Rajoita pääsyä HubSpot-varoihin

Voit rajoittaa pääsyä sisältöön, tietoihin ja muuhun niin, että vain oikeat tiimit ja käyttäjät voivat tarkastella ja muokata niitä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos haluat pitää resurssit erillään osastoittain tai tiimeittäin. Se auttaa myös käyttäjiäsi pysymään keskittyneinä ja organisoituina.

Omaisuuserät, joihin voit rajoittaa pääsyä, riippuvat HubSpot-tilauksestasi:

Aseta oletusoikeudet( vainCMS Hub ja Marketing Hub Enterprise ).

Oletusarvoisesti kaikki käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet kyseiseen kohteeseen, voivat käyttää äskettäin luotuja kohteita. Voit kuitenkin halutessasi sallia vain tiettyjen käyttäjien tai tiimien luoda tai muokata resursseja. Voit tilisi asetuksissa rajoittaa automaattisesti pääsyn äskettäin luotuihin omaisuuseriin niin, että vain omaisuuserän luoja ja hänen tiiminsä voivat tarkastella ja muokata niitä.

Rajoittaa uusien varojen saatavuutta:

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
• NapsautaJoukkueet-välilehteä.
• Napsauttamalla tätä voit kytkeä päälle kytkimenOta käyttöön rajoittaaksesi pääsyä uuteen sisältöön.

Miten pääsyä rajoitetaan

Työkalujen käyttöä voidaan rajoittaa noudattamalla seuraavia ohjeita. Kojelautojen, CRM-näkymien ja sähköpostitilausasetusten osalta siirry alla olevaan työkalukohtaiseen osioon.

• Siirry HubSpot-tililläsi siihen työkaluun, jonka käyttöoikeuksia haluat rajoittaa.
• Jos haluat määrittää yhden omaisuuserän, siirrä hiiren kursori sen omaisuuserän päälle, jonka haluat määrittää, napsauta sitten pudotusvalikkoaToiminnotja valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
• Jos haluat määrittää omaisuuseriä irtotavarana, valitse haluamasi omaisuuserän vieressä olevatvalintaruudut ja napsauta sitten Hallitse käyttöoikeuksia.

• Valitse valintaikkunassa Käytettävissä kaikille tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.
• Jos haluat määrittää sisällön tiimeille tai käyttäjille, napsauta Tiimit tai käyttäjät -välilehteä ja sitten haluamiesi tiimien ja käyttäjien vieressä olevaa valintaruutua .
  
  
• Napsauta Tallenna.

Omaisuuserä näkyy nyt vain valituille käyttäjille ja tiimeille.

Niiden työkalujen osalta, jotka eivät noudata edellä mainittuja ohjeita, löydät työkalukohtaiset ohjeet jäljempänä.

Työkalukohtaiset ohjeet

CRM-tietueet

Oletusarvoisesti käyttäjät voivat tarkastella ja muokata kaikkia yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia ja lippuja. Voit säätää käyttäjän oikeuksia niin, että hän voi tarkastella ja muokata vain hänen tai hänen tiiminsä omistamia tietueita.

Voit rajoittaa käyttäjien pääsyä CRM-tietueisiin:

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
• Napsauta sen käyttäjän nimeä, jota haluat muokata.
• Laajenna CRM-välilehdellä osio napsauttamalla Objektien käyttöoikeus .
  • Napsauta tietyn tietuetyypin Näytä-, Muokkaa- ja Poista-oikeuksienvieressä olevia pudotusvalikoita.
  • Valitse Kaikki, Vain tiimi, Vain omistettu tai Ei mitään.

• Jos haluat muokata sitä, kuka voi kommunikoida tietueen kanssa, laajenna osio napsauttamalla CRM-työkalut.
  • Napsauta Viestintä-kohdan vieressä olevaa pudotusvalikkoa.
  • Valitse Kaikki, Vain tiimi, Vain omistetut tai Ei mitään.

• Tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.

Päivitetyt käyttöoikeudet tulevat voimaan sen jälkeen, kun käyttäjät kirjautuvat ulos ja sitten uudelleen sisään. Lisätietoja käyttäjäoikeuksista.

CRM-näkymät

Et voi rajoittaa pääsyä vakionäkymiin, mutta mukautetut CRM-näkymät voidaan asettaa näkymään vain sinulle, tiimillesi tai kaikille.

CRM-näkymän käyttöoikeuden rajoittaminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteyshenkilösi, yrityksesi, sopimuksen tai lipun kojelautaan.
• Valitse vasemmassa sivupalkissa Kaikki tallennetut suodattimet.
• Vie hiiren kursori suodattimen nimen päälle ja valitse sitten Asetukset. Valitse avattavasta valikosta Hallitse jakamista.
• Valitse valintaikkunassa, haluatko suodattimen näkyvän vain sinulle, tiimillesi vai kaikille.
• Napsauta Tallenna.

