Desduplicar registros en HubSpot

HubSpot desduplica automáticamente los contactos usando direcciones de correo electrónico y las empresas usando nombres de dominio. Los identificadores de registro también pueden utilizarse para deduplicar contactos, empresas, negocios, entradas, productos, y objetos personalizados. Para desduplicar a través de la importación, puedes incluir ID de registro o propiedades personalizadas que requieran valores únicos en tu archivo de importación. Los usuarios de las cuentas Pro o Enterprise también pueden gestionar manualmente los posibles duplicados utilizando la herramienta de gestión de duplicados .

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica objetos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

• Desduplicar contactos por ficha de usuario
• Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico
• Desduplicar las empresas por nombre de dominio de la empresa
• Desduplicar registros por ID de registro
• Desduplicar registros por propiedades de valor único personalizadas

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se añade un nuevo contacto a HubSpot a través del envío de un formulario , HubSpot comprueba el token de usuario del contacto (es decir, la cookie hubspotutk) para ver si coincide con un contacto existente. Si has activado la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, el usuario debe aceptar tu banner de política de privacidad para que esta cookie se asocie a su registro de contacto.

Si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detectará la misma ficha de usuario para ambos envíos. En este caso, ocurrirá lo siguiente:

• La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador. 
• Si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe ya como contacto en HubSpot, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto
• Si el contacto envía el formulario utilizando uno de sus correos electrónicos secundarios en HubSpot, el correo electrónico secundario sustituirá al correo electrónico principal tras el envío.

Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crear un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico.

• Si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico que un contacto existente, HubSpot te avisará de que ya existe un contacto y no podrás añadir el contacto adicional.
• Cuando se añade mediante el envío de formularios, si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la información del nuevo contacto se añadirá al registro de contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto. Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crear un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.
• Cuando se agrega a través de la importación:
  • Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluye «admin@hubspot.com», y un contacto existente en tu cuenta de HubSpot ya tiene la dirección de correo «admin@hubspot.com», la información importada se agregará a ese registro de contacto.
  • Si utilizas el correo electrónico secundario de un contacto de HubSpot como su identificador único en una importación, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro como columnas en tu archivo, el correo electrónico secundario sustituirá al primario cuando se importe. Si no quieres que el correo electrónico secundario sobrescriba al principal, no incluyas también la columna ID de registro en tu archivo.
  • Si no incluyes la propiedad Correo electrónico en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de contacto.
  • Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará. 

Desduplicar empresas por dominio de empresa

• Si intentas crear manualmente una empresa con el mismo nombre de dominio que el dominio principal de una empresa existente, HubSpot te alertará que ya existe una empresa.
• Cuando se agrega mediante importación, el nombre de dominio de la empresa se utilizará para desduplicar empresas a menos que hayas seleccionado utilizar una propiedad personalizada que requiera valores únicos como el identificador único en su lugar. Si utilizas una propiedad personalizada que requiere valores únicos, tu archivo puede incluir nombres de dominio de empresa duplicados.
  • Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta o valor de propiedad de ID único personalizado, la nueva información de la empresa se agregará al registro de la empresa existente.
  • Si ya existen varias empresas con el mismo nombre de dominio o valor de propiedad de ID único personalizado, recibirás un error de importación y esa empresa no se importará. 

• • Si no incluyes el Nombre de dominio de la empresa u otra propiedad de ID único personalizado en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.

Nota: las empresas creadas mediante la API no se duplicaran por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar registros por ID de registro

Cuando deseas importar contactos, empresas, negocios, tickets, productos o registros de objetos personalizados, puedes usar un ID de registro único que haga coincidir estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de registro se puede usar para desduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

• Para obtener los ID de registro, exporta tus registros o consulta el valor de un objeto específico para su ID de registro.
• Incluye una columna ID de registro en tu archivo cuando importas tus registros en HubSpot. Si incluyes la columna ID de registro en tu archivo, cualquier fila sin un valor para ID de registro creará nuevos registros.
• Durante la importación, se te pedirá que hagas coincidir la columna con el ID de registro en el menú desplegable Importar como.

Más información sobre cómo importar los ID de registro y cómo configurar los archivos de importación.

Desduplicar registros por propiedades de valor único personalizadas

Para contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados, puedes crear hasta diez propiedades personalizadas que requieren valores únicos. Cuando una propiedad requiere valores únicos, los usuarios no podrán introducir el mismo valor para varios registros.

