Tietueiden yhdistäminen

HubSpot-tililläsi voit yhdistää kaksi samaa objektia koskevaa tietuetta yhdeksi tietueeksi. Jäljelle jäävä tietue yhdistää molempien tietueiden toiminnot, assosiaatiot ja useimmat ominaisuusarvot. Voit esimerkiksi yhdistää päällekkäiset yhteystiedot, jotta historiallinen konteksti säilyy ja niiden toimintojen aikajana yhdistyy.

Ennen kuin aloitat

Kun valmistelet tietueiden yhdistämistä, sinun on ymmärrettävä, miten se vaikuttaa tietueiden tietoihin. Tietueiden yhdistämisen odotettu käyttäytyminen vaihtelee sen mukaan, minkä objektin tietueita yhdistät. Lue lisää siitä, mitä tietojesi kanssa tapahtuu kunkin yhdistämistyypin yhteydessä.

On myös tärkeää huomata, että kun olet yhdistänyt kaksi tietuetta, niitä ei voi enää erottaa toisistaan. Yhteystietojen ja yritysten osalta voit luoda uuden tietueen, jossa on yhdistetyt sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset. Kaikkien objektien osalta voit käyttää Yhdistetyt [tietue] ID:t -ominaisuutta tarkastellaksesi aiemmin yhdistetyt tietueet.

Huomaa: tilisi voi käyttää henkilökohtaisia nimiä jokaiselle objektille (esim. tili yrityksen sijaan). Tässä asiakirjassa viitataan objekteihin niiden HubSpot-oletusnimillä.

Yhdistä tietueet

Voit yhdistää tietueita tililläsi seuraavasti:

1. Siirry tietueisiisi:
   • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Kaupat: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Lippuja: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
   • Tapaamiset(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tapaamiset.
   • Kurssit(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kurssit.
   • Ilmoitukset(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Listaukset.
• Palvelut(josaktivoitu): Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelut.
• Mukautetut objektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
2. Napsauta sen tietueennimeä, jota haluat käyttää ensisijaisena tietueena.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Yhdistä.

4. Napsauta valintaikkunassa avattavaa valikkoa, etsi ja valitse tietue, joka haluat yhdistää ensisijaiseksi tietueeksi. Tätä tietuetta pidetään toissijaisena tietueena.
1. Voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena olevassa tietueessa, napsauttamalla arvoja, jotka haluat säilyttää. Oletusarvoisesti ensisijaisen tietueen ominaisuudet valitaan, koska ne yleensä säilytetään yhdistämisen jälkeen.
2. Voit muuttaa tietueiden vertailussa näytettäviä ominaisuuksia napsauttamalla Aseta tarkasteltavat ominaisuudet. Napsauta Käytä, kun olet valinnut ominaisuudet.
5. Napsauta Yhdistä.

Huomaa: jos yhdistät tietueita puhelun aikana, puhelu katkeaa automaattisesti.

Saat ilmoituksen, että yhdistäminen on käynnissä. Kaikkien tietueiden toimintojen synkronointi voi kestää jopa 30 minuuttia.

Jos yhdistäminen epäonnistuu, se voi johtua yhdistämisrajoituksesta. Et voi yhdistää tietueita, jos ne on sisällytetty yhteensä yli 250 yhdistämiseen (esim. yhteyshenkilö A ja yhteyshenkilö B ovat olleet mukana kumpikin 130 yhdistämisessä). Kun tämä raja on saavutettu, sinun on joko luotava uusi tietue tai muokattava tietuetta manuaalisesti yhdistämisen sijaan. On myös tiettyjä tilanteita, joissa et voi yhdistää yrityksiä.

Yhdistettyjen tietueiden tarkastelu

Voit käyttää Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta tarkastellaksesi, mitkä tietueet ovat aiemmin olleet mukana yhdistämisessä. Voit käyttää tätä ominaisuutta yksittäisessä tietueessa tai suodattaa kaikki tietueesi sen perusteella, onko niillä arvoa ominaisuudelle.

