Tietueiden yhdistäminen

HubSpot-tililläsi voit yhdistää kaksi samaa objektia koskevaa tietuetta yhdeksi tietueeksi. Jäljelle jäävään tietueeseen yhdistyvät molempien tietueiden aktiviteetit, liitännät ja suurin osa ominaisuusarvoista. Voit esimerkiksi yhdistää päällekkäiset yhteystiedot, jotta niiden historiatiedot säilyvät ja niiden aktiviteettiaikajänteet yhdistyvät.

Huomaa: tilisi saattaa käyttää kunkin objektin kohdalla mukautettuja nimiä (esim. tili yrityksen sijaan). Tässä artikkelissa viitataan objekteihin niiden HubSpot-oletusnimillä.

Ennen kuin aloitat

Kun valmistaudut tietueiden yhdistämiseen, sinun on ymmärrettävä, miten se vaikuttaa tietueiden tietoihin. Tietueiden yhdistämisen odotettu käyttäytyminen vaihtelee sen mukaan, minkä objektin tietueita yhdistät. Lue lisää siitä, mitä tiedoillesi tapahtuu kunkin yhdistämistyyppin kohdalla.

On myös tärkeää huomata, että kun olet yhdistänyt kaksi tietuetta, niitä ei voi enää erottaa toisistaan. Yhteystietojen ja yritysten osalta voit luoda uuden tietueen, jossa on yhdistetyt sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset. Kaikkien objektien osalta voit käyttää Merged [record] IDs -ominaisuutta tarkastellaksesi aiemmin yhdistettyjä tietueita.

Tietueiden yhdistäminen

Tietueiden yhdistäminen tililläsi:

1. Siirry tietueisiisi:
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Kaupat: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Tiketit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
   • Tapaamiset(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tapaamiset.
   • Kurssit(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kurssit.
   • Ilmoitukset(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Listaukset.
• Palvelut(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelut.
• Mukautetut objektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
2. Napsauta sen tietueennimeä, jonka haluat asettaa ensisijaiseksi. Tämä tietue säilyy tililläsi.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Yhdistä.

4. Napsauta valintaikkunassa avattavaa valikkoa, etsi ja valitse tietue, joka yhdistetään ensisijaiseksi tietueeksi. Tätä pidetään toissijaisena tietueena.
1. Voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena olevassa tietueessa, napsauttamalla arvoja, jotka haluat säilyttää. Oletusarvoisesti ensisijaisen tietueen ominaisuudet valitaan, koska ne yleensä säilytetään yhdistämisen jälkeen.
2. Voit muuttaa tietueiden vertailussa näytettäviä ominaisuuksia napsauttamalla Aseta tarkasteltavat ominaisuudet. Napsauta Käytä, kun olet valinnut ominaisuudet.
5. Napsauta Yhdistä.

Huomaa: jos yhdistät tietueita puhelun aikana, puhelu katkeaa automaattisesti.

Saat ilmoituksen, että yhdistäminen on käynnissä. Kaikkien tietueiden toimintojen synkronointi voi kestää jopa 30 minuuttia.

Jos yhdistäminen epäonnistuu, se voi johtua yhdistämisrajoituksesta. Et voi yhdistää tietueita, jos ne ovat olleet mukana yhteensä yli 250 yhdistämisessä (esim. yhteyshenkilö A ja yhteyshenkilö B ovat olleet mukana kummankin 130 yhdistämisessä). Kun tämä raja on saavutettu, sinun on joko luotava uusi tietue tai muokattava tietuetta manuaalisesti yhdistämisen sijaan. On myös tiettyjä tilanteita, joissa et voi yhdistää yrityksiä.

Yhdistettyjen tietueiden tarkastelu

Voit käyttää Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta tarkastellaksesi, mitkä tietueet ovat aiemmin olleet mukana yhdistämisessä. Voit käyttää tätä ominaisuutta yksittäisessä tietueessa tai suodattaa kaikki tietueesi sen perusteella, onko niillä arvoa kyseiselle ominaisuudelle.

Ominaisuuden tarkasteleminen yksittäisessä tietueessa:

1. Siirry tietueisiisi.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot ja sitten Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Kirjoita hakupalkkiin Yhdistetty.
   • Jos tietue on ollut mukana yhdistämisessä, Yhdistetyt [tietue] ID:t -ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden tietue-ID- arvot.
   • Vie hiiriYhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuuden arvon päälle ja napsautaTiedot nähdäksesi, kuka suoritti yhdistämisen ja milloin se tapahtui.
   • Opi muokkaamaan vasemmassa sivupalkissa näkyviä ominaisuuksia.

