Forbind kanaler til samtaleindbakken

Kanaler repræsenterer de forskellige måder , dine brugere kan kontakte dit team på. Du kan forbinde kanaler til samtaleindbakken, så beskeder sendt til en af disse kanaler sorteres sammen i indbakken. Du skal også have tilladelse til kontoadgang for at kunne redigere i de indbakker, du forbinder. En kanal kan være af en af følgende typer:

• Team-e-mail: Opret forbindelse til en team-e-mailkanal, hvis du ønsker, at e-mails sendt til en delt team-e-mailadresse skal vises i indbakken. Du kan oprette forbindelse til en Gmail- eller Office 365-e-mailkonto eller oprette en hostet e-mailkonto. Når denne kanal er oprettet, kan du tilpasse afsenderens navn, afsenderadresse, team-e-mail-signatur og kontrollere, hvilke teammedlemmer indgående e-mails skal videresendes til.
• Chat: Opret forbindelse til en chatkanal for at tilføje chatflows til dine websidesider. Du kan tilpasse dit teams tilgængelighed og dine chatflows' branding, når du opretter kanalen.
• Facebook Messenger: Forbind din Facebook Messenger-kanal for at tilføje en chatflow til din Facebook-virksomhedsside. Beskeder sendt til din virksomhed på Facebook vises i din indbakke.
• Formular: Tilslut en formularkanal for at indsamle formularindsendelser i indbakken. Dit team kan derefter svare på indsendelsen, som de ville gøre med enhver anden indgående samtale. Når du tilslutter en HubSpot-formular, kan der oprettes en billet i indbakken for hver nye indsendelse.
• WhatsApp Business-konto: Hvis du har en Marketing Hub- eller Service Hub Professional - eller Enterprise-konto, kan du forbinde en WhatsApp Business-konto for at sende og modtage beskeder fra et verificeret WhatsApp-telefonnummer. Få mere at vide om, hvordan du forbinder en WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot.
• Opkald: Hvis du har en Sales Hub eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto, kan du forbinde en opkaldskanal for at starte en samtaletråd, der kan bruges sammen med chat, e-mail og andre delte kanaler.
• SMS: Hvis du har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-konto og SMS Access-tilføjelsen, kan du forbinde dit SMS-nummer som en kanal i samtaleindbakken. Når du er forbundet, kan du administrere og besvare indgående SMS-beskeder direkte i indbakken. Lær, hvordan du administrerer og besvarer marketing-SMS-beskeder i samtaleindbakken.
• Brugerdefineret kanal: Hvis du har en Sales Hub eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto, kan du integrere en ekstern messaging-app via API'en til brugerdefinerede kanaler og administrere indgående beskeder i samtalerne. Du kan enten installere eksisterende apps fra HubSpot App Marketplace, såsom WeChat, Telegram, LINE, Viber, Slack, eller opbygge din egen integration fra bunden via API'en til brugerdefinerede kanaler. Få mere at vide om tilslutning af brugerdefinerede kanalapps til samtaleindbakken.

Du kan forbinde kanaler til en eksisterende indbakke eller når du opretter en ny indbakke.

Bemærk: Konti oprettet efter 1. april 2024 kan ikke oprette tickets fra kanaler, der er forbundet til indbakken. Det anbefales, at du bruger helpdesk til at oprette og administrere tickets.

Forbind og tilpas en team-e-mailkanal

Med en team-e-mailkanal kan dit team se, administrere og besvare e-mails, der sendes til en delt e-mailadresse i samtaleindbakken. Alle indgående e-mails, der sendes til en tilsluttet team-e-mailadresse, vil være synlige for hele dit team.

Dette adskiller sig fra en tilknyttet individuel e-mail-konto, som er en e-mail-adresse, der er unik for en bestemt bruger og ikke bruges af andre i dit team. Du kan ikke bruge den samme e-mail-adresse som en brugers individuelle e-mail-konto og en team-e-mail-adresse i HubSpot. Få mere at vide om de forskellige indbakkeforbindelser.

Tilslut en team-e-mailadresse-kanal

Sådan forbinder du din teams e-mailadresse:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du navigere til Indbakke > Indbakker. Hvis du har flere indbakker, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, du vil forbinde en kanal til.
3. Klik på Forbind en kanal.
4. Vælg Team-e-mail.
5. Klik på Næste.
6. Afhængigt af hvor din e-mailadresse er hostet, skal du vælge Gmail, Office 365 eller Anden mailkonto. Hvis din indbakke ikke er hostet med Office 365 eller Google, eller hvis du bruger en Google Groups-konto eller e-mailalias til at kommunikere med kontakter, skal du vælge Anden mailkonto. Dette giver dig mulighed for at videresende e-mails fra din mailklient til samtaleindbakken.

