sendt fra din tilsluttede personlige e-mailklient med salgsmailudvidelsen eller -tilføjelsen installeret og afkrydsningsfeltetLog .

• Den oprindelige e-mail blev ikke sendt til en e-mailadresse eller et domæne, der er opført på listenAldrig log.
• Den personlige e-mailadresse er stadig tilsluttet, når svaret modtages.
• Svaret er sendt til en personlig e-mail, der er forbundet med en aktiv bruger.
• Svaret har samme emnelinje som den oprindelige e-mail.

E-mail-svar logges på kontaktens tidslinje i dit CRM. Du kan derefter navigere til modtagerens kontaktpost eller en af de tilknyttede poster for at se den loggede e-mail.

Hvis du modtager et svar fra en anden e-mailadresse end den oprindelige afsender, logges svaret i den eksisterende kontaktpost, der er knyttet til e-mailtråden. Der oprettes ingen nye kontaktposter.

Hvis du forbinder en team-e-mailadresse med HubSpot, kan du se, administrere og svare på indgående e-mails i samtalernes indbakke.

Bemærk: Hvis du forbinder en personlig e-mailkonto til HubSpot, kan sendte e-mails fra denne konto kun logges ved hjælp af din videresendelsesadresse, som derefter kan gennemgås på den tilknyttede post.

Svar logges ikke som forventet

Hvis dit svar ikke logges som forventet, kan du læse mere om nogle af de almindelige årsager til, at det sker. Hvis svaret ikke logges, kan du i nogle tilfælde videresende det til postens tidslinje i CRM.

Nye indgående e-mails

Indgående e-mails, der sendes til din tilknyttede personlige e-mail, logges ikke i HubSpot, hvis de ikke opfylder kravene til logning.

Hvis en kontaktperson sender dig en ny e-mail, som ikke er en del af en eksisterende tråd, vil denne e-mail ikke blive logget i HubSpot, og for ikke-kontaktpersoner vil der ikke blive oprettet en ny kontaktpost. Når du svarer på denne e-mail og markerer afkrydsningsfeltet Log eller inkluderer BCC-adressen, vil dit udgående svar blive logget, men kontaktpersonens oprindelige e-mail vil stadig ikke blive vist i HubSpot. Efterfølgende svar på denne tråd vil blive logget, så længe din personlige e-mail er forbundet.

Svar med en anden emnelinje

Hvis en kontaktperson svarer på en e-mail, men ændrer emnelinjen, vil det ikke længere blive betragtet som en e-mail i den eksisterende tråd og vil ikke blive logget.

E-mails sendt fra en team-e-mailadresse

Hvis en e-mailtråd starter med din team-e-mail i samtalernes indbakke, kan du ikke skifte til at bruge din personlige e-mailadresse midt i tråden. Svarene vil ikke fortsætte med at blive logget i HubSpot, fordi det vil skabe en ny tråd, som HubSpot ikke kan registrere.

Svar på e-mails efter skift af indbakkeudbyder

Hvis du skifter indbakkeudbyder, mens du stadig har aktive tråde med din tidligere e-mailadresse, vil svar på e-mails holde op med at blive logget i HubSpot. Hvis du bruger sekvenser, vil kontakter, der i øjeblikket er tilmeldt en sekvens, desuden ikke blive afmeldt automatisk, fordi HubSpot ikke længere kan registrere svarene. Genopret forbindelsen til din indbakke med den korrekte udbyder for at kunne logge svar.

Læs mere om, hvordan du genopretter forbindelsen til din indbakke efter at have skiftet indbakkeudbyder i denne artikel.

Tilsluttet personlig e-mail med forkert e-mailudbyder

Sørg for at forbinde din personlige e-mail med den korrekte e-mailudbydertype. Din e-mailudbyder er den tjeneste, der gør det muligt for dig at sende og modtage e-mails. Almindelige e-mailudbydere omfatter Gmail og Office 365.

Bekræft, hvilken e-mailudbyder din e-mailadresse er hostet hos, og følg derefter instruktionerne for at oprette forbindelse til HubSpot med denne udbyder. Hvis du ikke er sikker på, hvilken e-mailudbyder din e-mailadresse er hostet hos, skal du kontakte din IT-administrator. Hvis du ikke opretter forbindelse med den rigtige udbyder, vil e-mails ikke blive logget.

Fejlfinding af svarlogning

Hvis du opfylder kravene til svarlogning, og dit svar ikke passer ind i en af de situationer, der er nævnt ovenfor, kan du lære at få hjælp fra HubSpot. Før du kontakter HubSpot, anbefales det at have et eksempel på en kontaktoptegnelse, hvor svaret ikke blev logget som forventet, og e-mailoverskrifterne fra det modtagne svar på din e-mailkonto. Lær, hvordan du indsamler e-mailoverskrifterne fra nogle almindelige e-mailudbydere, eller arbejd sammen med din IT-ressource for at hente overskrifterne.