Voit tarkastella kaikkia tietyn objektin tietueita, jotka ovat olleet mukana yhdistämisessä:

1. Siirry tietueisiisi.
2. Napsauta taulukon yläpuolella kohtaa Kaikki suodattimet.
3. Kirjoita oikean paneelin hakupalkkiin Yhdistetyt ja valitse sitten Yhdistetyt [tietueiden] tunnukset.
4. Valitse Tunnettu.

5. Sulje paneeli napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta.
6. Näkymässä näkyvät vain tietueet, jotka on sisällytetty yhdistämiseen. Näiden tietueiden ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden tietue-ID-arvot.

Lisätietoja tietueiden suodattamisesta.

Vie yhdistettyjen tietueiden historia

Tarkista yhdistettyjen tietueiden tiedot kerralla vientiä käyttämällä. Tiedot ovat enintään 90 päivää vanhoja. Vienti sisältää tietueiden ominaisuusarvot ennen yhdistämistä sekä aikaleiman siitä, milloin yhdistämiset tapahtuivat. Vaihtoehto viedä yhdistämishistoria näkyy vain yhdistämisille, jotka on tehty Data Quality -työkalussa.

Yhdistettyjen tietueiden historian vieminen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Tietojen laatu.

2. Napsauta Hallitse kaksoiskappaleita -välilehteä.
3. Napsauta Toiminnot ja valitse sittenVie yhdistämishistoria.
4. Valitse ponnahdusikkunassapäivämääräväli ja tiedostotyyppi.
5. Napsauta Vie yhdistämishistoria.
6. Lataa tiedosto sähköpostiviestistä.

Mitä tapahtuu, kun yhdistän tietueita?

Kun yhdistät tietueita, tapahtuu oletusarvoisesti seuraavaa:

• Tietueen tunnus: tuloksena olevalle yhdistetylle tietueelle luodaan uusi yksilöllinen tietueen tunnus. Voit käyttää Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta hakeaksesi alkuperäisen tietueen tunnuksen arvon perusteella.
• Luontipäivä: vanhimman tietueen arvo säilyy.
• Ominaisuusarvot: yleensä ensisijaisen tietueen ominaisuusarvot asetetaan etusijalle, mikä tarkoittaa, että yhdistettyjen tietueiden arvot heijastavat ensisijaisen tietueen arvoja. Poikkeuksia ovat tietueen tunnus, luontipäivä sekä tietyt yhteyshenkilö- ja yritysominaisuudet. Halutessasi voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena olevassa yhdistetyissä tietueissa.
• Ominaisuusarvojen aikaleimat: kun yhdistämisoperaatio päivittää ominaisuusarvon, näkyvä aikaleima on yhdistämisen tapahtumispäivä ja -aika, ei lähdetietueen alkuperäinen päivämäärä.

Huomaa: jos ensisijaisessa tietueessa ei ole arvoa tietylle ominaisuudelle (esim. null, tyhjä), käytetään toissijaisen tietueen arvoa.

