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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Contacts

Desduplicar registros en HubSpot

Última actualización: julio 26, 2021

Requisitos

Todos los productos y planes

HubSpot desduplica automáticamente contactos usando direcciones de correo electrónico y empresas que usan nombres de dominio.

Los ID de objeto también pueden utilizarse para desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets, productos y objetos personalizados. Puedes incluir ID de objeto en tu archivo de importación para desduplicar registros a través de una importación.

Los usuarios en una cuenta Pro o Enterprise también pueden administrar manualmente posibles duplicados usando la herramienta de administración de duplicados.


Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica objetos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot comprueba una ficha de contacto (es decir, una cookie hubspotutk) para ver si coincide con un contacto existente.

Nota: si activaste las funciones de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

  • Si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detectará la misma ficha de usuario para ambos envíos.
  • La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador. Esto ocurrirá solamente si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe como un contacto en HubSpot.

Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crea un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formularioEsto puede ser útil en casos de uso específicos, como recopilar datos de contacto en una feria comercial en un único dispositivo.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico.
  • Si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico como un contacto existente, HubSpot te alertará que ya existe un contacto y no podrás agregar el contacto adicional.
  • Cuando se agrega a través de importaciones, envíos de formularios o API, si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluyen «admin@hubspot.com», y un contacto existente en tu cuenta de hubspot ya tiene la dirección de correo «admin@hubspot.com», la información importada se agregará a ese registro de contacto.
  • Si no incluyes la propiedad Correo electrónico en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de contacto.
  • Si ya hay varios registros existentes con la misma dirección de correo electrónico, no ocurrirá la duplicación durante la importación. Se creará un nuevo registro. 

Desduplicar empresas por dominio de empresa

Cuando se agrega una nueva empresa, HubSpot analiza el valor de propiedad Nombre de dominio de la empresa para desduplicar las empresas.
  • Si intentas crear manualmente una empresa con el mismo nombre de dominio como una empresa existente, HubSpot te alertará que ya existe una empresa.
  • Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta, la nueva información de la empresa se agregará al registro de la empresa existente.
  • Si no incluyes la propiedad Nombre de dominio de la empresa en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.
  • Si ya existen varias empresas con el mismo nombre de dominio, no se producirá desduplicación durante la importación. Se creará un nuevo registro de empresa. 

Nota: las empresas creadas mediante la API no se duplicaran por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar registros por ID de objeto

Cuando deseas importar contactos, empresas, negocios, tickets, productos u objetos personalizados, puedes usar un ID de objeto único para que coincida con estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de objeto se puede usar para desduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

search-by-object-id

  • Para obtener los ID de objeto de tus registros, exporta tus registros o ve las propiedades de un objeto específico para su ID (por ejemplo, su propiedad ID de contacto).
  • Incluye la columna ID del objeto en tu archivo cuando importas tus registros en HubSpot. Durante el proceso de importación, selecciona la casilla de comprobación Actualizar [registros] existente usando "ID de objeto" exportado desde HubSpot cuando elijas tu archivo.

import-by-id

Nota: si incluyes la columna ID de objeto en tu archivo, las filas que no tienen un valor para el ID de registro no se importarán durante el proceso de importación.

Desduplicar manualmente contactos y empresas (solo Pro y Enterprise)

Los usuarios con acceso para Editar para Todo seleccionado para Contactos y empresas pueden eliminar la duplicación de contactos y empresas en su cuenta usando la herramienta de administración de duplicados. La herramienta de administración de duplicados identifica duplicados comparando dos nombres, direcciones de correo electrónico, IP de países, números de teléfono, códigos postales y nombres de empresas.

HubSpot muestra hasta 2.000 de los duplicados más probables. Algunas semanas, HubSpot volverá a calcular estos resultados automáticamente. Puedes ver cuándo se producirá el próximo cálculo en el título Administrar duplicados [registros].

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Ver una lista de pares de contactos duplicados o empresas para tu revisión. También puedes ver cuándo ocurrirá el siguiente cálculo en el título de Administrar duplicados [registros].

Ten en cuenta: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Deberás eliminar la relación matriz-filial para poder combinarlas. 

  • Analiza contactos o empresas duplicados y decide si deberían combinarse.
    • Haz clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.
    • En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener.
      • Para cambiar las propiedades que se muestran, haz clic en Propiedades para mostrar. Puedes mostrar hasta cinco propiedades.
        • Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección Seleccionar propiedades para mostrar.
        • Para mostrar una propiedad, busca y haz clic en la propiedad.
        • Haz clic en Aplicar propiedades una vez que hayas seleccionado las propiedades.
    • En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre cómo combinar contactos o empresas en HubSpot.
    • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados.

Ten en cuenta: combinar dos duplicados puede activar un workflow si las propiedades actualizadas recientemente coinciden con cualquiera de los activadores de workflows.