Por ejemplo, tu empresa crea un número de pedido para cada compra en línea. Puedes configurar una propiedad Número de pedido que requiera un número único para cada operación. Si un usuario intenta crear o editar un negocio utilizando un número de pedido existente, se le notificará que el número ya está en uso y no podrá guardar el negocio.

Se espera el siguiente comportamiento para las propiedades de valor único:

• Los valores únicos se admiten cuando se crea o edita manualmente un registro en HubSpot, y cuando se crea, actualiza o asocia empresas, negocios, tickets y objetos personalizados a través de importación. No puedes utilizar actualmente propiedades de valor único de contacto en las importaciones.
• Los valores únicos no se admiten actualmente en formularios. Si tu meta es actualizar o asociar registros existentes mediante el envío de formularios, se recomienda utilizar en su lugar las propiedades de desduplicación predeterminadas (es decir, Correo electrónico, Nombre de dominio, ID de registro).
• Si creas una propiedad de valor único para los contactos, cuando los visitantes se conviertan en un registro de contacto, se borrará cualquier valor de propiedad del visitante que infrinja los requisitos de la propiedad única. Más información sobre identificación de visitantes.

Desduplicar manualmente contactos y empresas (solo Pro y Enterprise)

También puedes desduplicar contactos y empresas en tu cuenta de HubSpot utilizando la herramienta de gestión de duplicados. Si tu cuenta tiene una suscripción a Operations Hub Professional o Enterprise, puedes deduplicar registros en bloque, y ver un resumen de los datos de registros duplicados en el centro de mando de calidad de datos . 

Para utilizar la herramienta de gestión de duplicados, los usuarios deben tener Acceso a las herramientas de calidad de datos y Editar acceso configurado en Todo para contactos y/o empresas (es decir, acceso a contactos para gestionar duplicados de contactos, a empresas para gestionar duplicados de empresas, y a ambos para acceder a todos los duplicados).

La herramienta de gestión de duplicados identifica los duplicados comparando los valores de los registros para las siguientes propiedades:

• Contactos: Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, IP de país, Número de teléfono, Código postal y Nombre de la empresa.
• Empresas: Nombre de dominio de la empresa, Nombre de la empresa, País/Región, Número de teléfono y Sector.

• En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas:
  
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.

• En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.
• Ver una lista de pares de contactos o empresas duplicadas para tu revisión. También puedes ver cuándo ocurrirá el siguiente cálculo.

Ten en cuenta: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Debes eliminar la relación padre-hijo antes de poder fusionarlos. 

• Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, encima de la tabla, haz clic en Seleccionar propiedades para revisar. Esta opción solo aparece si hay posibles duplicados incluidos actualmente en la lista.

• • Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección Seleccionar propiedades.
  • Para mostrar una propiedad, haz clic en la casilla de verificación junto a la propiedad.
  • Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.

Nota: las propiedades que selecciones no se utilizan como criterio para identificar registros duplicados. Las propiedades se muestran para proporcionar un contexto adicional al comparar los registros identificados por la herramienta de gestión de duplicados.

• Para comparar un par individual de posibles duplicados, haz clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.
  
  
  • En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener. En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre la fusión de contactos o empresas en HubSpot.
  • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados. Las sugerencias rechazadas no aparecerán en la herramienta de duplicados en adelante.

• Para combinar registros duplicados o rechazar sugerencias en masa (solo Operations Hub Pro y Enterprise), selecciona las casillas de verificación situadas junto a los registros.

• Para rechazar el par sugerido, haz clic en Rechazar en la parte superior de la tabla. Los registros se eliminarán del panel y no aparecerán como sugerencia en el futuro. Si un registro de una sugerencia rechazada anteriormente se fusiona en otro registro, podría reaparecer en la herramienta de duplicados.

• Para comparar los registros, haz clic en Revisar en la parte superior de la tabla.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Criterios de combinación y selecciona el criterio que decide cómo combinar los registros:

• • • Interacción más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más reciente para la propiedad Fecha de última interacción. Las interacciones que afectan a esta propiedad incluyen interacciones con páginas web, formularios, documentos, enlaces a reuniones o seguimiento de correos electrónicos individuales.
    • Interacción más antigua: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más antiguo de la propiedad Fecha de última interacción.
    • Creado primero: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro más antiguo en función de la propiedad Fecha de creación.
    • Creado de último: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro más reciente en función de la propiedad Fecha de creación.
    • Actualizado más recientemente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con la actualización más reciente del valor de la propiedad. Se evalúan todas las propiedades, incluidas las propiedades internas ocultas de HubSpot. 
• 
  • Haz clic en Combinar todo.

Obtén más información sobre lo que ocurre cuando fusiona contactos o empresas.