Ominaisuuden tarkasteleminen yksittäisessä tietueessa:

1. Siirry tietueisiisi.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot ja sitten Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Kirjoita hakupalkkiin Yhdistetty.
5. Jos tietue on yhdistetty, Yhdistetyt [tietue] -tunnukset -ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden tietueen tunnusarvot. Opi muokkaamaan ominaisuusosioissa näkyviä ominaisuuksia.

Kaikkien tietyn objektin tietueiden tarkasteleminen, jotka ovat olleet mukana yhdistämisessä:

1. Siirry tietueisiisi.
2. Napsauta taulukon yläpuolella Kaikki suodattimet.
3. Kirjoita oikean paneelin hakupalkkiin Merged ja valitse sitten Merged [record] IDs.
4. Valitse on tunnettu.

5. Sulje paneeli napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta.
6. Näkymässä näkyvät vain tietueet, jotka on sisällytetty yhdistämiseen. Näiden tietueiden ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden tietue-ID-arvot.

Lisätietoja tietueiden suodattamisesta.

Mitä tapahtuu, kun yhdistän tietueita?

Kun yhdistät tietueita, seuraavat asiat tapahtuvat oletusarvoisesti:

• Tietueen tunnus: yhdistetylle tietueelle luodaan uusi yksilöllinen tietueen tunnus. Voit käyttää Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta hakeaksesi alkuperäisen tietueen tunnuksen arvon avulla.
• Luontipäivä: vanhimman tietueen arvo säilytetään.
• Ominaisuusarvot: yleensä ensisijaisen tietueen ominaisuusarvot ovat etusijalla, mikä tarkoittaa, että yhdistettyjen tietueiden arvot heijastavat ensisijaisen tietueen arvoja. Poikkeuksia ovat tietueen tunnus, luontipäivä ja tietyt yhteyshenkilön ja yrityksen ominaisuudet. Halutessasi voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena olevassa yhdistetyssä tietueessa.
• Ominaisuusarvojen aikaleimat: kun yhdistämisellä päivitetään ominaisuusarvo, näytettävä aikaleima on yhdistämisen päivämäärä ja kellonaika, ei lähdetietueen alkuperäinen päivämäärä.

Huomaa: jos ensisijaisessa tietueessa ei ole arvon ominaisuutta (esim. null, tyhjä), käytetään toissijaisen tietueen arvoa.

• Toiminnot: kaikki yhdistämiseen sisältyvien molempien tietueiden aikajanan toiminnot näkyvät uudessa tietueessa.
• Yhteydet: kaikki yhdistämiseen sisältyvien molempien tietueiden yhdistetyt tietueet näkyvät uudessa tietueessa. Ensisijaisella merkinnällä varustettujen yritysyhteyksien osalta ensisijainen yritys ensisijaisesta yhdistämistietueesta asetetaan etusijalle. Toissijaisen tietueen ensisijainen yhteys näkyy edelleen uudessa tietueessa, mutta ensisijainen merkintä poistetaan.
• Segmenttijäsenyys: toissijainen tietue poistetaan kaikista staattisista segmenteistä. Aktiiviset segmenttijäsenyydet voivat muuttua yhdistämisen aiheuttamien tietojen muutosten seurauksena.
• Lomakkeiden lähettäminen (vain yhteystiedot): kaikki kumpaankin yhteystietoon liittyvät evästeet (HubSpot-käyttäjätunnukset) yhdistetään ensisijaiseen yhteystietoon, ja toissijaisen yhteystiedon sähköpostiosoite liitetään pysyvästi ensisijaiseen yhteystietoon. Jos toissijainen yhteyshenkilö lähettää lomakkeen laitteella, jolla hän on aiemmin lähettänyt lomakkeen, lähetystiedot poistetaan käyttäjätunnuksen perusteella ja liitetään ensisijaiseen yhteyshenkilöön. Jos yhteyshenkilö lähettää lomakkeen uudella laitteella käyttäen toissijaisen yhteyshenkilön tietueen sähköpostiosoitetta, tämä lähetys näkyy ensisijaisen yhteyshenkilön tietueessa.
• Työnkulun rekisteröinti: yhdistämiseen sisältyvät tietueet poistetaan kaikista työnkuluista.
  • Tuloksena oleva tietue ei rekisteröidy automaattisesti mihinkään työnkulkuun yhdistämisen aikana tapahtuneiden tietojen muutosten seurauksena, ellet ole sallinut yhteyshenkilöiden rekisteröitymistä yhdistämisten perusteella. 
  • Jos olet sallinut rekisteröinnin yhdistetyistä tietueista, tuloksena oleva tietue voidaan jatkossa rekisteröidä työnkulkuihin yhdistämiseen liittymättömien ominaisuusmuutosten tai toimien vuoksi. 
• Playbookit: molemmissa yhdistämiseen sisältyvissä tietueissa kirjatut playbookit näkyvät uudessa tietueessa. Kummankaan tietueen luonnoksina olevia playbookeja ei säilytetä.
• Salesforce-synkronointi:
  • Yhteystiedot: vain ensisijainen yhteyshenkilö synkronoidaan edelleen Salesforce-tietueeseen. Jos toissijainen yhteyshenkilö synkronoitiin Salesforceen, kyseinen Salesforce-tietue ei enää synkronoidu HubSpotiin, koska tietuetta ei enää ole olemassa.
  • Yritykset: jos olet ottanut käyttöön HubSpot Salesforce -integraation, et voi yhdistää yrityksiä. Lisätietoja päällekkäisten yritysten hallinnasta Salesforcesta.