Keskustelujen postilaatikko

Kun olet luonut postilaatikon, voit muokata, ketkä käyttäjät ja tiimit voivat tarkastella sitä muokkaamalla tiiminhallinta-asetuksia. Lue, miten voit hallita postilaatikon käyttäjiä.

Mittaristot

Mittariston omistajat voivat määrittää, mitkä tiimit voivat tarkastella ja muokata mukautettuja mittaristoja.

Voit määrittää käyttöoikeudet kojelautoihin:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaanRaportit > Mittaristot.
• Napsauta kojelautaraporttien yläpuolellaAssigned-linkkiä ja valitse sitten Edit access (Muokkaa käyttöoikeutta).
  
  
• Valitse oikeassa paneelissa käyttäjät, joille haluat määrittää käyttöoikeudet.
  • Jos haluat, että vain kojelaudan omistaja näkee kojelaudan, valitsevalintapainikeYksityinen omistajalle. Napsauta sitten Tallenna.
  • Jos haluat antaa kaikille käyttäjille pääsyn kojelautaan, valitsevalintapainikeKaikki ja valitse sittenvalintapainikeNäytä ja muokkaa tai valintapainike Vain Näytä. Napsauta sittenTallenna.
  • Salli vain tietyille tiimeille ja käyttäjille pääsy kojelautaan:
    • ValitsevalintapainikeVain tietyt käyttäjät ja tiimit .
    • ValitsevalintaruutuNäytä ja muokkaa tai valintaruutu Vain Näytä.
    • NapsautaSeuraava.
    • Valitse valintaruudut niiden tiimien ja käyttäjien vieressä, joille haluat määrittää käyttöoikeudet.
    • NapsautaTallenna.

Kauppa- ja lippuputket

Ylläpitäjät voivat hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät käsiksi tiettyihin sopimus- ja lippuputkiin. Voit antaa kunkin putken käyttöoikeuden kaikille tilin käyttäjille tai rajoittaa käyttöoikeuden yksittäisille käyttäjille ja tiimeille.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Sopimukset tai Kohteet > Liput.
• Napsauta Pipelines-välilehteä.
• Napsauta Select a pipeline (Valitse putki ) -osiossa pudotusvalikkoa ja valitse muokattavaputki .
• Napsauta avattavaa Toiminnot-valikkoa ja valitse sitten Hallitse käyttöoikeuksia.
• Valitse oikeassa paneelissa Yksityinen minulle, Kaikkien käytettävissä tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.
• Jos valitset tiettyjä käyttäjiä tai tiimejä, etsi hakupalkissa sen käyttäjän tai tiimin vasemmalla puolella olevaa valintaruutua, jolle haluat antaa putkiston käyttöoikeuden, ja valitse se.
• Jos haluat poistaa putkiston käyttöoikeuden, poista valintaruudun valinta käyttäjän tai ryhmän nimen vierestä tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus.
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.

Jos käyttäjälle tai tiimille annetaan nimenomaisesti pääsy putkistoon, se rajoittaa kaikkien muiden pääsyä. Jos käyttäjällä ei ole oikeutta tarkastella putkea:

• Rajoitetut putket näkyvät harmaina HubSpot-tilillä työpöydällä ja mobiilisovelluksessa.
• He voivat tarkastella tiettyä sopimusta tai lipputietuetta, jos heille lähetetään suora linkki käyttäjältä, jolla on käyttöoikeus kyseiseen putkeen.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita raporteissa.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita tietueiden assosiaatioina.
• He voivat hakea tietueita putkiston sisällä.
• He eivät voi luoda uusia tietueita putkiston sisällä.

Asiakirjat, pelikirjat, sekvenssit ja myyntipohjat.

Kun olet luonut asiakirjan, toimintakäsikirjan, sarjan tai mallin, voit määrittää käyttöoikeustasoksi yksityisen omistajan, kaikille jaetun tai tietyille käyttäjille ja tiimeille jaetun.

Opi, miten rajoitat pääsyä myyntisisältöön.

Verkkotunnukset

Oletusarvoisesti käyttäjät, joilla on KäyttäjäoikeusLisää ja muokkaa verkkotunnuksia, voivat tarkastella ja muokata kaikkia verkkotunnuksia sekä julkaista sisältöä kaikille verkkotunnuksille. Jos haluat rajoittaa sitä, ketkä käyttäjät voivat muokata tai julkaista sisältöä tietyille toimialueille, opettele, miten toimialueiden julkaisuoikeudet määritetään tiimeille.

