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Desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets y productos

Última actualización: julio 15, 2020

Requisitos

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HubSpot desduplica automáticamente tus contactos, empresas, negocios, tickets y productos cuando se crean a través de un envío de formularios o una importación.

Si la desduplicación anterior no es lo suficientemente completa, también puedes administrar manualmente duplicados posibles si eres usuario en una cuenta Pro o Enterprise usando la herramienta de administración de duplicados para desduplicar contactos y empresas.

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica objetos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot comprueba una ficha de contacto (es decir, una cookie hubspotk) para ver si coincide con un contacto existente.

Ten en cuenta: si activaste las funciones de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

Por ejemplo, si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detecta la misma ficha de usuario para ambos envíos.

La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador. Esto ocurrirá solamente si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe como un contacto en HubSpot.

Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre el nuevo contacto para configurar nuevo correo electrónico en las opciones de tu formularioEsto puede ser útil en casos de uso específicos, como recopilar datos de contacto en una feria comercial en un único dispositivo.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto a través de importación, envío de formularios o API, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico. Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente.

Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluye "admin@hubspot.com" y un contacto existente en tu cuenta tiene la dirección de correo electrónico "admin@hubspot.com", la información importada se agregará al registro de contacto existente.

Desduplicar empresas por dominio de empresa

Cuando se agrega una nueva empresa a través de importación, HubSpot analiza el valor de propiedad de nombre de dominio de la empresa para desduplicar las empresas. Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta, la nueva información de la empresa se agregará al registro de empresa existente.

Si no incluyes esta propiedad en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.

Nota: los duplicados de las empresas creadas mediante la API ne se eliminarán por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets de asistencia técnica o productos por ID de objeto

Cuando se agrega un nuevo contacto, empresa, negocio o ticket de asistencia técnica a través de importación, puedes usar un ID de objeto único para hacer coincidir estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de objecto se puede usar para desduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

search-by-object-id

Para obtener el ID de contacto, ID de empresa, ID de negocio, ID de Ticket o ID de producto, puedes exportar tus registros o ver las propiedades de un objeto específico para su ID (por ejemplo, su propiedad ID de contacto).

Incluye la columna de ID de contacto, ID de empresa, ID del negocio o ID de Ticket de asistencia técnica en tu archivo cuando importes tus registros en HubSpot. Durante el proceso de importación, selecciona la casilla de comprobación Actualizar [registros] existente usando "ID de objeto" exportado desde HubSpot cuando elijas tu archivo.

import-by-id

Ten en cuenta: si incluyes la columna ID de objeto en tu archivo, las filas que no tienen un valor para el ID de registro no se importarán durante el proceso de importación. Los contactos importados con el ID de contacto no actualizarán la propiedad de Correo electrónico. Las empresas importadas con el ID de la empresa no actualizarán la propiedad de Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar manualmente contactos y empresas (solo Pro y Enterprise)

Los usuarios con permisos de administrador y editar acceso para contactos y empresas pueden eliminar la duplicación de contactos y empresas en su cuenta usando la herramienta de administración de duplicados.

La herramienta de administración de duplicados identifica duplicados comparando dos nombres, direcciones de correo electrónico, IP de países, números de teléfono, códigos postales y nombres de empresas. HubSpot muestra hasta 2.000 de los duplicados más probables y actualizará estos resultados cada varias semanas.

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Ver una lista de pares de contactos duplicados o empresas para tu revisión.

Ten en cuenta: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Deberás eliminar la relación matriz-filial para poder combinarlas. 

  • Analiza contactos o empresas duplicados y decide si deberían combinarse.
    • Haz clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.
    • En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener.
      • Para cambiar las propiedades que se muestran, haz clic en Propiedades para mostrar. Puedes mostrar hasta cinco propiedades.
        • Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección Seleccionar propiedades para mostrar.
        • Para mostrar una propiedad, busca y haz clic en la propiedad.
        • Haz clic en Aplicar propiedades una vez que hayas seleccionado las propiedades.
    • En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre cómo combinar contactos o empresas en HubSpot.
    • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados.

Ten en cuenta: combinar dos duplicados puede activar un workflow si las propiedades actualizadas recientemente coinciden con cualquiera de los activadores de workflows.

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