• Toiminnot: kaikki yhdistämiseen sisältyvien molempien tietueiden aikajanan toiminnot näkyvät uudessa tietueessa.
• Yhteydet: kaikki yhdistämiseen sisältyvien molempien tietueiden liitetyt tietueet näkyvät uudessa tietueessa. Yritysyhteyksissä, joilla on ensisijainen-merkintä, ensisijainen yritys ensisijaisesta yhdistämistietueesta asetetaan etusijalle. Toissijaisen tietueen ensisijainen yhteys näkyy edelleen uudessa tietueessa, mutta ensisijainen-merkintä poistetaan.
• Segmenttijäsenyys: toissijainen tietue poistetaan kaikista staattisista segmenteistä. Aktiiviset segmenttijäsenyydet voivat muuttua yhdistämisen aiheuttamien tietojen muutosten seurauksena.
• Lomakkeiden lähetykset (vain yhteystiedot): kaikki evästeet (HubSpot-käyttäjätunnukset), jotka olivat liitetty jompaankumpaan yhteystietoon, yhdistetään ensisijaiseen yhteystietoon, ja toissijaisen yhteystiedon sähköpostiosoite liitetään pysyvästi ensisijaiseen yhteystietoon. Jos toissijainen kontakti lähettää lomakkeen laitteella, jolla hän on aiemmin lähettänyt lomakkeen, lähetystiedot puhdistetaan usertokenin perusteella ja liitetään ensisijaiseen kontaktiin. Jos kontakti lähettää lomakkeen uudella laitteella käyttäen toissijaisen kontaktitietueen sähköpostiosoitetta, tämä lähetys näkyy ensisijaisen kontaktin tietueessa.
• Työnkulun rekisteröinti: yhdistämiseen sisältyvät tietueet poistetaan kaikista työnkuluista.
  • Yhdistämisen aikana tapahtuneiden tietojen muutosten seurauksena tuloksena oleva tietue ei liity automaattisesti mihinkään työnkulkuun, ellet ole sallinut yhteyshenkilöiden liittämistä yhdistämisten perusteella. 
  • Jos olet sallinut liitetyistä tietueista liittymisen, tuloksena oleva tietue voidaan jatkossa liittää työnkulkuihin ominaisuusmuutosten tai liitokseen liittymättömien toimien seurauksena. 
• Playbookit: molemmissa yhdistämiseen sisältyvissä tietueissa kirjatut playbookit näkyvät uudessa tietueessa. Kummassakaan tietueessa olevia luonnosvaiheessa olevia playbookeja ei säilytetä.
• Salesforce-synkronointi:
  • Yhteystiedot: vain ensisijainen yhteyshenkilö synkronoidaan edelleen Salesforce-tietueeseen. Jos toissijainen yhteyshenkilö synkronoitiin Salesforceen, kyseistä Salesforce-tietuetta ei enää synkronoida HubSpotin kanssa, koska tietuetta ei enää ole olemassa.
  • Yritykset: jos olet ottanut HubSpotin ja Salesforcen integraation käyttöön, et voi yhdistää yrityksiä. Lue lisää päällekkäisten yritysten hallinnasta Salesforcesta.

Yhdistämisloogikka riippuu käsittelemästäsi objektista ja tietueesta. Tutustu alla oleviin poikkeuksiin tai erityiskäyttäytymiseen sovellettavien objektien osalta.

Yritysten yhdistämisen poikkeukset

Seuraavat yrityksen ominaisuudet ovat poikkeuksia oletusarvoisesta yhdistämisloogikasta:

• Yrityksen verkkotunnus: ensisijaisen yrityksen verkkotunnus säilyy ensisijaisena verkkotunnuksena,mutta toissijaisen yrityksen verkkotunnus lisätään toissijaiseksi verkkotunnukseksi. Jos ensisijaisella yrityksellä ei ole verkkotunnusta ennen yhdistämistä, valitaan toissijaisen yrityksen verkkotunnus.
• Elinkaaren vaihe: säilytetään vaihe, joka on kauimpana myyntiputken loppupäässä. Esimerkiksi, jos toinen yritys on liidi ja toinen asiakas, yhdistetyllä yrityksellä on elinkaaren vaiheena Asiakas.
• Analytiikkaominaisuudet: nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yritysten yhteenlasketun sivun katselukertojen ja käyntien kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikenteen lähde: alkuperäisen liikenteen lähdeominaisuuden vanhin arvo säilytetään, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.

On myös tilanteita, joissa yritysten yhdistäminen ei ole mahdollista tai epäonnistuu:

• Yritys on tällä hetkellä emoyritys tai tytäryritys. Jos emoyritys-tytäryritys-suhteessa on silmukka, yhdistäminen voi epäonnistua. 
• Jos olet ottanut käyttöön HubSpotin ja Salesforcen integraation, et voi yhdistää yrityksiä. Voit puhdistaa HubSpotista päällekkäiset tietueet integraation ollessa asennettuna poistamalla ylimääräiset päällekkäiset yritykset HubSpotista päällekkäisyyksien hallintatyökalun avulla. Varmista, että säilytät HubSpotissa sen yrityksen, joka synkronoituu Salesforcen ensisijaiseen tiliin. Jos sinulla on päällekkäisiä yrityksiä, jotka synkronoituvat Salesforcesta, voit joko yhdistää tilit tai poistaa ylimääräiset päällekkäiset tilit Salesforcesta. Jos tililläsi on otettu käyttöön HubSpot-asetus, joka luo ja liittää yrityksiä kontakteihin automaattisesti, on suositeltavaa poistaa tämä asetus käytöstä, jotta vältät tulevat kaksoiskappaleet.

