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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Contacts

Desduplicar registros en HubSpot

Última actualización: enero 18, 2023

Requisitos

Todos los productos y planes

HubSpot desduplica automáticamente los contactos usando direcciones de correo electrónico y las empresas usando nombres de dominio.

Los identificadores de registro también pueden utilizarse para deduplicar contactos, empresas, ofertas, tickets, productos y objetos personalizados. Puede incluir los ID de registro en su archivo de importación para desduplicar los registros a través de una importación.

Los usuarios de las cuentas Professional o Enterprise también pueden gestionar manualmente los posibles duplicados utilizando la herramienta de gestión de duplicados.

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica objetos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

Desduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot comprueba una ficha de contacto (es decir, una cookie hubspotutk) para ver si coincide con un contacto existente. Si activaste las funciones de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

Si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detectará la misma ficha de usuario para ambos envíos. En este caso, ocurrirá lo siguiente:

  • La información del envío del segundo formulario sobrescribirá la información del primer envío porque tiene la misma cookie almacenada en su navegador.
  • Si la dirección de correo electrónico del segundo envío no existe ya como contacto en HubSpot, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto
  • Si el contacto envía el formulario utilizando uno de sus correos electrónicos secundarios en HubSpot, el correo electrónico secundario sustituirá al correo electrónico principal tras el envío.

Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crea un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.

Nota:

  • Si un formulario se envía a través de un enlace de reuniones, una dirección de correo electrónico única siempre creará un nuevo contacto, independientemente de si un contacto existente tiene un token de usuario coincidente. En este caso, la dirección de correo electrónico del contacto existente no se sobrescribirá con la nueva dirección de correo electrónico.
  • Si un formulario se envía a través de un formulario que no es de HubSpot, no es posible desduplicar por usertoken o correo electrónico. Todos los envíos de formularios que no sean de HubSpot desde el mismo navegador y dispositivo se asociarán a un único contacto.  

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico.

    • Si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico como un contacto existente, HubSpot te alertará que ya existe un contacto y no podrás agregar el contacto adicional.
    • Cuando se agrega a través de envíos de formularios o API, si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto. Si quieres que cada envío de formulario del mismo navegador cree un nuevo contacto, activa Siempre crea un contacto para un nuevo correo electrónico en las opciones de tu formulario.
    • Cuando se agrega a través de la importación:
        • Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluye «admin@hubspot.com», y un contacto existente en tu cuenta de HubSpot ya tiene la dirección de correo «admin@hubspot.com», la información importada se agregará a ese registro de contacto.
        • Si utilizas el correo electrónico secundario de un contacto en HubSpot como su identificador único en una importación, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro como columnas en tu archivo , el correo electrónico secundario sustituirá al primario cuando se importe. Si no quiere que el correo electrónico secundario sobrescriba al primario, no incluya también la columna ID de registro en su archivo.
    • Si no incluyes la propiedad Correo electrónico en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de contacto.
    • Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará.  

Desduplicar empresas por dominio de empresa

Cuando se agrega una nueva empresa, HubSpot analiza el valor de propiedad Nombre de dominio de la empresa para desduplicar las empresas.
  • Si intentas crear manualmente una empresa con el mismo nombre de dominio como una empresa existente, HubSpot te alertará que ya existe una empresa.
  • Si ya existe una empresa con el mismo nombre de dominio de la empresa en tu cuenta, la nueva información de la empresa se agregará al registro de la empresa existente.
  • Si no incluyes la propiedad Nombre de dominio de la empresa en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de empresa.
  • Si ya existen varios registros con el mismo nombre de dominio que una empresa que estás importando, recibirás un error de importación y esa empresa no se importará.  

Nota: las empresas creadas mediante la API no se duplicaran por la propiedad Nombre de dominio de la empresa.

Deduplicar registros por ID de registro

Cuando quieras importar registros de contactos, empresas, tratos, tickets, productos u objetos personalizados, puedes utilizar un ID de registro único para hacer coincidir estos registros con los existentes en HubSpot. Este ID de registro se puede utilizar para deduplicar registros durante el proceso de importación, o para buscar un registro específico en HubSpot.

    • Para obtener los ID de registro, exporte sus registros o vea el valor de un objeto específico para su ID de registro.
    • Incluya una columna de ID de registro en su archivo cuandoimporte sus registros en HubSpot. Se le pedirá que haga coincidir la columna con la propiedad Record ID durante la importación. Si incluye la columna ID de registro en su archivo, cualquier fila sin un valor para ID deregistro creará nuevos registros.

registro-id-seleccionado

Más información sobre cómo configurar los archivos de importación.

