Desduplicar registros en HubSpot

HubSpot desduplica automáticamente los contactos usando direcciones de correo electrónico y las empresas usando nombres de dominio.

Los ID de registro también pueden utilizarse para desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets, productos y objetos personalizados. Puedes incluir los ID de registro en tu archivo de importación para desduplicar registros a través de una importación.

Los usuarios en una cuenta Pro o Enterprise también pueden administrar manualmente posibles duplicados usando la herramienta de administración de duplicados.

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica objetos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

• Desduplicar contactos por ficha de usuario
• Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico
• Desduplicar las empresas por nombre de dominio de la empresa
• Desduplicar contactos, empresas, negocios, tickets o productos por ID de registro

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot comprueba un token de contacto (es decir, una cookie hubspotutk) para ver si coincide con un contacto existente. Si activaste la funcionalidad de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

Si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detectará la misma ficha de usuario para ambos envíos. En este caso, ocurrirá lo siguiente:

• La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador. 
• Si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe ya como contacto en HubSpot, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto
• Si el contacto envía el formulario utilizando uno de sus correos electrónicos secundarios en HubSpot, el correo electrónico secundario sustituirá al correo electrónico principal tras el envío.

Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crear un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico.

• Si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico como un contacto existente, HubSpot te alertará que ya existe un contacto y no podrás agregar el contacto adicional.
• Cuando se agrega a través de envíos de formularios o API, si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto. Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crear un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.
• Cuando se agrega a través de la importación:
  • Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluye «admin@hubspot.com», y un contacto existente en tu cuenta de HubSpot ya tiene la dirección de correo «admin@hubspot.com», la información importada se agregará a ese registro de contacto.
  • Si usas el correo electrónico secundario en HubSpot de un contacto como su identificador único en una importación, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro como columnas en el archivo, el correo electrónico secundario reemplazará el correo electrónico principal cuando se importe. Si no quieres que el correo electrónico secundario sobrescriba al principal, no incluyas también la columna ID de registro en tu archivo.
  • Si no incluyes la propiedad Correo electrónico en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de contacto.
  • Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará.  

Desduplicar empresas por dominio de empresa

• Si intentas crear manualmente una empresa con el mismo nombre de dominio que el dominio principal de una empresa existente, HubSpot te alertará que ya existe una empresa.
• Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta, la nueva información de la empresa se agregará al registro de la empresa existente.
• Si no incluyes la propiedad Nombre de dominio de la empresa en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.
• Si ya existen varios registros con el mismo nombre de dominio que una empresa que estás importando, recibirás un error de importación y esa empresa no se importará.  

Nota: las empresas creadas mediante la API no se duplicaran por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Desduplicar registros por ID de registro

Cuando deseas importar contactos, empresas, negocios, tickets, productos o registros de objetos personalizados, puedes usar un ID de registro único que haga coincidir estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de registro se puede usar para desduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

• Para obtener los ID de registro, exporta tus registros o consulta el valor de un objeto específico para su ID de registro.
• Incluye una columna ID de registro en tu archivo cuando importas tus registros en HubSpot. Si incluyes la columna ID de registro en tu archivo, cualquier fila sin un valor para ID de registro creará nuevos registros.
• Durante la importación, se te pedirá que hagas coincidir la columna con el ID de registro en el menú desplegable Importar como.

Más información sobre cómo importar un ID de registro y cómo configurar los archivos de importación.

Desduplicar manualmente contactos y empresas (solo Pro y Enterprise)

Los usuarios con acceso para Editar para Todo seleccionado para Contactos y empresas pueden eliminar la duplicación de contactos y empresas en su cuenta usando la herramienta de administración de duplicados. Si tu cuenta tiene una suscripción Operations Hub Pro o Enterprise, puedes desduplicar registros en masa y ver un resumen de los datos de registros duplicados en el centro de control de calidad de datos.

La herramienta de gestión de duplicados identifica los duplicados comparando los valores de los registros para las siguientes propiedades:

• Contactos: Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, País IP, Número de teléfono, Código postal y Nombre de la empresa.
• Empresas: Nombre de dominio de la empresa, Nombre de la empresa, País/Región, Número de teléfono y Sector.

• En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas.
  
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.
• Ver una lista de pares de contactos o empresas duplicadas para tu revisión. También puedes ver cuándo ocurrirá el siguiente cálculo.

Nota: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Deberás eliminar la relación matriz-filial para poder combinarlas. 

• Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, encima de la tabla, haz clic en Seleccionar propiedades para revisar Esta opción solo aparece si hay posibles duplicados incluidos actualmente en la lista.

• • Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección Seleccionar propiedades.
  • Para mostrar una propiedad, haz clic en la casilla de comprobación junto a la propiedad.
  • Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.

Nota: las propiedades que selecciones no se utilizan como criterio para identificar registros duplicados. Las propiedades se muestran para proporcionar un contexto adicional al comparar los registros identificados por la herramienta de gestión de duplicados.

• Para comparar un par individual de posibles duplicados, haz clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.
  
  
  • En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener. En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre cómo combinar contactos o empresas en HubSpot.
  • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados. Las sugerencias rechazadas no aparecerán en la herramienta de duplicados en adelante.

• Para combinar registros duplicados o rechazar sugerencias en masa (solo Operations Hub Pro y Enterprise), selecciona las casillas de comprobación situadas junto a los registros.

• Para rechazar el par sugerido, haz clic en Rechazar en la parte superior de la tabla. Los registros se eliminarán del panel y no aparecerán como sugerencia en el futuro. Si un registro de una sugerencia rechazada anteriormente se combina con otro registro, podría volver a aparecer en la herramienta de duplicados.

• Para comparar los registros, haz clic en Revisar en la parte superior de la tabla.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Criterios de combinación y selecciona el criterio que decide cómo combinar los registros:

• • • Interacción más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más reciente para la propiedadFecha de última interacción. Las interacciones que afectan a esta propiedad incluyen interacciones con páginas web, formularios, documentos, enlaces a reuniones o seguimiento de correos electrónicos personalizados.
    • Interacción más antigua: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más antiguo de la propiedadFecha de última interacción.
    • Creado primero: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro más antiguo en función de la propiedad Fecha de creación.
    • Creado de último: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro más reciente en función de la propiedad Fecha de creación.
    • Actualizado más recientemente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con la actualización más reciente del valor de la propiedad. Se evalúan todas las propiedades, incluidas las propiedades internas ocultas de HubSpot. 
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  • Haz clic en Combinar todo.

Más información sobre lo que ocurre al combinar contactos o empresas.