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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Contacts

Desduplicar registros en HubSpot

Última actualización: septiembre 20, 2022

Requisitos

Todos los productos y planes

HubSpot desduplica automáticamente los contactos usando direcciones de correo electrónico y las empresas usando nombres de dominio.

Los ID de registro también pueden utilizarse para desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets, productos y objetos personalizados. Puedes incluir ID de registro en tu archivo de importación para desduplicar registros a través de una importación.

Los usuarios en una cuenta Pro o Enterprise también pueden administrar manualmente posibles duplicados usando la herramienta de administración de duplicados.

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica objetos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot comprueba una ficha de contacto (es decir, una cookie hubspotutk) para ver si coincide con un contacto existente. Si activaste las funciones de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

Si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detectará la misma ficha de usuario para ambos envíos. En este caso, ocurrirá lo siguiente:

  • La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador.
  • Si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe ya como contacto en HubSpot, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto
  • Si el contacto envía el formulario utilizando uno de sus correos electrónicos secundarios en HubSpot, el correo electrónico secundario sustituirá al correo electrónico principal tras el envío.

Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crea un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.

Nota:

  • Si un formulario se envía a través de un enlace de reuniones, una dirección de correo electrónico única siempre creará un nuevo contacto, independientemente de si un contacto existente tiene un token de usuario coincidente. En este caso, la dirección de correo electrónico del contacto existente no se sobrescribirá con la nueva dirección de correo electrónico.
  • Si un formulario se envía a través de un formulario que no es de HubSpot, no es posible duplicar por token de usuario o correo electrónico. Todos los envíos de formularios que no sean de HubSpot desde el mismo navegador y dispositivo se asociarán a un único contacto.  

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico.

    • Si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico como un contacto existente, HubSpot te alertará que ya existe un contacto y no podrás agregar el contacto adicional.
    • Cuando se agrega a través de envíos de formularios o API, si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto. Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crea un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.
    • Cuando se agrega a través de la importación:
        • Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluye «admin@hubspot.com», y un contacto existente en tu cuenta de HubSpot ya tiene la dirección de correo «admin@hubspot.com», la información importada se agregará a ese registro de contacto.
        • Si utilizas el correo electrónico secundario de un contacto en HubSpot como su identificador único en una importación, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID del registro como columnas en el archivo, el correo electrónico secundario  reemplazará el correo electrónico principal cuando se importe. Si no deseas que el correo electrónico secundario sobrescriba el primario, no incluyas la columna ID de registro en tu archivo.
    • Si no incluyes la propiedad Correo electrónico en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de contacto.
    • Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará.  

Desduplicar empresas por dominio de empresa

Cuando se agrega una nueva empresa, HubSpot analiza el valor de propiedad Nombre de dominio de la empresa para desduplicar las empresas.
  • Si intentas crear manualmente una empresa con el mismo nombre de dominio como una empresa existente, HubSpot te alertará que ya existe una empresa.
  • Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta, la nueva información de la empresa se agregará al registro de la empresa existente.
  • Si no incluyes la propiedad Nombre de dominio de la empresa en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.
  • Si ya existen varios registros con el mismo nombre de dominio que una empresa que estás importando, recibirás un error de importación y esa empresa no se importará.  

Nota: las empresas creadas mediante la API no se duplicaran por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar registros por ID de registro

Cuando deseas importar contactos, empresas, negocios, tickets, productos u objetos personalizados, puedes usar un ID de registro único para que coincida con estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de registro se puede usar para desduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

registro-id-seleccionado

Más información sobre cómo configurar tus archivos de importación.

Ten en cuenta: si solo usas ID de registro para deduplicar, se recomienda verificar los registros existentes en HubSpot antes de importar un archivo externo. Para ello, puedes:

  • Exporte sus registros con sus ID de registro y al menos una propiedad que esté incluida en el archivo externo.
  • Utilizar la función VLOOKUP para utilizar la información del nuevo archivo como referencia cruzada con el archivo exportado. Más información sobre el uso de VLOOKUP en Excel o Google Sheets.
  • Asigne los valores de ID de registro correctos a cualquier duplicado que haya identificado.
  • Separe los datos en dos archivos de importación; un archivo con registros existentes y sus ID de registro, y otro archivo que contiene todos los registros nuevos.
  • Importar los archivos. El archivo con los ID de registro actualizará tus registros existentes, y el otro archivo creará nuevos registros.

Desduplicar manualmente contactos y empresas (solo Pro y Enterprise)

Los usuarios con acceso para Editar para Todo seleccionado para Contactos y empresas pueden eliminar la duplicación de contactos y empresas en su cuenta usando la herramienta de administración de duplicados. La herramienta de administración de duplicados identifica duplicados comparando dos nombres, direcciones de correo electrónico, IP de países, números de teléfono, códigos postales y nombres de empresas.

Si tu cuenta tiene una suscripción de Operations Hub Pro o Enterprise, puedes deduplicar registros de forma masiva.

HubSpot muestra hasta 2.000 de los duplicados más probables. Algunas semanas, HubSpot volverá a calcular estos resultados automáticamente. Puedes ver cuándo se producirá el próximo cálculo en el título Administrar duplicados [registros].

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas.
    • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
    • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Ver una lista de pares de contactos duplicados o empresas para tu revisión. También puedes ver cuándo ocurrirá el siguiente cálculo.

Ten en cuenta: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Deberás eliminar la relación matriz-filial para poder combinarlas. 


manage-duplicates-dashboard
  • Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, encima de la tabla, haz clic en Seleccionar propiedades para revisar
    • Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección Seleccionar propiedades.
    • Para mostrar una propiedad, haz clic en la casilla de comprobación junto a la propiedad.
    • Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.

select-display-properties-duplicates

  • Para comparar un solo par de posibles duplicados, haz clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.
     
    review-reject-duplicate
    • En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener. En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre cómo combinar contactos o empresas en HubSpot.
    • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados.
  • Para combinar registros duplicados o rechazar sugerencias de forma masiva (Operations Hub Professional y Enterprise únicamente), selecciona las casillas de comprobación junto a los registros.
  • Para rechazar el par sugerido, haz clic en Rechazar en la parte superior de la tabla. Los registros se eliminarán del panel de control.
  • Para comparar los registros, haz clic en Revisar en la parte superior de la tabla.
    • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Combinar criterios y selecciona el criterio que decide cómo se fusionan los registros:
      • Compromiso más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más reciente de la propiedad Last Engagement date. Los compromisos que afectan a esta propiedad incluyen interacciones con páginas de sitios web, formularios, documentos, enlaces de reuniones o correos electrónicos individuales rastreados.
      • Compromiso más antiguotodos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más antiguo para la propiedad Last Engagement date.
      • Creado primero: todos los registros seleccionados se combinan en el registro más antiguo basado en la propiedad Create date.
      • Creado en último lugar: todos los registros seleccionados se combinan en el registro más reciente basado en la propiedad Create date.
      • Actualización más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con la actualización del valor de la propiedad más reciente. Se evalúan todas las propiedades, incluidas las propiedades internas ocultas de HubSpot. 
    •  
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    • Haz clic en Combinar todo.

Más información sobre qué sucede cuando fusionas contactos o empresas.

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