Sosiaaliset tilit

Vain pääkäyttäjät voivat hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät käyttämään tiettyjä sosiaalisia tilejä. Jos annat käyttäjälle tai tiimille nimenomaisen käyttöoikeuden sosiaaliseen tiliin, rajoitat kaikkien muiden käyttöoikeuksia. Käyttäjät tai tiimit, joilla ei ole käyttöoikeuksia, eivät voi tarkastella tai hallita kyseisen tilin viestejä sosiaalisessa työkalussa.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikosta kohtaan Markkinointi > Sosiaalinen.
• Valitse Tilit-välilehdessä Tilin käyttöoikeudet-sarakkeessa Vain minä, Kaikki tai [tiimien ja käyttäjien määrä].
  

• Valitse oikeassa paneelissa Yksityinen minulle, Kaikkien käytettävissä tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata. Vain asiakkaat, joilla on Marketing Hub Enterprise-tilaus, voivat rajoittaa käyttäjien ja tiimien pääsyä.
  • Jos valitset tiettyjä käyttäjiä tai tiimejä, etsi ja valitse hakupalkissa käyttäjän tai tiimin vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
  • Jos haluat poistaa käyttöoikeuden tililtä, poista valintaruudun valinta käyttäjän tai tiimin nimen vierestä tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus.
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.

Sähköpostit

Voit määrittää tiettyjen markkinointisähköpostiviestien muokkausoikeudet yksittäisille käyttäjille tai tiimeille sähköpostin kojelaudalta yllä olevien yleisten ohjeiden mukaisesti.

Tiimille osoitettuja sähköpostiviestejä voivat muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki sähköpostit, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien niiden käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla on sähköpostin käyttöoikeus.

Jos HubSpot-tilisi käyttäjällä ei ole oikeutta muokata tiettyä sähköpostia, hän voi pyytää siihen pääsyä noudattamalla alla olevia ohjeita:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
• Napsauta sen sähköpostin nimeä, jonka muokkausoikeutta haluat.
• Siirry oikeassa yläkulmassa Review and Send (Tarkista ja lähetä ) -painikkeen päälle ja valitse sitten Request permission update (Pyydä lupapäivitystä).

• Napsauta valintaikkunassa Hyväksyjä-pudotusvalikkoa ja valitse tiimisi ylläpitäjä.
• Voit halutessasi kirjoittaa viestin, jossa selität, miksi tarvitset sähköpostin muokkausoikeudet.
• Napsauta Lähetä pyyntö.
• Valitsemallesi hyväksyjälle ilmoitetaan, että olet pyytänyt sähköpostin käyttöoikeutta. Saat vahvistussähköpostin, kun hyväksyjä on myöntänyt käyttöoikeuden.

Tiedostot

Hallitse kansioiden ja alikansioiden käyttöoikeuksia tiedostotyökalussa, jotta voit hallita, mitkä tiimit voivat tarkastella tai muokata kansiota ja siihen liittyviä tiedostoja. Voit myös sallia kaikille tiimeille pääsyn pääkansioon, mutta rajoittaa pääsyn alikansioon. Kansioon pääsyn rajoittaminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Tiedostot ja mallipohjat > Tiedostot.

• Vie hiiren kursori kansion päälle ja valitse Toiminnot > Hallitse käyttöoikeuksia.
  
  

• Määritä oikeassa paneelissa kansioiden käyttöoikeudet:
  • Kaikkien käytettävissä: kaikki käyttäjät voivat tarkastella ja muokata kansiota ja siihen liittyviä tiedostoja.
  • Valitse tiimit, jotka voivat muokata: vain valitut tiimit voivat muokata kansiota ja siihen liittyviä tiedostoja.
    • Valitse valintaruutu niiden tiimien vieressä, joille haluat myöntää käyttöoikeuden.
    • Jos haluat poistaa tiimin käyttöoikeudet, poistavalintaruudunvalinta käyttäjän tai tiimin nimen vierestä tai napsautaX-kirjainta kohdassaKenellä on käyttöoikeus.
• Napsauta paneelin alareunassaTallenna.

Ominaisuudet

Ylläpitäjät voivat rajoittaa pääsyä ominaisuuteen niin, että vain tietyt käyttäjät ja tiimit voivat muokata tietueiden ominaisuuksia. Rajoitettu ominaisuus on edelleen kaikkien käyttäjien nähtävissä.

Käyttäjät ja tiimit, joille ei ole annettu käyttöoikeuksia, näkevät viestin Sinulla ei ole oikeuksia muokata tämän kentän arvoa, kun viet tietueen ominaisuuden päälle.

Opi rajoittamaan ominaisuuksien muokkausoikeuksia.

Tallenna sivupalkit

Voit mukauttaa yhteystieto-, yritys-, kauppa- ja lipputietueissa näkyviä sivupalkkeja niin, että eri tiimeillä on erilaiset näkymät. Lue, miten tietueiden sivupalkit voidaan mukauttaa tiimikohtaisesti.