Yhteystietojen yhdistämisen poikkeukset

Seuraavat yhteyshenkilön ominaisuudet ovat poikkeuksia o letusyhdistämisloogikasta:

• Sähköposti: ensisijaisen kontaktin sähköpostiosoite säilyy ensisijaisena sähköpostiosoitteena, ja toissijaisen kontaktin sähköpostiosoite lisätään toissijaiseksi sähköpostiosoitteeksi.
• Elinkaaren vaihe: säilytetään vaihe, joka on kauimpana myyntiputken loppupäässä. Esimerkiksi, jos yksi yhteyshenkilö on liidi ja toinen asiakas, yhdistetyllä yhteyshenkilöllä on elinkaaren vaiheena Asiakas.
• Konversioiden määrä ja lähetettyjen yksilöllisten lomakkeiden määrä: nämä lasketaan yhteen kunkin kontaktin arvojen kanssa. Esimerkiksi, jos ensisijainen kontakti on lähettänyt kolme lomaketta ja toissijainen kontakti on lähettänyt kaksi lomaketta, lähetettyjen lomakkeiden määrä on viisi.
• Markkinointikontaktin tila: jos tililläsi on markkinointikontakteja, säilytetään markkinoitavin tila. Esimerkiksi, jos toinen kontakti on määritetty markkinointikontaktiksi ja toinen ei-markkinointikontaktiksi, yhdistetty kontakti määritetään markkinointikontaktiksi.
• Analytiikkaominaisuudet: nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yhteyshenkilöiden yhteenlasketun sivun katselukertojen kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikenteen lähde: alkuperäisen liikenteen lähteen ominaisuudesta säilytetään vanhin arvo, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.
• Oikeusperusta: molempien yhteystietueiden uusimmat arvot säilytetään. 

Työnkulun rekisteröinneissä ensisijainen yhteyshenkilö ei oletusarvoisesti rekisteröidy automaattisesti mihinkään työnkulkuun yhdistämisen aikana tapahtuvien tietojen muutosten seurauksena. Voit kuitenkin valita työnkulun asetuksissa, että yhdistetyt yhteyshenkilöt voivat rekisteröityä yhdistämisen yhteydessä.

Voinko purkaa tietueiden yhdistämisen?

Tietueiden yhdistämistäei voi peruuttaa. Käytä Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuuksia tarkastellaksesi, mitkä tietueet on aiemmin yhdistetty olemassa olevaan tietueeseen. Yhteystietojen ja yritysten osalta voit käyttää tuloksena saatua lisä-sähköpostiosoitetta tai verkkotunnusta uuden tietueen luomiseen.

Jos yhdistetyllä kontaktilla on useita sähköpostiosoitteita, poista ylimääräinen sähköpostiosoite yhdistetyltä kontaktilta ja luo uusi kontakti kyseisellä sähköpostiosoitteella:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Napsauta kontaktin nimeä.
3. Siirrä hiiri Tietoja tästä kontaktista -osion Sähköposti-ominaisuuden päälle ja napsautamuokkauskynän kuvaketta.

4. Napsauta lisäsähköpostiosoitteen vieressä olevaa Poista-painiketta.
5. Vahvista valinta napsauttamalla valintaikkunassa Poista sähköpostiosoite.
6. Luo uusi yhteyshenkilö , jossa on poistettu sähköpostiosoite.

Jos yhdistetyllä yrityksellä on useita verkkotunnuksia, voit poistaa ylimääräisen yrityksen verkkotunnuksen yhdistetystä yritystietueesta ja luoda uuden yrityksen kyseisellä verkkotunnuksella:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
2. Napsauta yrityksen nimeä.
3. Siirrä hiiri Tietoja tästä yrityksestä -osiossa Yrityksen verkkotunnus -ominaisuuden päälle ja napsautamuokkauskynän kuvaketta.

4. Napsauta lisäverkkotunnuksen vieressä olevaa Toiminnot- pudotusvalikkoa ja valitse sitten Poista. Muutos tallennetaan automaattisesti. Lue lisää siitä, miten voit kumota ominaisuusarvon muutoksen.
5. Luo uusi yritys poistetulla yrityksenverkkotunnuksella.