Yhdistämisen logiikka riippuu kohteesta ja tietueesta, jonka kanssa työskentelet. Tarkista alla poikkeukset tai erityiskäyttäytyminen sovellettaville kohteille.

Yritysten yhdistämisen poikkeukset

Seuraavat yrityksen ominaisuudet ovat poikkeuksia oletusarvoisesta yhdistämislogiikasta:

• Yrityksen verkkotunnus: ensisijaisen yrityksen verkkotunnus säilyy ensisijaisena verkkotunnuksena,mutta toissijaisen yrityksen verkkotunnus lisätään toissijaisena verkkotunnuksena. Jos ensisijaisella yrityksellä ei ole verkkotunnusta ennen yhdistämistä, valitaan toissijaisen yrityksen verkkotunnus.
• Elinkaaren vaihe: säilytetään vaihe, joka on kauimpana myyntiputkessa. Jos esimerkiksi yksi yritys on liidi ja toinen asiakas, yhdistetyn yrityksen elinkaaren vaihe on asiakas.
• Analytiikkaominaisuudet: nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yritysten yhteenlasketun sivun katselukertojen ja käyntien kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikenteen lähde: alkuperäisen liikenteen lähdeominaisuuden vanhin arvo säilytetään, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.

On myös tilanteita, joissa yritysten yhdistäminen ei ole mahdollista tai epäonnistuu:

• Yritys on tällä hetkellä emoyhtiö tai tytäryhtiö. Jos emoyhtiö-tytäryhtiö-suhteessa on silmukka, yhdistäminen voi epäonnistua. 
• Jos olet ottanut käyttöön HubSpot Salesforce -integraation, et voi yhdistää yrityksiä. Voit puhdistaa HubSpotissa olevat päällekkäiset tietueet integraation ollessa asennettuna poistamalla ylimääräiset päällekkäiset yritykset HubSpotista päällekkäisyyksien hallintatyökalun avulla. Varmista, että pidät HubSpotissa yrityksen, joka synkronoidaan Salesforcen ensisijaiseen tiliin. Jos sinulla on päällekkäisiä yrityksiä, jotka synkronoidaan Salesforcesta, voit joko yhdistää tilit tai poistaa ylimääräiset päällekkäiset tilit Salesforcesta. Jos tililläsi on otettu käyttöön HubSpot-asetus, joka luo ja yhdistää yritykset automaattisesti yhteystietoihin, on suositeltavaa poistaa tämä asetus käytöstä, jotta vältytään tulevilta kaksoiskappaleilta.