Tenga en cuenta: si sólo utiliza los ID de registropara deduplicar, se recomienda comprobar los registros existentes en HubSpot antes de importar un archivo externo. Para ello, puedes:

  • Exporte sus registros con su Registro IDs y al menos una propiedad que se incluye en el archivo externo.
  • Utilizar la función VLOOKUP para utilizar la información del nuevo archivo como referencia cruzada con el archivo exportado. Más información sobre el uso de VLOOKUP en Excel o Google Sheets.
  • Asigne los valores correctos Registro ID valores correctos a cualquier duplicado que haya identificado.
  • Separe los datos en dos archivos de importación; un archivo con los registros existentes y su Registro IDs y otro archivo con todos los registros nuevos.
  • Importar los archivos. El archivo con el símbolo Registro IDs actualizará los registros existentes, y el otro archivo creará nuevos registros.

Desduplicar manualmente contactos y empresas (solo Pro y Enterprise)

Los usuarios con acceso para Editar para Todo seleccionado para Contactos y empresas pueden eliminar la duplicación de contactos y empresas en su cuenta usando la herramienta de administración de duplicados. Si su cuenta tiene una suscripción a Operations Hub Professional o Enterprise, puede desduplicar registros en bloque y ver un resumen de los datos de los registros duplicados en el centro de mando de calidad de datos.

La herramienta de gestión de duplicados identifica los duplicados comparando los valores de los registros para las siguientes propiedades:

  • Contactos: Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, País IP, Número de teléfono, Código postal y Nombre de la empresa.
  • Empresas: Nombre del dominio de la empresa, nombre de la empresa, país/región, número de teléfono y sector.
HubSpot muestra hasta 2.000 de los duplicados más probables. Algunas semanas, HubSpot volverá a calcular estos resultados automáticamente. Puede ver cuándo se producirá el siguiente cálculo en el título Gestionar [registros] duplicados.
  • En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos o empresas.
    • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
    • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Administrar duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Ver una lista de pares de contactos duplicados o empresas para tu revisión. También puedes ver cuándo ocurrirá el siguiente cálculo.

Ten en cuenta: si HubSpot muestra una empresa matriz como duplicada de una empresa filial, no podrás revisar o descartar este par como duplicado. Deberás eliminar la relación matriz-filial para poder combinarlas. 


manage-duplicates-dashboard
  • Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, encima de la tabla, haga clic en Seleccionar propiedades para revisar. Esta opción sólo aparece si hay posibles duplicados incluidos en la lista.
    • Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección Seleccionar propiedades.
    • Para mostrar una propiedad, haz clic en la casilla de comprobación junto a la propiedad.
    • Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.

Nota: las propiedades que seleccione no se utilizan como criterio para identificar los registros duplicados. Las propiedades se muestran para proporcionar un contexto adicional al comparar los registros identificados por la herramienta de gestión de duplicados.


select-display-properties-duplicates

  • Para comparar un solo par de posibles duplicados, haga clic en Revisar junto a un par de contactos o empresas.

    review-reject-duplicate
    • En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener. En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto o la empresa que deseas mantener, luego haz clic en Combinar. Más información sobre cómo combinar contactos o empresas en HubSpot.
    • Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en Cancelar. Luego, en la tabla, haz clic en Descartar para eliminar este par identificado desde el panel Administrar duplicados.
  • Para fusionar registros duplicados o rechazar sugerencias en bloque( sólo en Operations Hub Professional y Enterprise ), seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros.
  • Para rechazar la pareja sugerida, haga clic en Rechazar en la parte superior de la tabla. Los registros se eliminarán del tablero.
  • Para comparar los registros, haga clic en Revisar en la parte superior de la tabla.
    • En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Criterios de fusión y seleccione el criterio que decide cómo se fusionan los registros:
      • Compromiso más reciente: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con el valor más reciente de la propiedad Fecha del último compromiso. Los compromisos que afectan a esta propiedad incluyen las interacciones con las páginas web, los formularios, los documentos, los enlaces a las reuniones o los correos electrónicos individuales rastreados.
      • Compromiso más antiguo: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con el valor más antiguo de la propiedad Fecha del último compromiso.
      • Creado primero: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro más antiguo en función de la propiedad Fecha de creación.
      • Creado en último lugar: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro más reciente en función de la propiedad Fecha de creación.
      • Actualización más reciente: todos los registros seleccionados se fusionarán en el registro con la actualización más reciente del valor de la propiedad. Se evalúan todas las propiedades, incluidas las propiedades internas ocultas de HubSpot. 
  • bulk-merge-dialog-box
    • Haga clic en Fusionar todo.

Más información sobre lo que ocurre cuando se fusionan contactos o empresas.

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