Einrichten des HubSpot-Rechnungstools (BETA)

Mit HubSpot-Rechnungen kann Ihr Team Rechnungen direkt aus HubSpot versenden, Ihre Forderungen verfolgen und mit HubSpot-Zahlungen bezahlt werden. Bei der Verwendung von Rechnungen können Ihre Käufer auch einen ähnlichen Checkout-Prozess erwarten wie bei Zahlungslinks und Angeboten. Im Gegensatz zu Zahlungsverknüpfungen und Angeboten können Rechnungen jedoch Fälligkeitsdaten und Salden verfolgen und außerhalb von HubSpot-Zahlungen als bezahlt markiert werden. Sie enthalten auch Rechnungsnummern, die von einigen Käufern bei der Zahlungsaufforderung verlangt werden können.

Rechnungsprüfung für den Käufer	Interner Datensatz der Rechnung

Bitte beachten Sie:, Rechnungen sind derzeit nur für Händler mit HubSpot-Zahlungen verfügbar. Rechnungen können jedoch manuell als bezahlt markiert werden, wenn sie außerhalb von HubSpot bezahlt werden, z. B. per Scheck oder Überweisung. Erfahren Sie unter , wie Sie das Zahlungstool einrichten können.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den Zahlungseinzug mit HubSpot-Rechnungen einrichten können.

Rechnungsberechtigungen einrichten

Um zu steuern, welche HubSpot-Benutzer Zugriff auf das Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen haben, erfahren Sie, wie Sie Benutzerberechtigungen für bestehende Benutzer bearbeiten, oder wie Sie Berechtigungen beim Hinzufügen neuer Benutzer festlegen.

Bitte beachten Sie: HubSpot-Benutzer, die vor dem 9. Februar 2023 erstellt wurden, haben standardmäßig die Berechtigung zur Rechnungsansicht und -bearbeitung. Benutzer, die nach diesem Datum erstellt werden, haben standardmäßig keine Rechnungsberechtigung.

Fügen Sie ein Logo zu Ihrem HubSpot-Markenkit hinzu

HubSpot-Rechnungen ziehen automatisch Ihr Logo ein, das Sie in Ihren HubSpot-Marken-Standardeinstellungenfestgelegt haben.

Um Ihr aktuelles Logo anzuzeigen oder ein neues zuzuweisen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Account Defaults.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Branding . 
• Klicken Sie auf das Brand-Kit, das Sie bearbeiten möchten. 

Legen Sie Ihre Standardzahlungsoptionen fest

Optional können Sie in Ihren Zahlungseinstellungenfestlegen, welche Methoden Ihre Rechnungen standardmäßig akzeptieren sollen. Zu den akzeptierten Formularen gehören Kredit- oder Debitkarten und ACH (Banküberweisung). Sie können dies auch bei der Erstellung jeder Rechnung anpassen.

So aktualisieren Sie Ihre Standard-Zahlungseinstellungen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Zahlungen“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Checkout .

Passen Sie Ihr Rechnungspräfix und Ihre Startnummer an

Um sicherzustellen, dass sich HubSpot-Rechnungsnummern nicht mit Rechnungsnummern in Ihrem Account-System überschneiden, haben HubSpot-Rechnungen standardmäßig das Präfix INV und eine Anfangsnummer von 1001. Sie können das Präfix und die Startnummer über Ihre Rechnungseinstellungenanpassen. Sobald eine Rechnung abgeschlossen und mit einer Nummer versehen ist, z. B. INV-1002, kann diese Nummer nicht mehr geändert oder wiederverwendet werden.

Bitte beachten Sie:. Bevor Sie Ihr Rechnungspräfix und Ihre Startnummer anpassen, sollten Sie sich mit Ihrem Buchhaltungsteam beraten, um sicherzustellen, dass die Änderungen mit allen aktuellen Systemen kompatibel sind.

So passen Sie das Präfix und die Anfangsnummer Ihrer Rechnung an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.

Ihre Domain mit HubSpot verknüpfen

Standardmäßig werden HubSpot-Rechnungen auf der primären Domain gehostet, die mit Ihrem HubSpot Account verbunden ist. Bei der Erstellung einer Rechnung können Sie auch eine beliebige Ihrer verbundenen Domains auswählen. Wenn Sie noch keine Domain verbunden haben oder eine separate Subdomain für das Hosting von Rechnungen verbinden möchten (z. B. billing.website.com), erfahren Sie, wie Sie eine Domain mit HubSpot verbinden.

Erstellen und versenden Sie Ihre erste Rechnung

Abhängig von Ihrem bevorzugten Workflow können Sie Rechnungen auf verschiedene Weise erstellen:

• Von der Indexseite der Rechnungen aus, indem Sie zu Sales > Invoicesnavigieren.
• Aus einem Datensatz für einen Kontakt, ein Unternehmen oder einen Deal.
• Durch Konvertierung eines veröffentlichten Angebots, indem die Angebotsdetails in die Rechnung kopiert werden.

Wenn Sie eine Rechnung aus einem Deal oder einem Angebot erstellen, werden automatisch die zugehörigen Kontakte, das Unternehmen und die Einzelposten übernommen. Außerdem können Sie bei der Rechnungserstellung die zugehörigen Kontakte und das Unternehmen zusammen mit den Positionen, Rabatten, Steuern und Gebühren manuell hinzufügen oder entfernen. Nachdem Sie die Zahlungsbedingungen für die Rechnung und optionale Kommentare für den Käufer festgelegt haben, können Sie die Rechnung in der Vorschau anzeigen und abschließen. Sobald die Rechnung abgeschlossen ist, erhält sie eine Rechnungsnummer und kann nicht weiter bearbeitet werden. 

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese manuell an die Käufersenden.

Überprüfung und Verwaltung von Rechnungen

Um Ihre Rechnungen einzusehen und zu verwalten , können Sie zur Indexseite der Rechnungen navigieren. Auf dieser Seite bietet HubSpot eine Reihe von gespeicherten Ansichten zur Organisation Ihrer Rechnungen. Diese gespeicherten Ansichten werden Ihnen helfen, die Situation zu verstehen:

• welche Rechnungen überfällig sind.
• wie viele überfällige Rechnungen Sie haben, und wie überfällig sie sind.
• welche Rechnungen in diesem Monat fällig werden.
• welche Rechnungen bezahlt worden sind.

Mithilfe dieser gespeicherten Ansichten können Sie Rechnungen identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern, und dann HubSpot-Aufgaben verwenden, um organisiert zu bleiben, oder die Kundenansprache mit HubSpot Sequenzen oder rechnungsbasierten Workflowsautomatisieren. Sie können die Rechnungsindexseite auch weiter anpassen, indem Sie mithilfe von Filtern Ihre eigenen gespeicherten Ansichten erstellen. Erfahren Sie mehr über HubSpot's Standard Eigenschaften für Rechnungen.

Um tiefer in die Rechnungsanalyse einzutauchen, erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Berichte mit dem HubSpot Custom Report Buildererstellen. 

Senden Sie Rechnungen an Ihr Buchhaltungssystem

Derzeit unterstützen von HubSpot entwickelte Account-Integrationen, wie Quickbooks Online und Xero, keine Synchronisation von Rechnungen aus HubSpot. Sie können jedoch Ihre Rechnungsdatensätze exportieren und sie in Ihr Buchhaltungssystem hochladen.

Sie können Updates über neue Funktionen der Rechnungsintegration, wie z. B. die Synchronisation von Rechnungen, abonnieren, indem Sie dieses Formular ausfüllen.