Yhteyshenkilöiden yhdistämisen poikkeukset

Seuraavat yhteyshenkilöiden ominaisuudet ovat poikkeuksia oletusarvoisesta yhdistämislogiikasta:

• Sähköposti: ensisijaisen kontaktin sähköpostiosoite säilyy ensisijaisena sähköpostiosoitteena, mutta toissijaisen kontaktin sähköpostiosoite lisätään toissijaisena sähköpostiosoitteena.
• Elinkaaren vaihe: säilytetään vaihe, joka on kauimpana myyntiputkessa. Esimerkiksi, jos yksi yhteyshenkilö on liidi ja toinen asiakas, yhdistetyllä yhteyshenkilöllä on elinkaaren vaihe asiakas.
• Konversioiden määrä ja lähetettyjen yksilöllisten lomakkeiden määrä: nämä lasketaan yhteen kunkin kontaktin arvojen kanssa. Esimerkiksi, jos ensisijainen kontakti on lähettänyt kolme lomaketta ja toissijainen kontakti on lähettänyt kaksi lomaketta, lähetettyjen lomakkeiden määrä on viisi.
• Markkinointikontaktin tila: jos tililläsi on markkinointikontakteja, säilytetään markkinoitavin tila. Esimerkiksi, jos yksi kontakti on määritetty markkinointikontaktiksi ja toinen ei-markkinointikontaktiksi, yhdistetty kontakti määritetään markkinointikontaktiksi.
• Analytiikkaominaisuudet: nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yhteyshenkilöiden yhteenlasketun sivun katselukertojen kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikenteen lähde: alkuperäisen liikenteen lähdeominaisuuden vanhin arvo säilytetään, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.
• Oikeusperusta: molempien kontaktitietueiden uusimmat arvot säilytetään. 

Työnkulun rekisteröitymisten osalta ensisijainen yhteyshenkilö ei oletusarvoisesti rekisteröidy automaattisesti mihinkään työnkulkuun yhdistämisen aikana tapahtuvien tietojen muutosten seurauksena. Voit kuitenkin sallia yhdistettyjen yhteyshenkilöiden rekisteröitymisen yhdistämisen yhteydessä työnkulun asetuksissa.

Voinko peruuttaa tietueiden yhdistämisen?

Tietueiden yhdistämistäei voi peruuttaa. Voit käyttää Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta tarkastellaksesi, mitkä tietueet on aiemmin yhdistetty olemassa olevaan tietueeseen. Yhteystietojen ja yritysten osalta voit käyttää tuloksena saatua lisä-sähköpostiosoitetta tai verkkotunnusta uuden tietueen luomiseen.

Jos yhdistetyssä kontaktissa on useita sähköpostiosoitteita, poista ylimääräinen sähköpostiosoite yhdistetystä kontaktista ja luo uusi kontakti kyseisellä sähköpostiosoitteella:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Napsauta kontaktin nimeä.
3. Siirrä hiiri Tietoja tästä kontaktista -osion Sähköposti-ominaisuuden päälle ja napsautamuokkauskynän kuvaketta.

4. Napsauta lisä-sähköpostin vieressä Poista.
5. Vahvista valinta valitsemalla valintaikkunassa Poista sähköpostiosoite.
6. Luo uusi yhteystieto poistetulla sähköpostiosoitteella.

Jos yhdistetyssä yrityksessä on useita verkkotunnuksia, voit poistaa ylimääräisen yrityksen verkkotunnuksen yhdistetystä yritystietueesta ja luoda uuden yrityksen kyseisellä yrityksen verkkotunnuksella:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
2. Napsauta yrityksen nimeä.
3. Siirrä hiiri Yrityksen tiedot -osion Yrityksen verkkotunnus -ominaisuuden päälle ja napsautamuokkauskynän kuvaketta.

4. Napsauta lisäverkkotunnuksen vieressä olevaa Toiminnot- pudotusvalikkoa ja valitse sitten Poista. Muutos tallennetaan automaattisesti. Lisätietoja ominaisuusarvon muutoksen kumoamisesta.
5. Luo uusi yritys, jossa on poistettu yrityksen verkkotunnus.