1. Bemærk: IMAP og Office 365 GCC High og DOD-miljøer understøttes ikke.

7. Gennemgå vilkårene for deling af denne e-mail-konto med HubSpot, og klik derefter på Fortsæt.
8. Vælg eller indtast den e-mailadresse, du vil forbinde, indtast dine loginoplysninger, og afslut forbindelsesprocessen for at give HubSpot adgang til din indbakke.
9. Du bliver omdirigeret til skærmbilledet E-mailoplysninger, hvor du kan tilpasse de oplysninger, som kontakterne ser, når de modtager en e-mail fra dig, herunder afsenderens navn og e-mail-signatur.
10. For at tilpasse det navn, der vises som afsender, skal du klikke på rullemenuen Afsender og vælge et af følgende:
    • Agent og firmanavn: Kontakterne vil se brugerens navn og firmanavnet, når de modtager en e-mail. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
    • Firmanavn: Kontakterne vil se firmanavnet, når de modtager en e-mail. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.

1. Bemærk: Funktionen Afsender-navn understøttes ikke for Office 365-forbundne indbakker.

11. Sådan inkluderer du en team-e-mail-signatur:
• Klik på Tilføj teamsignatur. Denne signatur gælder for e-mails direkte fra samtaleindbakken. Lær, hvordan du konfigurerer din e-mail-signatur til e-mails, der sendes fra CRM-poster.

• • I tekstfeltet kan du tilpasse dit teams e-mail-signatur i Simple Editor eller klikke på HTML og redigere signaturen i HTML. Brug værktøjslinjen til rich text nederst til at formatere teksten, indsætte et link eller indsætte et billede. For at indsætte et personaliseringstoken, der udfylder afsenderens navn, skal du klikke på rullemenuen Indsæt token og vælge Fulde navn, Fornavn eller Efternavn.

12. Til højre kan du se et eksempel på afsenderens navn og e-mail-signatur. Klik derefter på Næste.

1. Licenser kræves Der kræves en tildelt Sales Seat eller Service Seat for at konfigurere og blive inkluderet i routingregler.

13. Sådan videresendes indgående e-mails automatisk til bestemte brugere og teams i din konto:
    • Klik for at aktivere knappen Tildel automatisk samtaler .
    • Klik på rullemenuen Tildel til , og vælg en videresendelsesindstilling:
      • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående e-mails til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller teams fra rullemenuen Specifikke brugere og teams.
      • Kontaktindehaver: Tildel indgående e-mails til en kontakts indehaver. Kontakten skal have en indehaver tildelt til sin post og spores med en cookie. Hvis indehaveren er offline, sendes indsendelsen via e-mail til den besøgendes indehaver.
    • Som standard tildeles indgående samtaler kun til agenter, der er tilgængelige. Hvis der ikke er nogen agenter tilgængelige, vil e-mail-samtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at deaktivere tildeling baseret på agenters tilgængelighed.

14. Sådan redigerer du standardegenskaberne for en ticket, herunder ticket-pipeline og -fase:
• Klik på Rediger billet ved siden af indstillingen Behandl indgående samtaler som supportbilletter .
• Brug rullemenuerne i højre panel til at redigere egenskaberne.
• Hvis du har opsat automatiske tildelingsregler i indbakken, vil billetindehaveren som standard være den samme som samtaleindehaveren. For at ændre billetindehaveren skal du klikke på rullemenuen Billetindehaver og vælge en anden mulighed.
• Klik på Gem.

15. Bemærk: Der er en begrænsning for antallet af objekter, der kan knyttes til en kontaktpost. Hvis en kontaktpost når grænsen, oprettes der ikke automatisk en billet, når de starter en samtale. Få mere at vide om de tekniske begrænsninger for objektsammenkædninger i HubSPots produkt- og servicekatalog.

15. Klik på Forbind og afslut.

Din team-e-mail er nu tilsluttet, og du kan skrive og besvare e-mails i samtaleindbakken. Hvis en besøgende sender en e-mail til samtaleindbakken ved hjælp af en e-mailadresse, der ikke allerede er knyttet til en kontaktpost i din konto, opretter HubSpot automatisk en ny kontaktpost for den pågældende e-mail.