Raportit

Raporttien käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa useilla eri tavoilla:

• Jos raporttia ei ole lisätty kojelautaan, voit rajoittaa sen käyttöoikeutta erikseen raporttityökalusta.
• Voit jakaa raportin kojelaudan jakamalla kojelaudan käyttöoikeudet.

Et voi rajoittaa pääsyä analytiikkatyökalut-osiossa oleviin raportteihin tai yksittäisiin mukautettuihin analyysinäkymiin.

Luettelon käyttöoikeusrajoitukset (BETA)

Ylläpitäjät voivat määrittää, mitkä tiimit pääsevät millekin listoille yllä olevien yleisten ohjeiden mukaisesti.

Kun määrität käyttöoikeuksia luetteloon tai otat käyttöön oletusarvoisen määritysasetuksen, muista seuraavat asiat:

• Rajoitetun käyttöoikeuden luettelot voivat nähdä ja valita vain luettelon luoja ja nimetyt tiimit. Kaikki muut käyttäjät eivät voi nähdä tai valita luetteloa. Tämä koskee kaikkia työkaluja, kuten markkinointisähköpostia, työnkulkuja ja raportteja.
• Luettelosuodattimien lisäksi yhteyshenkilö näkyy rajoitetun pääsyn luettelossa vain, jos hän täyttää jonkin seuraavista kriteereistä:
  
  • Yhteystiedon omistaa määritetyn tiimin käyttäjä.

• • Yhteystietueen mukautettu HubSpot-käyttäjäominaisuus asetetaan määritetyn tiimin käyttäjäksi.

• Jos käyttäjä siirtyy toiseen tiimiin, hän ei voi enää käyttää tai tarkastella listoja, joita hänellä oli aiemmin,ellei hänen uudella tiimillään ole pääsyä samoihin listoihin.

Sähköpostitilaukset (BETA)

Rajoittamalla pääsyä sähköpostin preferenssiryhmiin voit valvoa, mitkä tiimit voivat käyttää mitä tilaustyyppejä ja toimipisteitä markkinointisähköposteissa. Kun sähköpostin mieltymysryhmä on rajattu tiimille, vain kyseinen tiimi voi valita mieltymysryhmän sähköpostia laatiessaan.

Määrittääksesi mieltymysryhmän tiimille:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaanMarkkinointi > Sähköposti.
  
• Napsauta kohdassaAsetusten ryhmät sitäasetusten ryhmää, jota haluat muokata.
  
• ValitseToiminnot ja valitse sittenMuokkaa.
  
• Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa pudotusvalikkoaRyhmät (valinnainen) ja valitse sittenryhmät, joille haluat määrittää ryhmän.
  
• NapsautaTallenna.

Lisätietoja sähköpostitilausten käyttöoikeuksien rajoittamisesta.

Työnkulut

Työnkulut voidaan määrittää tietylle tiimille työnkulut-kojelaudalta edellä olevien yleisten ohjeiden mukaisesti.

Tiimille määritettyjä työnkulkuja voivat tarkastella ja muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki työnkulut, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien niiden käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla ontyönkulkujen käyttöoikeus.

Kampanjat

Voit rajoittaa pääsyä markkinointikampanjoihisi, jotta tietyt tiimit voivat hallita kampanjan tietoja ja muuttaa kampanjaan liittyviä resursseja.

Kampanjan käyttöoikeuksien määrittäminen tiimille:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Kampanjat.
• Vie hiiren kursori sen kampanjan päälle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, napsauta sitten pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
• Valitse oikeassa paneelissa vaihtoehto Kaikkien käytettävissä tai Valitse tiimit, jotka voivat muokata.
• Etsi hakupalkista sen tiimin nimi, jolle haluat antaa kampanjan käyttöoikeuden, ja valitse sen nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
• Jos haluat poistaa kampanjan käyttöoikeuden, poista tiimin nimen vieressä olevan valintaruudun valinta tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus .
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.

Mainokset

Kun olet liittänyt Google-, Facebook- tai LinkedIn-mainostilit HubSpotiin, voit määrittää ne tietyille käyttäjille ja tiimeille.

Mainostilin käyttöoikeuksien määrittäminen:

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Markkinointi > Mainokset.
• Siirrä hiiren osoitin sen mainostilin kohdalle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, ja napsauta sitten pudotusvalikkoa Toiminnot. Valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
• Valitse oikeassa paneelissa vaihtoehto Kaikkien käytettävissä tai Valitse tiimit, jotka voivat muokata.
• Etsi hakupalkissa sen tiimin nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu, jolle haluat antaa mainostilin käyttöoikeuden, ja valitse se.
• Jos haluat poistaa kampanjan käyttöoikeuden, poista tiimin nimen vieressä olevan valintaruudun valinta tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus .
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.