Rediger indstillingerne for teamets e-mailkanal

Sådan redigerer du indstillingerne for teamets e-mailkanal:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel. Hvis du har flere indbakker, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, som teamets e-mailkanal er forbundet til.
3. Hold markøren over teamets e-mailadresse, og klik på Rediger.
4. Under fanen Konfiguration kan du redigere afsenderens navn og adresse, signaturen og den tilknyttede kontakt for videresendte e-mails. Når en e-mail videresendes til indbakken, logges den som standard i den oprindelige afsenders kontaktpost. For at logge e-mails i posten for den afsender, der videresendte e-mailen, skal du klikke for at slå kontakten Vælg oprindelig afsender af videresendte e-mails fra.
5. På fanen Automatisering kan du ændre reglerne for tildeling af e-mail-korrespondance eller reglerne for automatisering af tickets.

Tilslut og tilpas en chatkanal

Med en chatkanal forbundet til din samtaleindbakke kan besøgende starte en samtale med dit team direkte fra din hjemmeside. Medlemmer af dit team kan svare fra samtaleindbakken. Du kan også tilpasse udseendet af chatwidgeten, herunder widgetens farve og avatar, og indstille dit teams tilgængelighedsindstillinger. Få mere at vide om at forbinde og tilpasse en chatkanal i samtaleindbakken.

Tilslut og tilpas en Facebook Messenger-kanal

For at svare på indgående beskeder sendt fra din Facebook-virksomhedsside skal du oprette forbindelse til en Facebook Messenger -konto som en kanal i din samtaleindbakke. Når du forbinder Facebook Messenger, oprettes og aktiveres en standardchatflow i din konto. Dette er den primære chatflow , der bruges på din Facebook Messenger-side. Du kan få adgang til denne standardchatflow ved at redigere din Facebook Messenger-kanal eller i chatflow-værktøjet. Du kan også oprette tilpassede Facebook Messenger-chatflows.

Tilslut en Facebook Messenger-kanal

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel. Hvis du har flere indbakker oprettet på din konto, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, du vil forbinde en kanal til.
3. Klik på Forbind en kanal.
4. Vælg Facebook Messenger.
5. Klik på Fortsæt med Facebook.
6. Log ind på din Facebook-konto i pop op-vinduet. Pop op-vinduer skal være tilladt i din browser for at du kan logge ind på din Facebook-konto fra pop op-vinduet.

1. Bemærk: Du skal have en administratorrolle på den Facebook-side, du vil forbinde. Bekræft eller rediger din nuværende rolle for at fortsætte med forbindelsesprocessen.

7. Klik på Forbind ved siden af den Facebook-side, du vil forbinde.

1. Bemærk: Du kan ikke forbinde en Facebook Messenger-konto til mere end én HubSpot-konto.

8. I tekstfeltet Hilsen skal du indtaste en besked, der skal vises, første gang en besøgende starter en samtale med dig.

9. Klik på Næste.
10. For at sende et svar til besøgende umiddelbart efter, at de har sendt deres første besked, skal du indtaste et svar i tekstfeltet Send øjeblikkeligt svar .

1. Licenser kræves Der kræves en tildelt salgs- eller servicemedarbejder for at konfigurere og blive inkluderet i routingregler.

11. Som standard forbliver indgående beskeder ufordelt i indbakken, så dit team kan sortere dem. Du kan indstille videresendelsesregler, så indgående beskeder automatisk videresendes til bestemte brugere og teams i din konto:
    • Klik for at aktivere knappen Tildel automatisk samtaler .
    • Klik på rullemenuen Tildel til , og vælg en routingindstilling:
      • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående beskeder til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller teams fra rullemenuen Specifikke brugere og teams.
      • Kontaktindehaver: Tildel indgående beskeder til en kontakts indehaver. Kontakten skal have en indehaver tildelt til sin post og spores med en cookie. Hvis indehaveren er offline, sendes indsendelsen via e-mail til den besøgendes indehaver.

12. Klik på Næste.
13. For at få et eksempel på, hvordan din hilsen og dit øjeblikkelige svar vil se ud, skal du bruge knapperne Hilsen og Øjeblikkeligt svar over eksempelbilledet.
14. Klik på Udført nederst til højre.

Du bliver omdirigeret til dine indbakkeindstillinger, hvor du vil se din Facebook-virksomhedsside med statusknappen aktiveret. Når en besøgende på din Facebook-virksomhedsside klikker på knappen Send besked, åbnes Messenger-vinduet nederst til højre. Den besøgende kan skrive og sende en besked, som derefter vises i samtaleindbakken.

Når en besøgende interagerer med Facebook-virksomheden eller boten, angiver Facebook Messengers platformspolitikoversigt, at der kan sendes beskeder inden for syv dage for en forespørgsel, der ikke kan løses inden for det standardmæssige beskedvindue. Hvis din virksomhed f.eks. er lukket i weekenden, når en forespørgsel kommer ind, har du syv dage til at svare. Automatiske beskeder eller indhold, der ikke er relateret til brugerforespørgsler, kan ikke sendes uden for det standardmæssige beskedvindue på 24 timer.

Lær, hvordan du svarer på indgående beskeder i din samtaleindbakke.

Rediger Facebook Messenger-kanalindstillinger

Sådan redigerer du Facebook Messenger-kanalindstillingerne:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du navigere til Indbakke og helpdesk > Indbakker. Hvis du har flere indbakker, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, som din Facebook Messenger-kanal er forbundet til.
3. Hold markøren over en tilsluttet Facebook Messenger-konto, og klik på Rediger.
4. Hvis du har aktiveret indstillingerne for databeskyttelse i din konto, kan du aktivere GDPR for en tilknyttet Messenger-konto for at indhente en besøgendes samtykke til at behandle deres data.
5. Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste kilde til at give dig rådgivning om overholdelse af lovgivningen i din specifikke situation.
6. Klik for at aktivere knappen Anvend GDPR på Facebook Messenger .
7. Klik på rullemenuen, og vælg en af følgende muligheder:
   • Eksplicit samtykke: Besøgende skal klikke på Jeg accepterer, før de kan sende en besked.
   • Implicit samtykke: Besøgendes samtykke er implicit, når de starter en samtale med dig. Teksten om samtykke til behandling af data vises stadig, men de behøver ikke at klikke på " Jeg accepterer" for at starte samtalen.
8. I tekstfeltet Samtykke til behandling af data skal du indtaste en tekst, der forklarer, hvorfor du har brug for at gemme og behandle den besøgendes personlige oplysninger.
9. I tekst feltet Hilsenstekst kan du også redigere den besked, der vises, når en kontakt først starter en samtale. For at ændre den øjeblikkelige svarbesked skal du navigere til din primære chatflow.
10. Bemærk: Da Facebook Messengers profil-API ikke tillader HubSpot at indsamle en besøgendes e-mailadresse, kan der oprettes dubletter , hvis en besøgende starter en samtale på flere sider.

Tilslut og tilpas en formularkanal

Når en besøgende indsender en formular, der er forbundet med samtaleindbakken, kan du svare på deres forespørgsel i indbakken, ligesom du ville svare på en e-mail. For HubSpot-formularer kan du også oprette en tilsvarende billet til den besøgendes anmodning.

Bemærk: Alle konti, der er oprettet efter 1. april 2024, kan ikke oprette tickets fra kanaler, der er forbundet til indbakken. I stedet kan du lære at administrere tickets i helpdesk. Ellers kan du bruge indbakken som en delt indbakke. 

Tilslut en formularkanal

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Indbakker i menuen i venstre sidepanel. Hvis du har flere indbakker oprettet på din konto, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, du vil forbinde en kanal til.
3. Klik på Forbind en kanal.
4. Vælg Formularer.
5. Vælg en eksisterende formular, eller opret en ny formular:
   • Hvis du forbinder en eksisterende formular, skal du klikke på rullemenuen Vælg en formular og vælge en eksisterende formular. For at oprette tickets, når en kontakt indsender denne formular, skal du sikre dig, at ticketegenskaberne er inkluderet i formularen. Klik derefter på Næste.

• • Hvis du opretter en ny formular, skal du klikke på Opret ny formular. Navngiv din formular, og konfigurer felter og indstillinger. Ticketfelter er som standard inkluderet i formularen, så du kan angive ticketnavn, beskrivelse, pipeline og status, når ticketet oprettes via formularindsendelsen. Når du har tilpasset din formular, skal du klikke på Opdater formular. Klik derefter på Næste nederst til højre.
    
    

Bemærk: Felterne Ticket Pipeline og Ticket Status er som standard inkluderet i nye formularer, men er skjulte og vises ikke i editoren eller på den aktive formular. Du kan redigere ticket pipeline eller status, når du redigerer standard ticketegenskaberne i dine formularindstillinger.

6. For at indstille tildelingsregler, så indkommende formularindsendelser automatisk dirigeres til bestemte brugere og teams i din konto:

7. Licenser kræves Der kræves en tildelt salgs- eller servicesæde for at konfigurere og inkludere i routingregler.

• Aktivér kontakten Tildel samtaler automatisk .
• Klik på rullemenuen Tildel til , og vælg en routingmulighed:
  • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående formularindsendelser til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller teams fra rullemenuen Specifikke brugere og teams.
  • Kontaktindehaver: Tildel indgående formularindsendelser til en kontakts indehaver. Kontakten skal have en indehaver tildelt til sin post og spores med en cookie. Hvis indehaveren er offline, sendes indsendelsen via e-mail til den besøgendes indehaver.
• Som standard tildeles indgående samtaler kun til agenter, der er tilgængelige. Hvis der ikke er nogen agenter tilgængelige, vil samtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at deaktivere tildeling baseret på agenters tilgængelighed.

Bemærk: Indgående beskeder kan kun automatisk videresendes til brugere med tildelte Sales Hub eller Service Hub betalte pladser. Hvis brugeren ikke har adgang til en betalt plads, kan du ikke medtage dem i dine tildelingsregler.

7. Klik på Gem. 
8. For at tilpasse billetegenskaberne skal du klikke på Rediger billet.
9. Brug rullemenuerne i højre panel til at redigere egenskaberne.
   • Hvis du har opsat automatiske tildelingsregler i indbakken, vil billetindehaveren som standard være den samme som samtaleindehaveren. For at ændre billetindehaveren skal du klikke på rullemenuen Billetindehaver og vælge en anden mulighed.

• • Klik på Gem.

8. Klik på Gem for at afslutte tilslutningen af din formular.

Du kan også forbinde enhver formular til indbakken direkte fra formularredigeringsprogrammet. I venstre panel i formularredigeringsprogrammet, i afsnittet Ticket Properties (Ticketegenskaber) , skal du klikke for at aktivere knappen Automatic ticket creation (Automatisk oprettelse af ticket). Dette tilføjer standardticketfelterne til formularen, så der automatisk oprettes et ticket for hver formularindsendelse. For at redigere tildelingsreglerne skal du navigere til formularkanalindstillingerne.

Når en besøgende indsender formularen, vises indsendelsen i indbakken, hvor du kan besvare kundens forespørgsel. Hvis formkanalen fjernes fra samtaleindbakken, fjernes billetegenskaberne også automatisk fra formularen.

Bemærk: Skjulte formularfelter vises ikke i indsendelsen i indbakken, men vises stadig i oversigten over formularindsendelser og på kontaktpostens tidslinje.

Hvis en kontakt har nået sin grænse for formularindsendelser, oprettes der ikke en billet, når vedkommende indsender en formular, der er forbundet med samtaleindbakken.

Rediger indstillinger for formularkanal

Sådan redigerer du indstillingerne for formularkanalen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du navigere til Indbakke og helpdesk > Indbakker. Hvis du har oprettet flere indbakker, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, du har tilknyttet formularkanalen til.
3. For at redigere formularfelterne skal du holde markøren over formularkanalen og klikke på rullemenuen Indstillinger og derefter vælge Administrer formular.
4. For at redigere tildelingsreglerne eller billetegenskaberne skal du holde markøren over formularkanalen og klikke på Rediger.

• • Slå kontakten Automatisk tildeling af samtaler til eller fra. Hvis den er slået til, skal du bruge rullemenuerne til at redigere tildelingsreglerne. 
  • For at tilpasse billetegenskaberne skal du klikke på Rediger billet.
    
    

    Bemærk: Konti oprettet efter 1. april 2024 kan ikke oprette tickets fra kanaler, der er forbundet til indbakken. Det anbefales, at du bruger helpdesk til at oprette og administrere tickets.

5. Klik på Gem. 

Tilslut en WhatsApp Business-konto som kanal

Forbind en WhatsApp Business-konto for at sende og modtage beskeder fra et verificeret WhatsApp-telefonnummer. Få mere at vide om, hvordan du forbinder en WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot.

Tilslut en opkaldskanal

Tilslut en opkaldskanal for at starte en samtaletråd, der kan bruges sammen med chat, e-mail og andre delte kanaler. Få mere at vide om , hvordan du konfigurerer opkaldskanaler, modtager opkald og administrerer opkaldskanaler.

Tilslut en brugerdefineret kanal

Integrer en ekstern messaging-app via API'en til brugerdefinerede kanaler, og administrer indgående beskeder i samtaleindbakken. Du kan enten installere eksisterende apps fra HubSpot App Marketplace, såsom WeChat, Telegram, LINE, Viber, Slack, eller oprette din egen integration fra bunden via API'en til brugerdefinerede kanaler. Få mere at vide om, hvordan du tilslutter brugerdefinerede kanalapps til samtaleindbakken.